Hyötyviljelyn hackathon – ketterä toteutus muuttuneessa tilanteessa

Lohjalla järjestetään Asuntomessut 2021 ja Laurea-ammattikorkeakoulu on vahvasti yhteistyössä mukana. Tähän liittyen opiskelijoilla oli keväällä tehtävänä palvelumuotoilun projekti. Toimeksiantona oli selvittää hyötyviljelyn mahdollisuuksia asuntomessualueella ja toteutustapa oli opiskelijoiden itsensä päätettävissä.

Opiskelijoiden toteutustapana oli ketterästi toteutettava palvelumuotoilun hackathon, jolla saadaan nopeasti kerättyä ideoita ja ajatuksia käyttäjiltä. Hackathon on intensiivinen työpaja, jossa niin asiantuntijat kuin asiasta vähemmänkin tietävät voivat osallistua ideointiin ikään ja kokemukseen katsomatta (Garret 2015, Komssi, Pichlis, Raatikainen & Kindstrom, 2015). Kevään 2020 tilanne edellytti hackathonin siirtämistä verkkoon ja opiskelijat tarttuivat innolla tähän haasteeseen. Opiskelijat kehittivät palvelumuotoilun virtuaalista hackathonia varten tehtäväpakin, joka jää Laureaan. Tehtäväpakki mahdollistaa ketterät hackathonit verkossa jatkossakin.

Projektin aloitus

Projektitiimimme sai toimeksiannon Lohjan kaupungilta tammikuussa 2020. Toimeksiannon tavoitteena oli kehittää käyttökelpoinen malli viljelytoiminnan järjestämisestä taloyhtiöissä. Toimeksiantajan toiveena oli saada aikaan asukkaita motivoiva ja osallistava toimintamalli, joka mahdollistaa mahdollisimman monen osallistumisen hyötyviljelyyn, kitkemiseen, kompostointiin jne. Taustaselvittelyjen jälkeen projektitiimimme lähti viemään ideointia eteenpäin osallistamalla ihmisiä palvelumuotoilun hackathoniin. Tavoitteena on ideoida, innovoida sekä testata ja konkretisoida hyväksi todettuja ratkaisuja annettuihin haasteisiin.

Alkuvuonna 2020 leviämään lähtenyt koronaviruspandemia muutti maailmaa ja suunnitelmiamme kerralla. Alustavat suunnitelmamme perinteisestä fyysistä läsnäoloa vaativasta hackathonista eivät olleet enää mahdollisia. Projektitiimimme joutuikin miettimään mm. tärkeässä roolissa olleen palvelumuotoilutapahtuman jättämistä pois projektista tai toteutuksen siirtämistä syksylle. Ennusteita koronaviruksen vaikutuksista mahdollisesti syksylle siirrettävään tapahtumaan ei kuitenkaan ollut saatavilla.

Virtuaalinen hackathon

Maaliskuun 2020 lopussa Suomessa järjestetyn #hackthecrisisfinland -virtuaalihackathonin inspiroimana päätimme lähteä rakentamaan virtuaalista hackathon- työpajaa. Tämän työpajan toteuttamisen suunnitteluun vaadittiin hiukan lisää aikaa ja apukäsiä. Tilanne onneksi jousti ja apua oli saatavilla, joten työpajan toteutus pääsi alkuun. Projektin lopullisena tavoitteena oli rakentaa toimintamalli, jonka avulla mahdollisimman moni korttelin asukas innostuisi ja sitoutuisi ottamaan osaa hyötyviljelyyn oman kiinnostuksen mukaan.

Elämme digitalisoituvassa yhteiskunnassa, jossa tekniikan ja internetin käyttö saattavat olla usealle itsestäänselvyys ja arkipäivää, kun taas toisille tämä voi tuottaa haasteita. Halusimme mahdollistaa osallistumisen riippumatta siitä, kuinka hyvin nämä kyseiset taidot ovat hallussa, joten toteutusta tuli miettiä myös näiden vähemmän teknisiä taitoja osaavien kannalta. Mielessämme pyöri myös kysymys siitä, miten saamme luotua ”etäpajan”, johon mahdollisimman moni voisi ottaa osaa ilman aikaisempaa palvelumuotoilun kokemusta ja kuinka voimme saada osallistujat työskentelemään yhdessä pieninä tiimeinä sosiaalisen ”eristäytymisen” aikana.

Työpajan toteuttamisen kannalta yhtenä keskeisenä asiana oli mahdollistaa osallistuminen myös ilman maksullisten ohjelmien käyttöä. Meillä olikin tarve suunnitella etäpaja, johon osallistuminen onnistuu myös esimerkiksi matkapuhelimen avulla. Pohdimme mm. osaavatko osallistujat käyttää suosittelemiamme ohjelmia, kuinka voimme tukea osallistujia, mikäli he tarvitsevat apua, sekä kuinka voimme seurata osallistujien edistymistä tehtävän kanssa.

Päädyimme luomaan työpajan tehtäväpakin Google Slidesiin. Google Slides mahdollistaa yhteiskäytön tiimin jäsenten kesken. Halusimme, että jokainen osallistuja pääsee työstämään tehtäväpakettia, joten lisäsimme sen alkuun vielä lyhyen ohjeistuksen siitä, miten tiimin jäsenet yhdistetään keskenään sekä miten tekstin ja kuvien lisääminen tapahtuu. Tehtäväpakin sisältö koostui erilaisista palvelumuotoilun tehtävänannoista, joiden avulla tiimi sai kehitettyä omaa ideaansa eteenpäin. Lisäksi perustimme Google Hangoutsiin keskustelun, jonka kautta osallistujat saivat projektitiimiläiset tavoitettua tiettyinä aikoina, jos ongelmia ilmeni. Korostimme osallistujille, että toteutuksella ja sen tyllillä ei ole merkitystä vaan tärkeintä on, että ymmärrämme heidän ideastansa.

Pandemiatilanne aiheutti haasteita myös hackathonin järjestämiseen. Saimme ilmoittautumisia yli 10 joukkueen verran. Tämä yllätti meidät positiivisesti. Etäpajan toteutus oli suunniteltu keskiviikon ja sunnuntain välille, jolloin osallistujien olisi mahdollista ottaa osaa myös heidän tiimilleen sopivana ajankohtana tällä välillä. Koska emme voineet olla fyysisesti läsnä, lähetimme kilpailun aikana osallistujille viestejä, joissa kannustimme aloittamaan, vaikka pakki saattaisi vaikuttaa haasteelliselta ja pyysimme ottamaan heti yhteyttä, mikäli haasteita tulisi vastaan. Työpajan tuloksena saimme yhden joukkueen ideoinnin. Tämän pohjalta pystyimme suunnittelemaan asiakkaalle toimintamallin.

Suunnittelemamme toimintamalli on rakennettu asukkaiden puutarhakulttuurin käynnistämistä varten. Lisäksi olemme huomioineet virtuaaliseen hackathonin työpajasta saamamme palautuksen mukana tulleita huomioita ja ajatuksia. Lopullinen konsepti hyötyviljelyn järjestämiseksi tapahtuu kuitenkin asukkaiden omien kokemuksien avulla. Pahimpien virheiden ja konfliktien välttämiseksi on kuitenkin kaikkien edun mukaista lähteä viemään toimintaa alusta saakka niin sanotusti toiminnan ulkopuolisen tahon antamien ohjeiden mukaisesti. Tämän konseptin avulla asukkaat pääsevät toiminnassa alkuun ja saavat tarvittavan tiedon alkuun epäonnistumisien välttämiseksi. Projektin lopuksi tuotimme oppaan, jonka avulla asukkaiden on mahdollista lähteä viemään toimintaa eteenpäin. Opas on pyritty rakentamaan mahdollisimman yksinkertaiseksi, jotta asukkailla säilyy myös mahdollisuus muokata asioita omanlaisekseen, kuitenkin tarjoten selkeän ohjeistuksen siitä, kuinka päästä alkuun ilman suurempia ongelmia.

Lopuksi

Kevään tapahtumat ovat saaneet meidät luomaan uusia ideoita ja toimintoja totuttujen tilalle. Pandemiatilanteessa ei ollut vaihtoehtoja vaan tilanteeseen oli sopeuduttava. Se, kuinka moni toimintatapa jää elämään tilanteen normalisoiduttua jää nähtäväksi. Kokemuksena tämä oli opettavainen ja mielenkiintoinen.