Aina välillä löydän itseni keskustelemasta Laurean kollegoiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa siitä, mitä kaikkea kuuluu hyvään hankehakemukseen. Yhtä ainoaa viisastenkiveä ei rahoitushakemuksen valmisteluun tietenkään ole. Silti jo muutamat perusasiat muistamalla voi päästä hyvään lopputulokseen. Ensi kertaa hankerahoitusta hakevan kannattaa aina pyytää apua ja tukea kokeneemmilta konkareilta.

Kehittämishankkeissa kaikki lähtee liikkeelle hyvästä ideasta, jolla on uutuusarvoa ja joka tarjoaa toimivan ratkaisun johonkin olemassa olevaan ongelmaan tai vastaa selkeästi johonkin konkreettiseen tarpeeseen. Idea yksin ei tietenkään riitä, vaan se pitää hankehakemuksessa osata kuvata ja perustella vakuuttavasti.

Ennen kuin hankehakemusta alkaa laatia, on ideaa suositeltavaa pallotella yhdessä kollegoiden tai yhteistyökumppaneiden kanssa sen todellisten vahvuuksien kirkastamiseksi ja mahdollisten riskien tunnistamiseksi. Samalla pitää varmistua siitä, että idea istuu valittuun rahoitusinstrumenttiin ja että se täyttää rahoittajan asettamat kriteerit. Huolelliseen hankevalmisteluun kuuluu sekin, että kartoitetaan, onko mitään lähellekään oman idean kaltaista hanketta jo rahoitettu Suomessa tai maailmalla. Mikäli on, mietitään, millä tulokulmalla ideaa suunnitellussa hankkeessa tulisi lähestyä.

Jo valmistelun alkuvaiheessa kannattaa määritellä se, miten hanke rakentuu idean toteutuksen ympärille sekä mitä tavoitteita hankkeella kokonaisuudessaan on. Mikäli mahdollista, käytetään ennen hakemuksen kirjoittamista aikaa idean ja varsinaisen hankkeen visualisointiin ja havainnollistamiseen. Se voi tapahtua hyvin fasilitoidussa työpajassa perinteistä fläppitaulua ja/tai digitaalisia alustoja (esim. Miro) käyttämällä. Visualisointi tekee asioita näkyväksi sekä paljastaa hankkeeseen liittyvien ajallisten ja toiminnallisten ulottuvuuksien väliset yhteydet. Tämä luo edellytykset sille, että voidaan alkaa laatia johdonmukaisesti etenevää hankesuunnitelmaa ja sopia hankekumppaneiden välisestä työnjaosta, rooleista ja vastuista hankkeessa.

Hanke on parhaimmillaan enemmän kuin osiensa summa, minkä takeena ovat osaavat ja kokeneet hankekumppanit. Kumppaneiden valinnassa pätee usein se, että hyvin sujuneet aiemmat yhteistyökuviot johtavat uusiin yhteisiin hankkeisiin. Riskinä tällöin kuitenkin on, ettei jonkin kumppanin osaaminen ehkä istukaan uuteen hankkeeseen niin optimaalisesti kuin olisi toivottavaa. Pahimmillaan tästä voi tulla rasite koko hankekonsortiolle, mikä voi synnyttää tarpeetonta jännitettä kumppaneiden välille ja vesittää hyvääkin hanketta. Kun rahoittaja arvioi hankehakemusta, lisää tarkoituksenmukainen ja kompetentti hankekonsortio hakemuksen uskottavuutta sekä vahvistaa hankkeen toteutusta ja vaikuttavuutta.

Rahoitus ja sen budjetointi on olennainen osa hankevalmistelua. Suunnitteluvaiheessa ei voida tarkoin tietää, eikä välttämättä osata täysin ennakoida kaikkia mahdollisia kuluja, joita hanketyöstä syntyy. Sen vuoksi on hyvä konsultoida oman organisaation taloushallintoa hankebudjetoinnissa. Taloushallinnon asiantuntijoilla on vahvaa osaamista budjettisuunnittelusta sekä yleensä myös selkeä käsitys eri rahoitusinstrumenttien vaatimuksista. Aivan keskeistä on varata hankkeelle riittävästi resursseja, jotta kehittämistyö ei vaarannu alakanttiin tehdyn budjetin vuoksi. Realistinen budjetti perustuu huolelliseen kustannusarvioon, joka tukee hankkeen toteutusta ja tavoitteita.

Varsinaiseen hankekirjoitukseen kuuluu olennaisesti rahoittajan hakemuslomake. Se tarkoittaa sitä, että oma hanke tulee kyetä kuvaamaan rahoittajan edellyttämällä tavalla ja usein vieläpä rajattua osiokohtaista merkkimäärärajoitusta noudattamalla. Lähtökohtaisesti hakemustekstin tulee olla tiivistä, selkeää ja helposti ymmärrettävää. Monimutkainen ja ylikuormittava kieli tai liiallinen ammattisanastolla briljeeraaminen ei kuulu hankehakemukseen. Selkeä esitystapa ja johdonmukainen rakenne auttavat lukijaa hahmottamaan asiat, kuten hankkeen suunnittelu, toteutus ja arviointi. Arvioitsijan pitää kertalukemalla ymmärtää, mistä hankeideassa on kyse ja miten sitä hankkeessa toteutetaan.

Hakemuksessa on tärkeää kuvata myös käytännön toimenpiteitä ja hankekumppaneiden välistä yhteistyötä, resurssien käyttöä sekä hankkeen vaikuttavuutta. Hakemuksen tehtävänä on perustella, miksi hanke on tarpeellinen ja mitä hyötyä siitä on. Faktoilla ja tilastoilla voidaan vahvistaa hakemusta ja osoittaa, että hakija tuntee olosuhteet, joissa hanke on tarkoitus toteuttaa ja tarpeet, joihin se vastaa. Hakemuksen tehtävänä on vakuuttaa arvioitsija siitä, että hanke on toteuttamiskelpoinen ja sillä on todellinen mahdollisuus tuottaa haluttuja tuloksia. Siksi hankkeen työsuunnitelmakuvaus on aivan keskeisessä asemassa. Sen laatimiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa ja yhteistä pohdintaa.

Viestintäsuunnitelma on kiinteä osa hankehakemusta. Viestintä- ja tiedotustoimenpiteitä ei kuitenkaan pidä jättää liian geneeriselle tasolle, vaan ne pitää kuvata suhteessa hankkeen toimintaympäristöön, kohde- ja sidosryhmiin sekä siihen, miten ne edistävät hankkeen vaikuttavuutta. Hyvä ja käytännönläheinen viestintäsuunnitelma auttaa hanketta saavuttamaan laajemman yleisön ja vaikuttamaan tehokkaasti. Näitä asioita kuvataan hakemuksessa tarkemmin vaikuttavuuden arviointia ja seurantaa koskevassa osiossa. Arvioitu määrällinen ja laadullinen vaikuttavuus auttaa osoittamaan hankkeen merkityksen ja tulokset rahoittajalle.

Vaikka useampi asiantuntija eri kumppaniorganisaatioista olisikin valmisteluvaiheessa osallistunut hakemustekstin tuottamiseen, kannattaa hankehakemuksen lopullinen editointi jättää yhden asiantuntijan tehtäväksi. Eheä ja mahdollisimman yhtenäinen kieliasu antaa viimeistellyn kuvan hakemuksesta arvioitsijalle. Kun hakemus on valmis ja vastuuorganisaation allekirjoitusoikeuden omaavan johdon edustajan hyväksymä, lähetetään se rahoittajalle määräaikaan mennessä.

Kirjoittajatiedot:

FT, KTM Mika Launikari toimii Laureassa erityisasiantuntijana, jonka vastuualueena on kansainvälinen korkeakouluyhteistyö. Hän on työurallaan laatinut useita kansallisen tai kansainvälisen rahoituksen saaneita hankehakemuksia sekä osallistunut eri rooleissa moniin suomalaisiin ja eurooppalaisiin kehittämishankkeisiin koulutuksen ja työelämän alueilla.