Parhaimmillaan tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeet ovat antoisia, toimintaa ja asioita eteenpäin vieviä, innostavia ja, ainakin tekijöilleen, uutta opettavia. Toisessa ääripäässä ovat ne hankkeet, joissa oikein mikään ei suju ja hanketoimijat ovat uupuneita hankkeen kuormittavuuden vuoksi. Toisaalta kaikissa hankkeissa on kuormittavampia hetkiä, tilanteita ja työtehtäviä. Kuormittavia tekijöitä voi olla erilaisia ja ainakin osaan pystyy vaikuttamaan. Millaisilla mittareilla ja menetelmillä hankkeiden kuormittavuutta voisi ennakoida, mitata tai arvioida hankkeen eri vaiheissa?
Kuva: Fauxels / Pexels
Työntekijän kokema kuormittavuus on mitattavissa
Työhyvinvoinnin ja työn kuormittavuuden mittaamiseksi on olemassa useita erilaisia testejä ja kyselyjä. Työturvallisuuskeskus on julkaissut Kuormitusvaaka-sovelluksen, jonka tarkoituksena on tuottaa tietoa työntekijän psykososiaalisen kuormituksen kokonaistilanteesta. Kuormitusvaaka auttaa tunnistamaan, jäsentämään ja sanoittamaan työhön liittyviä kuormituksen lähteitä sekä voimavaroja, ja näiden välistä tasapainoa. (Työturvallisuuskeskus 2020.)
Työsuojeluhallinnon sivuilla on työn psykososiaaliset kuormitustekijät -kysely, jolla saadaan yleiskuva työntekijöiden kokemasta psykososiaalisesta kuormituksesta ja työpaikalla esiintyvistä haitallisista psykososiaalisista kuormitustekijöistä. Tämä kysely on kehitetty työsuojelutarkastajien käyttöön, mutta antaa hyvää osviittaa myös yksittäiselle työntekijälle. (Työsuojelu 2023.)
Työterveyslaitoksen sivuilla olevan Miten voit? -työhyvinvointitesti avulla voi selvittää oman työhyvinvoinnin tilannetta. 26 monivalintakysymystä liittyvät työssä koettuihin tuntemuksiin ja toimintamalleihin ja tuloksena testin tekijä saa oman hyvinvointiprofiilin sekä tutkittuun tietoon perustuvan personoidun palautteen (Työterveyslaitos n.d.).
Jonkinlaisia mittareita, kuten työajanseuranta ja henkilöstön poissaolot ja sairauslomat, sekä työhyvinvointia mittaavia testejä on jo olemassa. Nämä mittaavat tilannetta tietyllä hetkellä tai takautuvasti, eivät ennakoiden. Toki nykyhetken tilannekin on tärkeä tiedostaa, jotta siihen voidaan esihenkilöiden tai projektipäällikön taholta reagoida.
Toisaalta yksittäisen työntekijän työnkuva koostuu usein useammasta hankkeesta ja erilaisista työtehtävistä ja kokemus kuormittavuudesta on aina subjektiivinen. Samassa hankkeessa ja työtehtävässä olevat henkilöt voivat kokea saman tilanteen aivan eri tavoilla – toinen todella kuormittavana, toinen ei niinkään. Tähän vaikuttaa paitsi henkilön tausta, elämäntilanne ja voimavarat sekä muu työnkuva. Tällöin yksittäisen hankkeen vaikutusta on hankala arvioida pelkästään toteutunutta työaikaa tai poissaoloja arvioimalla. Yksi kuormittava hanke voi haastaa koko työhyvinvoinnin, vaikkei se veisikään täyttä työaikaa, mutta kuluttaa eniten voimavaroja.
Hankkeen kuormittavuus
Hankkeille tehdään riskianalyysi suunnittelu- ja hakemusvaiheessa. Siinä kartoitetaan ja arvioidaan mahdollisia riskejä ja uhkia, joita hankkeen toteuttamisen esteeksi tai haasteeksi voi tulla. Riskit ja niiden mahdollisuus sekä vaikuttavuus vaihtelevat hankkeittain, mutta pääpiirteittäin ne voidaan luokitella
• resursseihin,
• aikatauluihin,
• suunnitteluun,
• toimintaympäristöön,
• viestintään sekä
• yhteiskunnallisesti laajempiin, ennakoimattomiin riskeihin.
Hanketyön kuormittavuus koostuu pitkälti näistä samoista teemoista. Hanketta voivat kuormittaa epäselvä tai epärealistinen toimintasuunnitelma tai yksittäiset työtehtävät, liian suuri työmäärä ja liian tiukka tai muutoin epärealistinen aikataulu. Kuormitusta voivat aiheuttaa käytettävissä olevat resurssit ja niiden puute, tekijöiden osaamisen taso suhteessa hankkeen vaatimuksiin, hankkeessa työskentelevien työnjaon, roolien ja vastuiden epäselvyydet, vähäinen tai muutoin huono kommunikointi ja tiedonkulku sekä työskentely-ympäristön haasteet. Ennakoimattomia riskejä voivat olla esimerkiksi viime vuosien tapaiset yhteiskuntaa muokanneet tapahtumat, kuten koronapandemia ja Ukrainan tilanne, jotka heijastuvat yllättävilläkin tavoilla ihmisten arkeen ja työhön.
Hanketyön kuormittavuuden mittaaminen
Laurea-ammattikorkeakoulun opintojaksojen suunnittelussa hyödynnetään kehittämispohjaisen oppimisen kuormittavuuslaskuria (ks. esim. Marstio 2020), jonka tavoitteena on mitoittaa opintojakson laajuus (opintopisteet) ja maksimikuormitus (tunnit) sopivassa suhteessa. Kuormittavuuslaskurissa opintojakso pilkotaan erilaisiin osa-alueisiin: lähiopetukseen ja -ohjaukseen, kehittämistoimintaan sekä toimintaan oppimisprosessissa, tekstin lukemiseen sekä tekstin/raportin tuottamiseen. Näitä osa-alueita arvioidaan muun muassa käytettävän tuntimäärän tai sivumäärän mukaan ja siten saadaan laskettua kuormittavuus niin osa-alueittain kuin koko opintojaksolle opiskelijan näkökulmasta. Opintojakson oikeanlaisella mitoituksella varmistetaan, että opiskelijalla on riittävän paljon aikaa opintojaksolle asetettujen osaamistavoitteiden saavuttamiseen. Kuormittavuutta mitataan suhteessa opiskelijan käyttämään aikaan ja hänen kokemukseensa opintojakson kuormittavuudesta.
Voisiko samaa ajatusmaailmaa opintojaksojen kuormittavuuslaskurista hyödyntää hankemaailmassa? Millainen olisi hankkeen kuormittavuuslaskuri? Nopealla haulla ei löytynyt hankkeiden kuormittavuutta laskevia työkaluja tai hankkeita, joissa tällaista olisi tehty. Käännyin tekoälyyn perustuvan chatbotin eli ChatGPT:n puoleen ja kysyin siltä, miten hanketyön sekä yksittäisten työtehtävien kuormittavuutta voisi mitata. Alla oleva kursivoitu teksti on tiivistelmä ChatGPT:n vastauksista:
Hanketyön kuormittavuuden arvioimiseen voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia menetelmiä ja mittareita:
- Kyselytutkimukset, jossa hankkeessa työskenteleviä pyydetään arvioimaan kuormitustaan esimerkiksi työmäärän, aikapaineen, resurssien riittävyyden, stressin, työn monimuotoisuuden ja vaativuuden sekä työtyytyväisyyden näkökulmasta. Vastaajat voivat antaa arvionsa asteikolla tai avoimilla vastauksilla.
- Työajanseuranta, jossa seurataan esimerkiksi tunteja, jotka käytettään eri tehtäviin tai hankkeen eri vaiheisiin.
- Hankkeen mittarit, kuten työn valmistumisaste, aikataulujen pitävyys ja budjetin toteutuminen.
- Henkilöstön poissaolot ja sairauslomat. (ChatGPT, generoitu 14.6.2023.)
Hankkeen työtehtävien kuormittavuuden arviointia voi tehdä esimerkiksi seuraavista näkökulmista:
- Arvioi hankkeen eri tehtävien monimutkaisuutta ja vaativuutta esimeriksi luokittelemalla tehtävät asteikolla yksinkertaisista ja rutiinitehtävistä vaativampiin ja monimutkaisempiin tehtäviin.
- Arvioi, kuinka paljon aikaa ja keskittymistä eri tehtävät vaativat.
- Arvioi, kuinka paljon resursseja tehtävät vaativat ja mieti, onko resursseja riittävästi käytettävissä.
- Arvioi, kuinka suuri vastuu eri tehtävillä on hankkeen onnistumisen kannalta.
- Tarkastele hankkeen aikataulua ja kuinka tiukka aikaraja eri tehtäville on asetettu.
- Arvioi, kuinka paljon tiimityötä, yhteistyötä ja koordinointia eri tehtävissä tarvitaan.
- Huomioi, kuinka paljon kokemusta ja osaamista tiimillä on vastaavista tehtävistä. (ChatGPT, generoitu 3.8.2023.)
Hanketyön kuormittavuutta voisi siis mitata ja arvioida yksilö- ja tiimitasolla sekä yksittäisten työtehtävien kuin myös laajempien kokonaisuuksien, kuten budjetin toteutumisen tai työajanseurannan näkökulmasta (kuva 1). Useamman eri mittarin avulla voitaisiin tunnistaa ja hallita hankkeen kuormittavuustekijöitä niin hankkeen suunnittelu-, käynnistys- kuin varsinaisessa tekemisen vaiheessakin ja niin yksilö- kuin tiimitasolla.
Kuva 1. Hanketyön kuormittavuuden mittareita (Anniina Honkonen 2023).
Tulee kuitenkin muistaa, että vain osa hankkeesta on suunniteltavissa ja kuormittavuus ennakoitavissa ja arvioitavissa. Osa hanketyössä eteen tulevasta kuormituksesta on ennakoimatonta, johon ei voi välttämättä varautua. Ennakoimattomankin kuormituksen mittaaminen kyseisellä hetkellä on tärkeää, jotta sen vaikutuksia voidaan arvioida ja niihin reagoida. Hanke ei synny ja toteudu itsestään, joten myös sen kuormittavuus on pidettävä yhdessä hallinnassa.
Lähteet:
