Niin hankkeissa, kuin vaikkapa uuden vuoden kunniaksi asetetuissa henkilökohtaisissa tavoitteissa, hyvin määritellyt tavoitteet tukevat toteutusta (Työterveyslaitos 2024). Huolimattomasti rajatut tai epärealistiset tavoitteet voivat pahimmillaan jopa vaikeuttaa toivotun lopputulokseen saavuttamista. Uuden vuoden kunniaksi lähden pohtimaan asiaa uudenvuoden tavoitteiden kautta. Jos lupaan aloittavani entistä terveellisemmän elämän, ei riitä, että lupaan noudattaa terveellisiä elämäntapoja. Käsite terveelliset elämäntavat on epäselvä ja epämääräisyytensä vuoksi erittäin vaikeasti saavutettava asia. Epämääräinen tavoite ei kerro, mitä oikeastaan olen tekemässä. Olenko mahdollisesti muuttamassa ruokailutottumuksiani? Vai aloittamassa uuden liikuntaharrasteen? Vai keskitynkö hyvinvointini parantamiseen kiinnittämällä huomiota palautumiseen ja lepoon?
Kuva: ipuwadol / Adobe Stock (Laurean Education-lisenssi)
Hankehakemusten tavoitteita koskee hyvin samanlaiset periaatteet kuin yksityiselämän tavoitteita. Tavoitteen tulee olla riittävän tarkkarajainen, jotta sen toteutumista voi seurata. Sen tulee vasta tarpeeseen ja olla toteutettavissa määritellyn aikaikkunan sisällä. Hankekielellä ilmaistuna jokaiselle hankkeelle tulee luoda fiksut (SMART) tavoitteet.
Tarve, tarkoitus ja tavoitteet
Hankehakemuksen alussa lukijalle kerrotaan keskeiset asiat aihepiirin nykytilanteesta. Tausta kirjoitetaan haastekeskeisesti, eli lukijalle luonnostellaan nykytilanne niin, että siinä on valtava aukko, joka juuri tällä hankkeella pyritään täyttämään. Näin määritellään se, mihin tarpeeseen hanke vastaa.
Tarpeen pohjalta kuvataan hankkeen tarkoitus (eng. Aim). Tarkoitus on tiivistetty esitys siitä suuremmasta haasteesta, johon hanke tuottaa uudenlaisia tulokulmia ja/tai ratkaisuja. Hankkeen tarkoitus on siis laajempi kokonaisuus, johon kaikki hankkeen tavoitteet (eng. Objectives) pohjautuvat (Kuva 1). Tarkoitus tulee sanoittaa niin, että kaikki tavoitteet sopivat tarkoituksen alle. Tavoitteiden ei tarvitse ratkaista koko tarkoitusta, mutta tavoitteiden tulee muodostaa kokonaisuus, jolla voidaan merkittävästi ratkoa tarkoituksessa esiteltyä haastetta. Monet kehitysrahoitusinstrumentit sisältävät tarkkoja vaatimuksia hankkeiden tarkoituksen suhteen ja näiden vaatimusten noudattaminen on ehdottoman välttämätöntä, jos haluaa löytää oman hankesuunnitelmansa rahoitettujen listalta.
Kuva 1. Tarkoitus ja tavoitteet. Hankkeen tarkoitus (eng. Aim) antaa pohjan sille, että hankkeelle voidaan luoda hyvät tavoitteet (eng. Objectives). Hankkeen toteutusta (ja rahoituksen saamista) edistävät tavoitteet ovat SMART, eli ne tarkkarajaisia (eng. Specific), mitattavia (eng. Measurable), saavutettavissa olevia (eng. Achievable), relevantteja (Relevant) ja aikarajaisia (Time-based).
Fiksut tavoitteet on SMART.
Yksi laajasti hyväksytty ja hyödynnetty tapa arvioida tavoitteita on ns. SMART-työkalu (Innokylä 2024). Sen mukaisesti hyvä tavoite on spesifinen (eng. Specific), mitattavissa oleva (eng. Measurable), saavutettavissa oleva (eng. Achievable), Relevantti (eng. Relevant) ja aikarajallinen (eng. Time-bound). Työkalu on selkeä ja suoraviivainen ja voin suositella sitä kaikenlaisten tavoitteiden määrittelyn tueksi. SMART-työkalu ei suoraan anna vastauksia, mutta ohjaa kysymään oikeita kysymyksiä.
Kuva 2. Esimerkkihakemuksen tarkoitus ja tavoitteet.
Esimerkkihankkeemme tarkoituksena on lisätä nuorten aikuisten äänestysaktiivisuutta. Ensimmäinen tavoite rajaa kohderyhmän 18–25-vuotiaisiin ja esittää selkeän haasteen, johon haetaan vastausta. Tavoite on siis rajattu eli Specific (S). Vai pitäisikö sitä rajata lisää? Onko ikähaarukka liian laaja? Pitäisikö ottaa kantaa esimerkiksi asuinpaikkaan? Tai koulutustasoon? Vastaus riippuu budjetin raamien ja aikataulun lisäksi esim. hakutekstistä. Hakutekstistä kannattaa selvittää, onko rahoittaja määritellyt, millaisten nuorten osallistumisesta se on erityisen kiinnostunut. Jos on, määritelmä tulee ottaa huomioon tavoitteiden asettelussa.
Englanninkielinen sana Measurable (M) eli mitattavissa oleva on toinen fiksun tavoitteen vaatimus. Pitäisikö ensimmäiseen tavoitteeseemme määritellä tarkemmin, miten tavoitteen onnistumista mitataan? Jos vaikka annettaisiin arvio, kuinka monelta nuorelta halutaan vastauksia? Toinen esimerkkitavoitteistamme voidaan todentaa saavutetuksi, kun hanketiimi kokoaa löydökset artikkelikäsikirjoitukseksi. Kolmostavoite voidaan todentaa esittelemällä luodun toimintamallin dokumentaatio.
Tavoitteiden tulee olla saavutettavissa hankkeen kannalta realistisella panostuksella eli niiden tulee olla Achievable (A). Riittääkö tavoitteen saavuttamiseen hankesuunnitelmassa määritelty aika? Riittääkö budjetti? Onko hankkeella käytössään riittävä osaaminen? Tämäkään asia ei selviä pelkkiä tavoitteita tuijottelemalla. Toteutettavuuden arvioinnissa tarvitaan ymmärrystä myös hankkeen aikataulusta, budjetista ja taustalta löytyvästä osaamisesta.
Tavoitteiden Relevanttiutta (R) voi haastaa peilaamalla tavoitetta hankkeen tarkoitukseen ja taustoitukseen. Jos hankkeen tarkoituksena on analysoida läpileikkaavasti nuorison äänestysasenneilmapiiriä, pelkästään yhteen alaryhmään keskittyminen ei välttämättä ole perusteltua. Tai käänteisesti, jos tarkoituksena on keskittyä esimerkiksi maahanmuuttajataustaisiin ja/tai syrjäytymisvaarassa oleviin nuoriin, ei ole perusteltua tutkia esimerkiksi Laurean tradenomiopiskelijoita. Relevanttiutta arvioitaessa kannattaa myös varmistaa, että tavoite vastaa hankkeen taustoituksessa ja tarkoituksessa määriteltyyn haasteeseen. Onko tavoite linjassa olemassa olevan tiedon ja tunnettujen haasteiden kanssa. Esimerkkitapauksessamme relevantit ryhmät voivat olla vaikeasti tavoitettavia, mutta samalla ne ovat hankkeen tavoitteen kannalta kaikkein tärkeimmät. Helppous voi houkuttaa, mutta relevanttius on tärkeämpää. Helpot asiat noin keskimäärin on jo ratkaistu.
Kaikki hankesuunnitelman tavoitteet tulee määrittää niin, että ne voidaan realistisesti saavuttaa hankkeen aikana. Tavoitteiden tulee olla aikarajallisia eli Time-based (T). Jos (ja useimmiten kun) aikataulun sisällyttäminen itse tavoitteen kuvaukseen on hiukan hankalaa, aikataulun voi kuvata tarkemmin hankkeen toteutuksen kuvauksen yhteydessä esim. GANNT-kaaviolla (Wikipedia2024). Keskeistä on, että tavoitetta määritellessä pitää mielessään myös aikataulun ja muotoilee tavoitteen niin, että se voi valmistua määräajassa.
Lopuksi pohdittavaa
- Tutustu johonkin aiempaan (omaan tai kaverin) tai nyt työn alla olevaan hankehakemukseen ja pohdi sen tavoitteita SMART-työkalun kautta. Onko ne hyviä vai löytyykö niistä parantamisen varaa? Vastaavatko hankkeen tulokset ja tuotokset asetettuihin tavoitteisiin?
- Mikä SMART-työkalun kirjaimista on kaikkein haastavin juuri tämän hankkeen tavoitteiden kohdalla?
- Onko oma mahdollinen uudenvuodenlupauksesi SMART? Nouseeko mieleen ideoita, miten siitä voisi muokata vielä entistä fiksumman?
Lähteet
