Korkeakoulun johtamista ohjaa korkeakoulun strategia ja Opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa nelivuosittain laadittava sopimus, jossa on määritettynä niin yhdessä sovitut tavoitteet kuin korkeakoulun strategiset kehityskohteet. Aiemmin tammikuussa (26.1.2021) avasin blogikirjoituksessani korkeakoulun laatujärjestelmän ja sen auditoinnin roolia korkeakoulun johtamisessa. Laadunhallinta on osa ennakoivaa tulosohjausta ja -johtamista, toiminnan ja talouden prosesseja, hankkeita sekä päivittäisen toiminnan toteuttamista. Laadunhallinnan tavoitteena on tukea korkeakoulun tahtotilan ja strategisten tavoitteiden saavuttamista. Korkeakouluyhteisön laadunhallinnan perusta on toiminnan jatkuvaa kehittämistä edistävässä laatujärjestelmässä. (Laurean laatukäsikirja 2020, 5)
Laatujärjestelmän auditoinnit eivät ole pelkästään tukeneet korkeakoulun laatujärjestelmän kehittämisessä vaan myös auditointiryhmien antama muu palaute on ollut merkittävä tuki korkeakoulun johtamiselle tunnistettaessa niin tarpeellisia kehityskohteita kuin korkeakoulun vahvuuksia. Juuri liikaa ei voi olla korkeakoulullakaan organisaationa keinoja tunnistaa niin vahvuuksiaan kuin kehityskohteita, joihin panostaminen erityisesti kannattaa. Monet organisaatiot hyödyntävät tässä EFQM-mallia, joka on maailmanlaajuisesti tunnustettu viitekehys. Se osaltaan tukee organisaatioita muutoksen johtamisessa ja suorituskyvyn parantamisessa.
Laatukeskuksen Suomessa hallinnoimaa EFQM-mallia on kehitetty vuosien mittaan, jotta se voi toimia ajankohtaisena johtamisen välineenä organisaatioissa, jotka tavoittelevat kestävää tulevaisuutta. Edellinen versio mallista julkaistiin vuonna 2013 ja uusin vuonna 2020. EFQM-mallin taustalla olevat periaatteet eivät ole muuttuneet. Ne ovat yhtä merkityksellisiä tänään kuin ne ovat aina olleet, riippumatta organisaation koosta ja siitä, toimiiko se julkisella, yksityisellä vai kolmannella sektorilla. Uusin EFQM2020-malli painottaa edelleen mm. seuraavien asioiden merkitystä: asiakas etusijalla, pitkäjänteisyys ja sidosryhmäkeskeisyys, syy-seuraussuhteiden ymmärtäminen sen välillä, miksi ja mitä organisaatio tekee ja mitä se toiminnallaan saavuttaa.
Korkeakoulumme ylintä johtoa osallistui talvella 2020 sisäisesti toteutettuun EFQM Assessor Training –arvioijakoulutukseen. Näin haluttiin oppia käyttämään EFQM johtamis- ja kehittämismallia toiminnan strategiasuuntaiseen tuloksellisuuden parantamiseen. Sen jälkeen yhteistyössä Laatukeskuksen kanssa koulutettiin asiantuntijat toteuttamaan EFQM-itsearviointi. Syksyllä 2020 yli 100 laurealaista toimijaa kutsuttiin EFQM-mallin mukaiseen itsearviointiin, jossa tarkastelun kohteena oli korkeakoulun operatiivinen suorituskyky ja tulossuuntautuneisuus.
Itsearvioinnin tavoitteena oli arvioida kykyä toimia strategian mukaisesti ja tuottaa uusia näkökulmia toimintakulttuurin kehittämiseen. Keskeistä oli henkilöstön osallistaminen uusien näkökulmien tuottamiseen suorituskyvyn ja toimintakäytänteiden parantamiseksi sekä myös vahvuuksien esiin nostamiseksi. Itsearviointiin osallistui niin henkilöstöä korkeakoulun eri yksiköistä kuin myös opiskelijoita. Itsearvioinnin fasilitaattoreina toimivat EFQM-arvioijakoulutuksen saaneet vararehtorit, yksiköiden johtajat sekä laadunhallinnasta vastaava johtaja ja laatukoordinaattori.
Itsearvioinnin tuloksena korkeakoulun keskeisinä vahvuuksina nousivat esiin:
- opiskelijoiden osallistaminen ja toimintamme opiskelijakeskeisyys laajemminkin,
- opiskelijoiden hyvä työllistyminen,
- sitoutunut ja osaava henkilöstö,
- kehittämisryhmätoiminta (vrt. menettelytapaohjeet), jotka mahdollistavat henkilöstön osallistumisen ja toiminnan uudistamisen,
- avainkumppanuusmalli, jonka avulla systematisoidaan kumppaniyhteistyötämme,
- työelämän ohjausryhmät ja TKI-kumppanuudet, jotka mahdollistavat sidosryhmien osallistamisen toimintaamme ja sen kehittämiseen,
- tutkimusohjelmat, jotka raamittavat TKI-työtä,
- EU-puitehauissa menestyminen,
- digitaalisen osaamisen kehittäminen ja siinä kehittyminen,
- PowerBI ja Rehtorin tiedotteet, jotka edistävät tuloskehityksen seurattavuutta ja tiedon avoimuutta,
- LbD-toimintamalli,
- Laurea joustavana ja ketteränä toimijana, joka omaa myös vahvan kokeilukulttuurin ilmapiirin, talous ja vetovoima ovat kunnossa.
Itsearvioinnin tuloksena keskeisimpinä parantamisalueina nousivat esiin:
- strategiaprosessin (sis. mittareiden määrittelyn) näkyväksi tekeminen,
- ennakointimittareiden ja -menetelmien kehittäminen sekä nykyisten käytänteiden näkyväksi tekeminen,
- prosessimittareihin liittyvän datan jalostus ja tekoälyn hyödyntäminen tavoitteena opiskelijan opintoprosessin ennustettavuus
- avainkumppanuuksien, TKI-toiminnan ja LbD:n vaikuttavuutta koskevien arviointimenetelmien kehittäminen,
- palaute- ja arviointitiedon systemaattinen hyödyntäminen,
- vaikuttavuuden näkyväksi tekeminen Laurean sisällä ja myös ulospäin sekä kehittämistoimenpiteiden vaikuttavuuden seuranta
- dokumentoinnin ja tietojärjestelmien systematisointi; kirkastaminen, mitä tietoa missäkin,
- tulostietojen tuottamisen automatisoinnin ja tulostiedon visualisoinnin edelleen kehittäminen (PowerBI),
- kumppanuustietojärjestelmien entistä tehokkaampi hyödyntäminen,
- kehittämistyön organisoinnin ja resursoinnin kehittäminen, joka liittyy palveluyksikön ja korkeakouluyksiköiden väliseen yhteistyöhön,
- kokeilujen hyödyntäminen systemaattisessa kehittämistoiminnassa (kriittiset muutoshankkeet),
- sidosryhmä-käsitteen kirkastaminen ja yhteisen ymmärryksen luominen,
- avainkumppanuuksien hyödyntäminen ja avainkumppanuusmallin skaalautuvuuden mahdollistaminen.
Parantamisalueiden mukainen kehittämistyö on itsearvioinnin jälkeen vastuutettu ja kehittämistyötä tehdään parantamisalueiden mukaisissa konteksteissa. Rehtorina on todettava, että EFQM –mallin mukainen itsearviointi avasi uusia näköaloja korkeakoulun johtamiseen. Erilaiset viitekehykset auttavat tarkastelemaan ja arvioimaan toimintaa erilaisista näkökulmista. Seuraavaksi toteutamme EFQM-mallin mukaisen toiminnan arvioinnin ulkoisten toimijoiden toteuttamana, jolloin on odotettavissa, että he tekevät jälleen uusia arvokkaita löydöksiä, joita voimme hyödyntää korkeakoulun suorituskyvyn ja tuloksellisuuden kehittämisessä.
Lähteet:
