Fasilitoinnin rooli Cambridge Value Mapping Tool -työpajoissa

Teksti | Hanne Laasonen , Tarja Laakkonen , Tero Hokkanen

Fasilitointi tarkoittaa tavoitteellista ryhmätilanteiden, esimerkiksi työpajojen, ohjaamista. Onnistunut fasilitointi luo työpajaan avoimen ilmapiirin, jossa osallistujat työskentelevät aktiivisesti ja tasapuolisesti työpajan tavoitteen saavuttamiseksi. (Sipponen-Damonte 2020, 14.) Fasilitointi on keskeinen tekijä myös Cambridge Value Mapping Tool -työpajoissa. Kerromme tässä artikkelissa, millaisia asioita fasilitaattorin on hyvä ottaa huomioon fasilitoidessaan työpajaa ja millaisia fasilitointiin liittyviä asioita nousi esille WeCircle – kestävää kasvua kiertotaloudesta -hankkeessa järjestetyissä Cambridge Value Mapping Tool -työpajoissa.

Kuva: sorin / Adobe Stock (Laurean Education-lisenssi)

Millainen työkalu Cambridge Value Mapping Tool on?

Cambridge Value Mapping Tool (myöhemmin: CVMT tai CVM-työkalu) on strukturoitu menetelmä, joka on kehitetty tukemaan yrityksiä arvon määrittämisessä ja analysoinnissa. Työkalu auttaa yrityksiä tunnistamaan ja analysoimaan omia arvonmuodostustapojaan sekä tunnistamaan liiketoiminnan arvoa lisääviä ja arvoa vähentäviä tekijöitä. Työkalu auttaa yritystä tarkastelemaan arvoa kaikkien kestävyyden ulottuvuuksien eli taloudellisen, sosiaalisen ja ympäristön näkökulmista. (Bocken, Short, Rana & Evans 2013.)

Cambridge Value Mapping -työkalun keskiössä ovat työpajat. Työpajat toteutetaan fasilitoiduissa, kasvokkaisissa tapaamisissa, joihin on syytä varata kuusi (6) tuntia aikaa. CVMT-työpajat rakentuvat seuraavista vaiheista: alkukartoitus, työpajan alustus, sidosryhmäkartoitus, sidosryhmäkohtainen arvonluonnin analyysi, arvonluonnin mahdollisuudet ja synteesi arvonluonnin mahdollisuuksista (kuva 1).

kuvan sisältö on avattu tekstissä.
Kuva 1: Cambridge Value Mapping Tool -työpajojen vaiheet. Kuva: Hanne Laasonen

Cambridge Value Mapping Tool osana WeCircle-hankkeen työskentelyä

WeCircle-hankeen (toiminta-aika 1.4.2023–30.9.2025) tavoitteena on lisätä teollisten pk-yritysten osaamista kiertotalouteen ja vihreään siirtymään liittyen. Halusimme hankkeen alussa löytää keinon, joka helpottaisi yritysten mahdollisuutta tarkastella arvonmuodostusta kiertotalouden näkökulmasta heidän omassa liiketoiminnassaan. Työkaluksi valikoitui CVM-työkalu, koska tämä mahdollistaa yrityksille arvon tarkastelun taloudellisen, sosiaalinen ja ympäristön ulottuvuuden kautta samanaikaisesti.

WeCircle-hanke on käyttänyt CVM-työkalua työpajoissa, joihin on osallistunut hankkeessa mukana olevia teollisia pk-yrityksiä. Työpajoja järjestettiin viisi ja jokaisessa työpajassa oli kaksi fasilitaattoria. Fasilitaattorit hoitivat sekä työpajojen suunnittelun että niiden läpiviemisen. Koska CVM-työkalu oli hankkeessa uusi, fasilitaattoreiden tehtävänä oli työpajan vetämisen lisäksi myös havainnoida työkalun soveltuvuutta teollisten pk-yritysten käyttöön. Havainnointia voidaankin Koivuniemen ja Suomisen (2019) mukaan hyödyntää etenkin kehittämistehtävissä. Sitä voidaan käyttää käytännönläheisenä menetelmänä, ja myös subjektiivista havainnointia voidaan hyödyntää (Koivuniemi ja Suominen 2019). Havaintojen tekemistä varten fasilitaattorit tekivät apukysymyksiä ja sähköisen lomakkeen, johon havainnoinnin tulokset kirjattiin jokaisesta työpajasta erikseen anonyymisti.

Seuraavaksi kerromme havaintojemme pohjalta CVMT-työpajojen eri vaiheista sekä siitä, millaisia asioita fasilitaattorin on hyvä ottaa huomioon kussakin työpajan vaiheessa. Kerromme myös siitä, millaisia fasilitointiin liittyviä näkökulmia ja asioita nousi esiin käytännön kokemuksesta WeCircle-hankkeessa.

CVMT-työpajojen fasilitointi

Alkukartoitus

CVMT-työpajan ensimmäinen vaihe on alkukartoitus. Olennaista CVM-työkalun käyttämisessä on yrityksen tuntemus ja siksi fasilitaattorin on hyvä kerätä tietoa yrityksestä ja sen taustoista, tilanteesta ja suunnitelmista. Alkukartoitusvaiheeseen kuuluu olennaisena osana yrityksen kanssa käytävä aloituskeskustelu, jonka aikana muun muassa määritellään työpajatarkastelun kohteeksi valikoituva yksikkö. Yksikkö voi olla esimerkiksi tuote, palvelu, yritys tai toimiala. Aloituskeskusteluissa kertyvä taustamateriaali kannattaa olla mukana työpajassa, jotta fasilitaattori voi tarvittaessa palata siihen ja tarkistaa yrityskohtaisia asioita. Tämä myös tehostaa työpajan ajankäyttöä, kun jo tiedossa olevia asioita ei tarvitse käsitellä uudelleen. Taustatietoja tarvitaan työpajassa erityisesti sidosryhmäkohtaisen arvonluonnin analyysissä.

WeCircle-hankkeessa alkukartoitus tehtiin yrityskohtaisten haastattelujen muodossa. Haastatteluissa kartoitettiin yritysten nykytilaa kestävän kehityksen ja kiertotalouden näkökulmasta sekä tehtiin hiilitiekartan alustavaa suunnittelua. Lisäksi monet yritykset olivat jo tuttuja hankkeen päätoteuttajana toimivalle Itä-Uudenmaan kehitysyhtiö Posintralle, mikä myös auttoi sekä taustatietojen keräämisessä että luottamuksellisuuden rakentamisessa.

Työpajan alustus

Työpajan alussa on tärkeää käydä työkalussa käytettävät arvon määrittelyyn liittyvät käsitteet läpi. Nämä käsitteet voivat olla hankalia sisäistää lyhyessä työpajassa, joten on ensiarvoisen tärkeää, että fasilitaattorit ovat itse sisäistäneet termit ja käsitteet. Fasilitaattorin on hyvä kertoa esimerkkejä siitä, mitä tarkoittavat esimeriksi negatiivinen tai menetetty arvo yrityksen toiminnan kannalta.

Luottamus ja sen vaaliminen työpajoissa on olennaisen tärkeää, jotta yritykset voivat turvallisesti analysoida yrityksen tietoja ja toimintoja. Luottamuksellisuutta kannattaa korostaa ja luottamuksen ilmapiirin rakentumiseen käyttää aikaa työpajan alussa. Työpajan luottamuksellisen ilmapiirin syntymisen kannalta on tärkeää luoda osallistava ja avoin ilmapiiri, jossa kaikki osallistujat tuntevat olonsa mukavaksi ja haluavat jakaa näkemyksiään ja ideoitaan. Psykologisen turvallisuuden ja hyvinvoinnin lisäksi työpajoissa tarvitaan fyysistä hyvinvointia, sillä kuuden tunnin aivotyö on melko vaativa harjoitus. Kannattaa siis huolehtia myös riittävästä tauotuksesta, liikkumisesta, hapen saannista ja välipaloista.

Lisäksi huomasimme, että henkilöiden rooli vaikuttaa siihen, miten työpajassa toimitaan. Joissain tapauksissa esimerkiksi muutoin hyväksi ja tunnelmaa vapauttavaksi koettu huumori saattoi myös peittää alleen yrityksessä koettuja ongelmakohtia. Fasilitaattoreiden on hyvä kiinnittää tähän huomiota ja erityisesti siihen, että kaikki yritysedustajat saavat äänensä kuuluville. Henkilöiden persoonaerot vaikuttavat tapaamme toimia: jotkut osallistujat ovat äänekkäämpiä kuin toiset ja joillain osallistujilla ideat syntyvät nopeammin kuin toisilla. Fasilitaattorilla on tässä iso merkitys, jotta kaikki osallistujat saavat äänensä kuuluville. Fasilitaattori voi esimerkiksi kannustaa kaikkia kirjoittamaan omat havaintonsa lapuille, jolloin kaikkien näkemykset saadaan esille eikä yhdelle osallistujalle jää pelkkä kirjurin rooli.

Sidosryhmäkartoitus

CVM-työkalun olennaisena osana on analyysin kohteeseen liittyvien sidosryhmien tunnistaminen ja erityisesti kestävyyden kolmen ulottavuuden eli sosiaalisen, ympäristön ja taloudellisen kestävyyden kautta. Sidosryhmien tunnistamisen vuoksi yrityksille on hyvä painottaa, että työpajaan kannattaa ottaa mukaan työntekijöitä yrityksen eri osa-alueilta. Näin saadaan kattavampi ymmärrys yrityksen toiminnasta, jolloin esimerkiksi sidosryhmäanalyysin tekeminen on helpompaa. Työntekijät saattavat arjessa toimia hyvinkin kapea-alaisella sektorilla, jolloin on tärkeää saada kaikkien näiden toimien tiedot työpajaan mukaan. Esimerkiksi myynnin parissa toimiva henkilö saattaa katsoa yrityksen toimia eri sidosryhmien kautta kuin taloushallinnosta vastaava.

Luonnon merkitystä sidosryhmänä on korostettu viime vuosina yhä enemmän. Esimerkiksi Al-Olaimy (2020) korostaa luonnonympäristön merkitystä kaikkein tärkeimpänä sidosryhmänä. Näiden käsitteiden tunnistaminen on tarpeellista taustatyötä fasilitaattorille. Millaisia vaikutuksia luonnonympäristöön eri toimialoilla voi olla? Tätä kysymystä voi myös lohkoa pienemmiksi paloiksi, esimerkiksi millaisia vaikutuksia yrityksen koko toiminnalla on a) vesistöihin, b) maaperään ja c) ilmakehään? Toinen tapa jäsentää vaikutuksia ympäristöön voi olla esimerkiksi Rockströmin ym. (2009) kehittämän planeetan rajat -konseptin kautta. Konsepti on kehitetty kuvaamaan elämän kannalta turvallisten ja tasapainoisten elinolosuhteiden reunaehtoja maapallolla ja miten ihmisen toiminta näitä rikkoo. Reunaehtoja ovat ilmastonmuutos, valtamerien happamoituminen, otsonikato, biokemialliset kiertokulut (typpi ja fosfori), makean veden kulutus, maankäytöstä aiheutuvat muutokset, luonnon monimuotoisuuden väheneminen, ilmakehän aerosolien määrä sekä kemiallinen saastuminen.

WeCircle-hankkeen kokemusten perusteella ympäristöön liittyvää sidosryhmätarkastelua on hyvä pohjustaa fasilitaattoreiden kesken, jotta jokaisella on riittävä ja yhtenäinen ymmärrys asiasta. Työpajoissa huomasimme, että fasilitaattoreiden oma tausta vaikuttaa siihen, miten he hahmottavat eri sidosryhmät, millaisia vaikutuksia ympäristöön he tunnistavat yrityksen toiminnassa ja miten he osaavat ohjeistaa työpajassa näiden kysymysten pohdintaan. WeCircle-työpajoissa asia ratkaistiin niin, että jokaisessa työpajassa oli kaksi fasilitaattoria. Näin fasilitaattorit pystyivät tukemaan osallistujia monipuolisemmin ja molempien fasilitaattoreiden taustoista nouseva asiantuntemus saatiin hyödynnettyä.

Sidosryhmäkohtainen arvonluonnin analyysi ja arvonluonnin mahdollisuudet

Kun sidosryhmäkartoitus on tehty, työpajoissa siirrytään tarkastelemaan yrityksen arvonluontia eri näkökulmista. Työpajatyöskentelyssä tämä tarkastelun vaihe on haastava ja vaatii tarkkaavaisuutta hahmottaa arvonluonnin eri ulottuvuuksia. WeCirclen CVMT-työpajoissa havaitsimme, että tarkastelussa olevien arvonluonnin käsitteiden tunnistamiseen tarvitaan konkreettisia esimerkkejä ja työpajan aluksi läpikäytyjen termien kertaamista. Fasilitaattorin kokemuksesta aiemmista työpajoista ja niissä esiin nousseista havainnoista on paljon hyötyä. Useimmiten konkreettiset esimerkit, vaikka ne eivät olisikaan yrityksen omalta toimialalta helpottavat hahmottamaan käsitteitä. Jokaiseen eri arvonluonnin tarkasteluun on syytä varata riittävästi aikaa.

Kun sidosryhmäkohtainen arvonluonnin analyysi on tehty, voidaan ryhtyä pohtimaan uusia mahdollisuuksia arvonluonnille. Mahdollisuuksia huomataan yleensä jo edellisten vaiheiden yhteydessä, kun tunnistetaan esimerkiksi menetetyn arvon kohtia yrityksen toiminnassa. Osallistujat määrittävät aiempien negatiivisen, tiedostamattoman tai menetetyn arvonluonnin kautta uusia arvonluonnin mahdollisuuksia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi viestinnän tai datan parempi hyödyntäminen tai puutteellisen tiedon paikantaminen, tukien riskienhallintaa.

Synteesi arvonluonnin mahdollisuuksista

Työpajan lopuksi uusia arvonluonnin mahdollisuuksia ryhmitellään ja niistä tehdään synteesi. Parhaimmillaan näistä mahdollisuuksista voi syntyä uutta liiketoimintaa, joka aiempaa paremmin huomioi kestävyyden kolme ulottuvuutta.

WeCircle-työpajoissa ajan säästämiseksi arvonluonnin synteesi tehtiin heti edellisten vaiheiden perään. Fasilitaattorien havaintojen ja osallistujien palautteen perusteella voisi olla viisasta aloittaa synteesin tekeminen ja uusien tunnistettujen arvonluonnin mahdollisuuksien analysointi vasta hieman myöhemmin, esimerkiksi seuraavana päivänä, kun ajatukset ovat saaneet jo hieman asettua. Näin laajojen kokonaisuuksien tarkastelu ja sen määrittely, mitkä tunnistetuista mahdollisuuksista lähdetään toteuttamaan ensimmäisenä, vaatii pysähtymistä ja suunnittelua. Tämä onnistuisi varmasti paremmin jatkotyöpajassa, jolloin ensimmäiseen työpajaan on jo saatu hieman etäisyyttä ja aiemmin tehtyä analyysiä sisäistettyä.

Jatkotyöpaja voisi olla yksi konkreettinen jatkotoimenpide CVMT-työpajalle. On hyvä miettiä jatkotoimia myös laajemmin, esimerkiksi sitä, pystyvätkö yritykset itse viemään työpajassa kehitetyt ideat eteenpäin vai tarvitaanko tähän tukea esimerkiksi hankkeesta tai asiaan perehtyneeltä konsultilta.

Lopuksi on hyvä peilata saatuja tuloksia siihen, miten ne suhteutuvat yrityksen olemassa olevaan strategiaan. Onko työpajan tuloksena saatu erilaisia painopisteitä tai prioriteetteja tai onko työkalun strukturoitu ja laajan sidosryhmäkäsityksen lähestymistapa jollain tavalla erilainen kuin se, jolla nykyinen strategia on saatu aikaan?

Yhteenveto

Parhaimmillaan CVMT-työpaja on antoisa kokemus niin osallistujille kuin fasilitaattorille. Työkalu itsessään on kehitetty toimivaksi kokonaisuudeksi, joka ohjaa osallistujia ja fasilitaattoreita systemaattisesti eteenpäin – kaikille onkin hyvä aika-ajoin muistuttaa, että luottakaa työkalun prosessiin. Jokaisen työpajan jälkeen tehtyjen havainnointien läpikäynti myös toimi ohjaavana prosessina meille WeCircle-hankkeessa, ja havainnointien avulla pystyimme hyödyntämään opit heti seuraavassa työpajassa ja siten parantamaan prosessia.

CVMT-työpaja toimii mielestämme hyvänä tukena yritysten matkalla kohti kestävää kehitystä ja kiertotalouden mukaista toimintaa. Työkalua voidaan hyödyntää yrityksissä myös monta kertaa ja tarkastelun kohde voi vaihdella työpajojen välillä. WeCircle-työpajoissa tarkasteluun otettiin koko yrityksen liiketoiminta, mutta tarkastelun kohteen voisi jakaa esimerkiksi yhteen liiketoiminnan osa-alueeseen tai tuotantolinjaan. Vaikka tätä samaa työkalua ei käytettäisikään, saattavat yritykset oppia työkalusta muita hyötyjä, kuten sen, että asioita kannattaa tarkastella yhdessä, laajemmalla joukolla. Tärkeää olisi myös seurata työpajassa syntyneiden tulosten edistämistä pidemmällä aikavälillä.

CVMT-työpajojen fasilitaattorilla tulee olla hyvät viestintätaidot, jotta hän pystyy selittämään mahdollisesti monimutkaisiltakin tuntuvaa arvonluonnin konseptia selkeästi ja ymmärrettävästi. Hänen tulee olla myös aktiivinen kuuntelija, jotta hän pystyy vastamaan osallistujien kysymyksiin ja huolenaiheisiin. Fasilitaattorin tulee pysyä työpajassa neutraalina ja objektiivisena toimijana. Hänellä tulee myös olla vahvat fasilitointitaidot ja kyky ohjata ja pitää keskustelut keskittyneenä työpajan tavoitteisiin.

Muistilista fasilitaattorille CVMT-työpajaan:

  • Työpajan hyvä suunnittelu ja yksityiskohtainen aikataulutus on tärkeää
  • Hyvä, rento ja luottamuksellinen ilmapiiri 
  • Yrityksen tunteminen entuudestaan / taustatyön tekeminen tärkeää 
  • Kaksi toisiaan täydentävää fasilitaattoria yritystä kohden. Käsitteiden määrittely ennen työpajaa yhteisesti fasilitaattoreiden kesken 
  • Jäsennys ja muistilista yritysten ennakkohaastatteluista 
  • Apukysymyksiä fasilitaattoreille työkalun haastavimmista kohdista, kuten ympäristöasioista 
  • Tulosten dokumentointi ja jos mahdollista, niiden kytkeminen yrityksen jo olemassa olevaan toimintaan, kuten strategiaan 
  • Huomio osallistujien persoonaerot ja varmista, että kaikki saavat oman äänensä ja näkemyksensä esille työpajassa.
  • Huolehdi riittävästä tauotuksesta, liikkumisesta, hapen saannista ja välipaloista 
  • Vaikka työkalu haastaa ja lopputulosta voi olla vaikea nähdä, luottakaa työkalun prosessiin
  • Jatkotyöpaja on todennäköisesti tarpeen, jotta syntyneet ideat saadaan vietyä yrityksessä konkretian tasolle
  • Pidemmän aikavälin vaikutukset: jos mahdollista, on hyvä myös tiedustella yrityksestä esim. vuoden jälkeen, auttoiko työpaja yritystä kehittymään (tai miten tuloksia on hyödynnetty) 

Tässä artikkelissa halusimme nostaa esiin asioita, joita fasilitaattori voi hyödyntää valmistautuessaan CVMT-työpajan toteuttamiseen. Teksti itsessään ei ole kattava ohje, sillä työpajojen toteutusta varten tarvitaan siihen saatava koulutus. Toivomme kuitenkin, että teksti inspiroi ja antaa tukea fasilitaattorille.

Jos CVM-työkalun ja työpajojen sisältö kiinnostaa tarkemmin, voit lukea näistä Hokkasen ja Laasosen artikkelista “Cambridge Value Mapping Tool -työkalu yritysten vastuullisuuden aktivoijana” (2024). Kyseisessä artikkelissa syvennytään työkalun tuomiin hyötyihin yrityksen näkökulmasta sekä yritysten antamiin palautteisiin WeCircle-hankkeessa tehdyistä CVMT-työpajoista.

Kirjoittajat Hanne Laasonen, Tarja Laakkonen ja Tero Hokkanen työskentelevät WeCircle – kestävää kasvua kiertotaloudesta -hankkeessa, jonka toiminta-aika on 1.4.2023–30.9.2025. Päärahoittaja on Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR). Lisätietoa WeCircle – kestävää kasvua kiertotaloudesta – hankkeen tapahtumista, tulevista webinaareista ja muista sisällöistä löytyy hankkeen sivuilta. 

Lähteet

URN http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20241213102566

Jaa sivu