HAZARD-hanke: Miten viranomaisten byrokraattinen viestintä ja tiedottaminen palvelevat pelastustointa?

Teksti | Kira Laihorinne , Pirita Vuorisalo , Pasi Hario

Satamat, matkustajaterminaalit ja satamien varastoalueet ovat yleensä sijoitettu lähelle asutusta. Näillä alueilla viranomaisten välisen yhteistyön ja kansalaisten tiedottamisen tulee sujua moitteettomasti onnettomuustilanteissa. HAZARD- hankeen (Mitigating the Effects of Emergencies in the Baltic Sea Region Ports) viimeinen suuronnettomuusharjoitus järjestettiin 28.11.2018 Varsinais- Suomen Pelastuslaitoksen (VSPL) toimesta Turun satamassa. Hankkeen tarkoitus on parantaa pelastus- sekä muiden viranomaisten ja toimijoiden valmiutta, yhteistoimintaa sekä viestintää onnettomuustilanteessa Itämeren satamissa (Hazard 2018).

Harjoitusskenaario koostui Turun satamassa yhtaikaa tapahtuneista kemikaalivuodosta, pakolaisten altistumisesta aineelle, vesipelastustehtävästä sekä varastohallipalosta. Mukana harjoituksessa olivat VSPL:n lisäksi Poliisi, Rajavartiolaitos, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP) ja Turun Satama. Laurean henkilökunnasta ja turva-alan opiskelijoista koostunut ryhmä evaluoi pelastuslaitoksen ja sairaanhoitopiirin ensihoidon onnettomuuspaikan johtamista, kommunikointia ja koordinaatiota viranomaisten välillä sekä pelastuslaitoksen ulkoista tiedottamista, jonka onnistumisia ja kehityskohteita tämä artikkeli avaa.

Viranomaisten byrokraattinen viestintä ja tiedottaminen kriisitilanteessa

Tarkasteltaessa kriisiä puhutaan yllättävästä, äkillisestä ja epätodennäköisestä tilanteesta, joka poikkeaa normaalista arjesta. Harjoituksen mukaisessa kemikaalivuodon suuronnettomuudessa tilannekuva on usein monitulkintainen, tilanteen eskaloitumisvaara luo tiukan aikataulupaineen ja tarve viestiä kansalaisille sekä sidosryhmille on välitön.  Nopea, luotettava ja yhdenmukainen tiedottaminen vähentää paniikkia, hillitsee vääriä huhuja ja säästää ihmishenkiä.  Alussa kriisiviestinnän ja tiedottamisen tehtävä on vähentää onnettomuuden tuhoja, myöhemmin normalisoida tilanne. (Tikka 2018.)Ohjeisiin, tarkistuslistoihin ja ennalta määritettyihin vastuisiin perustuva byrokraattinen viestintä on erityisesti ominaista viranomaisille, joiden viestintä perustuu lakeihin, asetuksiin ja määräyksiin (Pelastustoimi.fi 2018). Harjoituksessa pelastuslaitos toimi onnettomuustilanteen aikaisen tiedottamisen toimintaohjeen lisäksi tehostetun viestinnän muistilistan mukaan. Eräs harjoituksen tavoitteista oli testata muistilistaa ja tehdä siihen täydennys- ja korjaustarpeita (Varsinais-Suomen pelastuslaitos 2018).Byrokraattinen viestintä toimii kriisitilanteessa, jos sitä on harjoiteltu ja tiedotusvastuut sekä -toimenpiteet ovat koko organisaation tiedossa. Muuten ne hidastavat ja kömpelöittävät kriisiviestintää. Tiedotusvastuullisten toimijoiden tulee tehdä reaaliaikaista yhteistyötä oikea-aikaisen ja yhdenmukaisen tiedottamisen saavuttamiseksi. (Huhtala & Hakala 2007, 93, 106-107.)

Oliko tiedotusorganisaatio liian korkea?

Harjoituksessa VSPL:n tiedotusorganisaation muodostivat onnettomuuspaikalla tilannetta johtanut pelastuslaitoksen kenttäjohtaja, hänen seurassaan toiminut tiedotuspäällikkö ja erikseen pelastuslaitoksen tilannekeskuksessa toiminut tiedottaja, joka myös vastasi viestinnän tuottamisesta eri sosiaalisen median kanaviin. Kenttäjohtajan ja tiedotuspäällikön yhteistyö olikin saumatonta, mutta tiedotuspäällikön ja tiedottajan välinen etäisyys johti katkoksiin tiedottamisessa. Erilliset tiedotuspäällikön ja tiedottajan tehtävät ja asemapaikat eivät olleetkaan ideaaleja. Roolien erillisyyteen on syynä asetus, jonka mukaan tiedotuspäällikön tulee olla pelastusalan ja –tehtävät tunteva päällystökoulutettu palomies, vaikka viestinnän sisällöt tuottaisi siviilitaustainen ammattitiedottaja (Pelastustoimi.fi 2018).

Viranomaisten välisessä tiedotuksen koordinoinnissa onnistuttiin

Huhtalan ja Hakalan (2018, 109) mukaan kriisitilanteet koskettavat usein eri hallinnonaloja. Tiedotus- ja viestintätoiminnon keskittämisellä ja yhteistyöllä voidaan varmistaa, että kaikki viranomaiset tiedottavat asioista yhteneväisesti ja oikea-aikaisesti. Päätös siitä, mikä viranomainen on tiedotusvastuussa, tulee palvella viestinnän ja yhteistyön toimivuutta.

Harjoituksessa Poliisin tiedottaja sijoitettiin pelastuslaitoksen tiedottajan läheisyyteen tilannekeskukseen.  Tämä paransi viranomaisten välistä tiedonkulkua, edesauttoi viranomaistenvälisten tiedotusvastuiden selkeyttä ja tiedottamisen yhdenmukaisuutta.

Ovatko tiedotusväylät tarkoituksenmukaisia?

Laki määrää pelastustoimintaa johtavan viranomaisen lähettämään radion- ja television kautta vaaratiedotteen onnettomuudesta, jos siitä voi aiheutua ihmisille hengen- tai terveyden vaaraa tai, jos kriittistä infrastruktuuria on vaarassa tuhoutua tai vaurioitua. Palvelu on suunniteltu yhteistyössä median edustajien ja viranomaisten kanssa ja sen tarkoitus on nopeuttaa tiedonvälitystä ja helpottaa viranomaisten ja median työtä. Tiedottava viranomainen päättää mahdollisen jatkotiedotteen antamisesta ja sisällöstä. Kielilain mukaan viranomaistiedotteet on annettava sekä suomeksi että ruotsiksi. Vaaran ollessa ohi olisi lähetettävä uusi vaaratiedote päivittyneestä tilanteesta. (Laki vaaratiedotteesta 2012; Pelastustoimi.fi 2018.)

Vaikka pelastuslaitos tiedotti onnettomuudesta tasaisesti sosiaalisessa mediassa, jäi koko vaaratiedote lopulta lähettämättä. Ongelmaksi muodostui epäselvyys virallisen vaaratiedotteen laatijasta ja sekä vaikeus kääntää tiedote ruotsiksi. Lisäksi vaaratiedotteen rakenteellisena ongelmana on, että palveluntarjoajalta kestää jopa 40 minuuttia saada tiedote radioon tai televisioon. Täten suuronnettomuustilanteessa sosiaalinen media on kansalaisten ja sidosryhmien varoittamiseen tarkoituksenmukaisempi väylä. Pelastuslaitos tiedottikin suuronnettomuudesta tasaisesti ja oikea-aikaisesti Facebookissa ja Twitterissä. Ajatuksenaihetta on myös ulottaa vaaratiedotteen anto automaattisesti vaara-alueella oleviin kännyköihin.

Dokumentointi takaa viranomaistoiminnan kehittämisen ja tarkastelun

Byrokraattiselle johtamiselle ja tiedottamiselle ovat ominaisia myös muodolliset säännöt ja dokumentointi. Toiminnan standardoiminen sekä muistiin kirjaaminen helpottavat kriisitilanteen toiminnan tarkastelua tilanteen päätyttyä. Täten mahdollistuu myös viranomaisen toiminnan oikeutuksen tarkastelu jälkikäteen.  (Huhtala & Hakala 2018, 109.)

Kenttäjohtopaikalla ja tilannekeskuksessaa pidettiin tilannepäiväkirjaa koko harjoituksen ajan. Täten eri viranomaistoimijat voivat helpommin analysoida omaa toimintaansa harjoituksessa sekä hyödyntää tietoa tilanteiden jatkokoulutuksessa.

Miten viranomainen kykenee reagoimaan eri medioiden sisältöihin?

Sosiaalisen median verkostoituneessa maailmassa onnettomuuksista ilmestyy nopeasti kansalaisten tuottamia kuvia, videoita, uutisia ja twiittejä. Uutinen onnettomuudesta leviää nopeasti reaaliaikaisena ja sensuroimattomana. Myös viranomaisten täytyy tiedottaa ja viestiä monella eri kanavalla sekä tarvittaessa myös puuttua virheelliseen tietoon ja huhuihin. (Tikka 2018.)

Harjoituksessa viranomaistoimijat eivät harjoitelleet mediassa vellovien huhujen oikaisemista. Tositilanteessa skenaarion kaltaiset tapahtumat olisivat tukkineet Pelastuslaitoksen ja hätäkeskuksen vaihteet kansalaisten ja median puheluista. Suomen toiseksi suurimman kaupungin keskustan lähellä tapahtunut onnettomuus olisi myös herättänyt valtavan sosiaalisen median myrskyn ja vaatinut huomattavasti järeämpää tiedotusorganisaatiota kuin vain kentälle sidotut kenttäjohtajan sekä tiedotuspäällikön ja tilannekeskuksessa toimineen tiedottajan.

Lähteet:
Painetut:
  • Hazard-harjoitus Turun satamassa 28.11.2018. Viestinnän harjoittelun tavoitteet pelastuslaitoksella. Varsinais-Suomen pelastuslaitos.
  • Huhtala H. & Hakala S. 2007. Kriisi ja viestintä. Gaudeamus: Helsinki.
Sähköiset:
Julkaisemattomat:
  • Hakala S. 2018. Yhteiskunnan ja organisaatioiden varautuminen kriiseihin verkkoluento. Helsingin avoin yliopisto.
  • Tikka, M. 7.8.2018. Kriisiviestintä- ja johtaminen verkkoluento. Helsingin avoin yliopisto.
  • Tikka, M. 2018. Kriisien medialisaatio: case panttivangit ja kiihtyvä kommunikaatio verkkoluento. Helsingin avoin yliopisto.
URN http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2019101833712

Jaa sivu