Kevään 2020 Korona-tilanne on vaikuttanut korkeakoulujen opiskelijavalintoihin koko Suomessa. Laureassa ensimmäisen valtakunnallisen yhteisvalinnan englanninkielisten koulutusten kokeet toteutettiin huhtikuussa kokonaan verkossa. Tämä oli ensimmäinen kerta, kun kampuksilla ei järjestetty valintakokeita lainkaan. Myös toisen yhteisvalinnan suomenkielisten koulutusten kokeet pidetään ensimmäisen vaiheen osalta etäkokeina kesäkuussa.

Tässä artikkelissa käsitellään Laurea Espoon Safety, Security and Risk Managementin (SSRM), Business Information Technologyn (BIT), Hospitality Management and Service Designin (HMSD) sekä Service Business Managementin (SBM) valintojen toteuttamista verkossa. Aluksi käsitellään Canvas-alustalla  toteutettuja kokeita (BIT ja SSRM) ja tämän jälkeen muilla teknisillä ratkaisuilla järjestettyjen koulutusten kokeita (SBM ja HMSD).

Lähtötilanne

Englanninkielisten koulutusten yhteisvalinnassa on sekä valtakunnallisessa yhteistyössä toteuttavia sekä korkeakoulujen itsenäisesti toteuttamia valintakokeita. Ensimmäisten suunnittelusta vastaavat koulutusten valtakunnalliset verkostot. Jälkimmäiset puolestaan ovat itsenäisiä, yksittäisen korkeakoulun tarjoamia koulutusohjelmia, joiden valinnoista korkeakoulu vastaa itse.

Business Information Technology ja Safety, Security and Risk Management ovat Laurean omia koulutuksia. Sen sijaan valtakunnallisessa valintakoeyhteistyössä ovat Service Business Management ja Hospitality Management and Service Design. Valinnoissa yhteistyö tarkoittaa sitä, että valtakunnallinen verkosto suunnittelee ja lopulta toteuttaa yhdessä valintakokeet sekä hyväksyy opiskelijoiden pisteet ristiin.

Kun tieto verkossa järjestettävistä kokeista varmistui maaliskuun puolivälissä, lähdettiin kahden oman koulutuksen valintakokeita suunnittelemaan yhdessä koulutusten tutkintovastaavien, opintopäällikön, kehittämispäälliköiden ja verkko-opetusta kehittävän yksikön asiantuntijoiden kanssa. Ryhmässä keskusteltiin laajasti eri alustojen, mm. Optiman ja Canvasin, tarjoamista mahdollisuuksista koetilanteessa. Lopulta päädyttiin Canvasiin sen tarjoamien monipuolisten ominaisuuksien sekä tietoturvallisuuden takia (mm. hakijan henkilöllisyyden tarkastaminen).

Canvas-kokeiden suunnitteluvaihe

Valintakokeiden suunnittelu ja toteuttaminen vaatii aina monen eri tahon yhteistyötä. Prosessin keskiössä ovat opintopäälliköt, jotka vastaavat valintakokeiden järjestelyistä ja koeprosessin sujumisesta annetussa aikataulussa.Hakijapalveluiden vastuulla on haun tekninen järjestely ja rakentaminen Opintopolkuun, tulosten julkaisu jne. Tutkintovastaavat vastaavat kokeiden sisällöstä ja lehtorit pääasiassa kokeiden arvioinneista. Lisäksi verkossa toteutettavissa kokeissa tärkeä rooli oli Laurean IT-tuen sekä verkko-opetusta kehittävän yksikön asiantuntijoilla.

Valintakokeiden virtuaalinen toteuttaminen vaati lopulta huomattavasti kampuskokeita suuremman määrän suunnittelu- ja ennakointityötä. Keskeistä prosessissa oli opintopäällikön näkökulmasta varmistaa, että kaikki edellä mainitut asianosaiset pidettiin jatkuvasti ajan tasalla ja tietoisina asioiden etenemisestä. Esimerkiksi hakijapalveluiden on olennaista saada tarvittavat tiedot kokeesta, jotta he pystyvät puolestaan informoimaan hakijoita riittävän ajoissa.

Tutkintovastaavat Pasi Kämppi (BIT), Juha Putkonen (SSRM) ja lehtori Ilona Frisk (SSRM) vastasivat koulutusten koesisällöistä ja lopulta niiden viemisestä Canvasiin. Lisäksi he laativat koeympäristöön hakijoille tarvittavat ohjeistukset (eri tehtäväosiot jne.) Kokeet koostuivat kirjallisesta osuudesta, matemaattisloogisesta testistä ja videohaastattelusta. Kaikki hakijat tekivät kaikki kokeen osiot, mutta vain kirjallisessa parhaiden pärjänneiden (50kpl) videot lopulta arvioitiin.

Aikaa suunnitteluprosessiin ja testaukseen ennen varsinaista koetta oli noin kolme viikkoa. Tässä ajassa rakennettiin koeympäristö sisältöineen valmiiksi sekä laadittiin kokeita koskeva informaatio hakijapalveluille,  hakijoille, IT-infolle sekä kaikille kokeen tarkastajille.

Koetilanne

Kun kokeen sisällöt valmistuivat, vietiin hakijat omilla henkilökohtaisilla sähköpostiosoitteillaan koealustalle. Tämä aiheutti arviointi – ja pistesyöttövaiheessa jonkin verran lisätyötä, sillä oli vielä varmistettava, että hakijan s-posti ja nimi kuuluvat samalle henkilölle.

Koealusta avattiin hakijoille vuorokautta ennen varsinaista koepäivää. Näin varmistettiin, että hakijat pääsivät testaamaan ympäristöä ja yhteyksien toimivuutta jo ennen varsinaista koeaikaa. Itse kokeen kesto oli kummassakin koulutuksessa kolme tuntia. Teknisesti koe sujui kokonaisuudessaan hyvin. Kirjallisten osioiden osalta ei ilmennyt ongelmia. Sen sijaan videoiden lataamisessa todettiin jonkin verran haasteita. Videon pystyi tekemään Canvasin omalla videotyökalulla tai lataamaan alustalle suoraan hakijan omista tiedostoista. Arviomme mukaan videon tuottamiseen tai latamiseen liittyvät ongelmat johtuivat hakijan oman ajanhallinnan puutteista (koeajan päättyminen) tai mahdollisesti alustan rajallisesta teknisestä kapasiteetista. Vikaikailmoituksia hakijat jättivät Canvasin inboxiin, Urkundin tukeen ja IT-tukeen. Myös hakijapalveluihin tuli muutamia yhteydenottoja. Latausruuhkan välttämiseksi videon tuottaminen kannattanee jatkossa erottaa ajallisesti omaksi osiokseen koeajan puitteissa.

Arviointivaihe

Canvas mahdollistaa tietyissä tehtävätyypeissä, kuten esim. monivalintatehtävissä, automaattisen pistelaskennan.  Automatisointi puolestaan mahdollistaa tarkastukseen käytettävien resurssien optimoinnin. Kirjallisiin esseisiin sekä videon arviointiin rakennettiin Canvasiin valmiit arviointimatriisit, jotka mahdollistivat nopean ja tasalaatuisen arvioinnin.

Englanninkielisten koulutusten kampuskokeissa suullinen englannin taito arvioidaan keskustelussa joko ryhmittäin tai yksittäin. Videoita ei ole aiemmin juurikaan arvioinneissa käytetty. Osoittautui kuitenkin, että videoiden avulla hakijoita pystyttiin arvioimaan sekä annetun tehtävänsisällön että kielitaidon osalta hyvin. Annettua kahden minuutin aikaa ei saanut ylittää. Hakijan piti pystyä tiivistämään sanottavansa tehokkaasti annetussa aikaraamissa. Motivoituneimmat hakijat olivat rakentaneet videon sisällön huolellisesti niin, että siitä muodostui arvioitsijoille hallittu kokonaisuus. Koska vain 50:n kirjallisessa osiossa parhaiten menestyneen hakijan videot arvioitiin, pysyi arvioitsijoiden työmäärä kohtuullisena.

Tietoturva ja koevilppi haasteina

Verkkokokeissa aivan erityistä huomiota vaativat tietoturvaan ja koevilppiin liittyvät asiat. Miten hakija voidaan tunnistaa luotettavasti tai miten voidaan varmistaa, että hakija on itse tehnyt annetut koetehtävät? Jo suunnitteluvaiheessa todettiin, että etäkoetilanteessa on mahdotonta täysin varmistaa hakijoiden tekevän kokeen yksin ja ilman apuvälineitä. Kuitenkin tietyiillä pedagogisila keinoilla, kuten esim. koeosioiden aikarajauksilla tai monipuolisilla tehtävillä,  vilpin todennäköisyyttä voidaan pienentää. Lisäksi on mahdollista kokeiden suullisessa osiossa (esim. verkkohaastattelussa) vielä palata kokeen kirjallisiin essee-tehtäviin keskustellen.  Canvasissa jokainen hakija hyväksyi lisäksi Laurean eettiset toimintaohjeet, joissa vilppi otetaan selvästi esille.

Hakijoille ilmoitettiin etukäteen tarkasti, miten henkilöllisyys todennetaan. Tämä on hakijoiden oikeusturvan kannalta erittäin tärkeää. Hakijat latasivat Canvas-alustalle virallisesta henkilöllisyystodistuksesta kopion koeaikana. Hakijoille ilmoitettiin, että kopioita säilytetään tietoturvallisesti, kunnes tulokset ovat selvillä. Videoilla ei Canvas-kokeissa näytetty henkilöllisyystodistusta kameralle lainkaan. Henkilöllisyys varmennettiin sen sijaan koealustalle ladattujen ID-kopioiden avulla niin, että kuvatunnistetta verrattiin videolla esiintyvään henkilöön.

Kaikki kokeiden essee-vastaukset tarkastettiin Urkund-järjestelmällä plagioinnin tunnistamiseksi. Plagiointia ilmeni lopulta yllättävän vähän suureen hakijamäärään suhteutettuna. Vakavia plagiointiepäilyjä oli vain muutamia ja näissä tapauksissa hakija oli kopioinut kirjalliseen osioonsa vastauksensa suoraan ulkopuolisesta lähteestä.

Valintakoeyhteistyössä toteutetut kokeet

Kahden muun englanninkielisen koulutuksen, Service Business Management sekä Hospitality Management and Service Design, kokeet laadittiin valtakunnallisena yhteistyönä. SBM-kokeen ensimmäinen vaihe koostui hakijoiden ennakkoon tekemistä videoista ja kirjallisesta kokeesta (essee + matemaattislooginen testi). Laureassa kirjallinen osio toteutettin e-lomakkeella, jotkut oppilaitokset käyttivät myös muita toteutustapoja, kuten esim. Webropolia. Toisen vaiheen yksilöhaastattelut toteutettiin Microsoft Teamsin videoneuvottelytyökalulla. Vain kirjallisten osioiden parhaat kutsuttiin yksilöhaastatteluihin.

Hakijoiden identiteetti pyrittiin varmistamaan pyytämällä heitä näyttämään henkilöllisyystodistuksensa videolla, mikä osoittautui tietosuojan kannalta haasteelliseksi. Hakijoiden ennakko-ohjeistuksesta jäi puuttumaan, että video tulee poistaa/piilottaa heti, kun arviointi on suoritettu, koska niissä näytetään kameralle henkilöllisyystodistuksia. Videoita ei saa jättää julkiseksi esim. YouTubeen. Niitä hakijoita, joilla videot olivat jääneet julkisiksi, informoitiin asiasta välittömästi. Henkilöllisyyden todentaminen videon perusteella oli muutoinkin haastavaa, sillä läheskään kaikki eivät olleet noudattaneet ohjeistusta siitä, että olennaisten detaljien (syntymäaika jne.) pitää näkyä kameralle selvästi. Verkostossa keskusteltiin asiasta jälkeenpäin laajasti ja todettiin, että jatkossa asiaan on syytä kiinnittää enemmän huomiota.

Kakkosvaiheen yksilöhaastatteluissa henkilöllisyys todennettiin vielä kertaalleen kameran avulla. Lisäksi koevilppiä ehkäistiin kysymällä haastattelussa vielä uudelleen ennakkomateriaaliin perustuneita esseekysymyksiä. Teknisiä ongelmia ilmeni jokin verran, sillä muutaman hakijan yhteys katkesi kesken haastattelun. Heidät otettiin kuitenkin erilliseen haastatteluun uudestaan heti kokeen jälkeen.

Hospitality Management and Service Design -koulutuksen kokeen kirjallisessa osiossa (essee+ matemaattislooginen testi) hyödynnettiin Kajaanin ammattikorkeakoulun koostamaa Webropol-lomaketta. Aluksi hakijat latasivat henkilöllisyystodistuksestaan kopion koelomakkeelle. Toisessa vaiheessa, johon kutsuttiin vain ensimmäisen osion parhaat, toteutettiin ryhmäkeskustelut Teamsin videoneuvottelutyökalulla. Tietosuojaan kiinnitettiin erityistä huomiota, sillä ryhmähaastattelussa ei voi näyttää kameralle henkilöllisyystodistusta muiden hakijoiden läsnäollessa. Tämä ratkaistiin siten, että kukin hakija sai kaksi erillistä kutsua videoneuvotteluun. Aluksi hakijan henkilöllisyys tarkistettiin erillisessä tilassa ja sen jälkeen hakija siirtyi ryhmäkeskusteluun. Hakijoiden kesken tuli jossain määrin sekaannuksia kahden erillisen videoneuvottelusession välillä. Ne, joilta teknisistä syistä jäi keskustelu väliin tai ratkaisevasti kesken, koottiin uuteen keskusteluun heti kokeen jälkeen.

Mitä opittiin?

Kokonaisuudessaan opiskelijavalinnat verkossa onnistuivat verrattain hyvin. Ensimmäisen toteutuskierroksen perusteella selvästi haastavimmat asiat liittyvät hakijan luotettavaan identiteetin varmistamiseen ja teknisiin ongelmiin.  Identiteetin varmistusprosessia on syytä pohtia tarkkaan varsinkin, jos kokeessa on suullinen osio, jossa käytetään kameraa. Hakijoita kannattaa informoida tarkasti etukäteen henkilöllisyyden todentamiseen liittyvistä toimenpiteistä. Lopulta kaikissa neljässä kokeessa muutamia hakijoita hylättiin epäselvien henkilöllisyystodistusten vuoksi. Etukäteen on tärkeää tarkkaan määritellä, millaiset henkilöllisyystodistukset hyväksytään.

Teknisiä ongelmia on verkkokokeissa mahdotonta täysin välttää. Siksi ennakkoon on syytä huolellisesti pohtia, miten vikatilanteissa toimitaan. Tilanteet tulevat koetilanteessa nopeasti akuuteiksi ja tästä syystä on oltava selvillä, mihin hakija ottaa yhteyttä ja miten.  Lisäksi on selvästi sovittava toimenpiteistä vikatilanteen jälkeen. Valintakoeyhteistyössä valinnat tehdään samassa aikataulussa koko maassa. Näin ollen myös poikkeustilanteet on hoidettava sovitun aikataulun mukaisesti.

Vuoden 2021 valintakokeista on Laurean Espoon Business Information Technology  sekä Safety, Security and Risk Management–koulutuksissa jo sovittu, että ne tullaan toteuttamaan Canvasissa. Kahden muun koulutuksen,Service Business Management ja Hospitality Management and Service Design, valintojen toteutustapa on vielä pohdinnassa.

Verkkokokeissa huomioitavaa:

• Informoi hakijoita ennakkoon ja prosessin aikana riittävän tarkasti kaikkien kokeeseen liittyvien asioiden osalta.
• Pohdi ja varmista tietoturva- ja yksikön tietosuojaan liittyvät asiat:
  • Vaaditaanko henkilöllisyystodistuksen näyttämistä kameralle muiden ihmisten läsnäollessa?
  • Ovatko hakijoiden videot julkisia?
  • Jos kokeessa vain kirjallinen osio, miten hakija tunnistetaan?
  • Mihin saakka henkilöllisyystodistusten kopioita säilytetään?
• Minimoi plagioinnin mahdollisuus pedagogisesti. Rakenna mahdollisuuksien mukaan esim. kirjallisen ja suullisen välille tehtävien osalta sisällöllinen yhteys ja ajasta koeosiot.
• Jos mahdollista, hakijoiden kannattaa antaa tutustua koeympäristöön jo etukäteen. Näin vähennetään vikailmoituksia koeaikana ja jälkikäteen.
• Varmista tuki vikatilanteissa; mihin otetaan yhteyttä ja miten asia korjataan?
• Kokeen valmisteluprosessi vie kampuskoetta enemmän aikaa. Varmista, että jokainen prosessiin osallistuva tietää omat tehtävänsä ja aikataulun, jonka mukaan edetään.