Ammatillisen julkaisun kirjoittamisvaiheen jälkeen julkaisu toimitetaan. Tässä vaiheessa julkaisuprosessia kirjoitustiimin on mahdollista saada arvokasta palautetta itse teoksen sisällöstä ja tekstistä sekä mahdollisuuden muokata julkaisua lukijaystävälliseksi. Kun käsikirjoitus on valmis, aktivoituu prosessin viimeisimpiä vaiheita, kun julkaisun lopullinen muoto alkaa hahmottumaan.
Kuva 1. Ammatillisen julkaisun prosessi ideasta valmiiksi – toimittaminen ja taitto. Kuva: K atja Silvasti, grafiikat Pat Librojo & sketchify via Canva.com.
Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi -artikkelisarja kertoo tekstimuotoisten ammatillisten niteiden julkaisuprosessista. Sarjan kolmannessa osassa esittelemme prosessin viimeisen vaiheen, jossa perehdymme julkaisun toimittamiseen ja taittoon. Sarjan ensimmäinen osa kertoi suunnittelusta ja aikatauluttamisesta ja toinen kirjoitusprosessista sekä kuvittamisesta.
Julkaisun toimittaminen
Kun käsikirjoitus on valmis, se lähetetään julkaisijalle. Tarkista, että mukana ovat kaikki tarvittavat asiat – kuten kuvat, kuviot, tekijäesittelyt ja kuvioiden alt-tekstit – pyydetyssä muodossa. Tämän jälkeen julkaisija toimittaa käsikirjoituksen. Toimitusprosessin luonne vaihtelee julkaisukanavan mukaan, mutta tyypillisintä on, että julkaisijan nimeämä toimituskunta kommentoi julkaisua ja esittää tekijöille muokkausehdotuksia. Muokkausehdotusten velvoittavuus riippuu kanavasta ja ehdotetusta muokkauksesta: esimerkiksi virheet lähdeviitteissä on pakko korjata, mutta tekstin muotoiluun liittyvät kommentit eivät välttämättä ole yhtä velvoittavia.
Toimituskuntaprosessiin tarvittava aika riippuu esimerkiksi julkaisun pituudesta ja siitä, miten viimeisteltyä julkaisijalle lähetetty teksti on. Selkeän ja hyvin jäsennellyn tekstin toimittaminen on nopeaa, mutta punaisen langan metsästäminen keskeneräisestä tekstistä hidasta. Vaikka toimitustyöhön tarvittava aika vaihtelee tekstikohtaisesti, on hyvä sopia etukäteen julkaisijan kanssa julkaisun aikataulusta. Näin julkaisija voi varata kalenteristaan tarvitsemansa ajan julkaisun läpikäymiselle. Tosin, mikäli sovitussa aikataulussa ei pysytä, voi julkaisijalla olla käsikirjoituksen saapuessa muita sitoumuksia, mikä viivästyttää toimituskuntaprosessia.
Kun käsikirjoitus palautuu julkaisijalta kirjoitustiimille kommentoituna voi sen korjauskierros alkaa. Kirjoitustiimi tutustuu annettuihin kommentteihin ja muutosehdotuksiin sekä tekee tarvittavat muokkaukset ja/tai täydennykset. Oma teksti on usein henkilökohtaista, ja kommentteja on usein hyvä sulatella hetki rauhassa. Samalla on myös hyvä, muistaa, ettei kustantaja kommentoi ilkeyttään, vaan “muokkauksilla pyritään parantamaan tekstien luettavuutta ja selkeyttä siten, että teksti tavoittaisi kohdeyleisönsä ja saavuttaisi viestinnälliset tavoitteensa” (Latomaa 2016).
Julkaisun taittaminen
Kun käsikirjoitus on hiottu ja julkaisija on sen tarkastanut, alkaa taittoprosessi. Mikäli julkaisulle halutaan oma graafinen ilme, on sen hyvä olla valmiina ennen taittoprosessin aloittamista. Graafisen ilmeen luominen on voitu tarjousvaiheessa sopia taittajan tehtäväksi, tai voidaan hyödyntää esimerkiksi julkaisijan, organisaation tai hankkeen omaa pohjaa, jos sellainen jo löytyy (kuvituksesta tarkemmin artikkelisarjan toisessa artikkelissa).
Taittoprosessin alkaessa on hyvä käydä taittajan kanssa yksityiskohdat vielä kertaalleen läpi. Milloin taiton tulee olla valmis, miten luonnoksia kommentoidaan, kuinka kauan korjauskierrokset voivat kestää ja montako korjauskierrosta voidaan toteuttaa. Kertaa myös, mitä on sovittu kuvamateriaalien hankkimisesta ja tuottamisesta. Toimita tekstit ja kuvat taittajalle helposti käsiteltävässä muodossa, esimerkiksi teksti Word-tiedostossa ja kuvat riittävän laadukkaina, esimerkiksi jpg- tai png-muotoisina. Muista toimittaa kuvien yhteydessä myös kuva- ja alt-tekstit sekä tekijänoikeustiedot.
Ensimmäisen taittoversion valmistumisnopeus riippuu julkaisun pituudesta ja vaatimasta kuvituksesta. Kirjoitustiimi sopii taittajan kanssa tarvittaessa ajan palaverille, jossa taittajan on mahdollista kysyä tarkennuksia taiton toteutuksesta ja visuaalisista ratkaisuista.
Taittoversioiden kommentointitapa ja -alusta on hyvä sopia niin, että prosessi on sujuva kaikille. Kommentointi voidaan toteuttaa esimerkiksi Adoben kommentointityökalun avulla, OneDrivessä tai Dropboxissa. Taittajalla voi olla hyviä ajatuksia toimivasta kommentointialustasta, jota hän on tottunut käyttämään. Kun kirjoitustiimi on saanut taittajalta ensimmäisen version taitosta katsottavakseen, on hyvä kerätä kommentit sovitulla tavalla taittajalle ja järjestää palaveri, jossa käydään nämä läpi. Kirjoitustiimin on hyvä lähettää taittoversiosta omat osuudet tarkastettavaksi kullekin sidosryhmälle sekä koko taittoversio julkaisijalle. Kommenttikierroksen jälkeen taittaja tekee muutokset, minkä jälkeen hän toimittaa uuden taittoversion kirjoitustiimille tarkastettavaksi. Prosessi on iteratiivinen, eli edellä mainittuja työvaiheita toistetaan, kunnes julkaisu saadaan valmiiksi. On kuitenkin huomioitava myös, mitä tarjouspyynnössä on sovittu korjauskierrosten kestosta ja määrästä.
Taittoprosessin aikana on tärkeää huomioida, että kaikilla osapuolilla on pääsy kriittisiin tietoihin ja tiedostoihin, jotta työskentely pääsee etenemään. Varmistakaa siis, että taittajalla on tarvitsemansa materiaalit hyödynnettävänä ja kirjoitustiimillä on pääsy tarvittaviin tiedostoihin. Mikäli esimerkiksi kuvatiedostot ovat yhden henkilön koneella tallennettuna, eikä muilla ei ole näihin pääsyä, tämän henkilön sairastuessa prosessi seisahtuu. Muista myös tekstin tavutuksen ja taitetun julkaisun saavutettavuuden tarkistaminen alussa sovittujen vastuiden mukaisesti. Kun taittaja on huomioinut saavutettavuuden julkaisun taittoa ja kuvitusta tehdessä, tarkistamisen pitäisi olla jouhevaa. Lopussa kuitenkin esimerkiksi lukujärjestyksen asettaminen oikeaksi voi olla aikaa vievää.
Kuva 2. Vinkkejä taittajalta. Kuva: Katja Silvasti, grafiikat Pat Librojo via Canva.com.
Julkaiseminen
Kun julkaisu on taitettu ja taitto tarkistettu, on julkaisu valmis julkaistavaksi. Miten prosessi tässä vaiheessa etenee, riippuu kuitenkin julkaisijasta ja tämän käytänteistä. Yleensä kuitenkin julkaisija käy vielä läpi lopullisen version, ja varmistaa, ettei korjauksia enää tarvita. Mikäli kyseessä on sähköinen julkaisu, vie julkaisija valmiin julkaisun omalle julkaisualustalleen ja tiedottaa tekijöitä julkaisun ollessa saatavilla.
Mikäli julkaisusta otetaan painos, tulee julkaisijan kanssa sopia siitä kenelle painoskappaleet kuuluvat sekä missä niitä varastoidaan ja kuinka kauan, ja mitä painokselle sovitun varastointiajan jälkeen tehdään. Käytännöt voivat vaihdella kustantajasta riippuen.
Kuva 3. Julkaisun käännättäminen. Kuva: Katja Silvasti, grafiikat goodstudio via Canva.com.
Lopuksi
Tässä artikkelisarjassa olemme tarkastelleet ammatillisen tekstimuotoisen julkaisun prosessia kolmen vaiheen kautta; julkaisun suunnittelusta kirjoittamisen ja kuvituksen kautta julkaisun toimittamiseen ja taittamiseen. Erityisesti, kun mukana on useita asiantuntijoita sekä yhteistyötahoja, on tärkeää suunnitella prosessi hyvin, jotta se sujuu mutkattomasti. Suunnitteluvaiheessa luodaan pohja koko prosessin onnistumiselle – määritellään julkaisun tarve, aikataulutetaan työ ja hankitaan tarvittavat yhteistyötahot. Tämän jälkeen on kirjoittamisen ja kuvituksen suunnittelun vuoro. Näiden sujuvuuden kannalta on tärkeää sopia selkeästi työnjaosta ja yhteisistä pelisäännöistä. Julkaisun viimeistelyssä kuvaan astuvat julkaisukanavan edustaja ja taittaja. Julkaisukanavan edustaja lukee käsikirjoituksen ja antaa siihen kehittämisehdotuksia ja taittaja taittaa viimeistellyn version. Lopuksi tekijät tarkistavat taiton. Kun kaikki on kuten pitääkin, on julkaisu valmis julkaistavaksi ja pitkä prosessi ideasta lopputulokseksi on saatu päätökseen. Onnittelut!
Kun julkaisu on julkaistu, muista tiedottaa siitä ja jakaa julkaisua eri kanavissa! Voit esimerkiksi jakaa julkaisua sopiviin sosiaalisen median keskusteluryhmiin tai osallistua puhujana julkaisun teemoja käsittelevään tilaisuuteen. Oman julkaisutilaisuuden järjestämistä voi myös harkita, mutta kannattaa miettiä, saako julkaisunne itsessään sidosryhmiä liikkeelle vai onko parempi kytkeä julkaisun markkinoiminen muiden tapahtumien yhteyteen. Voit myös vinkata julkaisusta koulutuksen kentälle, jos se vaikka sopisi koulutusmateriaaliksi tai keskustelunavaukseksi oppitunnille. Tärkeintä on löytää tavat, joilla julkaisun tieto saadaan oikeiden kohderyhmien ulottuville.
Kuva 4. Ammatillisen julkaisun prosessi. Kuva Katja Silvasti, grafiikka sketchify via Canva.com.
Tämä julkaisu on osa artikkelisarjaa Ammatillisen julkaisu ideasta valmiiksi. Ensimmäisessä artikkelissa käsittelimme julkaisun suunnittelemista, kuten tavoitteita, kohderyhmää ja aikataulutusta. Lue lisää: Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi osa 1: Prosessin suunnittelu. Toisessa artikkelissa käsittelemme kirjoittamista ja kuvittamista. Lue lisää: Ammatillinen julkaisu ideasta valmiiksi osa 2: Kirjoittaminen ja kuvittaminen.
Kirjoittajat
Katja Silvasti, projektityöntekijä, viestintä, Tutkimus- kehittämis- ja innovaatiotiimi. Katja työskentelee viestinnän asiantuntijana kansallisissa ja kansainvälisissä tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeissa. Hänen tehtäviinsä kuuluu julkaisujen toimittaminen ja taittaminen, sekä saavutettavuustyö muussakin viestinnässä.
Maija Merimaa, suunnittelija, Laurean tieto- ja julkaisupalvelut. Maija koordinoi ja ohjeistaa Laurea-ammattikorkeakoulun julkaisutoimintaa.
Emilia Risu, Service Designer, Tutkimus- kehittämis- ja innovaatiotiimi. Emilia työskentelee kansallisissa ja kansainvälisissä tutkimus- ja kehittämis- ja innovaatioprojekteissa, osana työtään hän julkaisee ja toimittaa TKI-toimintaan ja koulutukseen liittyviä julkaisuja.
Lähteet
