HR-tiimin asiantuntijat kävivät Saksassa henkilöstövaihdossa tutustumassa henkilöstöhallinnon käytäntöihin sekä paikalliseen kulttuuriin. Vastaanoton ystävällisyys sekä ohjelman täsmällisyys tekivät vaikutuksen, ja suosittelemmekin työntekijävaihtoon osallistumista kaikille asiasta kiinnostuneille.
Kuva: Nuthawut / Adobe Stock (Laurean Education-lisenssi)
Erasmus-vaihdon tausta ja sisältö
Erasmus+ on EU:n koulutus-, nuoriso- ja urheilualan ohjelma, joka mahdollistaa muun muassa Laurean henkilöstön työntekijävaihtomatkat muihin eurooppalaisiin korkeakouluihin (OPH 2024). Vaihtoon voi lähteä eri korkeakoulujen järjestämien, erityisten kansainvälisten viikkojen aikaan, tai räätälöidysti vastaanottavan tahon kanssa aikataulusta ja ohjelmasta sopien. Laurealaisia opastaa henkilöstövaihdoissa kansainväliset palvelut.
Henkilöstövaihdon idea syntyi siellä missä HR:n hyvät ideat usein syntyvät: Tikkurilan 5. kerroksen kahvihuoneessa. Pohdimme, että olisi mukava tietää, miten rekrytointia ja raportointia hoidetaan muualla, ja toisaalta samalla tulisi nähtyä vähän maailmaa ja toisenlaista työkulttuuria. Asia eteni pohdinnasta luvan saamiseen esihenkilöiltä ja siitä sopivan vaihtokohteen etsintään. Kysyimme neuvoa kv-tiimiltä ja kohteeksi valikoitui lopulta Saksasta TH Köln-ammattikorkeakoulu. Mietimme, että ammatillisessa mielessä Saksassa ollaan todennäköisesti melko lähellä Suomea toimintatapojen ja prosessien samankaltaisuuksien suhteen, joten uuden oppiminen ja käytäntöjen vertailu voisi toimia tehokkaasti lyhyessäkin vierailuajassa. Lisäksi saimme tärkeitä yhteystietoja ja tarkempia tietoja TH Kölnistä erityisasiantuntija Mika Launikarilta, joka on tehnyt ansiokasta yhteistyötä Pioneer-kumppaneidemme kanssa, joihin vierailukohteemmekin lukeutuu.
Matkamme tarkoituksena olikin siis tutustua TH Kölnin HR:n rekrytointi- ja raportointikäytänteisiin, verkostoitua saksalaisten kollegoiden kanssa, sekä tietysti tutustua saksalaiseen kulttuuriin paremmin. Matkan onnistuminen oli pitkälle syksyyn vielä epävarmaa, mutta lopulta varmistui, että Kölnin HR ottaa meidät ilomielin vastaan. Lämminhenkisyys välittyi viesteistä ja meille suunnitellusta, kattavasta ohjelmasta.
Matkustus ja vastaanotto
Lähtöpäivämme Saksaan oli maanantai 18.11.2024. Päätimme, että palaamme takaisin Suomeen vasta sunnuntaina 24.11., sillä halusimme viettää samalla vaivalla vielä viikonlopun omaan piikkiin Kölnissä ja sen lähiympäristössä muun muassa jalkapallon parissa. Viikon alkaessa Helsinki-Vantaalta pääsi helposti Düsseldorfiin, ja sieltä lähijunalla puolessa tunnissa Kölnin ytimeen upean, goottilaista tyylisuuntaa edustavan tuomiokirkon juurelle, jonka rakentaminen aloitettiin 1200-luvulla.
Kuva 1: Tuomiokirkko. (Kuva: Markus Bergman)
Maanantai menikin matkustaessa ja hotellihuoneessa juoksevia töitä hoitaessa Suomeen päin. Muun viikon osalta saimme onneksi keskityttyä vaihto-ohjelmaan muun HR-tiimin korvaamattomasti tuuratessa tehtäviämme.
Tiistaina TH Kölnin kansainvälisten asioiden tiimi vastaanotti meidät, ja kävimme läpi suunniteltua viikko-ohjelmaa sekä saimme esittelykierroksen 1200-luvulla rakennetussa kampusrakennuksessa. TH Kölnillä on Laurean tapaan käytössään 6 kampusta, joista ensimmäisenä tutustuimme vanhimpaan, joka oli kokenut niin Napoleonin kuin Hitlerinkin joukkojen valtauksen. Kampuksen edustalla oli natsivallan aikaan poltettu kirjarovioita, joista muistona pihan kivetyksessä näkyi kaiverrettuina niiden kirjailijoiden nimiä, joiden teokset joutuivat liekkien sensuroimiksi. Tämä kyseinen kampus oli alun perin perustettu paikallisten kauppiassukujen toimesta kauppaoppilaitokseksi, josta se päätyi monen mutkan kautta liiketalouden ja oikeudellisen osaamisen opiskelijoiden kotikampukseksi.
Kuva 2: Campus Südstadt (Kuva: Markus Bergman)
Tutustumispäivät kampuksilla
Varsinaiset työpäivät olivat saksalaisella pieteetillä suunnitellut. Eri HR-osastoille ja niiden asiantuntijoille oli varattu ajat, joissa pääsääntöisesti ensin saimme kuulla esittelyn, jonka jälkeen esitimme vuoron perään kysymyksiä toistemme toimintatavoista ja mahdollisista ongelmakohdista. Olimme valmistelleet myös oman esityksemme Laureasta, HR-tiimistä ja meistä henkilökohtaisesti, mutta tiukan aikataulun vuoksi se täytyi useimmiten juosta läpi hyvin rivakkaan tahtiin.
Opimme, että TH Kölnin ammattikorkeakoulussa opiskellaan talouden ja oikeustieteen lisäksi myös sovellettuja luonnontieteitä, informaatio- ja tietojenkäsittelytieteitä, arkkitehtuuria, kulttuuri- ja sosiaalitieteitä sekä insinööri- ja ympäristötieteitä. Korkeakoulussa työskentelee noin 2000 työntekijää, ja henkilöstön määrä on ollut laskussa viime vuosina (TH-KOELN 2024). HR-osastolla työskentelee noin 60 asiantuntijaa eri tasoilla ja erilaisilla, usein tarkkaan rajatuilla osaamisalueilla (1 HR-hlö per 33 työntekijää). Ylipäätään HR:n toiminta oli Saksassa tarkkaan osastoitua ja roolitettua, joka tuntui meidän HR-tiimiimme peilaten vieraalta. Keskustelujemme edetessä syyt alkoivat kuitenkin selvitä. Vertailun vuoksi, Laureassa henkilöstöä on noin 700 ja HR-tiimissä johtaja mukaan lukien 8 jäsentä (1 HR-hlö per 78 työntekijää).
Yksi päätavoitteemme työntekijävaihdolle oli rekrytointi- ja henkilöstöraportointikokemusten ja käytäntöjen vertailu sekä uusien ratkaisujen etsiminen. Kuitenkin rekrytointiasioihin syventyessämme tuli hyvin nopeasti ilmi, että Saksan korkeakoulukentällä rekrytoinnin työtaakka muodostuu hyvin paljon hallinnollisten sääntöjen ja lakien noudattamisesta. Erilaisia täytettäviä asiakirjoja on useita, ja niihin täytyy saada eri hallinnollisten tahojen fyysiset allekirjoitukset, mikä tarkoittaa papereiden kierrätystä eri osastojen välillä rekrytoinnin eri vaiheissa. Pahimmillaan rekrytointilupaa odotellessaan HR-asiantuntija joutuu odottamaan viikkokausia allekirjoituksia esimerkiksi johdolta, talousosastolta ja luottamustoimelta. Tavallisetkin rekrytointiprosessit ja työsuhteiden uusimiset kestävät helposti useita kuukausia, haastavampi rekrytointiprosessi jopa vuoden.
Joustavuutta on Suomen ammattikorkeakouluissa tapahtuvaan rekrytointiin verrattuna vähemmän ja noudatettavia velvoitteita enemmän. Samoja haasteitakin löytyy: osa avoimista positioista on hyvin haastava täyttää, sillä korkeakoulujen rahoitus on laskussa ja Saksan väestö ikääntyvää. Jokaisen tehtävän palkkaus tulee suoraan työehtosopimuksesta, eikä neuvoteltavissa olevia niin sanottuja sopimuspalkkoja ole ollenkaan käytössä. Sähköistä allekirjoitusta ei hyödynnetä lainkaan, vaan kaikki allekirjoitettavat asiakirjat ovat paperisessa muodossa. Saksassa laki turvaa erityistukea tarvitsevien työnhakijoiden yhdenvertaisuutta takaamalla työhaastatteluun pääsyn, mikäli työpaikkailmoituksessa listattu muodollinen pätevyys täyttyy. Näin myös silloin, mikäli muista hakijoista löytyisi esimerkiksi pidemmän työkokemuksen ja korkeamman koulutuksen omaavia henkilöitä. Tämä tarkoittaa usein rekrytointiprosesseille useampia haastatteluja ja pidempää kestoa.
Aloimme hahmottamaan, miksi HR-osastolla on niin paljon työntekijöitä ja heidän työnsä niin tarkasti osastoitua. Erilaiset laista tulevat velvoitteet ja korkeakoulun omat käytännöt tekivät useista prosesseista niin raskaita, että niiden täyttämiseksi työn johtaminen edellytti vaiheiden selkeää porrastamista eri asiantuntijoiden vastuulle. Monessa esimerkkitapauksessa saimme olla kiitollisia Suomen ammattikorkeakoulukentän tietyistä hallinnollisista vapauksista sekä nykyaikaisista työkaluista, tärkeimpänä ehkäpä niinkin arkinen käytäntö kuin sähköinen allekirjoitus.
Yhtenä inspiroivana käytänteenä mainittakoon TH Kölnin henkilöstöpalveluiden eräänlaiset wiki-sivut, johon hallintohenkilöstö oli kirjannut oman osaamisalueensa prosesseja ylös, jolloin tiedon jakaminen ja oppiminen on sujuvaa esimerkiksi poissaolotilanteessa. Opimme myös uusia työpaikkailmoitusväyliä kansainvälisiä rekrytointeja ajatellen niin opetus- kuin hallintohenkilöstöllekin.
Museokäynti, joulutorikierros ja futismatsi
Työpäivien ulkopuolella bongasimme Kölnin karttaa tutkiessa myös lähellä sijaitsevan suklaamuseon. Museo oli useassa kerroksessa ja sijaitsi Rein-joen varrella. Näyttelyssä kerrottiin ylellisyystuotteen tuotannosta ja taustoista, muun muassa kaakaopuun viljelystä ja kaakaohedelmän jalostuksesta. Lisäksi suklaaseen liittyvät ympäristövastuut ja kestävä kehitys käsiteltiin kattavasti. Museossa oli myös suklaalähde, josta sai maistiaisen.
Kölnissä oli useita kauniita joulutoreja, joita kiersimme iltaisin. Joulutorit olivat upeasti koristeltuja ja tunnelmaa täydensi joulumusiikki. Myyntikojuista sai käsitöitä, hilloja, suklaata, makkaraa ja Saksassa trendaavaa, perinteistä suomalaista loimulohta. Ihmiset olivat hyvällä tuulella ja sankoin joukoin liikenteessä.
Kuva 3: Kölnin joulutori. (Kuva: Markus Bergman)
Kun Saksaan kerran lähdetään, niin totta kai siellä pitää jalkapalloa mennä katsomaan. Jalkapallo on olennainen osa saksalaista kulttuuria. Ottelupäivänä lähdetään hyvissä ajoin kapakkaan nauttimaan olutta ja ruokaa. Samalla keskustellaan tulevasta ottelusta olennaisimmat asiat, mukaan lukien kokoonpanot ja taktiikat. Kävimme katsomassa Bundesliigaottelun Bayern Leverkusen vastaan Heidenheim. Kannustimme tietysti kotijoukkuetta: pelaahan siellä Suomen maajoukkueestakin tuttu Lukas Hradecký. Lisäksi Leverkusen on hallitseva Saksan mestari. Ottelu oli erittäin viihdyttävää jalkapalloa. Vierasjoukkue meni 0-2 johtoon, mutta niin vain kotijoukkue kesti paineet ja voitti ottelun lopulta 5-2. Tunnelma oli huikea ja meteliä riitti.
Kuva 4: Bayern Leverkusen vs Heidenheim (Kuva: Markus Bergman)
Sivuhuomiot ja loppusanat
Mielenkiintoisena yksityiskohtana opimme, että Saksassa yrityksien kuuluu lakien mukaan tarjota työntekijöilleen lastenhoitopaikkojen järjestäminen, ja TH Kölnissä tästä vastasi HR. Yksi laadukas hoitopaikka saattaa maksaa 400 euroa kuukaudessa. HR:stä löytyi myös suuri vedettävä laatikko, joka oli täynnä lasten leluja, jos hoitopaikkaa ei ole sille päivälle syystä tai toisesta järjestynyt.
Saksalaiseen kulttuuriin hyppääminen oli melko helppoa. Matkamme sujui siis hyvin, mitä nyt saksan kieltä olisi ollut hyvä osata paremmin. Palvelu kaupoissa ja ravintoloissa oli paikoitellen heikkoa, mikäli yritti asioida englanniksi. Heti kun kielen vaihtoi (huonoon) saksaan, palvelu alkoi toimia paremmin. Mikään ei siis ollut muuttunut tämänkään osalta kummankaan vaihto-opiskeluajoista.
Kaiken kaikkiaan vaihtokokemuksemme oli erinomainen, joskin päivien päätteeksi olimme yllättävänkin väsyneitä. Uusi ympäristö ja kieli vaativat veronsa, eikä iltaohjelmaa kannata suunnitella liian kunnianhimoisesti. Vaihtoon lähtiessä on myös tärkeää varmistaa, että varsinaiset työtehtävät hoituvat sillä välin. Hotellihuoneessa työskentely iltaisin vie helposti loputkin mehut, ja reissun varsinaiselle tarkoitukselle on hyvä pyrkiä varaamaan mahdollisimman hyvin tilaa ja aikaa. Kaiken kaikkiaan suosittelemme työntekijävaihtoon lähtöä erittäin lämpimästi.
Kirjoittajat
Markus Bergman työskentelee Laurea-ammattikorkeakoulussa henkilöstöasiantuntijana päävastuinaan raportointi, HR-järjestelmän pääkäyttäjyys sekä yhteistyö ulkoisen palkanlaskennan kanssa. Lisäksi työtehtäviin kuuluu henkilöstön työsuhteiden elinkaaren hallinta.
Miika Mäki-Torkko työskentelee Laurea-ammattikorkeakoulussa henkilöstökoordinaattorina, päävastuinaan rekrytointi ja sen kehittäminen sekä päivittäiset operatiiviset HR-tehtävät.
Lähteet
Linkit
