Olipa kerran projekti, jonka parissa työskenteli monta organisaatiota ja vielä enemmän henkilöitä. Heillä kaikilla oli selkeä tavoite, yhtenäiset työskentelytavat ja samanlaiset ajatukset kaikista asioista. Työryhmä teki harmonisesti töitä tavoitteen eteen ja se saavutettiin. Sen pituinen se.
Tätä tarinaa ei ole kukaan koskaan kuullut. Se olisi varmasti jokaisen mielestä pöyristyttävän valheellinen väite. Suomessa ja maailmalla on runsaasti hankkeita ja projekteja, joissa työskentelevät yhdessä ammattilaiset eri organisaatioita edustaen, ja joiden työlle on asetettu tavoitteita. Niihin päästäkseen tiimin on yhdessä luotava sääntöjä ja raameja onnistuneen työskentelyn takaamiseksi. Työryhmän jäsenten keskenään samankaltaiset näkemykset eivät ole mikään tae onnistumiselle, eivätkä niiden erot ole merkkejä epäonnistumisen uhasta. Avain koko paletin onnistumiseen on sujuva kommunikaatio.
Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen henkilöstö osallistui Filosofian Akatemian Vuorovaikutus ja viestintä hankeorganisaatiossa -koulutukseen ja tämä teksti on syntynyt koulutussisällöstä inspiroituneena.
Avoin keskustelu on tarpeellista
Kaksiosaisen koulutuksen ensimmäiseen vaiheeseen sisältyi pienryhmätyöskentely, jossa pohdittiin viestinnän tapoja ja tyylejä, jotka aiheuttavat vääriä tulkintoja tai ihmetyttävät ja jotka ilahduttavat. Jo nelihenkisissä pienryhmissä saatiin eroavaisuuksia esiin. Erot korostuivat, kun pienryhmäpurku tuotiin esiin laajemmalle joukolle. Joidenkin viestin vastaanottajien kokemuksen mukaan väärät tulkinnat johtuvat lyhyistä viesteistä, joiden sävy oli helposti väärin tulkittavissa. Toisten mielestä väärin tulkinnan mahdollisuudet kasvoivat päinvastoin pitkissä ja polveilevissa viesteissä. Joillekin WhatsApp-ryhmät osana työyhteisöviestintää aiheuttavat allergiaa, toisten mielestä ne ovat tärkeitä yhteisöllisyyden ja tiimihengen kannalta. Myös viestinnän tyylit aiheuttivat keskustelua: yksien silmissä asiallisuus oli tulkittavissa kylmäkiskoisuudeksi, toiset pitivät sitä selkeimpänä viestinnän tyylilajina.
Milloin teidän tiimissänne, hankkeessanne tai työyhteisössänne viimeksi pohdittiin sisäisen tiedonkulun tapoja ja keskusteltiin suhtautumisestanne niihin? Asioista voi ja kannattaa keskustella. Kannustan, että sen sijaan, että puhuisimme viestinnän sisällöstä, puhuisimmekin välillä toteutustavasta. Koskaan ei ole liian myöhäistä aloittaa: jos on kehittyvä ote, voi aina korjata suuntaa.
Sisäinen viestintä luo tehokkuutta
Sisäinen viestintä on muutakin kuin keskinäistä tiedonvaihtoa ja yhteisöllisyyttä. Se on ennen muuta oikeiden työtehtävien tekemisen mahdollistamista. Yksi suurimmista viestintään liittyvistä harhoista on olettamus siitä, että se on hoidettu, ja että ”kaikki tietävät nämä asiat jo”. Viestintää on kuvailtu organisaation verenkierroksi. Tiedon jakaminen ja sen ajankohtaisuus ovat edellytyksiä kilpailukykyiselle ja tehokkaalle toiminnalle. Jos työyhteisön jokainen jäsen etsii tarvitsemaansa tietoa esimerkiksi 15 minuuttia päivässä, se tarkoittaa vuositasolla suuria kustannuksia. Asiantuntijoiden mediaanipalkalla laskettaessa vartin päivittäinen Teams-kansioiden ja intran välissä suhailu maksaa työntekijää kohden 1550 euroa vuodessa. 20 hengen tiimissä summa ylittää jo 30 000 euroa.
Jos työyhteisön viestintää verrattaisiin talon rakentamiseen, olisivat tiedon jaon kanavat sen perustuksia. Niistä sovitaan ennen työhön ryhtymistä ja päätöksen asiasta voi tehdä yksin työryhmän johto, sillä se viime kädessä kantaa vastuun tehtävien organisoinnista ja työn tuloksista. Yhteisen tiedonjaon kanavan perustaminen ei kuitenkaan ole sama asia kuin sisäisen viestinnän hoitaminen. Se, että kaikilla on pääsy tiedon äärelle, on vasta ensimmäinen askel ja edellytys sille, että viestintää voidaan jatkossa hoitaa.
Yhdistetään tieto ja vuorovaikutus
Työyhteisöjen viestintä jää usein tiedonjakokanavista huolehtimiseen. Tämän rinnalla kukin hoitaa omasta tehtävästään viestimistä sillä tavalla kuin parhaaksi näkee. Lisääntynyt etätyö on nostanut arkiviestinnän haasteita esiin. Kun kommunikoimme työyhteisön kesken virtuaalisesti, monet sävyt jäävät huomaamatta ja toimittamatta. Nonverbaalinen palaute on tärkeässä roolissa keskustellessamme ihmisen kanssa kasvotusten, ja verkkoviestinnästä se useimmiten puuttuu. Viestijä ei pääse muotoilemaan asiaansa uusiksi huomatessaan, että viestiä ei ehkä ymmärretty tarkoitetulla tavalla. Vastaanottajan rooli tulkitsijana on etäviestinnässä yhä suurempi mutta juuri tämä on viestintäkeskustelumme puute. Jos nostaisimme työyhteisöissä viestintään liittyvään keskusteluun mukaan sen, miten työryhmän jäsenet tulkitsevat viestejä, viestintäkanavia sekä vuorovaikutuksellisia ulottuvuuksia, saisimme aikaan inhimillisiä keskusteluja ja poimintoja oikeasti tärkeistä kehittämiskohteista.
Viestintä on aina vähintään kahden välinen peli: viestijän ja vastaanottajan. Vain näiden tahojen yhteisymmärrys voivat taata sen, että viesti on ymmärretty siten, kuin se on tarkoitettu.
