Kahvia ja sympatiaa projektipäälliköille

Teksti | Henna Kemppainen , Sanna Juvonen

TKI-hankkeiden johtaminen on monipuolinen ja haasteellinen tehtävä. Laureassa halutaan tukea projektipäällikön työtä koulutuksen ja erilaisten tapaamisten keinoin. Henkilöstölle järjestetään Certified Project Manager -koulutusta, jonka on tähän mennessä suorittanut jo lähes 50 projektipäällikköä. Lisäksi projektipäälliköille pidetään Laureassa muutaman kerran lukuvuodessa ”Kahvia ja sympatiaa” -tapaamisia, joiden tavoitteena on tarjota tukea ja ideoita projektipäällikön arkeen ja joissa projektipäälliköt voivat jakaa hankkeensa johtamiseen liittyviä näkökulmia kollegojen kesken. Vuoden 2019 aikana keskustelua on käyty mm. projektipäällikön rooliin liittyvistä monista työtehtävistä, opetuksen ja TKI-hankkeen integroinnista, TKI-hankkeen johtamisesta sekä projektipäällikön työn gloriasta.

Projektipäällikön monet työtehtävät

Projektipäällikön rooli edellyttää useiden työtehtävien hoitamista samanaikaisesti, sillä hankkeeseen liittyvien työtehtävien lisäksi laurealaisilla projektipäälliköillä on usein opetusta ja muita työtehtäviä. Substanssiosaamisen lisäksi pitää olla ymmärrystä hankehallinnon vaatimuksista sekä erilaisten kuluerien sisällöistä. Moninaisiin tehtäviin kuuluu myös kumppaniverkoston hoitaminen, ja hankkeissa voi olla mukana eri alojen toimijoita, joilla kaikilla on erilainen työkulttuuri. Kv-hankkeissa voidaan hyödyntää näppärästi eri aikavyöhykkeitä, jolloin vaikkapa artikkelin tekeminen etenee toisella puolella maapalloa hyvää vauhtia, sillä välin, kun me suomalaiset hanketoimijat nukumme. Ja toisaalta, kun hanke pystytään integroimaan opetukseen, pääsevät opiskelijat hyödyntämään hanketta oppimisympäristönä ja samalla he voivat tarjota arvokkaita kehitysideoita ja muuta lisäarvoa hankkeen toteutukseen.

Useiden tehtävien samanaikaisen hoitamisen parhaimpana perustyövälineenä projektipäälliköt näkevät maalaisjärjen sekä aikataulutuksen. Kokeneiden projektipäälliköiden mielestä hankkeeseen liittyvät tietyt tehtävät pitää hoitaa huolimatta siitä, onko viikkotyöajassa tilaa vai ei. Kun mm. työtunnit on täytetty Laurean projektinhallintajärjestelmä Repoon ajallaan ja muutkin muodolliset asiat hoidetaan ajoissa, voidaan ennaltaehkäistä monta ongelmaa.  Toimiviksi työskentelytavoiksi nähtiin mm. lyhyet viikkopalaverit, joissa avoimesti keskustellaan kaikkien hanketoimijoiden kesken ajankohtaisista projektitehtävistä ja se, että työaikaa rytmitetään tiettyjen tehtävien hoitoon säännöllisesti. Sanotaankin, että ”Projekti on kuin pienen yrityksen vetämistä”.

Miten integroin opetusta TKI-hankkeeseen?

Parhaiten opetuksen ja hankkeen integroinnin nähdään onnistuvan, kun se huomioidaan jo hankesuunnitelmaa tehdessä. Aikataulutus on siitä huolimatta usein haasteellista, sillä hankkeella on oma aikataulunsa, ja opetuksen aikataulut sekä sisällöt sovitaan jo paljon aikaisemmin kuin välttämättä edes tiedetään, saako hanke rahoituksen vai ei. Kuitenkin, hanketta voi yrittää integroida myös kollegan opintojaksolle, jos oman opintojakson aikataulu ei mene hankkeen kanssa yksiin. Opiskelijalle hanketyöskentelyn tärkein merkitys on mielekkäiden opintotehtävien parissa opiskelu, autenttisessa oppimisympäristössä toimiminen sekä oman osaamisen kehittäminen. Kaiken kaikkiaan integraation nähdään vaativan keskustelua, kollegoiden sitouttamista ja paljon markkinointia sekä tiedottamista oman organisaation sisällä, jotta tietoisuutta sekä hankkeesta että opintojaksoista saadaan lisättyä. Yhtenä työkaluna opetuksen ja TKI-hankkeen integraatioon mainittiin sisäisen yrittäjyyden vahvistamista. Opettajan työaikasuunnitelmaan toivottiin myös joustavuutta, jotta halukkaat saisivat kokonaistyöaikaansa työtunteja lisää hanketyöhön.

TKI-hankkeen johtaminen

TKI-hanke edustaa monien mahdollisuuksien, mutta myös haasteiden maailmaa. Suurimpana haasteena nähdään, että projektipäälliköllä on paljon vastuuta, mutta joissakin asioissa valtaa ei koeta olevan riittävästi. Yksi usein eteen tuleva haaste on hanketoimijoiden sitouttaminen. Tähän ”Kahvia ja sympatiaa” -tilaisuudessa nähtiin ratkaisuna se, että hankevalmisteluun osallistuisi samat henkilöt, jotka myös toteuttaisivat hanketta. Näin hankkeeseen saadaan mukaan parhaat osaajat, joilla motivaatio hankkeen toteuttamiseksikin on korkealla, sillä heille on luontevaa sitoutua hankkeen tavoitteisiin – lähteehän idea hankkeen toteuttamiseksi heidän omista intresseistään. Hankkeen alkaessa usein varsinkin uudet hanketoimijat tarvitsevat neuvoja hanketyöskentelyyn. Laureassa hyvänä käytänteenä on sisäinen kick off -tapaaminen kaikkien hanketoimijoiden kesken. Hanke saadaan heti sujuvasti alkuun, hanketoimijat tulevat toisilleen tutuiksi ja ymmärrys TKI-hankkeiden merkityksestä Laurealle kasvaa.

Projektipäällikön tärkein dokumentti on hankesuunnitelma, joka ohjaa toimintaa. Hankesuunnitelma kannattaa käydä läpi heti hankkeen alkaessa, mutta on hyvä muistaa, että suunnitelma tarkentuu hankkeen edetessä. Vaikka hankkeen resurssit suhteessa hankkeen tavoitteisiin on mietitty jo hakemusvaiheessa, voi niihinkin tulla muutoksia, ja muutoshakemukset ja/tai siirrot budjettiluokkien välillä ovat ihan normaalia toimintaa. Kaikilla hanketoimijoilla tulee olla riittävät resurssit, jotta hanke voidaan toteuttaa laadukkaasti. Mikromanageeraukseen sijaan projektipäällikön pitää luottaa jokaisen hankkeessa toimivan osaamiseen.

Projektipäällikön työn gloria

Projektipäällikkyys nähdään erinomaisena tapana kehittää omaa asiantuntemustaan. Laureassa projektipäällikkö saa työskennellä hanketyön, opetuksen ja työelämän rajapinnassa ja hän pääsee vaikuttamaan muun muassa hankkeen menetelmiin ja sisältöihin. Hankkeessa pääsee toimimaan uusien ihmisten kanssa ja tapaamaan kansallisia tai kansainvälisiä partnereita. Korkeakoulussa toimiessaan projektipäällikkö voi osallistaa opiskelijat mukaan ainutlaatuisiin yhteistyökuvioihin. Lisäksi hän pääsee laajentamaan omaa osaamistaan monin tavoin ja ylittämään epämukavuusalueita. Kaikki tämä tuottaa mielihyvää ja muodostaa projektipäällikön työn glorian. ”Parhaimmillaan voi tehdä innovatiivisia ratkaisuja ja lähteä viemään eteenpäin jotain sellaista, mitä ei normaalissa työssään tee”, on eräs Laurean projektipäällikkö kuvannut.

Lopuksi

TKI-hanketyö eroaa perinteisestä opettajan työstä, vaikka ammattikorkeakouluopettajan työhön sisältyykin soveltavan tutkimuksen ja aluekehittämisen osa-alueet. Laureassa halutaan tukea asiantuntijoiden työtä ja työssä jaksaminen nähdään tärkeänä. Projektipäällikkyys on tuonut uusia työtehtäviä monen opettajan työnkuvaan, ja yhteinen ”Kahvia ja sympatiaa” -tapaaminen on pyrkinyt osaltaan tukemaan projektipäälliköitä uusien työtehtävien parissa. Tapaamisten tarjoama vertaistuki ja kokemusten sekä parhaiden käytänteiden jakaminen onkin koettu hyödylliseksi.

 

Jaa sivu