- Hankintayksikkö
- Hankinnan kohde, laajuus ja tavoite
- Sopimusehdot
- Toimitus
- Hinnat ja laskutuksen ajankohta
- Laskutusohje ja maksuehto
- Tilaajavastuulaki
Sopimuksen voi aloittaa helpoimmasta asiasta, eli mainita ensin hankintayksikön tiedot. Hankintayksikköä ei voi jakaa. Hankittiin Laurea-ammattikorkeakoulu Oy:ssä sitten hankkeelle, yksikköön tai jonnekin muualle, hankintayksikkö on aina Laurea-ammattikorkeakoulu Oy. Toinen tärkeä asia sopimuksessa on hankinnan kohde, sen laajuus ja tavoite. Toki sopimuksen liitteeksi voi laittaa esimerkiksi tarkemman palvelunkuvauksen. Kun kohde ja hankintayksikkö ovat selvillä, mainitaan myös sopimusehdot. Jos hankinta tehdään tarjouspyynnön kautta, kannattaa sopimusehdot mainita jo tarjouspyyntövaiheessa, jolloin ne on helppo ottaa mukaan sopimukseen. Vakiosopimusehtoja, kuten JYSE tai YSE, suositaan käytettäväksi. (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 2024a). Laureassa käytetään yleensä uusimpia JYSE tavarat tai JYSE palvelut ehtoja. Ne ovat valtiovarainministeriön ylläpitämiä ehtoja (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 2024c). Sopimusehtojen mainitseminen tuo turvaa, koska jos sopimuksessa jotain jäisi mainitsematta tai tulisi erimielisyyksiä, tiedetään, minkä sopimusehtojen puitteissa asia voidaan ratkaista. Niillä siis täydennetään varsinaisen hankintasopimuksen ehtoja (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 2024c).
Sopimuksella tulee myös mainita, milloin toimituksen pitäisi olla perillä tai työn olla tehtynä. Jos mitään määräaikaa ei mainita, voi tavaran toimitus tai työn tekeminen viivästyä, mikä aiheuttaa ongelmia tilaajalla. Erityisen tärkeää sopimuksessa ovat tietysti hinnat sekä mahdolliset hinnantarkastukset. Usein pienhankinnoissa sopimukset ovat kestoltaan lyhyempiä, eikä hinnantarkastukselle ole tarvetta toisin kuin sopimuksissa, jotka kestävät useita vuosia. Hinnan voi kuitenkin määrittää eri tavoin, mikä riippuu pitkälti hankinnasta. Voidaan sopia tietyt tuntihinnat tai sitten tietty kertasumma, joka maksetaan toimittajalle. On myös hyvä erottaa sopimuksen hintakohdassa, onko ALV mukana hinnassa vai ei. Näin vältetään tulkintaerot hinnasta.
Samassa sopimuksen hintakohdassa on hyvä sopia laskutuksen ajankohdasta. Välttämättä arvoltaan vähäisempiin hankintoihin ei kannata soveltaa maksun jakamista useampaan osaan, koska se aiheuttaa hallinnollisia kustannuksia sekä tilaajalle että toimittajalla. Jos työtä kuitenkin tehdään tuntiperusteisesti pidempi aika, voidaan sopia, että toimittaja laskuttaa esimerkiksi kuukausittain, hyväksyttyjen tuntilistojen mukaisesti. Jos taas kyseessä on kertasumma, voidaan sopia, että lasku lähetetään, kun työ on hyväksytysti tehty tai tavara toimitettu. Toki laskutus voidaan sopia tapahtuvan osissa. Esimerkiksi, kun työstä on valmiina 20 prosenttia, laskutetaan tietty osuus hankintasummasta, mutta tämä saattaa sopia paremmin hankintoihin, joiden arvo on huomattavasti korkeampi. Oli maksutapa sitten mikä tahansa, oleellista on kertoa sopimuksella myös maksuehto, eli missä ajassa lasku maksetaan, sekä se, miten toimittaja voi lähettää laskun. Laureassa tämä onnistuu antamalla laskutusohjeet, jotka löytyvät Laurean intrasta (Laurea henkilöstöintranet 2024b).
Sopimusta tehdessä on hyvä muistaa myös tilaajavastuulaki (1233/2016). Se voi soveltua pienhankintaankin, jos hankinnan arvo ilman arvonlisäveroa on 9000 euroa, eli ylittää tilaajavastuulain soveltamisrajan. Lisäksi jos palvelu on kestoltaan yli kymmenen päivän työsuoritus, tulee tilaajavastuulakia soveltaa. Yksi oleellinen asia sovellettavuudessa on kuitenkin se, että työsuoritus tai palvelu tehdään hankintayksikön tiloissa. (Julkisten hankintojen käsikirja 2023) Jos työ tehdään toimittajan omissa tiloissa, kuten esimerkiksi asiantuntijapalveluiden kohdalla usein tapahtuu, ei tilaajavastuulakia sovelleta. Jos pienhankinnassa sovelletaan tilaajavastuulakia, tilanne edellyttää selvityksiä, jotka on pyydettävä ennen kuin hankinnasta tehdään sopimusta (Julkisten hankintojen käsikirja 2023).
Valitettavasti toisinaan pienhankinnoissakin voi ilmetä ongelmia, jolloin on hyvä valmiiksi miettiä vahingonkorvausasioita. Myös sopimuksen purkaminen ja irtisanominen kannattaa tuoda esiin sopimuksessa, koska tämä helpottaa mahdollisissa riitatilanteissa. Julkisten hankintojen yleisissä sopimusehdoissa, JYSE, on huomioitu esimerkiksi sopimusten purkutilanteet.
Lopuksi
On ymmärrettävää, että hankintoihin liittyy paljon ohjeita ja sääntöjä, mitkä saattavat aiheuttaa hämmennystä sekä turhalta tuntuvaa työtä. On kuitenkin kaikkien etu, että etenkin pidempiaikaisista palveluiden hankinnoista tehdään sopimukset. Tällä tavoin osapuolten oikeudet ja velvollisuudet ovat selvillä ja molemmat tietävät, mitä heiltä odotetaan.
Sopimus tuo myös turvaa molemmille osapuolille, koska se vähentää riitojen riskiä. Valitettavasti kaikki ei aina suju suunnitellusti ja kärjistyneessä tilanteessa asiaa voidaan lähteä ratkomaan sopimuksen ja mainittujen sopimusehtojen avulla. Jos hankinta tehdään hankkeelle, saatetaan sopimus tarvita myös osana vaadittuja hankkeen dokumentteja. Monet huomioon otettavat asiat saattavat turhauttaa, mutta hankinta-asioissa helpottaa, kun asiat on hoidettu mahdollisimman hyvin etukäteen.
Lähteet
