Korona muutti tapahtumatoteuttamisen kenttää hurjasti. Ennen pandemiaa valtaosa tapahtumista järjestettiin livenä, koronan myötä kaikki toteutui verkossa etänä. Nyt puhutaan paljon hybriditoteutuksista eli tapahtuma toteutetaan sekä livenä, että verkossa. Hybriditoteutuksessa yhdistyvät sekä liveseminaarin että webinaarin hyvät ominaisuudet, mutta onnistunut tapahtuma ei synny hetkessä, vaan vaatii selkeän suunnitelman ja riittävästi tekijöitä. Tässä blogitekstissä tuomme esille, mitä onnistunut hybriditapahtuma vaatii. Case-esimerkkinä toimii Kulttuurisen vanhustyön seminaari, joka toteutettiin hybridimuotoisena 4.5.2023 Laurea Tikkurilan kampuksella ja Teamsissa.

Kaikki alkaa suunnittelusta

Tapahtuman suunnittelu on hyvä aloittaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Puoli vuottakaan ei ole liian pitkä aika, sillä aluksi tärkeintä on saada tapahtuma yhteiseen kalenteriin. Viikkoa ennen tapahtumaa tuleva tukipyyntö tapahtuman teknisestä järjestämisestä tulee auttamattomasti liian myöhään. Kun tapahtuma on kaikkien tiedossa, voi tapahtuman tarkempi sisältö rauhassa muotoutua, kun pääspeksit ovat kunnossa.

Tapahtuma voidaan striimata pääasiassa kahdella tavalla:

1. monikamerainen livelähetys esimerkiksi Youtubeen
2. puhujaseminaari esimerkiksi Zoomin tai Teamsin kautta.

Striimaustavan valinta vaikuttaa siihen, millaisella resurssilla tapahtumaa tehdään eli montako henkilöä tuotannossa on mukana, millaista tekniikkaa tarvitaan ja mikä alusta on kyseessä. Youtubeen tehtävä livelähetys hybriditapahtumissa tehdään yleensä monella kameralla ja se vaatii useamman henkilön hoitamaan kuvausta, ohjausta, ääntä ja yleistä hallinnointia. Tällöin toteutus on katsojalle sama kuin katsoisi tv-lähetystä eli osallistumismahdollisuudet on hyvin rajatut eikä vuorovaikutusta synny.

Zoomin tai Teamsin kautta toteutettava striimaus on kevyempi toteuttaa, sillä silloin riittää yksi henkilö hallinnoimaan tekniikkaa. Toki silloinkin on hyvä olla erikseen vielä esimerkiksi chatmoderaattori ja yleisökysymyksiä varten olevan mikrofonin viejä, jotta tapahtuma olisi mahdollisimman sujuva. Aivan yksinkertaisimmillaan toteutus on ”plug and play” -tyyppinen, jonka pystyy tekemään kuka tahansa. Tällaiseen toteutukseen on myös helpompi osallistaa katsojia esimerkiksi chatin kautta. Lähtökohtaisesti Laurean mediatuotannon tiimi on tukitiimi, joka neuvoo ja opastaa esimerkiksi striimin toteuttamisessa, mutta kun on kyse isommista ja tekniikaltaan vaativimmista seminaarista, tulee tiimistä järjestäjien avuksi tekninen vastaava.

Kulttuurisen vanhustyön seminaari oli toteutusmuodoltaan jotain näiden kahden väliltä. Seminaari järjestettiin sekä livenä Tikkurilan kampuksella, että etänä Teamsin kautta. Paikan päällä oli sekä yleisöä että yhtä lukuun ottamatta kaikki esiintyjät. Etänä osallistujia noin 150 sekä yksi esiintyjä. Puhe-esitysten lisäksi seminaarin ohjelmassa oli musiikkia, laulua, tanssia ja videoita. Musiikkia soitettiin sekä soittimilla että valmiina äänitteinä. Tämän tapahtuman osalta tuli huomioida kameran liikuteltavuus, puhuja- ja laulumikit, yleisömikki kysymyksille sekä valmiiden ääninauhojen kuuluvuus niin salissa olevalle yleisölle kuin etänä oleville katsojille.

Jos hankkeisiin mietitään toteutettavaksi erilaisia tapahtumia, on ne hyvä kirjata selkeästi ylös jo hankesuunnitelmaan. Tällöin tapahtumatuotannon kulut voidaan huomioida ja hankkeen budjetoinnin ja resurssien suunnittelun vaiheessa.

Yllätyksiä tulee aina

Vaikka suunnittelu olisi aloitettu hyvissä ajoin ja tarvittava tekniikka olisi varattuna, aina voi tulla yllätyksiä. Kulttuurisen vanhustyön seminaarin osalta yllätyksiä tuli niin kampuksen tiloissa olevan kameran toimimattomuudesta kuin etänä osallistuvan esiintyjän näkymisessä. Haasteita aiheuttivat myös ohjelmassa olleet musiikit, jotka eivät aina kuuluneet hyvin etäosallistujille.

Striimauksen tärkein sääntö on, ettei jäädä tuleen makaamaan. On tehtävä nopeita ratkaisuja, jotta tapahtuma saadaan jatkumaan. Parhaassa tapauksessa yleisö ei edes huomaa, että käytössä on varasuunnitelma tai muokattu toteutus. Hybridi-tapahtumaa, kuten mitä tahansa mediaa tuottaessa ja toteuttaessa tärkeintä on ääni, kuva tulee vasta toisena. Hyvä tapahtuma menee hukkaan, jos ääntä ei kuulu, mutta ilman kuvaa pärjää paremmin.

Muita huomioitavia seikkoja hybriditoteutuksessa ovat valaistus, striimin rakentamiseen ja purkamiseen kuluva aika sekä yleisön huomiointi. Usein valaistus on haastava ja kunnollisen valaistuksen rakentaminen on aikaa vievää. Myös koko striimin toteutukseen tarvittavan tekniikan rakentaminen ja purkaminen, mikäli tekniikka ei ole tilassa valmiina ja pysyvänä, on huomioitava aikataulussa sekä työnjaossa. Hybridi-tapahtumassa yleisöä on sekä livenä paikan päällä että etänä yhteyksien päässä. Onnistuneen ja mieluisan tapahtuman toteutuksessa tulee ottaa huomioon molemmat yleisöt. Tarkoin suunnitellun ja toteutetun tekniikan lisäksi se tarkoittaa yleisön osallistamista itse tapahtuman aikana, jos se teknisesti on mahdollista.

Muistilista hybriditoteutukseen

Tapahtuman suunnittelussa, järjestämisessä ja toteuttamisessa on huomioitava monta asiaa. Alle on koottu listaa, jotka auttavat luomaan onnistuneen hybriditapahtuman:

1. Tulevan tapahtuman kalenterointi ja tapahtumasuunnittelun aloitus.
   • a. Laurean livestriimauksen tukikäytäntöjen ohjeistus julkaistiin Laurea-ammattikorkeakoulun henkilöstön sisäisessä intrassa elokuussa 2023.
2. Yhteinen suunnittelupalaveri
   • a. sovitaan, mitä alustaa käytetään, millä asetuksilla ja kuka tekee linkin
   • b. mietitään tapahtuman kulku, aikataulutus ja alustava sisältö
   • c. kartoitetaan tekniset vaatimukset: onko tiedossa pelkkää puhetta vai myös esimerkiksi laulua, musiikkia, videoita tai äänitiedostoja
3. Tekniikka
   • a. tarvittavan tekniikan suunnittelu, hankinta ja rakentaminen sekä purkaminen
   • b. mietitään tarvittava henkilöstö tapahtumapäivään
   • c. tekniikan testaaminen mielellään sekä edellisenä päivänä että juuri ennen tapahtumaa
4. Tapahtuman esiintyjät ja esitykset
   • a. esitykset oltava valmiina hyvissä ajoin, viime minuutin muutokset ei mahdollisia
   • b. kaikki esitykset kannattaa tallentaa samaan diasarjaan tai nimetä selkeästi järjestykseen
   • c. muut tiedostot, kuten musiikki- tai videotallenteet oltava valmiina tietokoneella, jotta vältytään esimerkiksi mainoksilta, huonolta laadulta tai pätkimiseltä
   • d. esiintyjien oltava paikalla viimeistään 15 minuuttia ennen omaa esitystä; ideaalitilanne olisi jos jokaisen esiintyjän kanssa ehditään käydä läpi tekniset asiat ennen seminaaria
5. Ennakoi, varaudu ja reagoi – kaikesta selvitään.

Kirjoittajat:

Hankeasiantuntija Anniina Honkonen oli toinen Kulttuurinen vanhustyö -seminaarin järjestäjistä. Laurean mediatuotannon harjoittelijana toiminut Marcus Maijala vastasi seminaarin teknisestä toteutuksesta. Tapahtuman teknisen toteutuksen apuna ja blogitekstiä kommentoimassa olivat myös mediatuotannon tiimiin kuuluvat Juha Takanen ja Jouni Kähkönen.