Ammatillisen julkaisun yhteiskirjoittamisvaiheeseen kuuluu monia eri askelia, jotka vaikuttavat julkaisun tuottamiseen. Kirjoitustiimin on hyvä organisoitua, luoda pelisääntöjä, suunnitella sisältöä jo ennen varsinaista kirjoittamista. Lisäksi on myös huomioitava julkaisun visuaalinen puoli, tehtävä kuvittamiseen liittyviä päätöksiä ja sovittava miten tietoa tai dataan viedään lukijalle ymmärrettävään tai sopivaan muotoon esimerkiksi taulukoiden tai infograafien avulla.
Kuva 1. Ammatillisen julkaisun prosessi ideasta valmiiksi – kirjoittaminen ja kuvitus. Kuva: Katja Silvasti, grafiikat sketchify via Canva.com.
Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi -artikkelisarja kertoo ammatillisten niteiden julkaisuprosessista. Tässä osassa käsittelemme julkaisun kirjoittamista ja visuaalisen ilmeen suunnittelua. Sarjan ensimmäinen osa kertoi julkaisujen merkityksestä sekä julkaisuprosessin aikataulutuksesta, työvaiheista ja julkaisun valmistumiseen tarvittavista tahoista. Sarjan viimeisessä osassa tarkastelemme, mitä tapahtuu sen jälkeen, kun käsikirjoitus on lähetetty julkaisijalle.
Yhteiset pelisäännöt ja julkaisun kirjoittaminen
Ammatillisen kirjan julkaisuprosessin toinen vaihe koostuu kirjoittamisesta sekä kuvituksen suunnittelusta ja hankkimisesta. Jotta päästään tekstin kirjoittamiseen, on kuitenkin aloitettava yhteisistä asioista sopimisella. Näihin kuuluu esimerkiksi kirjoitustiimin organisoituminen, julkaisun määrittely ja yhteiskirjoittamisen pelisääntöjen luominen.
Kirjoitusprosessin kesto riippuu muun muassa julkaisun pituudesta ja tyylistä sekä kirjoitustiimistä ja heidän aikatauluistaan. Yhteisistä asioista sovittaessa kirjoitusprosessille on määritetty tarkempi kesto ja tarkempi deadline, jonka jälkeen siirrytään tekstin viimeistelyyn. Tekstiä työstettäessä kirjoitustiimin on hyvä tavata säännöllisesti, jotta voidaan esimerkiksi varmistaa aikataulussa pysyminen, pohtia yhdessä askarruttavia kysymyksiä ja hioa tekstiä yhtenäiseksi
Yhteiskirjoittamisen näkökulmasta on hyvä sopia kirjoitustiimin kanssa seuraavista asioista:
- Kirjoitustiimin organisoituminen
- Yhteiskirjoittamisen aikataulutus. Huomioikaa julkaisuprosessin eri vaiheiden (toimitustyö, taitto yms.) kesto.
- Sopikaa kuka ottaa vetovastuun kokonaisuuden etenemisestä.
- Julkaisun määrittely ja tavoite
- Pitäkää ideointipalaveri, jossa keskustelette ajatuksistanne julkaisun suhteen.
- Sopikaa julkaisun tavoite ja kohderyhmä (kartoittakaa sidosryhmien tarpeet).Päättäkää julkaisun muoto (artikkeli, blogi, podcast, työkirja, artikkelikokoelma tms.) ja valitkaa sopiva julkaisukanava. Perehtykää julkaisukanavan ohjeisiin.
- Miettikää, mitkä asiat koostetaan julkaisuksi sekä miten ja kenelle julkaisua markkinoidaan.
- Julkaisun rakenteen määritteleminen ja sisällön suunnittelu
- Aiheen rajaus: sopikaa mitä sisältöjä julkaisussa käsitellään.
- Sisällysluettelon hahmotteleminen: laatikaa yleiskatsaus julkaisun teemoista.Julkaisun pituuden rajaaminen: esim. toivottujen tekstien merkkimäärä.Työnjako: sopikaa kirjoitusvastuut/teemat.Julkaisun visuaalisuus: mitä julkaisun visuaalisuudelta toivotaan ja paljonko siihen voidaan panostaa.
- Muut julkaisuun liittyvät työt: julkaisun otsikko, kirjoittajatiedot yms.
- Sidosryhmien näkyminen julkaisussa
- Sopikaa, miten relevantit sidosryhmät ja eri toimijat tulevat esille julkaisussa (esim. case -yritykset, hankkeen pilotit, yhteiskehittämistyöpajat yms.)
- Huomioikaa haluavatko sidosryhmät olla julkaisussa mukana nimillään vai anonyymeina.
- Varmistakaa tarvittavat tutkimusluvat ja sopikaa kerättävän aineiston käyttämisestä julkaisuissa.
- Luokaa kirjoitustiimille yhteiskirjoittamisen pelisäännöt
- Sopikaa kirjoitusalustasta (esim. G-drive, Teams, OneDrive). Huomiokaa alustaa valitessa tietosuojakysymykset.
- Tutustukaa julkaisijan lähdeviiteohjeisiin. Jos haluatte poiketa ohjeista, olkaa yhteydessä julkaisijaan.Sopikaa kirjoittajien välinen tekstin ristiinluku.Sopikaa käsikirjoituksen persoona- ja aikamuodot ja tekstin tyyli.Sopikaa missä muodossa materiaalit (kuvat ja tekstit) toimitetaan.Sopikaa termeistä (esim. puhutteko työpajoista vai workshopeista). Pyrkikää julkaisussa yhdenmukaiseen terminologiaan.
- Sopikaa yhdessä, mitä kirjassa toistuvilla termeillä tarkoitetaan ja miten termit kirjassa avataan (tehdäänkö esimerkiksi sanasto).
Sopimisen jälkeen on kirjoittamisen aika. Kullakin on oma tyylinsä kirjoittaa, ja kirjoittamisen tavat ovat hyvin yksilöllisiä. Esimerkiksi Carol Kiriakos (2021) on kuvannut kahta eri kirjoittajatyyppiä “siivoajaksi” ja “sotkijaksi”. Siivoajat haluavat tuottaa heti mahdollisimman valmista ja tuottavat kerrallaan usein vain vähän, mutta hiottua tekstiä. Sotkijat sen sijaan täyttävät konseptinsa nopeasti, kirjoittavat asiat ensin hiukan sinne päin ja alkavat sitten työstämään tekstiään valmiiksi.
Oli sitä sitten siivooja tai sotkija tai jotain siitä välimaastosta, niin kirjoittaessa on hyvä tuntea oma sekä kanssakirjoittajien tyyli. Lisäksi on tärkeää esittää kysymyksiä: Mihin tällä tekstillä pyritään? Mikä on tekstin keskeinen väite? Miksi aihe on relevantti ja kenelle? Usein myös auttaa, jos tekstin päälinjat hahmottelee ranskalaisilla viivoilla. Tällainen rakenne auttaa hahmottamaan asioiden paikat ja välttämään toistoa. Vinkkejä tekstin hahmottelemiseen ja alkuun pääsemiseen voi hakea erilaisista kirjoitusoppaista ja -koulutuksista (ks. esimerkki kuva 2).
Kuva 2 Kirjoitusharjoitus: luonnostele käsikirjoitus kysymysten avulla. Lähde: Ulla Järvi 2022, kuva: Katja Silvasti, grafiikat alinda via Canva.com.
Se, miten itse kukin tekstinsä lopulta muotoilee, on persoonakysymys eikä kirjoittamiseen ole yhtä oikeaa tapaa. Välttämätöntä on kuitenkin ottaa kirjoittamiselle aikaa. Ajan ei kuitenkaan tarvitse tarkoittaa kokonaisia tai edes puolikkaita päiviä, vaan omaa tekstiä ehtii edistää puolessakin tunnissa. Puolen tunnin kirjoitustuokion tavoitteeksi ei kuitenkaan kannata asettaa ”artikkelin kirjoittamista”, vaan sopiva tehtävä on esimerkiksi tekstin jäsentely, lähteiden etsiminen, yhden osion/kappaleen kirjoittaminen, aloituksen suunnittelu, tekstin (tai sen osan viilaaminen), lähdeluettelon tarkistaminen tai muu nasevan kokoinen suupala. Muutenkin tekstin pilkkominen pienempiin osiin helpottaa sen valmistumista.
Tekstin viimeistely
Kun teksti on kasassa, on viilauksen aika. Tarkistaminen kannattaa aloittaa lukemalla oma teksti ajatuksella läpi. Kysy itseltäsi pysyykö teksti aiheessaan ja ovatko kaikki mukana olevat asiat julkaisusi kannalta relevantteja. Karsi turhat sivupolut samoin kuin tekstiin vahingossa livahtanut turha toisto. Samalla kun karsit epäolennaisuuksia, niin tarkista ovatko tekstin ymmärtämiseen tarvittavat asiat mukana. Muista, että vaikka lukija olisikin ammattilainen, niin hän ei voi tietää, mitä te olette hankkeessanne tehneet tai miten te tietyllä termillä tässä yhteydessä tarkoitatte.
Tämän jälkeen käy läpi muotoseikat. Varmista, että lähdeviitemerkinnät noudattavat julkaisijan ohjeita ja ovat siellä missä niiden kuuluukin olla. Yhdenmukaista kuvatekstit, muista alt-tekstit ja termien kirjoitusasut. Tarkista, että julkaisun kaikki kirjoittajat käyttävät samoista asioista samoja termejä ja varmista, että olennaiset termit on määritelty. Katso, että aikamuotojen käyttö julkaisussa on johdonmukaista. Jos muotoseikat eivät ole kunnossa, antaa julkaisu epäluotettavan vaikutelman. Viilaaminen tuo vakuuttavuutta.
Lue lopuksi teksti ääneen itsellesi. Vaikka omalle tekstilleen kirjoittaessaan sokeutuukin, niin sille ei kuuroudu yhtä pahasti. Ääneen lukiessa huomaa helposti, jos teksti siirtyy äkkiväärästi asiasta toiseen, kieli lipsahtaa kapulaksi, kappaleista katoaa ajatus tai lauseet kiertyvät koukeroille. Mitä viimeistellympi toimituskunnalle lähetettävä käsikirjoitus on, sitä paremmin toimituskunta pystyy puuttumaan olennaisiin asioihin ja sitä vähemmän tekijöille jää muokattavaa.
Vinkkejä tekstin viimeistelyn tueksi löytyy esimerkiksi kielitoimiston ohjepankista: Tekstintekijän tarkistuslista – Kielitoimiston ohjepankki.
Julkaisun kuvitus
Tekstin työstämisen ohella tulee myös suunnitella ja hankkia tai tuottaa julkaisun kuvitus. Kuvitus voidaan joko tuottaa itse, hankkia kuvapankeista, kuvaajalta tai graafikolta, tai sopia tarjouspyyntövaiheessa taittajan hankittavaksi tai tuotettavaksi. Mikäli kuvitus on sovittu taittajan tehtäväksi, on hänelle hyvä toimittaa luonnokset mahdollisista piirrettävistä kuvioista tai kuvituksista sekä mahdolliset esimerkit toivotusta tyylistä ja kuva-aiheista ennen varsinaisen taiton alkamista, jotta hän ehtii valmistella kuvituksia. Omien, uniikkien kuvien piirtäminen alusta lähtien on aikaa vievää.
Julkaisuun voidaan kuvien ja kuvitusten lisäksi haluta erilaisia kuvioita, taulukoita ja infograafeja. Mikäli näiden tuottaminen on sovittu taittajan tehtäväksi, on näistäkin toimitettava hänelle ajoissa alustavat suunnitelmat tai hahmotelmat tarvittavilla tiedoilla. Mahdollisimman selkeä hahmotelma kuviosta ja tarkat ohjeet auttavat oikeanlaisen lopputuloksen tuottamisessa, koska ei-substanssiosaajan voi olla hankalaa tulkita itselle vieraan alan kuvioita. Kuvien ja kuvioiden piirtäminen kannattaa toteuttaa, kun julkaisun graafinen ilme on määritelty, jotta tyyli, värit ja typografia sopivat valmiiseen julkaisuun.
Kuvien ja kuvioiden kuvatekstit ja tekijänoikeustiedot on hyvä kirjata ylös ja merkitä käsikirjoitukseen heti kuvien valitsemisen ja tuottamisen yhteydessä. Kuvat vaativat lisäksi vaihtoehtoisen tekstin, eli alt-tekstin, jota käytetään välittämään kuvan sisältö ruudunlukuohjelmia käyttäville henkilöille. Vaihtoehtoisilla teksteillä parannetaan sisällön saavutettavuutta, ja ne näkyvät myös selaimessa, mikäli kuva ei jostain syystä lataudu. Vaihtoehtoisia tekstejä edellytetään kuville verkkosisällön saavutettavuusohjeessa (W3C 2018), jonka AA- ja A-kriteerit on sisällytetty lakiin digitaalisten palveluiden tarjoamisesta (306/2019). Ohjeen mukaan kuvan sisältö on joko selostettava kuvan koodissa tekstinä, joka ei näy mutta välittyy ruudunlukijalle, tai kuvan sisältö on kerrottava näkyvässä tekstissä ja kuvan koodissa on annettava ruudunlukuohjelmalle teksti, joka kertoo, missä kohdassa tekstiä kuva on selostettu. Mikäli kuva ei tuota olennaista sisältöä, sen voi useissa ohjelmissa merkitä koristeelliseksi, jolloin ruudunlukija ei lue sitä. (Saavutettavuuskirjasto Celia 2024).
Hyvä vaihtoehtoinen teksti on lyhyt, mutta informatiivinen. Teksti on neutraali ja kuvaileva, ja tiivistää kuvan olennaiset tiedot. Mikäli kuvassa on tekstiä, joka tuo lisätietoa, jota ei ole avattu leipätekstissä, voi alt-tekstiin kirjoittaa kuvan sisältämän tekstin. Jos tekstiä on paljon, se on parempi avata varsinaisessa tekstissä ja tehdä lyhyt tiivistys alt-tekstiin. Muista myös, että ruudunlukuohjelma toistaa sekä kuvatekstin että alt-tekstin, minkä takia näiden ei tule olla identtiset. (Saavutettavuuskirjasto Celia 2024).
Kuva 3. Vaihtoehtoiset tekstit lyhyesti. Lähde: Saavutettavuuskirjasto Celia 2024. Kuva: Katja Silvasti, grafiikat Toxa2x2’s Images via Canva.com.
Kuvioista on hyvä tarkistaa, että kaikki informaatio, kuten eri elementtien väliset suhteet, tulee toistettua myös ruudunlukuohjelmalle ymmärrettävässä muodossa, mutta sitä ei tarvitse tuottaa kahdesti, siis esimerkiksi tekstinä ja alt-tekstinä. Lisäksi kuvia ja kuvituksia valikoitaessa on huomioitava kuvitusten lisenssit ja lisenssien vastaavuus julkaisun suunniteltuun lisenssiin. Kuvituksen lisenssin on siis sallittava julkaisu valittuun julkaisun lisenssiin.
Lopuksi
Kun kirjoitustiimi on saanut yhteiskirjoittamisprosessin päätökseen, on aika lähettää käsikirjoitus julkaisijalle. Tässä vaiheessa tekstin tulisi olla viimeisteltyä ja muotoseikkojen kunnossa. Kuvien julkaisuoikeuksien pitäisi olla selvillä ja niiden alt-tekstit laadittuina. Kun julkaisu on koottu asiallisesti, on julkaisijankin helppo tarttua toimeen.
Kuva 4. Ammatillisen julkaisun prosessi. Kuva Katja Silvasti, grafiikka sketchify via Canva.com.
Tämä julkaisu on osa artikkelisarjaa Ammatillisen julkaisu ideasta valmiiksi. Ensimmäisessä artikkelissa käsittelimme julkaisun suunnittelua, kuten tavoitteita, kohderyhmää ja aikataulutusta. Lue lisää: Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi osa 1: Prosessin suunnittelu. Kolmannessa artikkelissa käsittelemme julkaisun toimittamista ja taittoa. Lue lisää: Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi osa 3: Toimittaminen ja taittaminen.
Kirjoittajat
Katja Silvasti, projektityöntekijä, viestintä, Tutkimus- kehittämis- ja innovaatiotiimi. Katja työskentelee viestinnän asiantuntijana kansallisissa ja kansainvälisissä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa. Hänen tehtäviinsä kuuluu julkaisujen toimittaminen ja taittaminen, sekä saavutettavuustyö muussakin viestinnässä.
Maija Merimaa, suunnittelija, Laurean tieto- ja julkaisupalvelut. Maija koordinoi ja ohjeistaa Laurea-ammattikorkeakoulun julkaisutoimintaa.
Emilia Risu, Service Designer, Tutkimus- kehittämis- ja innovaatiotiimi. Emilia työskentelee kansallisissa ja kansainvälisissä tutkimus- ja kehittämis- ja innovaatioprojekteissa, osana työtään hän julkaisee ja toimittaa TKI-toimintaan ja koulutukseen liittyviä julkaisuja.
Lähteet
