Hankehakemus ’EU:n haltuun’ – Miten rahoittaja ehdotusta arvioi?

Laurea-ammattikorkeakoulu yhdessä sen eurooppalaisten kumppanikorkeakoulujen on kiinnostunut opetuksen ja TKI-toiminnan kehittämiseen tarkoitetuista kansainvälisistä rahoitusvälineistä. Erityisesti Euroopan unionin monivuotisen rahoituskehyksen (2021–2027) ja NextGenerationEU-välineen alla toimivat ohjelmat tarjoavat korkeakouluille laajan valikoiman mahdollisuuksia maiden välisiin yhteistyöhankkeisiin (Euroopan komissio 2021 & 2024). Kilpailu EU-rahoituksesta on kovaa, mutta suomalaiset korkeakoulut, tutkimuslaitokset ja muut toimijat ovat sitä onnistuneet kotouttamaan kohtuullisen hyvin, esim. Horisontti Eurooppa -ohjelmassa Suomen saama rahoitusosuus oli noin 3 % myönnetystä kokonaisrahoituksesta vuosina 2022–2023 (ScienceBusiness 2024). Tässä kirjoituksessa tarkastellaan lyhyesti yleisiä periaatteita, joilla EU arvioi sille osoitettuja hankehakemuksia ja joiden perusteella se myöntää niille rahoitusta.

EU-rahoitteisten hankehakemuksien arviointiprosessi vaihtelee jonkin verran hakemustyypin ja rahoitusohjelman mukaan, mutta yleensä arviointi perustuu seuraaviin tekijöihin:

Määrämuotoisuus: Hakemuksen tulee olla ulkoasultaan selkeä ja muotovaatimuksiltaan täydellinen. Kaikki tarvittavat liitteet ja pyydetyt asiakirjat tulee olla mukana hakemuksessa.
Hankkeen merkitys ja tavoitteet: Hakemuksessa esitetyt tavoitteet vastaavat EU:n politiikkatavoitteita ja strategisia kehittämistarpeita.
Yhteistyö ja osallistuminen: Hankkeen toteutukseen osallistuvien yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien laadullinen ja määrällinen relevanssi kehittämistyön kannalta.
Hallinnointi, haasteet ja riskit: Hakijaorganisaation ja koko hankekonsortion kyvykkyys johtaa ja toteuttaa hanketta tehokkaasti. Lisäksi kyky tunnistaa keskeiset haasteet ja riskit hakemuksessa sekä esittää niihin soveltuvat ratkaisut ja riittävät toimenpiteet.
Resurssit: Talousarvion ja henkilöstön riittävyys, realistisuus ja sopivuus suhteessa hankkeen tavoitteisiin, toimintasuunnitelmaan ja hankekumppaneiden rooleihin.
Vaikuttavuus ja kestävyys: Hanketoiminnan laadullinen ja määrällinen vaikuttavuus sekä tulosten hyödyt ja kestävyys hankkeen päättymisen jälkeen. Hyvin suunnitellut ja toteutetut viestintä- ja tiedotustoimet lisäävät hankkeen vaikuttavuutta.

Euroopan komissio arvioi hankehakemuksia usein monivaiheisessa prosessissa. Kulloinenkin rahoitusohjelma määrittää arviointiprosessin kestoa, vaiheiden määrää ja sitä, ketkä kaikki rahoittajan puolelta osallistuvat hakemusten arviointiin. Arviointiprosessin vaiheet ovat tyypillisesti seuraavat:

Vaihe 1 – Kelpoisuuden tarkistus/esihakemusten arviointi: Kun hankehakemus on todettu haku- ja tukikelpoiseksi kyseisessä rahoitusvälineessä, otetaan se käsiteltäväksi. Ohjelmissa, joihin sovelletaan esihakemuksia, arvioidaan niistä yleensä hankkeen lyhytkuvaus, budjetti ja työsuunnitelma. Silloin arviointi voi keskittyä esimerkiksi hankkeen relevanssiin, innovatiivisuuteen ja toteuttamiskelpoisuuteen. Parhaiten arvioitujen esihakemusten tekijät kutsutaan täyttämään tarkempi hankehakemus, joka sisältää yksityiskohtaisemman suunnitelman hankkeesta.
Vaihe 2 – Tarkempi hankehakemuksen arviointi: Euroopan komissio käyttää yleensä hakemusten arviointiin riippumattomia, ulkopuolisia asiantuntijoita, joilla on vahvaa osaamista haun kohteena olevalla aihealueella. Tavallisesti yhtä hakemusta arvioi itsenäisesti useampi asiantuntija eri puolilta Eurooppaa. Kun he ovat muodostaneet oman laadullisen arvioinnin hakemuksesta ja pisteyttäneet sen Euroopan komission arviointikriteerien mukaan, käyvät arvioitsijat yhdessä erillisen raportoijan johdolla muodostamaan yhteistä konsensuspohjaista arvioita hakemuksesta. Kun yhteinen kanta on selvillä, viimeistelee raportoija yhteenvedon arvioinnista ja toimittaa sen Euroopan komission hausta vastaavalle virkahenkilölle.
Vaihe 3 – Päätöksenteko: Lopuksi Euroopan komissio tekee päätöksen hankkeiden rahoittamisesta asiantuntijoiden tekemien arviointien perusteella ja ilmoittaa päätöksestä hakijaorganisaatiolle kirjallisesti. Tämän jälkeen edetään komission ja hakijaorganisaation välisiin sopimusneuvotteluihin hankkeesta. Neuvotteluissa sovitaan muun muassa hankkeen lopullisesta budjetista, raportointiaikataulusta sekä mahdollisista tarkennuksista työsuunnitelmaan.

Euroopan komissio seuraa kaikkien rahoittamiensa hankkeiden toteutumista ja etenemistä hankekauden aikana sekä arvioi niiden tuloksia ja vaikuttavuutta hankkeen päätyttyä. Usein komissio käyttää apuna ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka arvioivat hankkeiden aikaansaannoksia ja raportoivat niistä sille. Mikäli havaitaan merkittäviä poikkeamia hyväksytyn työsuunnitelman ja hankkeen toteutuksen välillä, etsii komissio yhdessä hankekonsortion kanssa niihin ratkaisuja. Tällä toimenpiteellä varmistetaan se, että hankkeelle myönnetty rahoitus käytetään mahdollisimman tehokkaasti sille alun perin sovittuun tarkoitukseen. Samalla taataan hankkeen laatu, tuloksellisuus ja vaikuttavuus.

Mikäli sinua kiinnostaa toimia asiantuntijana Euroopan komission hankehakemusten arvioinnissa, tutustu aiheeseen tarkemmin verkossa EU:n rahoitus- ja tarjouskilpailuportaalissa.

Kirjoittajatiedot

FT, KTM Mika Launikari toimii Laureassa erityisasiantuntijana, jonka vastuualueena on kansainvälinen korkeakouluyhteistyö. Hän on työurallaan laatinut useita kansallisen tai kansainvälisen rahoituksen saaneita hankehakemuksia sekä osallistunut eri rooleissa moniin suomalaisiin ja eurooppalaisiin kehittämishankkeisiin koulutuksen ja työelämän alueilla. Launikari on toiminut myös hankehakemusten arviointitehtävissä Suomessa ja EU:n palveluksessa.