Tehokkaasti viestivä organisaatio –opintojakso toteutettiin syksyllä 2021 projektimuotoisena yhdessä Laurean avainkumppani, Helsingissä ja Espoossa toimivan Ravintola Factoryn kanssa. Ravintola Factorylla on 14 ravintolaa, jotka tarjoavat lounasta ja catering-palveluja. Lisäksi Factory vuokraa juhla- ja saunatiloja. Ravintola Factory haastoi toimeksiannollaan opiskelijoita pohtimaan ja ideoimaan, kuinka yrityksen sisäistä viestintää voisi kehittää. Factoryn sisäisen viestinnän haasteena ovat neljätoista eri toimipistettä, monikulttuurinen ja -kielinen henkilöstö ja työntekijöiden nopeatempoiset työtehtävät.

Opintojakson opiskelijoiden tavoitteena oli tuottaa tuoreita, perusteltuja ja toimivia kehittämisehdotuksia Ravintola Factoryn sisäisen viestinnän tehostamiseksi. Opiskelijat jaettiin opintojakson aluksi tiimeihin, joissa opiskelijat perehtyivät sisäisen viestinnän eri osa-alueisiin. Näitä osa-alueita olivat monikulttuurisuuteen, osallistamiseen ja yhteisöllisyyteen sekä intranetin mahdollisuuksiin sisäisen viestinnän kanavana. Yrityksen sisäistä viestintää ja sen toimivuutta tarkasteltiin niin työtekijöiden kuin esihenkilöiden näkökulmasta. Opintojakson ohjaajina toimivat viestinnän lehtorit Eveliina Hytönen ja Pipsa Kostamo.

Yksi opiskelijatiimeistä lähti selvittämään, kuinka Intranet saataisiin toimivaksi ja palvelemaan jokaisen käyttäjän tarpeita. Projektitiimi muotoutui yhteisen kiinnostuksen kautta. Jokaisella jäsenellä oli halu tutustua intranetin suunnitteluun ja hyödyntämiseen sisäisen viestinnän kanavana. Projekti aloitettiin tekemällä projektisuunnitelma, jota toteutettiin koko syksyn ajan. Lopputuloksena syntyi ehdotus siitä, millaisia asioita yrityksen Intranetin suunnittelussa tulisi ottaa huomioon. Lopulliset tulokset esiteltiin Ravintola Factoryn edustajalle joulukuun 2021 alussa. Tässä artikkelissa kuvataan projektin läpivientiä opiskelijoiden näkökulmasta.

Tavoitteena avoin viestintäkulttuuri

Intranet on yrityksen oman henkilöstön käyttöön rajattu sisäinen verkkoympäristö, jonne ei ulkopuolisilla henkilöillä ole pääsyä. Sen käyttöönotolla ratkaistaan ongelmia sisäisessä viestinnässä, joten suunnittelussa on otettava huomioon henkilöstön päivittäiset tarpeet. On pidettävä mielessä, että sen on vastattava yksittäisen käyttäjän toiveita, liiketoiminnan realiteetteja sekä nopeiden muutosten läpivientiä yrityksessä. (Isohookana 2011, 278–280; Juholin 2013, 324–325.)

Intranet-pohjan tavoitteena oli parantaa Ravintola Factoryn sisäisen informaation kulkua. Antamalla yritykselle suunnitelma Intranetin sisällöstä, rakenteesta ja toiminnallisuudesta pyrittiin siihen, että informaatio kulkisi koko työyhteisössä jokaiselle työntekijälle – sisäistä viestintää kun tapahtuu yrityksessä niin esimiesten ja työntekijöiden kuin osastojenkin välillä. Sisäinen viestintä yhdistää henkilöt, yksiköt ja tasot yhdeksi toimivaksi ja viestiväksi kokonaisuudeksi sekä kehittää yrityksen identiteettiä ja toimii oleellisena tekijänä ulkoisen viestinnän onnistumisessa. Jotta yritys toimii mahdollisimman tehokkaasti, sisäisen viestinnän tulee sisältää kaikki yrityksen sisällä tapahtuva tiedonkulku ja vuorovaikutus. (Kämäräinen 2012.) Sisäisen viestinnän sisällön tulee olla ymmärrettävää ja oikeanlaista kohderyhmä huomioiden, sillä toimiva ja tehokas sisäinen viestintä on suunnitelmallista ja johdonmukaista. Tiedon tulee olla saatavilla oikeaan aikaan ja sille kuuluvassa paikassa. Avoimessa viestintäkulttuurissa kaikenlaisista muutoksista ja päätöksistä tulee viestiä henkilöstölle mahdollisimman nopeasti. Avoimuus luo luottamusta. (Kankainen 2019.)

Suunnittelutyön perustaksi oli tärkeä ymmärtää Ravintola Factoryn viestinnän nykytilanne, millaiset seikat ovat tärkeitä intranetin käytettävyyden kannalta sekä millainen Google Sites on Intranet-alustana.

Kyselyn ja haastattelun avulla selvitettiin viestinnän nykytilaa

Projekti käynnistettiin tutustumalla Ravintola Factoryyn yrityksenä sekä sen sisäisen viestinnän nykytilaan. Ymmärrystä hankittiin toimitusjohtajan verkkotapaamisella, yrityksen verkkosivuihin tutustumalla, henkilöstölle teetetyllä kyselytutkimuksella sekä työntekijän haastattelulla.

Henkilöstölle toteutetun kyselyn avulla selvitettiin, mitä viestintäkanavia yrityksessä on tällä hetkellä käytössä, mitä mieluiten käytettäisiin, tavoittaako tarvittava tieto henkilöstön ajoissa sekä onko siihen tarpeeksi aikaa perehtyä työvuorojen aikana. Kyselyn avulla saatiin lisäksi tietoa siitä, mitä parannettavaa työyhteisön sisäisessä viestinnässä on sekä millaisista toiminnoista ja sisällöistä olisi eniten hyötyä yrityksen Intranetissä. Työntekijöiden haastatteluissa perehdyttiin tarkemmin tietyn toimipisteen näkemyksiin siitä, mitä haasteita viestinnässä kohdataan, mitä sisäisessä viestinnässä tapahtuu, kuinka tuttu Intranet on viestintäkanavana sekä siihen, mitä työtekijät kaipaisivat sen sisällöltä.

Kyselyn vastauksista huomattiin, että Intranetin käyttöönotosta vastaajilla oli keskenään hyvin erilaisia ajatuksia. Intranetia toivottiin otettavaksi käyttöön, etenkin mikäli se olisi selkeä ja helppokäyttöinen. Sen haluttiin olevan selkeästi jaoteltu ja sisältävän ainoastaan tarpeellisia asioita. Erityisesti hakutoiminto koettiin tärkeäksi ja käyttöä nopeuttavaksi seikaksi. Työntekijät ilmaisivat myös halunsa olla mukana myös lopullisen intranetin kehittämisessä, jolloin siitä muodostuisi aidosti työntekijäystävällinen kokonaisuus. Osa työntekijöistä ei kuitenkaan kokenut Intranetiä tarpeelliseksi, mutta toisaalta moni ei myöskään tiennyt, mikä intranet on.

Kyselyllä selvitettiin myös intranetin sisältöön liittyviä toiveita ja tarpeita. Kyselyn avulla havaittiin, että intranetin haluttiin sisältävän erityisesti ajankohtaisia asioita, työsuhdeasioita, ohjeistuksia, työvuorolistoja, perehdytysmateriaalia sekä kampanjoiden lisätietoja. Lisäksi ravintolan omiin resepteihin toivottiin löytyvän vähintään linkki intranetin puolelta. Työntekijöiden haastattelulla saatiin myös tärkeää tietoa monikulttuurisuuden vaikutuksesta viestintään.

Google Sites intranetin alustana

Ravintola Factoryn Intranet suunniteltiin toteutettavan Google Sites -alustalle, sillä Googlen ohjelmisto oli yrityksellä jo ennestään käytössä ja henkilöstölle tuttu. Google Sites on sovellus, joka sisältyy kaikkiin Google Workspace -paketteihin. Se luo hyvän alustan intranetille sen liitettävyysominaisuuksien vuoksi, jolloin aineistoa kaikista muistakin Googlen sovelluksista voidaan käyttää sen avulla. Lisäksi alustan vahvuutena on sen responsiivisuus, eli optimaalinen toimivuus myös mobiililaitteilla. Tietokoneiden lisäksi se on ohjelmoitu myös tableteille sekä älypuhelimille. Alustaa voi muokata useampi käyttäjä yhtä aikaa ja muutokset näkyvät kaikille reaaliajassa. (Get started with Sites 2021; Mukabana 2019.)

Oma salapoliisityö mukana pohjan suunnittelussa

Erilaisen pohjatiedon, kyselyn ja haastattelun perusteella luotiin otsikkoperustainen mallipohja intranetistä. Google Sites palveli ominaisuuksiltaan hyvin asetettuja vaatimuksia. Ohjelma oli helppokäyttöinen, eikä ohjelmointiosaamista tarvittu. Jotta pystyttiin tuottamaan mahdollisimman optimaalinen tuotos, lisätietoa hankittiin myös saavutettavuuden ja visuaalisen viestinnän keinoista. Näille osa-alueille yhteisiksi asioiksi nousivat erityisesti suunnitelmallisuus ja sisällön ymmärrettävyys, joiden haluttiin tulevan ilmi suunnitellusta ehdotuksesta.

Saavutettavuuden kannalta on tärkeää huomioida, että sisältö on kaikkien saatavilla ja selkeää. Intranetiä tulisi pystyä käyttämään erilaisilla laitteilla ja avustavaa teknologiaa käyttäen. WCAG:n saavutettavuusstandardien mukaisesti verkkosivujen teknisen käyttöliittymän toiminnan periaatteiden tuli olla käyttäjälle ymmärrettäviä. Ymmärrettävyyden parantaminen voi tapahtua tekstin luettavuudella, kuten typografialla, väreillä, kontrastilla sekä visuaalisella muotoilulla; kursiivin, lihavoinnin ja alleviivauksen käytöllä. Värit, kuvat ja muodot toimivat tapana visualisoida, rajata ja yhdistää erilaisia elementtejä (Sinkkonen ym. 2006, 71–85.)

Visualisontia suunniteltaessa tulee muistaa, että sen tulee olla johdonmukaista sekä seuraavan tiettyjä linjauksia (Kurvinen 2019). Samalla tavalla mietitään, mitä sanotaan tai kirjoitetaan, tulee myös miettiä tarkkaan, millaisia kuvia käytetään (Nelimarkka 2017). Parhaat tulokset viestinnällä saadaan silloin, kun kuva ja teksti tukevat toisiaan. Hyvällä tekstillä, kiinnostavalla infograafilla ja selkeyttävällä videolla vahvistetaan luottamusta. (Kurvinen 2019.)

Projekti vietiin onnistuneesti maaliin saakka

Projekti käynnistyi hyvin. Suunnittelu ja tehtävienjako tapahtui jokaisen mielenkiinnon kohteiden mukaan. Projektijohtaja johti projektia rennoin, mutta varmoin ottein ja ryhmä oli aktiivinen koko projektin ajan. Työtä tehtiin pitkäjänteisesti koko syksyn ajan. Tiimillä oli viikoittaisia Teams-palavereita sekä kiireellisimmät asiat viestittiin WhatsAppissa.

Lopputuloksena syntyi hyvä ja toimiva pohja intranetille, joka otti huomioon työntekijöiden toiveet ja tiedot. Intranetin sisältö suunniteltiin toimivan suomen lisäksi myös englannin kielellä.

Valmis pohja ja sen taustatiedot esiteltiin Ravintola Factoryn edustajalle ajallaan. Niin esitys kuin valmis intranet-pohjakin saivat toimeksiantajalta positiivista palautetta selkeydestään ja havainnollisuudestaan.

Opintojakson päätöstilaisuudessa kaikki projektiin osallistuvat tiimit esittelivät kehittämisehdotuksensa toisilleen sekä ohjaajille ja Factoryn toimitusjohtaja Matti Karvoselle.

Ohjaajien mielestä projektitoteutus onnistui hyvin tiukasta aikataulusta huolimatta. Sekä opiskelijoiden että ohjaajien mielestä olisi tarvittu enemmän aikaa sisäiseen viestinnän tietoperustan syventämiseen yhdessä sekä kehittämistyön ja projektinhallinnan menetelmien haltuunottoon. Ymmärrettävän ja kattavan kyselyn luominen ja testaaminen on aina työlästä, ja tällä opintojaksolla haluttiin koota kaikki eri teemat samaan kyselyyn, mikä tuotti lisähaasteita. Sen lisäksi tiimit tekivät haastatteluita kyselyillä keräämänsä aineiston tarkentamiseksi. Opiskelijat toimivat koko projektin ajan hyvin itseohjautuvasti, ja heidän tuottamansa kehittämisideat olivat tuoreita, hyvin perusteltuja ja monipuolisia. Ravintola Factoryssa oli alkamassa intranetin kehittämisprojekti, jolloin intranetiin liittyvät kehittämisehdotukset olivat erityisen ajankohtaisia. Erityisen hyödyllistä ja motivoivaa opintojaksolla oli yhteistyö työelämän toimeksiantajan kanssa.

Lähteet:

• Get started with Sites. Google Workspace Learning Center. Viitattu 31.10.2021. https://support.google.com/a/users/answer/9314941
• Isohookana, H. 2011. Yrityksen markkinointiviestintä. Helsinki: WSOYpro. Helsinki.
• Juholin, E. 2013. Communicare! Kasva viestinnän ammattilaiseksi. Helsinki: Management Institute of Finland.
• Kankainen, S. 2019 Sisäinen viestintä: 10 perusohjetta johtajille ja esimiehille. Helsingin yliopisto. Viitattu 17.10.2021. https://hyplus.helsinki.fi/sisainen-viestinta-10-perusohjetta-johtajille-ja-esimiehille/
• Kurvinen J. 2019. Visuaalisuus tehostamassa sisäistä viestintää. Sprint.fi. Viitattu 28.10.2021. https://sprintfi.com/2019/03/21/visuaalisuus-tehostamassa-sisaista-viestintaa/
• Mukabana, S. 2019. Build Company Intranet Portals with Google Sites. Introduction To Google Sites. Pawa IT .verkkosivut. Viitattu 31.10.2021. https://medium.com/pawa-it/build-company-intranet-portals-with-google-sites-dd8a2accdac1
• Nations, D. 2021. What Is Google Sites and Why Use It? A brief look at one of Google’s powerful apps. Lifewire Tech for Humans. Viitattu 31.10.2021. https://www.lifewire.com/what-is-google-sites-and-why-use-it-3486337 
• Nelimarkka L. 2017. Visuaalinen viestintä: mistä lähteä liikkeelle? Viestijät. Viitattu 28.10.2021. https://viestijat.fi/visuaalinen-viestinta-mista-lahtea-liikkeelle/#25542db1
• Sinkkonen, I., Kuoppala, H., Parkkinen, J. & Vastamäki, R. 2006. Käytettävyyden psykologia. Helsinki: Edita.
• W3C 2018. Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). Viitattu 24.10.2021. https://www.w3.org/WAI/standards-guidelines/wcag