Osaaminen pitäisi kerätä kansien väliin, mutta miten tämä käytännössä tehdään? Apua saat artikkelisarjastamme “Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi”, jossa määrittelemme ammatillisen kirjan julkaisuprosessin vaiheet sekä kuvailemme kussakin vaiheessa huomioonotettavia seikkoja. Jaamme julkaisuprosessin kolmeen osaan – 1) suunnitteluun, 2) kirjoittamiseen ja kuvittamiseen sekä 3) taittamiseen ja toimittamiseen.
Kuva 1. Ammatillisen julkaisun prosessi ideasta valmiiksi – suunnitteluvaihe. Kuva: Katja Silvasti, grafiikat sketchify via Canva.com.
Julkaisu on painettuna tai sähköisenä julkaistu artikkeli, teos tai muu, yleensä kirjallinen tuote (Kotimaisten kielten keskus 2025). Tässä artikkelissa keskitymme ammatillisen kirjan suunnitteluun, sen tuottamisessa tarvittaviin tahoihin sekä kirjamuotoisen julkaisun aikatauluttamiseen. Toisessa osassa keskitymme kirjoitusprosessiin sekä visuaalisen ilmeen suunnitteluun. Sarjan kolmannessa ja viimeisessä osassa tarkastelemme, mitä tapahtuu sen jälkeen, kun käsikirjoitus on lähetetty julkaisijalle.
Eri alojen toimijat, asiantuntijat tai kehittäjät voivat lisätä yhteiskunnallista vaikuttavuutta jakamalla tutkittua tietoa toimialasta, spesifistä aihealueesta tai julkaisuja kehittämisprojekteista. Lisäksi ammatilliset julkaisut ovat organisaatiolle ja instituutioille kanavia, joissa tuodaan esille tutkimusohjelmia ja ammatillista osaamista. Ammatillisen tekstin funktioita ovat esimerkiksi uuden tiedon tai näkökulman tarjoaminen. Julkaisujen pääasiallinen lukijakunta on alalle koulutettua ja soveltaa käytännön tietoa työssään. (Lassila-Merisalo 2022.)
Mitä julkaisuilla tavoitellaan?
Asiantuntijat pystyvät kertomaan tiedon ymmärrettävästi ja uskottavasti eteenpäin. He toimivat tieteen ja tutkimuksen tulkkeina vaikuttaakseen maailmaan, omaan työkuvaan, yhteiskuntaan, elinkeinoon tai politiikkaan. Julkaisut mahdollistavat oman asiantuntijatyön yleistajuistamisen muille sidosryhmille muun muassa artikkeleiden, kirjojen tai oppimateriaalien avulla. Julkaisujen avulla voi myös vaikuttaa siihen miten oma ala tai asiantuntijuus näkyy ja vaikuttaa julkisuudessa. Tällä voi olla vaikutusta omaan henkilöbrändiin ja jopa tulevaisuuden näkymiin tai esimerkiksi siihen, miten oma organisaatio näyttäytyy julkisuudessa. (Raevaara 2021.)
Julkaisuilla edistetään yhteiskunnallista vuorovaikutusta ja julkaisujen kielellä on myös merkitystä. Esimerkiksi puhuttaessa kansallisista aiheita kuten historia, suomalainen yhteiskunta, ympäristö, koulutus tai kulttuuri, on pidettävä erityishuolta siitä, että julkaisu tavoittaa ensisijaisen yleisönsä. Täten esimerkiksi opettajien ja kaikkien tutkimuksesta kiinnostuneiden maallikoiden on päästävä tutkitun tiedon ääreen helposti ja parhaiten osaamallaan kielellä. Lisäksi julkaistaessa esimerkiksi suomen tai ruotsin kielellä luodaan uutta tieteellistä sanastoa ja tapoja puhua eri tieteenalojen ilmiöistä. (Grünthal 2019.)
Ammatillisen julkaisun prosessin suunnitteluun kuuluu julkaisun tarpeen kartoittaminen, aikatauluttaminen sekä yhteistyötahojen ja tarvittavien ulkopuolisten palveluiden määrittäminen. Kun lähdet kartoittamaan julkaisun tarvetta, on hyvä hahmottaa siihen liittyviä erilaisia elementtejä ja suunnitella julkaisuprosessi. Suunnittelun lähtökohdaksi voit esittää seuraavia kysymyksiä:
- Mitä tällä julkaisulla tavoitellaan?
- Kenelle julkaisu on suunnattu (kohdeyleisö)?
- Mikä on toivottu julkaisupäivä?
- Keiden työpanosta julkaisun valmistumiseen tarvitaan?
Aloittakaa julkaisun suunnittelu selkeyttämällä julkaisun tavoitteet ja kohdeyleisö. Aihe on hyvä rajata selkeästi: mikä on julkaisun ydinviesti? Haluatteko nostaa esille jonkin uuden näkökulman tai onko teillä uutta tietoa ajankohtaisesta aiheesta? Pohdi lisäksi yleisöä: kenelle tämä tieto tai näkökulma on relevantti? Onko tarkoitus tavoittaa esimerkiksi alan opiskelijoita, ammattilaisia, kollegoita, sidosryhmiä, kehittäjäyhteisöä vai kenties tutkijoita? Mistä ja miten tavoitatte tämän yleisön? Miten kohderyhmää kannattaa puhutella, jotta asia ja sen merkitys tulevat ymmärretyiksi? (Raevaara 2021.)
Julkaisun aikataulutus
Julkaisujen laatiminen vaatii aikaa eivätkä julkaisut kirjoita itseään. Tämän takia on tärkeää miettiä, kuka julkaisua tekee, kuinka paljon työtä tekeminen vaatii ja milloin julkaisun tekemiselle varataan aikaa ja kuinka paljon. On olennaista myös huomioida, että julkaisun valmistumiseen tarvitaan paitsi kirjoittajat, niin julkaisukanavan toimittaja ja taittaja sekä mahdollisesti muita tahoja kuten esimerkiksi käännöstoimisto tai erillinen graafikko. Päättäkää kirjoitustiimin kanssa, mikä on toivottu julkaisupäivä ja selvittäkää paljonko työaikaa eri tahoille, tulisi varata.
Julkaisun aikataulutus kannattaa aloittaa listaamalla julkaisun työvaiheet. Aikaa tarvitaan toki kirjoittamiseen, toimittamiseen, tekstin muokkaamiseen, taittoon ja taiton tarkistamiseen, mutta mieti haluatteko esimerkiksi käyttää käsikirjoituksen julkaisuun mahdollisesti haastatelluilla tahoilla kommentoitavana tai kielentarkastuksessa. Tarvittaessa myös kääntämiselle ja painattamiselle tulee varata aikaa.
Kartoitettuasi työvaiheet laadi julkaisun aikataulu laskemalla toivotusta julkaisuajankohdasta taaksepäin. Toisten työprosessien kestoa ja työtilannetta on vaikea arvailla, joten tässä vaiheessa on hyvä olla yhteydessä julkaisun valmistumiseen tarvittaviin tahoihin.
Eli valitse julkaisullesi sopiva julkaisija viimeistään tässä vaiheessa: jos työskentelet korkeakoulussa tai tutkimuslaitoksessa, voi julkaisija olla esimerkiksi oma kotiorganisaatiosi. Keskustele valitsemasi julkaisijan kanssa julkaisuprosessin kestosta ja pyydä taittajilta arviota taittotyön vaatimasta ajasta. Kunnioita toisten työaikaa ja pidä kiinni sovituista aikatauluista. Mikäli aikataulusi pettävät, varaudu siihen, että julkaisijalta tai taittajalta voi löytyä työaikaa käsikirjoituksellesi vasta useiden viikkojen päästä.
Kauanko julkaisuprosessiin – eli prosessiin, joka alkaa käsikirjoitusten lähettämisestä julkaisijalle ja päättyy julkaisuhetkeen – tulisi varata aikaa? Tähän ei ole tarjota yksiselitteistä vastausta: hyvin laadittu blogikäsikirjoitus saattaa nähdä päivänvalon viikon sisällä, kun taas tieteellisen artikkelin julkaisemiseen on syytä varata yli vuosi. Ammatillisen artikkelikokoelman, työkirjan tai monografian julkaisuprosessin kesto riippuu puolestaan niin julkaisijasta kuin julkaisustakin ja lasketaan nopeissakin tapauksissa kuukausissa. Mikäli niteelle halutaan luoda oma visuaalinen ilme ja julkaisuun toivotaan paljon visuaalisia elementtejä, kuten kuvioita ja kuvituskuvia, tulee pelkkään taittoon varata useampi kuukausi.
Julkaisun tekijöiden tulee myös muistaa, ettei heidän työnsä ole ohi siinä vaiheessa, kun käsikirjoitus lähtee julkaisijalle. Julkaisija ei tee julkaisua valmiiksi, vaan toimii esilukijana, joka antaa palautetta julkaisusta ja auttaa tekijöitä muokkaamaan julkaisua paremmaksi. Aikaa tarvitaan siten sekä julkaisun lukemiseen ajatuksella (julkaisija), että muokkausehdotusten pureskeluun ja tekstin muokkaamiseen niiden pohjalta (julkaisun tekijät). Hyvää ei tule hetkessä, mutta laadukas julkaisuprosessi maksaa itsensä takaisin viimeisteltynä lopputuloksena.
Taitto- ja kielipalveluiden hankkiminen
Kun julkaisuprosessi on suunniteltu ja aikataulutettu, määritetään mahdolliset tarvittavat ulkopuoliset palvelut. Tällaisia voivat olla esimerkiksi julkaisun taitto-, kieli- ja käännöspalvelut. Tarkista, onko organisaatiollasi tai julkaisijallasi olemassa olevia sopimuksia haluttuihin palveluihin ja miten prosessi toimii. Mikäli haluttu palvelu on kilpailutettu ja palveluntuottaja valittu, on tämän palveluita käytettävä hankintalain mukaisesti. Keskustele tällöin palveluntuottajan kanssa tarkemmista toiveista ja yksityiskohdista – ja selvitä pystyvätkö he toteuttamaan pyyntösi. Mikäli palveluntuottajaa ei ole määritetty, voidaan palvelut kilpailuttaa.
Kielipalveluilla tarkoitetaan kielenhuoltoa sekä käännöspalveluita. Kielenhuollossa tarkistetaan tekstin oikeinkirjoitus ja käytetyn kielen oikeellisuus. Mikäli julkaisua on tarvetta kääntää yhdelle tai useammalle kielelle, on käännöstarve huomioitava niin hankintana kuin taittotarvetta määrittäessä, sillä käännökset tarvitsevat oman taittotyönsä. Tekstien käännökset saattavat myös vaatia useamman korjauskierroksen, mikä on hyvä huomioida aikataulutuksessa. Mikäli julkaisussa käytetään tekstillisiä kuvioita, myös niiden kääntäminen on huomioitava.
Julkaisun taittoa kilpailutettaessa ja/tai tilattaessa palveluntuottajalta on määritettävä, millaista osaamista taitto vaatii. Esimerkiksi saavutettavan tai vieraskielisen julkaisun taittaminen voi vaatia erikoisosaamista, jota ei löydy kaikilta taittajilta. Jotta varmistetaan selkeä työnjako ja osaamisen löytyminen, on tarjouspyyntöön kirjattava erikoisosaamista vaativat asiat.
Vaaditun osaamisen lisäksi taittoa koskevaan tarjouspyyntöön on määritettävä taiton yksityiskohdat, kuten aikataulutus ja kuvitusten hankkiminen. Julkaisun visuaalisen suunnittelun osalta on huomioitava, onko olemassa valmista hyödynnettävää visuaalista ilmettä vai tuleeko taittajan luoda ilme ja pohja alusta lähtien. Lisäksi on päätettävä, kuka huolehtii julkaisun kuvituksesta. Kuvamateriaalia voidaan tuottaa itse, ostaa kuvaajalta tai graafikolta, tai hankkia erilaisista kuvapankeista. Kuvituksen hankkiminen ja tuottaminen voidaan myös sopia kilpailutuksessa osaksi taittajan työtä. Mikäli taittaja tuottaa tai hankkii kuvamateriaalin, on sovittava ja määritettävä tarjouspyynnössä halutaanko yksinkertaista vektorigrafiikkaa, kuten symboleja ja hahmoja, vai monimutkaisempia kuvituskuvia, kuten taustallisia piirroksia (ks. kuva 2). Myös julkaisussa esitettävien konseptien kuvittamisesta on sovittava.
Kuva 2. Esimerkkikuva yksinkertaisesta symbolista ja monimutkaisemmasta kuvituksesta. Kuva: ©Katja Silvasti, grafiikat unfold, alinda & Motto5682 via Canva.com.
Saavutettava julkaisu vaatii erityisosaamista taitossa
“Saavutettavuudella tarkoitetaan sitä, että mahdollisimman moni erilainen ihminen voi käyttää verkkosivuja ja mobiilisovelluksia mahdollisimman helposti. Saavutettavuus on ihmisten erilaisuuden ja moninaisuuden huomiointia verkkosivujen ja mobiilisovelluksien suunnittelussa ja toteutuksessa.” (Traficom 2024).
Sisältöjen ja julkaisujen saavutettavuus on hyvien käytänteiden mukaista kaikille toimijoille. Julkisten toimijoiden digitaalisten julkaisujen saavutettavuutta säännellään lailla digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019). Mikäli julkaisu halutaan julkaista verkkosivuilla, julkaisun tulee noudattaa lakiin sisällytettyjä verkkosisällön saavutettavuusohjeen WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) (W3C 2018) A- ja AA-tason kriteerejä. Saavutettavuusohjeen kriteerit käsittelevät sisällön ja palvelun havaittavuutta, hallittavuutta, ymmärrettävyyttä ja toimintavarmuutta. (Saavutettavuuskirjasto Celia 2025).
Saavutettava digitaalinen sisältö on teknisesti toteutettu hyvin ja se toimii esimerkiksi erilaisilla päätelaitteilla ja ruudunlukuohjelmilla. Palvelu on helppokäyttöinen ja sisältö ymmärrettävää erilaisille käyttäjille. (Traficom 2024). Digitaalisissa julkaisuissa saavutettavuudesta huomioitavia asioita ovat esimerkiksi lukujärjestyksen tarkistaminen, vaihtoehtoisten tekstien kirjoittaminen kuville ja kuvioille, minimikontrastit ja mahdollisten interaktiivisten elementtien toimivuus.
Kuva 3. Huomioi taittoa sovittaessa -infoboksi. Kuva: Katja Silvasti, grafiikat Flowicon, Creavora, Icon54, Pegazar, Icons8, codenamerahul, med.asf, Twemoji & Meiliastudio via Canva.com.
Lopuksi
Suunnittelutyö luo julkaisun pohjan ja on julkaisuprosessin onnistumisen avaintekijä. Kun julkaisun tavoitteet ja kohdeyleisö ovat selvillä ja julkaisun eri vaiheet aikataulutettuina, on aika aloittaa varsinainen tekeminen. Käsittelemme artikkelisarjamme seuraavassa artikkelissa julkaisun työnjaosta sopimista sekä julkaisun ensimmäisen version valmistumiseen vaadittavia työvaiheita (ks. kuva 4).
Kuva 4. Ammatillisen julkaisun prosessi. Kuva: Katja Silvasti, grafiikka sketchify via Canva.com.
Tämä julkaisu on osa artikkelisarjaa Ammatillisen julkaisu ideasta valmiiksi. Toisessa artikkelissa käsittelemme kirjoittamista ja kuvittamista. Lue lisää: Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi osa 2: Kirjoittaminen ja kuvittaminen. Kolmannessa artikkelissa käsittelemme julkaisun toimittamista ja taittoa. Lue lisää: Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi osa 3: Toimittaminen ja taittaminen.
Kirjoittajat
Katja Silvasti, projektityöntekijä, viestintä, Tutkimus- kehittämis- ja innovaatiotiimi. Katja työskentelee viestinnän asiantuntijana kansallisissa ja kansainvälisissä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa. Hänen tehtäviinsä kuuluu julkaisujen toimittaminen ja taittaminen, sekä saavutettavuustyö muussakin viestinnässä.
Maija Merimaa, suunnittelija, Laurean tieto- ja julkaisupalvelut. Maija koordinoi ja ohjeistaa Laurea-ammattikorkeakoulun julkaisutoimintaa.
Emilia Risu, Service Designer, Tutkimus- kehittämis- ja innovaatiotiimi. Emilia työskentelee kansallisissa ja kansainvälisissä tutkimus- ja kehittämis- ja innovaatioprojekteissa, osana työtään hän julkaisee ja toimittaa TKI-toimintaan ja koulutukseen liittyviä julkaisuja.
Lähteet
