Opinnäytetyö on tärkeä osa korkeakouluopintoja, mutta joskus sen aloitus saattaa viivästyä, kun sopivaa toimeksiantajaa tai aihetta ei löydy. Yrityksillä puolestaan saattaa olla kehittämistarpeita, joihin ei löydy aikaa tai tekijää oman organisaation sisältä. Design Sprint -opinnäytetyöprosessi tarjoaa opiskelijalle toimeksiantajan ja kehittämisaiheen opinnäytetyön. Yritykselle prosessi tarjoaa tekijät ja tuloksia kompaktissa aikataulussa. Tässä artikkelissa kerrotaan tarkemmin, miten Design Sprint -opinnäytetyöprosessi voidaan toteuttaa.
Kuva: Pixabay
Yhteiskehittämistä avainkumppanin tarpeisiin
Design Sprint -opinnäytetyöprosessissa opiskelijat ratkovat ryhmissä toimeksiantajan antamaa kehittämishaastetta mm. palvelumuotoilun ja digitaalisen palvelun mallinnuksen työkaluilla. Tämä kehittämistyö keskittyy yhden viikon mittaiselle kehittämisjaksolle, jonka jälkeen opiskelijat dokumentoivat käytetyt menetelmät, kehittämisosuuden toteutuksen ja tulokset toiminnalliseksi opinnäytetyöksi täydennettynä aiheeseen sopivalla teoriaosuudella. Opinnäytetyön voi kirjoittaa joko yksin tai ryhmässä.
Opinnäytetöitä on tehty tällä prosessilla Laurean Leppävaaran kampuksella jo muutaman vuoden ajan. Tikkurilan kampuksella toteutettiin ensimmäinen Design Sprint -opinnäytetyöprojekti tänä syksynä 2023. Tässä projektissa oli mukana 12 opintojensa loppuvaiheessa olevaa IT-tradenomiopiskelijaa ja yksi lehtori. Opiskelijat muodostivat kolme kehittämistiimiä. Toimeksiantajana toimi Laurean avainkumppani Vincit, joka toi mukanaan kehittämishaasteen omasta asiakasprojektistaan. Opiskelijoiden tehtävänä oli muotoilla moottoriurheiluun liittyvä kilpailukalenteri, joka parantaisi harrastajien ja katsojien kokemusta ennen kilpailua. Lopputulokseksi toivottiin uudenlaisia ideoita, konsepteja ja prototyyppejä.
Kehittämisviikko järjestettiin Tikkurilan kampuksella, ja lehtori sekä opiskelijat tapasivat päivittäin yhteisessä tilassa. Tämä mahdollisti päivän tavoitteiden läpikäynnin ja työn edistymisen seuraamisen. Lisäksi oli saatavilla pienempiä kokoushuoneita ja lehtori oli paikalla päivittäin auttamassa mahdollisten kysymysten kanssa. Toimeksiantaja oli myös tavoitettavissa sovittuina aikoina verkossa, ja tiimit sopivat online-sparrausajoista itse.
Design Sprint – ja palvelumuotoilumenetelmien yhdistäminen luo tehokkaan kehittämisrakenteen
Design Sprint -menetelmä kehitettiin alun perin tiimien työkaluksi isojen haasteiden ratkaisuun ja uusien ideoiden luomiseen ja testaamiseen kompaktissa aikataulussa eli viidessä päivässä. Menetelmässä viikon jokaiselle arkipäivälle on määritelty, mitä pitää saada aikaan. Maanantaina tiimi tarkentaa saamaansa kehityshaastetta, haastattelee aiheen asiantuntijoita ja päättää omat tavoitteensa. Tiistaina tiimi ideoi ja hahmottelee alustavia konsepteja sekä tunnistaa näihin liittyviä ongelmia. Keskiviikkona tiimi valitsee parhaan konseptiaihion ja tarkentaa sitä, jotta voi torstaina rakentaa siitä prototyypin. Perjantaina prototyyppi testataan potentiaalisilla käyttäjillä ja sitä parannetaan saadun palautteen perusteella. (Knapp, Zeratsky & Kowitz 12-23; 2016.)
Etukäteen suunnitellun kehittämisviikon vahvuutena on, että koko tiimi osallistuu yhtä aikaa ja pystyy tekemään omaa työtään koskevia päätöksiä. Ei tarvita erikseen aikataulutettuja päätöspalavereja eikä erillistä määrittelydokumentaatiota siitä mitä pitäisi tehdä. Haasteeksi saattaa muodostua tiimin yhteensopivuus ja kaikkien osallistujien sitoutuminen tiiviiseen työtahtiin. 5 päivän aikana ei ole mahdollista käyttää paljon aikaa erimielisyyksien ratkomiseen, ja kaikkien on pystyttävä osallistumaan täysipäiväisesti, jotta hyvä lopputulos saavutetaan. Myös ratkottava kehityshaaste pitää pystyä tarkentamaan sellaiseksi, että se on mahdollista ratkaista viiden päivän aikana. (Interaction Design Foundation 2020.)
Palvelumuotoilun Tuplatimanttimallissa kerätään taustamateriaalia haasteesta, syvennetään asiakasymmärrystä kyselyillä tai haasttatteluilla ja näiden avulla määritetään ratkaistavat ongelmat. Tämän jälkeen ideoidaan ratkaisuja ja valitaan näistä paras, joka täsmennetään konseptiksi ja siitä rakennetaan prototyyppi. Protoyyppi testataan kohderyhmällä ja sitä parannetaan saadun palautteen perusteella. Lopuksi prosessin lopputuloksena syntyneet tuotokset esitellään ja toimitetaan tilaajalle. (Design Council 2019.)
Yhdistämällä nämä kaksi menetelmää, Design Sprint ja palvelumuotoilun Tuplatimanttimalli, syntyi kehittämisviikon rakenne, joka on kuvattu alla kuviossa 1 ja jota esitellään seuraavaksi.
Kuvio 1: Design Sprint -kehittämisviikon ohjelma (Loikkanen 2023)
Tiivis kehittämisviikko
Opiskelijat saivat haasteen noin kuukautta ennen kehittämisviikkoa, jolloin heillä oli riittävästi aikaa perehtyä aiheeseen, etsiä taustamateriaalia ja tehdä myös haasteeseen liittyvien palveluiden kilpailijavertailua. Kehittämisviikon ensimmäisenä päivänä, maanantaina, opiskelijat tarkensivat omat tavoitteensa keräämänsä taustamateriaalin perusteella. Heillä oli mahdollisuus myös jutella toimeksiantajan kanssa ja varmistaa, että ovat ymmärtäneet keräämänsä tiedon ja toimeksiantajan haasteen oikein. Maanantaina syntyi mm. tutkimusseinä kerätystä tiedosta ja kilpailijavertailutaulukko sekä lista viikon ajalle suunnitelluista tuotoksista.
Tiistaina opiskelijat analysoivat aiemmin tekemänsä asiakaskyselyn tuloksia. Kysely tehtiin Google Formsin avulla etukäteen ja se jaettiin kohderyhmälle toimeksiantajan asiakasyrityksen avulla, vastausaikaa oli viikko. Kyselyyn saatiin viikon aikana yli 800 vastausta, joten opiskelijoilla oli runsaasti materiaalia analysoitavaksi. Tiistaina opiskelijat mallinsivat asiakasymmärrystä mm. asiakaspersoonien ja palvelupolkukuvausten avulla.
Keskiviikkona opiskelijat ideoivat ratkaisuja asiakasymmärryksen avulla täsmentyneisiin asiakkaiden tarpeisiin ja ongelmiin. Ideoista he valitsivat hyödyllisimmät sekä suunnittelivat miten konkretisoivat nämä prototyyppiin. Myös keskiviikkona oli mahdollisuus jutella toimeksiantajan edustajan kanssa ja varmistaa, että valittu suunta on oikea. Keskiviikkona syntyi ideaseinä sekä prototyypin hahmotelmat.
Torstaina opiskelijat rakensivat ja testasivat prototyypin ja suunnittelivat, mitä kaikkia viikon aikana syntyneitä tuotoksia esittävät toimeksiantajalle perjantaina.
Perjantaina aamupäivällä opiskelijat valmistelivat esitystä ja iltapäivällä esittivät ratkaisunsa toimeksiantajalle. Viikon aikana työstetty materiaali koostettiin 10 minuutin myyntihenkiseen pitch-esitykseen. Esityksessä opiskelijat kertoivat, miten olivat haastetta ratkoneet ja perustelivat tekemiään ratkaisuja. Perjantai vietettiin toimeksiantajan tiloissa, mikä teki esityspäivästä kiinnostavan ja ehkä hieman jännittävän opiskelijoille. Esitysten jälkeen opiskelijat saivat palautetta sekä toimeksiantajalta että asiakasyrityksen edustajalta. Esityksiä seuraamaan oli kutsuttu myös toimeksiantajan muita työntekijöitä, joilta opiskelijat saivat lisäkommentteja.
Hyvä mahdollisuus sekä toimeksiantajalle että opiskelijoille
Opiskelijat saivat ratkaisuehdotuksistaan myönteistä palautetta. Esiin nostetut parannusideat olivat toimeksiantajan mukaan oivaltavia ja osoittivat paneutumista aihepiiriin. Erityisesti, kun huomioidaan että kehittämisaika oli vain viikko ja opiskelijoilla ei ollut etukäteiskokemusta haasteeseen liittyvästä moottoriurheilusta, tuloksia voidaan pitää erityisen onnistuneina. Opiskelijoiden ideat pääsevät toimeksiantajan kehitystiimin tutustuttaviksi, jonka jälkeen päätetään, mitkä niistä pääsevät mukaan toteutettavaksi asiakasprojektissa.
Design Sprint -opinnäytetyöprosessi onkin hyvä mahdollisuus toimeksiantajalle saada lyhyessä ajassa useita oman organisaation ulkopuolisia, prototyypillä havainnollistettuja kehitysideoita, jotka perustuvat hankittuun asiakasymmärrykseen ja kilpailijavertailuun. Toimeksiantaja saa prosessin lopussa myös opiskelijoiden tekemät opinnäytetyöt, joissa aiheeseen on syvennytty lisää.
Myös opiskelijat hyötyvät Design sprint -opinnäytetyöprosessista. Opinnäytetyön toimeksiantajaa ei tarvitse etsiä itse ja myös aihe ja valikoima kehittämismenetelmiä on valmiina. Kehittämisosuus syntyy tiimityönä kehittämisviikon aikana ja opinnäytetyön dokumentoinnin voi valita tekeekö yksin vai ryhmässä. Parhaimmillaan kehittämisen aikana syntyy myös uusia verkostoitumismahdollisuuksia.
Tämän syksyn 2023 Design Sprint -opinnäytetyön tekijöiden odotetaan pääsevän maaliin eli saavan opinnäytetyönsä valmiiksi joulukuun alussa.
Lähteet
