Mihin tämä aika taas meni? En kyllä ehtinyt tehdä sitä, mitä piti. Kaikki aika meni tulipaloja sammutellessa. Siirrän jälleen tuon ja tuon tehtävän huomiselle, vaikka kalenteri on jo muutenkin tupaten täynnä. Kuulostaako tutulta? Miten saisimme työmme hallintaan niin, että tuntisimme sen olevan tuottavaa ja kokisimme työn iloa, jopa työn imua? Vaikkei uuden vuoden lupauksia tekisikään, voisi tehdä itsensä kanssa sopimuksen pyrkiä työn hallintaan. Itseäni on auttanut kolme taktiikkaa, jolla pyrin hallitsemaan työaikaani ja koen aikaansaavani asioita.

Työnohjauksen käsikirjassa (Alhanen, Kansanaho, Ahtiainen, Kangas, Soini, Soininen 2011: 14-15) todetaan, että nykyiselle palvelu- ja tietotyöhön perustuvalle työelämälle on ominaista tehtäväkeskeisyys, muutosalttius ja työntekijöiden itseohjautuvuus sekä toimintaympäristön monitahoisuus ja yhteistyön korostuminen. Monilla aloilla työntekijän odotetaan kehittävän jatkuvasti omaa asiantuntijuuttaan, mikä heijastuu helposti työajan venymiseen. Kun selkeät työajat puuttuvat ja työn määrä voi ylittää laskennallisen työajan, on omien tehtävien suhteuttaminen käytettävissä olevaan työaikaan monelle jokapäiväinen haaste ja jopa stressitekijä.

Selkeyttä ja suuntaviivoja vaikuttamisen kehillä

Työnohjaus on yksi tapa, joka voi auttaa jäsentämään työtehtäviä ja niiden tärkeysjärjestystä. Yksi menetelmäesimerkki on vaikuttamisen kehät (Alhanen ym. 2011: 171), jotka auttavat selkiyttämään vastuun sekä ajan ja resurssien puutteen sekavalta tuntuvaa yhtälöä. Kolmen kehän muodostaman kokonaisuuden avulla pystyy erottelemaan ne asiat, joihin voi vaikuttaa niistä, joihin ei kannata tuhlata energiaansa. Samalla voi selkiyttää vastuita tehtävistä – kuuluuko tämä oikeasti minulle vai onko se esimerkiksi tiimin yhteinen vastuu?

Mitä sitten ovat asiat, joista minä voin päättää, tai joihin voin ainakin vaikuttaa? Entä ne asiat, jotka vaikuttavat minuun, mutta eivät ole minun päätösvallassani? Se riippuu hyvin paljon työnkuvasta ja katsantokannasta. Harva meistä voi päättää budjetista, mutta jokaisen toiminnalla on vaikutusta sen toteutumiseen esimerkiksi valmistuvien opiskelijoiden, saatujen hankerahoitusten tai vaikkapa kirjoitettujen julkaisujen muodossa. Laureassa jokainen pääsee vaikuttamaan eli tuomaan mielipiteensä kuuluviin. Tästä hyvä esimerkki on strategiatyö, johon jokaista laurealaista kannustettiin osallistumaan matalalla kynnyksellä. Jo vaikuttamisen mahdollistaminen on loistava asia. Se, ottaako työntekijä mahdollisuudesta kopin, on sitten toinen juttu.

Aikaansaamisen kolme näkökulmaa

Siihen liittyykin olennaisesti aikaansaaminen. On annettu mahdollisuus, mutta hyödynnetäänkö se? Aikaansaamisen näkökulmaa ajan ja työn hallintaan on esitetty Marjo Huhtalan (2017, 24) Aikaansaajan asenne -kirjassa. Huhtalan mukaan kykyä saada aikaan voi tarkastella kolmesta näkökulmasta:

1. Aikaansaaminen liikkeelle sysäävänä voimana: saat asiat tapahtumaan.
2. Aikaansaaminen loppuun viemisen taitona: viet asiat maaliin saakka.
3. Aikaansaaminen yritteliäisyytenä: teet, toimit, kokeilet ja kehität aktiivisesti.

Mikä kolahti sinuun eniten? Vai oletko kahden tai jopa kaikkien kolmen sekoitus? Tähän vaikuttavat persoona sekä opitut tavat tehdä asioita, mutta myös ryhmädynamiikka. Yksi tarttuu rivakasti toimeen, toinen pohtii asiaa kauemmin ennen konkreettista tekemistä, kolmas tekee työn viime tingassa – työn deadlinehan on vasta huomenna. On tärkeää tunnistaa oma tapansa toimia ja pohtia, onko tarpeellista tehdä muutoksia toimintatavoissaan vai onko nykyinen malli itselle sopiva.

Vinkkejä ajankäytön hallintaan

Aikaansaapuus on kiinni kyvystä organisoida oma elämänsä kokonaisvaltaisesti. Psykologi Ville Ojanen antaakin hyviä vinkkejä ajankäytön hallintaan, jotka toimivat niin työssä kuin vapaa-ajalla:

1. Merkitse muistiin, kirjaa asiat ylös, tee tehtävälistoja ja priorisoi.
2. Aikatauluta tekemistäsi asettamalla päiväkohtaisia tavoitteita ja miettimällä aikajänteitä kokonaisuuksille – päivä-, viikko-, neljännes vuosittainen, puolivuosittainen ja vuosittainen suunnittelu kantaa pitkälle.
3. Optimoi – itsesi, työympäristösi, tauot, tekemisen rytmin, keskeytykset ja niiden vaikutukset sekä muistutukset.

Työskennellessäni hankkeissa ja projekteissa olen huomannut seuraavien kolmen asian auttavan itseäni niin ajanhallinnassa kuin aikaansaamisessa. Tärkeimpänä on listat tehtävistä töistä ja muistettavista asioista. Toisia tekemättömien töiden lista ahdistaa ja ”laiska töitään luettelee”, mutta itselleni ne tuovat varmuutta ja vähentävät muistin kuormitusta. Välillä listojen teko on ehkä lähtenyt lapasesta – olen illalla ennen nukkumaan menoa lähettänyt henkilökohtaisesta puhelimestani työpuhelimeen WhatsApp-viestejä mieleen muistuneista tehtävistä ja töistä. Mutta aamulla työpäivää aloittaessa lista on ollut hyvä lähtökohta tulevaan päivään, eivätkä asiat ole häirinneet yöunta.

Toinen itseäni auttanut asia on Repo, kyllä juuri se Repo. Jos to do –listojen tekeminen auttaa ennakoimaan, niin Repo auttaa katsomaan taaksepäin. Mitä kaikkea olenkaan tehnyt viimeisen kuukauden aikana? Oman työnsä sanoittaminen voi joskus olla vaikeaa. Kun Repoon kirjaa päivittäin, viikoittain tai kuukausittain, mihin työtuntinsa on käyttänyt, auttaa se ainakin itseäni hahmottamaan kuluneen ajanjakson toteutuneet työt.

Kolmas taktiikka on värikäs kalenteri. Jokaiselle hankkeelle, projektille, koulutuksille, Laurean yleisille menoille ja muille tapahtumille on oma värinsä. Yhdellä silmäyksellä näkee, kuinka värikäs päivä tai viikko on luvassa ja mihin asioihin tulee paneutua. Samalla se auttaa hahmottamaan työajan käyttöä ja kulumista.

Motivoinnin kolme keinoa

Miten sitten saisi itsensä motivoitua tekemään to do –listan työt? Tähän Ojanen antaa kolme keinoa, jotka ovat positiivinen fiilis, palkkio ja ryhmäpaine. Haetaan siis hyvä pöhinä ja moodi tekemiseen. Asetetaan itselle näköpiiriin palkkio, joka saavutetaan, kun tavoitteeseen on päästy. Palkkioita on monen tasoisia ja ne riippuvat asetetusta tavoitteesta. Ryhmäpaine toimii myös hyvänä moottorina, kun joukko ihmisiä seuraa toisiaan, sitoutuu yhteiseen tavoitteeseen, tukee ja kannustaa ja samalla tekee näkyväksi prosessin etenemisestä.

Aikaansaaminen on tunne tekemisestä, pystyvyydestä, työn virtauksesta, asioiden loppuun saattamisesta ja onnistumisesta (Huhtala 2017, 26). Ennen kaikkea aikaansaaminen lähtee itsestä, omista ajatuksista, tavoista ja rutiineista. Mutta myös armollisuudesta, aina ei tarvitsekaan saada aikaan. Välillä työ voi hallita aikaamme, kunhan pääosin me itse hallitsemme ajankäyttöämme. Pienin askelin kohti työn hallintaa.

Lähteet

• Alhanen, K., Kansanaho, A. & Ahtiainen, O-P., Kangas, M., Soini, T. & Soininen, J. 2011. Työnohjauksen käsikirja. Hämeenlinna: Pro Tammi.
• Huhtala, M. 2017. Aikaansaajan asenne. Helsinki: Kauppakamari.
• Ville Ojanen. n.d. Ajankäytön hallinta. Video. Kauppakamarin koulutusonline. Vaatii tunnukset.