Julkisten hankintojen suunnittelusta puuttuu aikaa, työkaluja ja tekijöitä

Teksti | Raija Kaljunen

 

Millaisia toiveita ja haasteita julkisen sektorin hankintavastaavilla on? Miten hankintojen suunnitteluvaihetta pitäisi kehittää, jotta julkiset hankinnat olisivat markkina- ja asiakaslähtöisempiä, innovatiivisempia sekä digitalisaatiota ja kestävää kehitystä suosivia? Tässä artikkelissa esitellään keskeiset tulokset haastatteluista, joiden avulla selvitettiin hankintavastaavien työn arkea ja etsittiin kehittämisteemoja tulevaan toimintamalliin.

kuvituskuva.
Kuva: Sora Shimazaki / Pexels

Helsinki-Uusimaa – Kestävä ja digitaalinen yrittäjyysalue 2021–2022 -hankkeen osana rakennetaan julkisten hankintojen suunnitteluun toimintamallia. Sen on tarkoitus muuttaa suunnitteluprosessia markkina- ja asiakaslähtöisemmäksi ja siten hyödyttää sekä pieniä ja keskisuuria yrityksiä että hankintayksiköitä. Toimintamalli auttaa julkista sektoria hankkimaan kestävämmällä tavalla palveluita ja tuotteita kuntalaisille. Hanketta koordinoi Laurea-ammattikorkeakoulu ja se toteutetaan yhteistyössä Haaga-Helian, Metropolian ja lukuisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Hanketta rahoittaa Euroopan aluekehitysrahasto osana Euroopan unionin koronapandemian johdosta toteuttamia toimia. Työskentelen hankkeessa palvelumuotoilijana, tein hankintavastaavien haastattelut yhdessä työparini kanssa ja vastasin haastatteluaineiston analysoinnista.

Toimintamallia kehitetään asiakaskeskeisesti

Toimintamallia kehitetään palvelumuotoilun tuplatimanttimallin mukaisesti. Palvelumuotoilu on asiakaskeskeinen kehittämistapa, jossa tavoitteena on kehittää käyttäjälle hyödyllisiä, haluttavia, käytettäviä ja johdonmukaisia palveluita. Palvelumuotoilu on iteratiivista, monitieteistä ja siinä käytetään yhteiskehittämistä, tutkimusta, prototypointia ja visualisoinnin työkaluja. Tuplatimanttimallissa kerätään ensin monipuolisesti tietoa aiheesta, määritellään asiakasymmärryksen perusteella ratkaistava ongelma ja lähdetään sen jälkeen ideoimaan ratkaisuja ongelmaan. (Koivisto, Säynäjäkangas & Forsberg 2019, 34, 46–51; Stickdorn, Lawrence, Hormess & Schneider 2018, 27.)

Kehittämistyön alkuvaiheessa koottiin tuplatimanttimallin mukaisesti ensin asiakasymmärrystä. Teemahaastatteluilla kerättiin syvällistä ymmärrystä hankintavastaavien työn arjesta, ongelmista ja unelmista. Nykytilaan tutustuttiin lisäksi mm. käymällä läpi kuntien hankintasivustoja ja havainnoimalla yrityksille suunnattuja hankintatilaisuuksia.

Hankintavastaavien teemahaastattelut tehtiin talvella 2021–2022. Haastateltavia oli 12: yhdeksän hankintavastaavaa Uudenmaan eri kunnista ja kolme verrokkihaastateltavaa julkiselta sektorilta muualta Suomesta. Haastattelujen sisältö analysoitiin ja teemoiteltiin samankaltaisuuskaavion avulla (Tuulaniemi 2011, 154). Seuraavaksi esiteltävien keskeisten haastattelutulosten sitaatit ovat haastatteluista.

Julkisia hankintoja tehdään erilaisissa organisaatioissa

Haastattelutuloksista kävi ilmi, että julkiset hankinnat ovat hyvin erilaisia ja toimintaympäristö on muutoksessa mm. koronapandemian ja sote-uudistuksen takia. Kunnissa hankintojen organisaatiomalli vaihtelee. Osassa kunnista kaikki hankinnat tehdään keskitetysti. Toiset ovat hajauttaneet hankinnat organisaation eri toimialoille tai palveluyksiköihin ja keskitetty hankintayksikkö hoitaa vain tietyt hankinnat.

Hankintavastaavat käyttävät työssään erilaisia hankintajärjestelmiä. Osa kunnista tekee yhteistyötä paikallisten yrittäjäjärjestöjen kanssa. Haastatteluissa mainittiin esimerkiksi aamukahvitilaisuudet, hankintainfot, uutiskirjeet ja muu yhteydenpito. Hankintavastaavat kertoivat myös tapaavansa oman kunnan toimialojen hankintoja tekeviä henkilöitä ja pitävänsä koulutuksia omassa organisaatiossaan.

Suuria ongelmia ovat resurssipula, kiire ja ennakoimattomuus

Hankintavastaavien haastatteluista suurimpina haasteina esiin nousivat resurssien puute, kiire, ennakoinnin ja suunnitelmallisuuden puute, hajautetun hankintaorganisaation ongelmat ja johtamiseen liittyvät haasteet.

”Sieltä aloitetaan että nyt olis kiire ja että pitäis saada tämmönen ja tämmönen eikä oikeestaan ole mietitty sen kummemmin että tehdään vähän vanhan pohjalta. Tää on pikkusen meillä se ongelma. Oon pyrkiny saamaan semmoista ennakointia.” H4

Hankintavastaavien työn haasteet visuaalisessa muodossa.
Kestävän kehityksen tai digitaalisten kriteerien käytön haasteet visuaalisessa muodossa.

Moni hankintavastaava kertoi, että toimialat eivät osaa ennakoida isoja hankintoja, joiden valmistelu vaatii aikaa. Suunnittelua pitäisi aikaistaa edellisvuoden puolelle. Aina ei ole aikaa hankintojen kehittämiselle. Monessa hankintayksiköissä on pulaa työvoimasta ja hankintahenkilökunnassa vaihtuvuutta.

Hajautetussa hankintaorganisaatiossa tiedot hankinnoista ovat usein hajallaan ja kokonaiskuva puuttuu. Toimialoilla ei välttämättä ole riittävää hankintaosaamista tai resursseja, eikä siellä aina ymmärretä, miten hankinnat toimivat ja miten paljon aikaa kilpailutus vaatii. Hankintavastaavat kokivat myös työn haasteena sen, että kunnan johdolla ei usein tunnu olevan kiinnostusta hankintoihin. Joissain kunnissa ei ole minkäänlaista hankintastrategiaa tai -linjausta.

”Valitettavasti välillä itse kun katsoo hyvin paljon niiden hankintasilmälasien takaa tätä toimintaa ja tietää sen, että miten tärkeitä ja strategisesti merkittäviä hankinnat ovat, niin jotenkin on haastavaa sitten välillä se, että miten saisi ne kaikki siihen samaan moodiin ja sitten mukaan, ihan tuolta johdon tasolta. H6

Toiveet liittyvät resursseihin, arjen työkaluihin ja johtamiseen

Hankintavastaavat toivovat, että heillä olisi työssään pidemmän aikavälin suunnitteluväline. Osalla onkin jo jonkinlainen hankintakalenteri käytössä. Hankintavastaavat haluaisivat kehittää hankintaosaamista organisaatiossaan. Haastatteluissa nostettiin esiin mm. tietopankki hankinta-asioista ja koulutuksen tarjoaminen toimialojen hankintoja tekeville henkilöille.

”No ei ole sellaista suunnittelutyökalua, että oikeastaan pitkälti siis meidän vastuulla on ne, että jos sopimus on umpeutumassa, niin me tsekataan että se saadaan sitten jatkoon kilpailutettua uudestaan” H12

Hankintavastaavat haluaisivat, että hankinnat nähdään kokonaisuutena ja että niiden merkitys ja hyödyt tehdään näkyväksi myös johdolle. Kunnan johdon toivotaan ymmärtävän hankintojen tärkeys ja strateginen merkitys.

Toiveista nousi esiin myös suunnitelmallisuus ja ennakointi, jolloin jo budjetin laatimisen yhteydessä voitaisiin varata resurssit ja aikataulut hankinnoille. Hankintayksiköt haluaisivat myös käyttää enemmän aikaa hankintoja tekevien opastamiseen, ohjeiden laatimiseen, hankintojen kokonaisuuden kehittämiseen ja kilpailutusten sisällön suunnitteluun.

Kestävää kehitystä ja digitaalisuutta ei painoteta hankintakriteereissä

Monessa kunnassa hankintakriteereissä ei ole linjauksia kestävän kehityksen tai digitaalisten ratkaisujen painotuksesta. Näitä kriteereitä käytetään satunnaisesti. Eniten esiin nousi ekologinen kestävyys. Sosiaalisen tai taloudellisen kestävyyden kriteereitä käytetään haastattelutulosten perusteella hyvin vähän.

”ne on aika lailla hankintakohtaisesti. Että kyllähän silleen kestävyys ajatellaan. Yleensä pyritään juuri materiaaleissa ja kuljetuksissa niitä otetaan aika paljon huomioon” H11

”meillä on tää hajautettu hankintatoimi niin en mä tiedä mitä kaikissa hankinnoissa ylipäätään on. Enkä tiennyt esimerkiksi kun luin jonkun tarjouspyynnön läpi tämmöisestä rakennus-hankkeesta niin en mä tiedä mitä kehitystä siinä on verrattuna edelliseen, paitsi ehkä on enemmän jotain vihreitä arvoja niin kuin painotettu.” H8

Hajautetuissa hankintaorganisaatioissa tietoa kestävyys- tai digikriteerien käytöstä ei ollut. Niiden käyttö saatettiin kokea myös ylimääräisenä työnä.

Kestävän kehityksen tai digitaalisten kriteerien käytön haasteet visuaalisessa muodossa.
Kuvio 2: Kestävän kehityksen tai digitaalisten ratkaisujen kriteerien käyttöön liittyviä haasteita hankintavastaavien työssä. (Kaljunen 2022)

Osallistavia toimintatapoja haluttaisiin käyttää enemmän

Hankintavastaavat haluaisivat hyödyntää enemmän markkinavuoropuheluita ja tehdä hankintoja tarvelähtöisesti. He haluaisivat käydä jatkuvaa vuoropuhelua yritysten kanssa ja kehittää yhdessä ratkaisuja erilaisten palveluiden tuottamiseen. Hankintavastaavien toiveissa oli, että sidosryhmät ovat aktiivisesti mukana koko hankintaprosessin ajan.

”käytäisiin laaja-alaista keskustelua sen substanssikentän, toimittajakentän, sitä hankintoja toteuttavan tahon ja myös mahdollisten sidosryhmien kanssa niin, kyllähän siitä lopputuloksesta tulee varmasti paras mahdollinen.” H6

Osallistavien toimintatapojen käytössä nousi esiin erilaisia haasteita: kiire, resurssien puute, osaamisen tai välineiden puute. Osa koki, että hankintalaki rajoittaa osallistamista tai että yritykset eivät halua yhteisissä tilaisuuksissa paljastaa liikesalaisuuksiaan toisille yrityksille. Viestintään liittyvänä ongelmana nousi esiin se, että yhteiskehittämistilaisuuksissa käyttäjät eivät välttämättä ymmärrä asiantuntijoiden käyttämää kieltä.

Haasteet osallistavien toimintatapojen käytössä visuaalisessa muodossa.
Kuvio 3: Osallistavien toimintatapojen käytön suurimmat haasteet ovat puute ajasta, resursseista, välineistä tai osaamisesta. (Kaljunen 2022)

Toimintamallin ensimmäinen versio muotoillaan syksyllä 2022

Haastattelutulosten perusteella muodostettiin asiakasprofiili, joka kiteyttää hankintavastaavien arjen toiveineen ja ongelmineen. Asiakasprofiilissa näkyvät työn keskeiset tavoitteet eli tehtävät, joita hankintavastaavan pitäisi saada tehdyksi. Hyödyt-osioon on koottu asiat, jotka tuottavat hyötyä hankintavastaavan työssään. Huolet-osiossa näkyvät asiat, jotka huolestuttavat hankintavastaavaa tai estävät häntä saavuttamasta tavoitteitaan. (Osterwalder, Pigneur, Bernarda & Smith 2014, 8-17.)

Hankintavastaavan asiakasprofiili, johon on koottu tiivistetysti työn tavoitteet, hyödyt ja ongelmat.
Kuvio 4: Hankintavastaavien haastattelutulosten perusteella muodostettiin asiakasprofiili, joka sisältää työn tavoitteet ja tehtävät, hyödyt, joita tavoitellaan sekä huolet ja ongelmat, jotka estävät tekemästä työtä. (Kaljunen 2022)

Haastattelutulosten perusteella muotoiltiin kolme Miten voisimme -kysymystä:

  • Miten voisimme helpottaa pk-yrittäjien osallistumista julkisiin hankintoihin?
  • Miten voisimme kehittää julkisten hankintojen suunnitteluvaihetta osallistavammaksi ja markkinalähtöisemmäksi?
  • Miten voisimme ymmärtää paremmin suunnitteluvaihetta myös yrittäjän näkökulmasta?

Nämä kiteytykset ohjasivat kesäkuussa 2022 pidetyn yhteiskehittämistyöpajan suunnittelua. Ennen työpajaa esittelimme haastattelutuloksia hankinta-asiantuntijoille ja pk-yrittäjille kahdessa eri tilaisuudessa (Uudenmaan liitto 2022).

Matka kohti tuplatimanttimallin ideointivaihetta oli alkanut ja jatkuu syksyllä 2022 kohti toimintamallin ensimmäisen version muotoilua ja testausta. Palautteen perusteella mallia jatkokehitetään yhdessä eri toimijoiden kanssa kohti toista versiota.

Lämpimät kiitokset kollegoilleni Sini Häyriselle, jonka kanssa teimme ensimmäiset haastattelut ja Mikko Julinille, jonka kanssa teimme loput haastattelut ja käsittelimme aineiston analysointivaihetta varten.

Lue lisää:

hakkeen logot.

Lähteet:

URN http://urn.fi/URN:NBN:fi-fe2022091659242

Jaa sivu