Kun uusi hanke käynnistyy, ilmassa on paljon kysymyksiä: mitä ja kenelle tässä hankkeessa on tarkoitus tehdä? Ketkä ovat mukana? Mikä aikataulu on? Millaisia tuloksia on tarkoitus saada aikaan? Hankkeen alkuvaiheessa hanketiimiä ja yhteistyökumppaneita voi helpottaa hahmottamaan projektia, jos asioita voi esittää tekstin rinnalla tai sen vaihtoehtona visuaalisissa muodoissa.

Tässä artikkelissa esittelen, miten palvelumuotoilun visuaalisuutta on Laureassa hyödynnetty Smart Countryside Mobility -hanketiimin sisäisessä ja hankekumppanien välisessä viestinnässä ensimmäisinä kuukausina. Työskentelen hankkeessa palvelumuotoilijana. Käyn aluksi lyhyesti läpi visuaalisuuden merkitystä palvelumuotoilussa. Sen jälkeen avaan työyhteisöviestinnän kehittämisen näkökulmaa Mikkolan ja Valkosen (2020) nelitasoisen mallin mukaisesti ja kerron esimerkkien kautta, miten visuaalisuus on ollut hyödyksi hankkeen viestinnässä.

Smart Countryside Mobility -hankkeessa kehitetään Uudenmaan haja-asutusalueille uudenlaisia älykkäitä henkilö- ja pientavaralogistiikan ratkaisuja. Hanketta koordinoi Metropolia Ammattikorkeakoulu. Laurean vastuulla on konseptointi, palvelumuotoilu ja liiketoimintamallien muotoilu.

Palvelumuotoilussa visuaalisuus tuo konkretiaa

Palvelumuotoilussa annetaan muoto aineettomalle palvelulle visualisoinneilla ja prototyypeillä. Visualisointi voi toimia sekä suunnittelun että viestinnän välineenä. Kuva on kirjoitettua sanaa vahvempi ja konkreettisempi kuin puhuttu kieli. Prototyypit ja visualisoinnit luovat yhteistä ymmärrystä suunnittelutiimissä ja nopeuttavat kehitysprosessia. (Tuulaniemi 2011, 94, 115.)

Datan visualisointi antaa tiimille yleiskuvan kerätystä informaatiosta ja jäsentää monimutkaista dataa. Visualisoinneilla voidaan tunnistaa malleja, tehdä näkyväksi olemassa olevia aukkoja datassa ja syventää ihmisten ymmärrystä aiheesta. Palvelumuotoilussa tyypillisiä tutkimustiedon visualisointitapoja ovat esimerkiksi tutkimusseinä, persoonat, asiakaspolut, systeemikartat ja käyttäjätarinat. (Stickdorn, Lawrence, Hormess & Schneider 2018, 111, 228.)

1. Rakennetaan yhteinen ymmärrys missiosta, tavoitteista ja työtehtävistä

Mikkolan ja Valkosen (2020) mallin ensimmäisellä tasolla on jaettu ymmärrys missiosta, tavoitteesta ja työtehtävistä. Uuden hankkeen alussa projektitiimeissä kannattaa käyttää aikaa näiden merkitysten läpikäymiseen, jotta niistä syntyy yhteinen ymmärrys.

Smart Countryside Mobility -hankkeessa ensimmäisen visualisoinnin teki projektipäällikkö Jaakko Hannula, joka oli heti hankkeen käynnistyttyä kesällä 2021 purkanut monisivuisen hankesuunnitelman työpaketit ja toimenpiteet visuaaliseen muotoon.

Kuviosta oli hyvä aloittaa hankkeeseen perehtyminen, kun itse aloitin työt elokuussa 2021. Tämän visualisoinnin avulla hahmottelimme Laurean hanketiimin ensimmäisissä tapaamisissa tarkempaa aikataulua, suunniteltuja tuloksia ja omien osaprojektiemme sijoittumista suhteessa hankekoordinaattori Metropolian osaprojekteihin. Tämä ensimmäinen visualisointi osoittautui tärkeäksi yhteisen keskustelun ja hankkeeseen perehtymisen kannalta, sillä sen äärellä aloimme pohtia ja rakentaa yhteistä ymmärrystä hankkeen tavoitteista ja tulevista tehtävistämme.

Hankekumppani Metropolian teollisen muotoilun opiskelijat Anni Vainio ja Joona Ström olivat syksyn 2021 aikana mukana hankkeessa projektiassistentteina. Perehdytimme Jaakko Hannulan kanssa heitä tarkemmin muutamiin palvelumuotoilun menetelmiin, ja opiskelijat tekivät erilaisia visualisointeja hankkeen käyttöön. Näin Laurean palvelumuotoiluosaamista on jaettu alusta alkaen myös hankekumppanille.

2. Johdetaan informaatiota ja tietoa

Toisella tasolla (Mikkola & Valkonen 2020) keskeistä ovat informaation ja tiedon johtamiseen liittyvät prosessit. TKI-työ on tietotyötä, jossa olisi keinotekoista ja lähes mahdotonta erottaa työtä ja työstä viestimistä. Keskeistä onkin varmistaa työssä tarvittavan tiedon saatavuus ja sen ajantasaisuus. Peruskysymyksiä ovat 1. Kuka tarvitsee ja millaista tietoa? 2. Missä tämä tieto on saatavilla? 3. Kenellä on vastuu tästä tiedosta: sen tuottamisesta, välittämisestä ja käsittelystä?

Olemme hyödyntäneet Smart Countryside Mobility -hankkeessa visuaalisuutta tiedon jakamisessa. Esimerkkinä tästä on tekemäni trendikatsaus, jonka keskeiset tulokset kokosin Powerpoint-esitykseksi. Tiivistin esityksen lopussa kuvaksi eri lähteistä koottuja, hankkeeseen vaikuttavia megatrendejä ja ilmiöitä. Toinen hyvä visuaalinen tapa esitellä monitahoista hanketta hanketiimeille oli jäsennellä asioita ajatuskartan muotoon.

Kolmas esimerkki tiedon jakamisesta visuaalisessa muodossa on palvelumuotoiluprosessin suunnitelma, jossa kiteytin yhteen kuvaan hankkeen Tutki- ja Määritä-vaiheiden keskeiset toimenpiteet. Yksi kuva kertoi tässäkin enemmän kuin tuhat sanaa.

3. Varmistetaan toimivat viestintäkäytänteet

Mikkolan ja Valkosen (2020) mallin kolmannella tasolla tunnistetaan ja arvioidaan viestintäkäytänteitä, sillä ne ovat pohja kehittämiselle. Uusissa projekteissa on mahdollisuus alusta alkaen tietoisesti luoda tapoja, jotka tukevat toimivaa vuorovaikutusta ja työtehtävien loppuun saattamista.

Smart Countryside Mobility -hankkeessa olemme sopineet säännöllisistä molempien hanketiimien yhteisistä palavereista. Koska suurin osa työstä tehtiin syksyllä 2021 etänä, olemme käyttäneet visuaalisuutta sekä Laurean hanketiimin Teamsissä että Metropolian kanssa yhteisen Teams-kanavamme keskusteluissa. Emoji toimii tekstin seassa tunteen ilmaisuna, ja reaktionäppäimen valmiita emojeita tai yksittäistä emojia voi käyttää ilman tekstiä kommenttipuheenvuorona. Ja kun oppii tuntemaan kollegoita paremmin, voi viestittelyssä olla osana vaikkapa tilanteeseen sopiva gif-video!

4. Interpersonaalinen viestintä tukee työn tavoitteiden saavuttamista

Neljännellä tasolla (Mikkola & Valkonen 2020) keskeinen kysymys on, miten interpersonaalinen viestintä tukee tai estää työn tavoitteiden saavuttamista. Työyhteisöissä vuorovaikutuksen ongelmat ja haasteet tunnistetaan usein tällä tasolla, vaikka ne voivat olla peräisin muilta työyhteisöviestinnän tasoilta. Haasteet voivat olla lähtöisin esimerkiksi riittämättömistä tavoista antaa tai saada palautetta, sosiaalisen tuen puutteesta tai tiimin sisäisen luottamuksen puutteesta, joka näkyy tiedon salaamisena.

Hankkeemme alkuvaiheessa olemme kertoneet avoimesti omista tavoistamme viestiä ja olla vuorovaikutuksessa. Avoimen keskustelun kautta syntyy luottamus, jonka pohjalta uskallamme pyytää ja antaa palautetta, kehittää ja kehittyä yhdessä. Edellä esitellyt visualisoinnit ovat olleet avuksi myös tällaisissa kahdenkeskisissä tai useamman henkilön keskusteluissa. On helpompi puhua yhdessä esimerkiksi hankkeen seuraavista vaiheista, kun aikataulu ja toimenpiteet ovat yhteisesti näkyvissä visuaalisessa muodossa.

Olen tässä artikkelissa esitellyt, miten Smart Countryside Mobility -hankkeen alkuvaiheessa olemme hyödyntäneet palvelumuotoilun visuaalisuutta hanketiimien sisäisessä viestinnässä. Palvelumuotoilun menetelmät ja visualisoinnit voivat saada aikaan merkityksellisiä keskusteluja, luoda yhteistä ymmärrystä ja tehdä epäsuorasti ilmaistuista tiedoista, mielipiteistä ja oletuksista selkeitä (Stickdorn ym. 2018, 21). Palvelumuotoilun visuaalisia tuotoksia kannattaakin aktiivisesti hyödyntää työyhteisöviestinnän kehittämisessä heti hankkeen alusta alkaen. Visualisointien äärelle on helppo palata, kun kehittämistyö etenee, ja palvelumuotoilun iteratiivisen prosessin myötä visualisointeja muokataan ja niitä tulee lisää matkan varrella.

Ehkä se tärkein visuaalisen viestinnän keino on kuitenkin aina hymy – se näkyy ja tuntuu hyvältä niin kasvokkain kuin etänä hankkeen alusta loppuun asti.

Lähteet:

• Mikkola, L. & Valkonen, T. 2020. Developing workplace communication. Teoksessa Mikkola, L. & Valo, M. (toim.) Workplace communication. New York: Routledge, 179–192.
• Stickdorn, M., Lawrence, A., Hormess, M.E. & Schneider, J. 2018. This is service design doing. Applying service design thinking in the real world. A practitioner’s handbook. Sebastopol, CA: O’Reilly Media, Inc.
• Tuulaniemi, J. 2011. Palvelumuotoilu. Helsinki: Talentum.