Vantaalaisia yrityksiä piinaa koronapandemian keskellä ennennäkemätön talouden alamäki. Moni toimiala kärsii kysynnän laskusta, jopa romahtamisesta. Urbaania kasvua Vantaa -hanke on pitkin vuotta reagoinut muuttuneeseen tilanteeseen ketterästi. Kasvuklinikka-konsepti kehitettiin tukemaan pk-yrityksiä ja niiden työntekijöitä teknologisen murroksen keskellä. Hankkeessa nähdään, että digitalisointi ja henkilöstön osaamisen kehittäminen toimivat katalysaattorina selviämiseen ja uuteen nousuun. Ensimmäinen verkkotapahtuma järjestettiin lokakuun lopussa. Tässä artikkelissa avataan suunnitteluprosessi ideasta jälkipuintiin.

Tavoitteet ja kohderyhmän tarpeet tapahtuman pohjana

Tapahtumasuunnittelu aloitettiin toukokuussa, jolloin pohjatietoa osallistujia kiinnostavan ja heille hyödyllisen sisällön koostamiseksi oli ehditty kerätä kevään aikana hankkeen tekemissä yrityskontaktoinneissa. Alustavan suunnitelman mukaan tapahtumia oli tarkoitus järjestää yhteensä neljä, kaksi syksyllä 2020 ja kaksi keväällä 2021. Sen hetkisessä paremmassa pandemiatilanteessa nähtiin vielä mahdollisena tapahtuman järjestäminen kasvokkain.

Kohderyhmiksi tapahtumalle päätettiin hankkeen partneri- ja kohdeyritykset. Hankesuunnitelman mukaan partneriyritykset osallistuvat hankkeen palveluiden ideointiin, suunnitteluun ja pilotointiin. Yhteiskehitetyt ja hankepartneriyrityksillä pilotoidut palvelut tarjotaan kohdeyrityksille eli vantaalaisille pk-yrityksille, joita on hankkeessa mukana noin 400.

Kasvuklinikka-tapahtuman suunnittelussa oli alusta asti tavoitteena tarjota pk-yritysten edustajille inspiraatiota, ideoita ja verkostoitumismahdollisuuksia. Samalla tavoiteltiin positiivista huomiota hankkeelle ja sen tarjoamille palveluille. Henkilöstön osaamisen kehittäminen yhtenä poikkeustilasta selviämisen työkaluna oli myös tärkeässä osassa.

Kolmen kohdan tapahtuma

Kesällä tapahtumaa suunniteltaessa koronatilanne näytti Suomessa paremmalta. Sen vuoksi tapahtumalle suunniteltiin aluksi kahta eri vaihtoehtoista toteuttamistapaa, live- ja etätapahtumaa.  Loppukesästä kuitenkin todettiin, ettei lähitapahtuma ole mahdollinen. Ensimmäinen versio tapahtuman sisällöstä ja etenemisestä esitettiin hankkeen sisäisessä kick-off -tilaisuudessa elokuussa. Tapahtuman runko oli siinä vaiheessa hahmottunut toteutusmuotoonsa, joka tulisi koostumaan kolmesta pääosioista, keynote-puhujasta, case-yrityksien esityksistä (1-3 kpl) ja speed dating -tyyppisistä pienryhmäkeskusteluista.

Tunnettu keynote-puhuja haluttiin tapahtumaan mukaan houkuttelemaan osallistujia ja tätä pidettiinkin keihäänkärkenä tapahtuman markkinoinnissa ja viestinnässä. Puhujaksi valikoitui tietokirjailija, yrittäjä Henkka Hyppönen, joka on esityksissään ja kirjoituksissaan käsitellyt paljon sekä tulevaisuuden työtä, että teknologian vaikutusta liiketoimintaan ja työelämään.

Esimerkkiyrityksiä haettiin hankkeen piiristä, ja pian sieltä valikoituivatkin mukaan sisälogistiikka-alan yritys Logisnext Finland Oy (Rocla) ja tietotekniikka-alalla toimiva InfoCare Oy. InfoCare on hankkeessa mukana hankepartnerina, Logisnext Finland Oy kuuluu hankkeen kohdeyritysten joukkoon. Molemmat yritykset ovat hyviä esimerkkejä siitä, miten teknologiaa on hyödynnetty liiketoiminnan kehittämisessä.

Pikaklinikoiksi nimettyjen pienryhmäkeskustelujen ideana oli, että osallistujat saisivat hankkeen koulutusorganisaatioiden valmentajilta sparrausta haasteisiinsa, joita kartoitettiin ilmoittautumisen yhteydessä. Hanke pyrki tarjoamaan osallistujille jotain konkreettista viemisiksi tilaisuudesta esimerkiksi teemalla ”kolme vinkkiä kasvuun yrityksellesi”. Vallitseva todellisuus poikkeusoloineen toi kuitenkin pian realismin ajatteluun mukaan, ja ryhdyttiin puhumaan ”liiketoiminnan ja osaamisen kehittämisestä” kasvun sijaan.

Yrityskohtaisesta viestinnästä laajempaan some-markkinointiin

Markkinointi toteutettiin linjassa hankkeen muun viestinnän kanssa. Kohderyhmän yrityksille markkinoitiin tapahtumaa ”save the date” –viestillä ja varsinaisella kutsuviestillä sekä useammalla muistutusviestillä. Lisäksi tapahtumasta kerrottiin hankkeen nettisivuilla ja uutiskirjeessä. Tämän markkinoinnin lopputuloksena ilmoittautuneiden määrä todettiin jäävän pieneksi, jolloin kohderyhmää päätettiin laajentaa. Käytännössä tapatuma avattiin kaikille kiinnostuneille.

Kohderyhmän laajentaminen mahdollisti tapahtuman markkinoinnin sosiaalisen median kanavissa Twitterissä ja LinkedInissä. Lisäksi hankehenkilöstö pystyi tämän jälkeen levittämään sanaa omilla sosiaalisen median tileillään ja esimerkiksi hankeorganisaatioiden sisäisillä tiedotuskanavilla. Näiden toimenpiteiden seurauksena hankkeen ulkopuolisia organisaatioita tuli mukaan kymmenkunta. Hankkeen ulkopuolisten osallistujien mukaantulo vaikutti markkinoinnin lisäksi myös tapahtuman tavoitteeseen ja viestintään. Sen sijaan, että Kasvuklinikalla olisi pyritty sitouttamaan osallistujia hankkeen palveluihin, korostettiinkin tapahtuman toimivan enemmän inspiraation ja ideoiden lähteenä sekä mahdollisena verkostoitumisen hetkenä.

Ylätason ajattelusta konkretiaan – Kasvuklinikan sisältö

Kasvuklinikka-verkkotapahtuma järjestettiin lokakuun lopussa. Puolitoistatuntinen tapahtuma vaati useamman kuukauden suunnittelun ja järjestämisen. Myös muuttuva pandemiatilanne muovasi tapahtumaa useampaan otteeseen. Lopullinen ohjelma koostui Henkka Hyppösen keynote-puheenvuorosta, kahdesta yritysesimerkistä sekä pikaklinikoista.

Keynote-puhuja Henkka Hyppönen kuvasi puheenvuorossaan teknologiamurroksen vaikutusta tulevaisuuden liiketoimintaan. Kuvatessaan miten nopeasti ja edullisesti yksi ihminen pystyy jo tänä päivänä suunnittelemaan esimerkiksi lenkkarituotteen, rakentamaan sille brändiprofiilin ja saamaan sen myyntiin, kävi kaikille selväksi, että tulevaisuuden teknologia ja mahdollisuudet ovatkin täällä jo nyt. Jos yritykset jättävät ne käyttämättä, olemme tulevaisuudessa yhä pahemmin jäljessä kehityksestä.

Esitys Rocla Intelligence -palvelun rakentamisesta ja sen asiakasarvosta kuvasi hyvin sitä, millaisen loikan perinteinen valmistava teollisuus voi globaalissa kilpailussa kehittyvän teknologian avulla ottaa. Rocla-brändin nykyään omistavan Logisnext Finland Oy:n liiketoiminnan kehitysjohtaja Outi Kettunen toi esille yhdessä asiakkaan kanssa tekemisen tarvetta. Vain näin voimme olla varmoja lisääntyneestä asiakasarvosta. Kettunen korosti myös, että tänä päivänä asiakkaat todella haluavat tätä yhteiskehittämisen työtapaa.

InfoCare Oy:n operatiivinen johtaja Jori Sistonen kävi esityksessään läpi yrityksen tunnistamat neljä hyötyä, jotka yritys voi saavuttaa teknologian avulla. Nämä ovat liiketoiminnan vapautuminen ajasta ja paikasta, ratkaisujen teknologiariippumattomuus, asiakkaan liiketoiminnan ymmärryksen lisääntyminen sekä pitkäkestoinen kannattavuus ja tehokkuus. Esityksessään Sistonen osoitti kuinka uudistukset tukevat positiivisen asiakaskokemuksen syntymistä sekä tuotteen tai palvelun merkityksellisyyden havaitsemista. Toimiva tekninen alusta on esimerkiksi kaupan alalla tärkeä osa toimintaa fyysisen toimitilan ohella. Yhdessä näiden avulla voidaan menestyksekkäästi herätellä asiakkaan aisteja tekemään ostopäätöksiä.

Yritysesimerkkien jälkeen keskusteltiin pikaklinikoilla pienryhmissä. Pikaklinikoiden valmentajat tarjosivat osallistujille konkreettisia vinkkejä liiketoiminnan ja osaamisen kehittämiseen. Tapahtumaan osallistuneet olivat saaneet ilmoittautumisen yhteydessä valita itseään kiinnostavan pikaklinikan, ja lähettää kysymyksiä teemaan liittyen. Pikaklinikoiden teemat olivat:

• Ammatillisen osaamisen kehittäminen kasvun mahdollistajana
• Johtaminen ja esimiestyö poikkeusoloissa
• IoT, data-analytiikka ja automaatio – digitalisaation muutosvoimat
• Ulkoinen viestintä kasvun työkaluna
• Toimiva strategia ja sen käytäntöön vieminen.

Vantaan ammattiopisto Varian Tarja Tomperi kertoi ammatillisen osaamisen kehittämisen palvelusta ja oppisopimuksista. Metropolia Ammattikorkeakoulun Erkki Räsänen kertoi, mitä digitalisaatio on nyt, mitä on luvassa seuraavaksi sekä voiko analytiikkaa kaupallistaa. Laurea-ammattikorkeakoulun Suvi Sivén käsitteli johtamista ja esimiestyötä poikkeusoloissa kohtaamisen ja yhteisöllisyyden, työhyvinvoinnin sekä etäjohtamisen näkökulmista. Laurean Tiina Leppäniemi vinkkasi onnistuneen viestinnän keinoina muun muassa yhteisen ideoinnin isojen linjojen ja arkipäivän viestinnän osalta sekä vuosikellon ja somekalenterin. Metropolian Marjo Huhtala kertoi muutosjohtamisen onnistumisen edellytyksiä, joita ovat esimerkiksi visualisointi ja helppo ymmärrettävyys.

Mitä Kasvuklinikalta jäi käteen?

Päätöspuheenvuorossaan Henkka Hyppönen kokosi yrityspuheenvuorojen ja pikaklinikoiden antia. Hyppönen nosti esille digitalisaation tuomat mahdollisuudet ja muutokset asiantuntijatyössä sekä sosiaalisiin tarpeisiin vastaamisen etätyössä. Lisäksi hän muistutti, että yrityksen strategian tulee olla ilmaistavissa yhdellä virkkeellä ja kannusti viestinnässä ylikommunikointiin. Hyppönen kehotti yrityksiä pohtimaan myös seuraavia asioita:

• onko yrityksellä käynnissä yhtään kehityshanketta asiakkaiden kanssa tai keskustellaanko asiakkaiden kanssa edes jossain muodossa?
• mikä yrityksen toiminnassa tulevaisuudessa kasvaa, mikä supistuu ja millaisia skenaarioita voi kerätyn tiedon perusteella luoda?
• mitä osaamista halutaan kehittää yrityksen sisällä ja mikä osaaminen kasvaa nopeammin markkinoilla?
• mikä on yksittäisen ihmisen kapasiteetti ymmärtää muutoksia ja viedä niitä läpi?

Kasvuklinikalle osallistuneilta hankkeen kohderyhmään kuuluneilta yrityksiltä kysyttiin palautetta tapahtuman sisällöstä, toteutuksesta ja annista. Tapahtumaan osallistui 33 kohderyhmän yritysten edustajaa. Heistä kyselyyn vastasi 8 (vastausprosentti 24,2%).

Tapahtuman markkinointi ja viestintä onnistuivat hyvin. Ilmoittautuneita oli kaikkineen hieman yli 60, joista noin 20 oli hankkeen omaa väkeä ja loput kohderyhmää. Osallistujien palautteista käy ilmi, että tieto verkkotapahtumasta tuli hankkeen uutiskirjeen ja henkilöstön kautta. Itse tapahtumassa oli paikalla parhaimmillaan hieman alle 60 eli ”no show” oli vähäistä. Markkinointia tehtiin montaa kanavaa pitkin, mutta koettiin, että parhaiten toimivat henkilökohtaiset yhteydenotot, vaikka se vaatiikin resursseja.

Kyselyyn vastanneiden mukaan Kasvuklinikan sisältö vastasi heidän odotuksiaan melko hyvin tai hyvin (87,5%). Vastaajien mukaan tapahtuma olisi voinut olla kestoltaan pidempi sekä vielä enemmän keskustelevampi. Q&A-tyyppisiä keskustelutuokioita asiantuntijoiden kanssa toivottiin olevan enemmän. Kyselyyn vastanneet kokivat saaneensa Kasvuklinikka-tapahtumasta ideoita ja inspiraatiota sekä hyödyllisiä vinkkejä ja vertaistukea.

Vastaajat olivat pääosin tyytyväisiä Kasvuklinikan sisältöön (osittain tai täysin samaa mieltä 75 %). Kaikki vastaajat kokivat saaneensa eniten irti Henkka Hyppösen keynote-puheenvuorosta. Pikaklinikoiden anti jäi vastaajien mukaan vähäiseksi muun muassa liian lyhyen ajan ja entuudestaan tuttujen aiheiden vuoksi. Saadun palautteen mukaan verkkotapahtuma lisäsi lähes kaikkien vastaajien kiinnostusta hanketta kohtaan. Lisäksi kolme neljästä suosittelisi varmasti Kasvuklinikka-verkkotapahtumia kollegoilleen. Tämä on tärkeä viesti hankkeelle, sillä kaikki vastaajat ovat kohderyhmään kuuluvien yritysten edustajia eli heitä, joille hankkeen palveluita tarjotaan.

Järjestäjien opit ja knopit tapahtuman toteuttamisesta

Verkkotapahtuman järjestäminen vaatii aikaa. Lokakuussa olleen Kasvuklinikka-tapahtuman suunnittelu aloitettiin toukokuussa ja kuukausien aikana ehti muuttua useampia asia. Tapahtuman järjestämisessä tukee muistaa ja huomioida monta asiaa, jotta tapahtuma olisi antoisa ja onnistunut niin osallistujille, esiintyjille kuin järjestäjillekin. Tässä hankkeen vinkit verkkotapahtuman järjestämiseen:

• Aloita suunnittelu ajoissa.
• Mieti kohderyhmä ja sitä kiinnostava sisältö. Pohdi, mikä on tapahtuman tavoite.
• Mieti realistinen aikataulu sisällön ja osallistujien näkökulmasta.
• Mieti toteutuskeinoja, joilla tapahtumasta saadaan mielenkiintoinen – ei pelkkiä puhuvia päitä
• Tee markkinointisuunnitelma sekä varasuunnitelma. Jos mahdollista, panosta markkinoinnissa henkilökohtaiseen kontaktointiin sekä muistutteluun ja innostamiseen.
• Mieti toteutustavat, tarkista tekniikka ja sovi tarkka työnjako.
• Varaa tapahtumaan tarpeeksi aikaa ja paikkoja verkostoitumiselle.
• Varaa tapahtuman jälkeen aikaa järjestäjien yhteiselle jälkipuinnille.

Urbaania kasvua Vantaa -hanke tulee hyödyntämään Kasvuklinikka-tapahtumakonseptia ja siitä saatuja oppeja keväällä 2021 järjestettävissä tapahtumissa. Tuleva Kasvuklinikka-tapahtuma keskittyy niin ikään teknologiamurrokseen sekä henkilöstön osaamisen kehittämiseen. Tapahtuman tarkemmasta teemasta ja aikataulusta tiedotetaan myöhemmin lisää.

Kirjoittajat työskentelevät hankeasiantuntijoina Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa, jossa pohditaan jatkuvaan oppimiseen ja siihen innostamiseen sekä oman osaamistason nostamiseen liittyviä kysymyksiä. Hankkeen tavoitteena on löytää ratkaisuja vantaalaisen työvoiman (niin työssä käyvien kuin työttömien) osaamiseen kehittämiseen sekä tukea vantaalaisten yritysten kehitystä digitalisaation ja automatisaation aikakaudella.