Toimintojen kehittäminen palautteen perusteella on olennainen osa laadukasta organisaatiokulttuuria. Vuoden 2021 alusta alkaen Laurea on aloittanut systemaattisesti keräämään palautetta kaikista Laurean koordinoimista TKI-hankkeista. Tässä artikkelissa avataan hankeyhteistyökyselyn tarkoitusta, taustoja ja toteutustapaa – eli miksi, mitä ja miten. Artikkelin kirjoittajat ovat myös laatineet ko. hankeyhteistyökyselyn, konsultoiden laajasti Laurean henkilöstöä. Palautekyselyn laatimisessa on hyödynnetty palautetta keskeisiltä sidosryhmiltä, laadukkaan organisaatiokulttuurin mukaisesti.
PDCA-sykli TKI-hanketoiminnassa
Jatkuvan kehittämisen kehä eli PDCA-sykli on keskeinen viitekehys niin Laurean kuin monen muunkin suomalaisen korkeakoulun laatujärjestelmässä (ks. Kuvio 1), ja se myös toimii perustana Laurean strategian kehittämisessä. Kehä on malli toimintojen jatkuvalle kehittämiselle siten, että ensin suunnitellaan (’Plan’) toiminto ja sen päämäärät, sitten toteutetaan (’Do’) suunnitellun mukaiset toimenpiteet, joiden toimivuutta arvioidaan (’Check’) kerätyn datan ja palautteen perusteella. Lopuksi tehdään korjaavia toimenpiteitä (’Act’) saadun palautteen ja muun datan perusteella, minkä jälkeen palataan kehän alkuun ja suunnitellaan uudet toimenpiteet siten, että aiemmin havaittuihin epäkohtiin tai kehitettäviin asioihin voidaan puuttua tehokkaasti. PDCA-sykliä voidaan soveltaa mihin tahansa toimintaan, ja Laurean Laadun matkassa -julkaisussa onkin sovellettu sykliä kaikkiin perustoimintoihimme (strateginen johtaminen, henkilöstöjohtaminen, koulutustoiminta, tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminta sekä aluekehitys ja liiketoiminta). TKI-toiminnan PDCA-syklistä nähdään, että toiminnan tuloksellisuuden arvioinnin (’Check’) määrällisiä mittareita ovat TKI-toiminnan rahoitus, TKI-opintopisteet ja julkaisut. Nyt käyttöön otetun hankeyhteistyökyselyn myötä saamme myös tärkeää laadullista palautetta TKI-hanketoiminnasta.
Kuvio 1 Jatkuvan kehittämisen kehä eli PDCA-sykli (Bulsuk 2019)
Saadun palautteen hyödyntäminen
Hankeyhteistyökyselyn tuloksia hyödynnetään luonnollisesti Laurean TKI-prosessin kehittämisessä. Kysely tukee myös laurealaisten TKI-projektipäälliköiden osaamisen kehittämistä tuottamalla syötteitä Laurean sisäisen Certified Project Manager -koulutuksen työpajoihin. Kyselyn tuloksia käytetään myös vapaamuotoisempien Kahvia ja sympatiaa TKI-hanketoimijoille -keskustelutilaisuuksien alustuksissa. Saatu palaute käydään läpi yhdessä tiimin kanssa, joka muodostuu projektipäälliköstä, vastuuyksikön TKI-päälliköstä ja TKI-palveluiden edustajista. Samassa keskustelussa käydään läpi hankkeen toteutuksen sujuminen projektipäällikön näkökulmasta sekä hänen vinkkinsä hankkeen laadukkaaseen toteuttamiseen ja prosessin kehittämiskohteisiin. Lisäksi keskustellaan mahdollisesti vaikeiksi koetuista asioista, joita voidaan työstää yhdessä kaikkien projektipäälliköiden kesken.
Hankeyhteistyökyselyn sisältö
Jatkossa hankeyhteistyökysely on osa Laurean TKI-hankeprosessia ja se osoitetaan hankkeen päättymisvaiheessa Laurean koordinoimien TKI-hankkeiden partnereille. Hankeyhteistyökyselyllä selvitetään, miten Laurea on onnistunut hankkeen toteuttamisessa kokonaisuudessaan sekä hankkeen eri osa-alueissa kuten sisäisessä yhteydenpidossa, suunnitelmallisuudessa, hankkeen etenemisen seurannassa ja edistämisessä sekä ulkoisessa viestinnässä, tiedotuksessa ja tulosten levittämisessä. Perinteiseen tapaan kyselyssä toivotaan myös avointa palautetta onnistumisista ja kehittämisen kohteista. Halutessaan vastaaja voi jättää nimi- ja organisaatiotiedot sekä antaa luvan palautteen käyttämiseen Laurean markkinoinnissa. Lopuksi kysytään asteikolla 1-10 todennäköisyyttä suositella Laureaa kumppaniksi muille.
Ensimmäisen kyselykierroksen tuloksia
Hankeyhteistyökysely toteutettiin ensimmäisen kerran tammikuussa 2021, jolloin se lähetettiin takautuvasti vuonna 2020 päättyneiden hankkeiden partnereille. Hankkeita oli yhteensä 12, joista yksi oli kansainvälinen hanke. Kaiken kaikkiaan kysely lähti 33 partnerille ja vastausprosentti oli 66,7. Tulosten systemaattisen analysoinnin paikka on myöhemmin, mutta jo nyt voidaan tehdä alustavia havaintoja. Kaikkiaan Laurean toimintaan hankekoordinaattorina ollaan tyytyväisiä, ja suurin osa vastaajista kokee Laurean onnistuneen joko hyvin tai kiitettävästi sekä hankkeen toteuttamisessa kokonaisuudessaan että hanketoiminnan eri osa-alueissa. Parhaat arvosanat saamme osa-alueessa ”Miellyttävän hanke- ja yhteistyöilmapiirin luominen”, mikä on erityisen ilahduttavaa yhteistyön jatkuvuuden ja luottamuksen kannalta. Tämä heijastuu myös suositteluindeksiin, sillä miltei kaikki vastaajat kokevat Laurean yhteistyökumppanina, jota voi varauksetta suositella muille. Palautteen perusteella parannettavaakin toki on, mutta isossa kuvassa Laurea on onnistunut erinomaisesti koordinoimissaan hankkeissa. Lisäksi kyselystä ilmenee, että miltei kaikki vastaajat ovat hyödyntäneet hankkeiden tuloksia omissa organisaatioissaan, ja että tulokset koetaan vaikuttaviksi etenkin alueellisesti.
Kyselyn kehittämisprosessi
Kysely suunniteltiin iteratiivisesti, yhteisesti kehittämällä hyödyntäen laatijoiden monipuolista asiantuntemusta. Tällainen työskentelyprosessi nostaa esiin kaksi laadukkaan kehittämistyöskentelyn ulottuvuutta, joita sovellettiin myös tässä prosessissa skaalatusti. Iteroinnissa tuotetta edistetään pienissä erissä välivaiheiden kautta, jolloin uudet toiminnallisuudet ovat esillä ja kokeiltavissa. Toimintatapa edellyttää intuitiota tavoiteltavasta lopputuloksesta ja kokonaisuuden pilkkomista pienemmiksi osuuksiksi. Iteratiivisessa kehityksessä on keskeistä, että tuote – tässä tapauksessa kyselyluonnos – on jatkuvasti saavutettavissa, jolloin vähitellen siihen tulevat osaset vievät johdonmukaisesti kohti haluttua lopputulosta.
Iteroiva työskentelytapa yhdistyy yhteiskehittämisen menetelmiin, joita käytetään Laureassa laajasti, muun muassa Co-creation Orchestration -hankkeessa. Sen ytimessä ovat monitieteisyys ja monitoimijuus, joiden myötä lopputulos on enemmän kuin olisi syntynyt yhden tahon toimesta. Yksinkertaisuudessaan se on rajoja ylittävää toimintaa, jolla tähdätään yhteisiin tavoitteisiin. Edellytyksenä toimivalle yhteiskehittämiselle on oikea paikka ja aika, joista jälkimmäistä varattiin tähän prosessiin riittävästi lopputuloksen kypsymistä varten. Yhteiskehittämiseen vaadittavat taidot (yhteenkuuluvuuden tunne, tasapuolisuus ja avoin kommunikaatio) sekä myös seuraavat edellytykset toteutuivat kyselyn kehittämisessä:
- Sitoutuminen ja toisten asiantuntijuuden arvostaminen
- Avoimuus uusille ideoille ja erilaisille tunteille
- Erilaisten tavoitteiden tunnistamisesta edetään jaettuun tavoitteeseen
- Tekemällä eteneminen (ideoista siirrytään nopeasti konkretiaan), kokeilukulttuuri
Yhteiskehittäminen sisältää tasavertaisen osallistumisen, joka hyväksyy erilaiset mielipiteet. Työskentelyssä tunnistetaan osallistujien erilaiset tavoitteet, ja yhteistyössä pyritään erilaisten tavoitteiden joukosta löytämään yhteinen tavoite ja jaettu kiinnostava aihe. Tavoitteena on tuoda osapuolten erilaiset osaamiset ja näkökulmat yhteen. Onnistuneen prosessin lopputuloksena syntyi selkeä ja tiivis suomen- ja englanninkielinen kysely, jossa toteutuvat validiteetti (mitataan tutkittavaa asiaa), reliabiliteetti (toistettavuus) ja soveltuvuus laajasti Laurean hankeyhteistyöhön. Kysely on tehty käyttöä varten, joten laatijoiden puolesta toivomme siihen runsaasti vastauksia!
Clarissa Bingham ja Krister Talvinen toimivat Grant Writereina Laurean TKI-palveluissa, ja heidän tehtäviinsä kuuluvat mm. hakemuskirjoittamisen tuki ja TKI-palveluiden kehittämistehtävät. Henna Kemppainen toimii tutkimuspalvelupäällikkönä Laurean TKI-palveluissa. Hänen tehtäviinsä kuuluu mm. hankehakemusten valmistelun tuki ja laadunvarmistus sekä TKI-työhön liittyvän osaamisen kehittäminen korkeakouluyksiköissä.
Lähteet:
