Tiedolla johtamisesta korkeakoulujen ohjaamisessa on puhuttu jo pitkään. Korkeakoulukentän nykyhaasteet korostavat tiedon ja ennakoinnin merkitystä: Mitä epävarmempi toimintaympäristö on, sitä tärkeämmäksi muodostuu ymmärrys erilaisten toimien odotetuista vaikutuksista. Tiedolla johtaminen on kuitenkin moninainen ilmiö, jonka soveltamisessa on omat haasteensa, jotka liittyvät organisaatiokulttuuriin.

Tiedolla johtaminen korkeakoulutuksessa

Tiedolla johtaminen ei ole korkeakoulukentällä uusi ilmiö. Aihe nousi trendikkääksi 1990-luvun johtamistutkimuksessa, jossa fokuksessa oli mm. organisaatiossa olevan tiedon tunnistaminen ja sen käyttö johtamisessa. Menestyvien japanilaisten organisaatioiden kyky jalostaa tiedon pohjalta innovaatioita oli merkittävässä roolissa trendin taustalla (Nonaka 2007). Noin neljännesvuosisata sitten pinnalle nousivat tiedolla johtamisen mahdollisuudet korkeakoulukentällä (Kidwell, Vander Linde & Johnson 2000; Rowley 2000).

On jo pitkään ajateltu, että korkeakoulu on tieto-organisaatio, koska se tuottaa ja levittää tietoa sekä oppimista. Koska korkeakoulun intellektuaalinen pääoma koostuu valtaosin tiedosta, tiedolla johtamisen välineiden voisi ajatella soveltuvan varsin hyvin korkeakoulun toimintakenttään. Toimintaympäristön monimutkaistuminen mm. teknologian ja regulaation lisääntyessä ovat näkyneet muiden toimialojen ohella koulutussektorilla. Trendien, ilmiöiden, vaatimusten ja eri näkökulmien hallinta päätöksenteossa vaatii tiedon systemaattista käsittelyä. Tästä huolimatta tiedolla johtamisen omaksuminen korkeakoulusektorilla on tapahtunut hitaasti (Bucata, Ranf & Rizescu 2023).

Julkisen rahoituksen haasteet, opiskelijoiden lisääntyvä liikkuvuus, koulutuksen digitalisaatio ja yleinen tietoyhteiskunnan luoma uudistumisen paine ovat viime aikoina vielä erityisesti korostaneet tiedolla johtamisen merkitystä korkeakoulutuksen nykytilan ja tulevaisuuden kannalta.

Laurean strategia 2035 (Laurea 2025) määrittelee keskeiset muutostavoitteet, joista yksi koskee tiedolla johtamista ja digitalisaatiota. Laurea on tilanteessa, jossa korkeakoulun yhteiskunnallisen vaikuttavuuden toteuttaminen kohtaa uusia haasteita. Korkeakoulun on tarve uudistua ja suunnata toimintaa uudella tavalla, jotta kasvaviin tulosvaatimuksiin voidaan vastata julkisen rahoituksen laskiessa. Digitaalisuus ja tiedolla johtaminen näyttäytyvät strategian valossa keinona auttaa lisärahoituksen löytämisessä, toiminnan tehostamisessa ja korkeakoulun kilpailuaseman parantamisessa.

Tiedosta tehoa, laatua ja osaamista

Tiedolla johtamisessa on yksinkertaisimmillaan kyse siitä, että tieto tallennetaan sen syntyessä, jaetaan ihmisten käytettäväksi ja että tietoa sovelletaan pyrkien tuottavuuteen (Bucata ym. 2023). Koska tiedolla johtaminen keskittyy tietämyksen tunnistamiseen, jakamiseen ja uudelleenkäyttöön, se mahdollistaa ongelmanratkaisun, oppimisen, päätöksenteon ja strategiset valinnat tehokkaammin ja taloudellisemmin.

Tiedolla johtamisen taustalla on ajatus eksplisiittisen ja hiljaisen tiedon näkyväksi tekemisestä ja jakamisesta, jotta sitä on helppo hyödyntää päätöksenteon ja valintojen tukena. Kidwell ym. (2000) tunnistivat jo vuosia sitten joukon sovelluskohteita, joista varsin moni on relevantti korkeakoulumaailmassa tänäkin päivänä. Seuraava pohdinta perustuu osittain heidän viitekehykseensä.

Koulutustoiminnan tukena tiedolla johtamisen kohteet voivat sisältää esimerkiksi aiemmat palautekyselyt, mittaukset, parhaat käytännöt ja kokemukset. Ne voivat sisältää pedagogiikan ja arviointimenetelmien tietoa ja dokumentoida toimivia käytäntöjä ja kehittämismahdollisuuksia. Kattava ymmärrys aiemmista tuloksista voi parantaa koulutusohjelmien ja opetussuunnitelmien laatua ja vetovoimaa sekä opiskelijan kokemusta.

Tutkimustoiminnassa mahdollisia tiedolla johtamisen sisältöjä ovat mm. korkeakoulun tutkimusintressit, tutkimustulokset, rahoitusmahdollisuudet tai vaikka tutkimustulosten kaupallistamisen mahdollisuudet. Tiedolla johtaminen voi tukea tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoimintaa parantamalla hakemusten osumatarkkuutta, sujuvoittamalla hallintoa, nopeuttamalla prosesseja ja vähentämällä tutkimusresurssien käyttöä hallinnollisiin tehtäviin. Näin voitaisiin saada aikaan lisää kilpailukykyä.

Opiskelijoiden tukipalveluissa tietämys voisi koostua esimerkiksi opiskelijavalinnan, opintotuen, ilmoittautumisen, kelpoisuuden, lukuvuosimaksujen, neuvonnan tai tuutoroinnin sisällöistä yhtä lailla opiskelijoiden ja hakijoiden käyttöön kuin myös neuvontaa tekevien henkilökunnan jäsenten avuksi. Tavoitteena voisi olla yhdenmukaistaa ja nopeuttaa neuvontaa saaden aikaan tehokkuutta ja parempaa palvelua.

Mahdollisuuksia voisi olla esimerkiksi HR-toiminnassa, jossa osaamisen johtamisen haasteet ja ennakoitavuus ovat kriittisessä roolissa korkeakoulun onnistumisen kannalta. Strategisen johtamisen osalta voidaan löytää merkittäviä etuja. Koostamalla mm. aiemmat strategia-aineistot, laatuauditoinnit, ympäristöanalyysit ja markkinakatsaukset voisi olla mahdollista rakentaa muutosta kohti oppivaa organisaatiota, joka mukautuu nopeammin toimintaympäristöön.

Edellisissä esimerkeissä on kuvattu tietoa, joka saattaa olla jo käytössä, mutta ei välttämättä aina saatavilla silloin, kun sitä tarvittaisiin. Tiedon määrän kasvaessa inhimillinen kyky hallita ja muistaa kaikki relevantti tieto käy nopeasti rajoitteeksi. Tiedolla johtamiseen liittyvät siksi oleellisesti teknologiset ratkaisut. Järjestelmät ja tekoäly pystyvät hallitsemaan suurempia tietomassoja ja lisäksi tekemään niistä tilastollisia päätelmiä esimerkiksi ilmiöiden suhteista tai riippuvuuksista.

Vaikutukset riippuvat johtamisesta ja organisaatiokulttuurista

Mitä tiedolla johtamisen vaikutuksista organisaation tavoitteisiin oikeastaan tiedetään? Tutkimusten mukaan tiedolla johtamisella on positiivisia yhteyksiä korkeakoulun toimintaan, mutta korkeakoulu on monimutkainen organisaatio ja vaikutusten tunnistaminen on vaikeaa. Niinpä tiedolla johtamisen yhteys organisaation tuloksellisuuteen ei ole välttämättä suoraviivaista.

Tiedolla johtaminen on ilmiönä muutenkin kompleksi. Innostus tiedolla johtamiseen lähti nousuun osittain halusta kopioida japanilaisten organisaatioiden menestystä (Nonaka & Takeuchi 1995). Vaikutti siltä, että organisaation tietämyksen johtamisella ja jalostamisella saatiin aikaan innovatiivisuutta, joka johti menestykseen. Tuoreempien tutkimusten valossa tiedolla johtamisella näyttää olevan positiivinen yhteys organisaation innovatiivisuuteen ja intellektuaaliseen pääomaan, eli organisaation kollektiiviseen osaamiseen ja kykyyn hyödyntää tuota osaamista. Nämä puolestaan näyttäisivät olevan yhteydessä korkeakoulun tuloksentekokykyyn (Sahibzada ym. 2021).

Varhaisessa tiedolla johtamisen tutkimuksessa pohdittiin sitä, miksi ilmiö nousi esiin juuri Japanissa (Nonaka 2007). Taustalla on keskeinen oivallus siitä, että tieto itsessään ei voi muuttaa organisaatiota. Se tarvitsee tuekseen sopivan organisaatiokulttuurin ja johtamismallit, jotka edistävät tiedon jakamista ja sen hyödyntämistä. Japanilaisen kulttuurin sosiaaliset rakenteet olivat sopiva ympäristö yhteisön oppimiselle ja uuden kehittämiselle.

Nykytutkimus vahvistaa aiempia käsityksiä. Tiedolla johtamisen yhteys korkeakoulun tuloksellisuuteen näyttäisi nykytutkimuksen valossa syntyvän monen tekijän yhteisvaikutuksesta. Esimerkiksi Iqbal ym. (2018) kuvaavat, että tiedolla johtamisen edellytyksenä ovat sitä tukeva kulttuuri, johtaminen sekä kannusteet. Jotta tietämyksestä voisi syntyä tuloksia tuottavaa innovatiivisuutta ja osaamispääomaa, tarvitaan sen käyttöön kannustavat puitteet. Toisin sanoen, mikään ratkaisu tai järjestelmä ei auta, jos tietämyksen yhteisöllinen jakaminen ei tapahdu luonnostaan eikä sille ole kannustavia mekanismeja.

Mitä merkitystä näillä havainnoilla on ammattikorkeakoululle, joka pyrkii luomaan arvoa ja tehokkuutta tiedolla johtamisen avulla? Keskeisin oivallus lienee se, että korkeakoulu on kompleksinen organisaatio, jolla on leimallinen organisaatiokulttuuri. Tiedolla johtamisella voidaan saada aikaan innovatiivisuutta, uuden osaamisen tehostamista ja taloudellisia tuloksia, mutta se tarvitsee oikeat puitteet voidakseen menestyä: tietämyksen jakamisen kulttuuria tulee tukea ja ruokkia, ja tiedon jakamista, tallentamista ja hyödyntämistä tulee johtaa kannustaen muutokseen. Tiedolla johtamista ei pitäisikään ajatella järjestelmäprojektina, vaan kulttuurimuutoksena.

Lähteet

• Bucata, G., Ranf, D. E., & Rizescu, A. M. 2023. Improvement of knowledge management in higher education institutions. Journal of Defense Resources Management, 14(1).
• Iqbal, A., Latif, F., Marimon, F., Sahibzada, U. F., & Hussain, S. 2018. From knowledge management to organizational performance: Modelling the mediating role of innovation and intellectual capital in higher education. Journal of enterprise information management, 32(1), 36-59.
• Kidwell, J. J., Vander Linde, K., & Johnson, S. L. 2000. Applying corporate knowledge management practices in higher education. Educause quarterly, 23(4), 28-33.
• Laurea 2025, Strategia 2035. Viitattu 10.2.2025: https://www.laurea.fi/tietoa-meista/strategia-2035/
• Nonaka, I., 2007. The knowledge-creating company. Harvard business review, 85(7/8), 162.
• Nonaka, I. & Takeuchi, H. 1995. The knowledge-creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. New York: Oxford University Press.
• Rowley, J. 2000. Is higher education ready for knowledge management? International journal of educational management, 14(7), 325-333.
• Sahibzada, H. F., Jianfeng, C., Sahibzada, U. F., Khalid, R., & Afshan, G. 2021. Unpacking knowledge management and organizational performance: a comparison between emerging and developing countries. Aslib Journal of Information Management, 73(6), 793-813.