Laurea-ammattikorkeakoulun Tulevaisuussuuntautuneen projektijohtamisen YAMK-lopputyönä tehdyssä tutkimuksessa tarkasteltiin järjestelmien elinkaarenhallinnan kehittämistä ja toiminta-tavan jalkauttamista Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialalla. Kehitystutkimuksen tavoitteena oli selkeyttää tutkittavan organisaation toimialan sovellusten elinkaarenhallinnan prosesseja, kehittää työnhallintaa tukevia työkaluja sekä edistää strategialähtöistä ja läpinäky-vää järjestelmäjohtamista.
Kuva: creativeart / Freepik
Lopputyön/tutkimuksen osana esiteltyjen projektinhallinnan sekä palvelumuotoilun työkalujen avulla saatiin optimoitua tutkittavan organisaation kehittämisprojektien läpimenoaikaa ja kiteytettyä niiden tavoitteita.
Tutkimus perustui julkisen sekä organisaation sisäisen aineiston laadulliseen analyysiin, asiantuntijoiden teemallisiin haastatteluihin sekä sidosryhmäkohtaiseen työpajatyöskentelyyn. Opinnäytetyön ja tutkimuksen teki Niina Söderström ja ohjaajana toimi lehtori Tiina Lehtosaari.
Opinnäytetyö voi joskus jäädä helposti teorian tasolle, mutta tässä on hyvä esimerkki teorian ja kehittämistyön on saattamisesta käytäntöön saakka.
Tausta
Tehdyn työn tehokkuutta on perinteisesti arvioitu siihen käytettyjen resurssien, kuten ajan ja taloudellisten panosten, perusteella. Digitalisaation ja tietointensiivisen työn lisääntyessä organisaatioiden tiedonhallinnan vaatimukset ovat kasvaneet merkittävästi (Listenmaa 2023, 57). Samalla järjestelmien sisältämä tiedon määrä on kasvanut jatkuvasti.
Tutkittavaan organisaatioon kohdistuva lainsäädäntö (mm. kuntalaki (410/2015), GDPR ja eri EU-direktiivit) vaatii läpinäkyvää, tehokasta sekä luotettavaa tiedonhallintaa. Samalla tutkittavan organisaation (Helsingin kaupungin) strategiset tavoitteet painottavat digitaalisen tiedon hyödyntämistä (Helsingin kaupunki 2021a; Helsingin kaupunki 2021b). Nämä vaatimukset asettavat paineita järjestelmiä hallinnoiville yksiköille ja työntekijöille.
Sovellusten tietojen ja järjestelmien elinkaaren johtamiseen tarvittiin malli, jolla pystytään koordinoimaan sekä priorisoimaan järjestelmiin liittyvää kehittämistä.
Järjestelmän elinkaaren kehikko
Järjestelmien elinkaarta johdetaan yleensä ALM:n (application lifecycle management) periaat-teiden avulla (Bergmann & Durow 2024, 2–4). Tutkittavaan organisaatioon esitellyssä mallissa järjestelmien elinkaarimalli koskee vain ylläpidollista tuotantoaikaa. Elinkaarimallin ympärillä tutkittavan organisaation projektimalli sekä poistomalli tukevat järjestelmän elinkaaren alku- ja loppupäätä. Kyseinen elinkaarimalli sisältää tiedot järjestelmän nykystatuksesta sekä avaa sanal-lisesti, mihin järjestelmää halutaan tulevaisuudessa käyttää (kuva1).
Kuva1: Kaupunkiympäristön järjestelmien hallinnan toimintamallit suhteutettuna ALM-kehikkoon. (kuva: Niina Söderström)
Toteutuksen käyttöönotto
Uuden elinkaarimallin jalkauttaminen tehtiin projektina organisaatiossa. Mallin tukemiseksi kehitettyjen työkalujen rakentamiseen kului kahdeksan kuukautta ja projekti päättyi vuoden 2025 lopussa.
Kehittämisen tuloksena määritettiin elinkaarimallin hallinnan roolit ja järjestelmien omistajuusmallin rooleihin kuuluville (järjestelmän omistaja, tuoteomistaja ja tekninen omistaja) koulutettiin heiltä vaaditut toimenpiteet. Samalla rakennettiin konkreettisia työvälineitä, jotka tukevat varsinkin teknisen omistajan työnhallintaa.
Infotilaisuuksia ja työpajoja järjestettiin elo-marraskuun aikana parisen kymmentä ja omatahtisen perehtymisen tueksi luotiin helppokäyttöisiä ohjeita ja videonauhoituksia.
Elinkaarimallin vuosikelloon sidottua, eri käyttäjäryhmille kohdennettua viestintää on ajastettu eri sisäisiin viestintävälineisiin muistuttamaan toimenpiteistä.
Projektin päätyttyä on jatkettu yhteistyötä muiden limittäisistä toimintavoista vastaavien henkilöiden kanssa.
Kehittämisen tulokset eli käytännön työkalut
Kehittämisen tuloksena elinkaarimallin johtamisen työkaluiksi valikoituivat järjestelmien elinkaaren tiedot sisältävä tietokanta, tallennuslomake sekä organisaation sisäiseen tiedon jakoon tarkoitettu PowerBi-raportti.
Rakentamisen aikana varmistuttiin siitä, että kaikki on toteutettu kaupunkiympäristön tietoturvan ja -suojan ohjeistusten mukaisesti.
Lisäksi tehtiin intranet-sivusto, jolle koottiin ohjeet ja linkit eri sovelluksiin, raportteihin sekä lisäksi yhteystiedot lisätietojen saamiseksi, jotta kaikki ohjeet ja elinkaarimallin ylläpitämiseen tarvittavat tiedot olisivat myös helposti löydettävissä sekä hyödynnettävissä.
Hyödyt organisaatiossa
Järjestelmien tietoja voidaan käyttää talouden ennakointiin, järjestelmän omistavan palvelun sovellusten taloustavoitteiden ja henkilöresurssien priorisointiin sekä erilaisten tietotarpeiden tyydyttämistä varten. Tietotarpeita on esimerkiksi kokonaisarkkitehtien järjestelmäarvioinneissa sekä ICT toimittaja- ja sopimushallinnan tukemisessa (Helsingin kaupunki 2025).
Mallin avulla pystytään järjestelmien kuluja ennakoimaan paremmin, sovittamaan sekä aikatau-luttamaan kehittämiseen tarvittavia resursseja helpommin. Tiedon laatu paranee ja pystytään paremmin varmistumaan siitä, että järjestelmissä ei ole päällekkäisyyksiä ja että niiden käyttö on asianmukaista ja turvallista.
Tutkitussa organisaatiossa ei luotu uusia työtehtäviä uuden mallin vuoksi, vaan olemassa olevat vastuut järjestettiin luontevaksi kokonaisuudeksi.
Järjestelmien kehityssuunnitelmat ja muut elinkaarimallin tiedot ovat kaupunkiympäristön henki-löstön vapaasti selailtavissa, jolloin pystytään mm. viestimään haluttujen toimintojen rakentami-sen aikataulusta ja kertomaan myös toimenpiteiden sidonnaisuuksista toisiinsa.
Lopuksi
Opinnäytetyöt jäävät usein teoriapainotteisiksi, jolloin niiden käytännön hyödyt voivat jäädä vähäisiksi. Tässä työssä onnistuttiin kuitenkin yhdistämään teoreettinen viitekehys ja käytännön kehittämistyö toisiaan tukevaksi kokonaisuudeksi. Kehittämisprosessia vietiin systemaattisesti eteenpäin suunnittelusta toteutukseen asti, ja ratkaisuja testattiin aidossa toimintaympäristössä. Työn tuloksena syntyi konkreettisia toimintamalleja, jotka ovat suoraan hyödynnettävissä käytännön työssä. Näin opinnäytetyö ei jäänyt pelkäksi teoreettiseksi tarkasteluksi, vaan tuotti todellista lisäarvoa ja edisti toiminnan kehittämistä käytännön tasolla.
Lähteet
