Ikääntyvien palveluiden työvoimapula on suuri ja tarvitaan uusia keinoja ratkaista työvoiman saatavuus nyt ja tulevaisuudessa. TEOS-kehittämishankkeessa tähän on paneuduttu työnmuotoilun keinoin ja tässä artikkelissa kerromme lisää hankkeen vaiheista ja saaduista kokemuksista.

Kehittämishankkeen tavoite ja vaiheet

TEOS-hankkeessa olemme etsineet ja muotoilleet työtehtäviä yhteistyössä ikääntyneiden palveluiden ammattilaisten kanssa. Olemme tunnistaneet työtehtäviä ja keinoja uudistaa työnjakoa sekä kannustaa uusia työntekijäryhmiä alalle ja koulutuksiin. Samalla olemme tukeneet monialaisten työllisyys-, tuki- ja osaamispalveluverkostojen toimijoiden paikallista yhteistyötä ja kehittäneet digitaalisten alustojen käyttöä potentiaalisten työntekijöiden tavoittamisessa.

Olemme hyödyntäneet yhteiskehittämisen menetelmiä ja etsineet ratkaisuja, jotka uudistavat ikääntyneiden palveluiden työtehtäviä. Kehittämistyön aikana olemme tunnistaneet ja osittaneet työtehtäviä tai räätälöineet niitä sopivammiksi erilaisille työntekijäryhmille ja erilaisiin työsuhteisiin.

Työtehtävien tunnistaminen ja muotoilu palveluyksiköittäin

Kehittämistyö käynnistyi organisaatiokohtaisten tutkimuslupien hakemisella. Tutkimusluvat haettiin tiedonkeräämiseen tutkimus- ja kehittämistoimintaa varten. Tämä osuus vei kehittämisprosessien aloituksesta oletettua enemmän aikaa ja viivästytti siten aloitusta.

Toteutimme kehittämistyön aikana organisaatio-/yksikkökohtaiset tapaamisia, joissa oli mukana esihenkilöitä ja työntekijöitä. Organisaatio/yksikkökohtaisiin tapaamisiin päädyttiin, jotta yhteydenpito olisi tiivistä ja varmistuaksemme organisaation näkökulmista kehittämisprosessin edetessä. Vastuuhenkilöt tapasivat organisaatioiden yhteyshenkilöitä hieman eri tavoin ja verran.

Valitsimme alustavaan tiedonkeruuseen haastattelut, joiden tavoitteena kehittämistyön näkökulmasta oli kerätä tietoa ja ymmärrystä nykytilanteesta. Haastatteluiden aineistoa käytettiin kehittämistyössä muun muassa eri ammattiryhmien näkemysten kartoittamiseen.

Haastatteluiden lisäksi toteutimme hankkeessa opintojaksointergraatiolla laurealaista pedagogiikkaa Learning by Developing (LbD), joka on kehittämispohjaisen oppimisen malli (Laurean pedagogiikka ja LbD, 2024). Hankkeen aikana sairaanhoitajaopiskelijat tekivät havainnointeja. Havainnointien tavoitteena oli kerätä lisää ymmärrystä haastatteluiden tueksi käytännön tasolta. Havainnoinneissa tavoitteena ei ollut arvioida yksittäisen henkilön työstä suoriutumista vaan havainnoida esimerkiksi organisaation eri yksiköiden ammattiryhmien työpäivän sisältöjä, erilaisia tehtäviä, niiden kestoa ja mahdollisia poikkeamia.

Ennen työpajatyöskentelyn aloittamista järjestimme yksiköissä osastotunnit/tiimipalaverit, joiden tavoitteena oli kertoa hankkeesta ja kerätä henkilökunnalta palautetta ja lisäyksiä haastatteluista ja havainnoinneista kokoamiimme asioihin liittyen. Tätä tietoa hyödynnettiin työpajojen suunnittelussa.

Työtehtävien tunnistamiseksi ja muotoilemiseksi toteutimme kaikissa organisaatioissa yhteiskehittämisen työpajoja. Yhteiskehittämisen yleisenä tavoitteena oli mahdollistaa eri ammattiryhmien osallistuminen kehittämisprosessiin. (Aaltonen, Hytti, Lepistö & Mäkitalo-Keinonen 2016; Keskitalo & Vuokila-Oikkonen 2021 ja Nieminen, Kirjavainen, Lang & Jäppinen 2021). Työpajatyöskentelyssä käytetyt menetelmät ja työkalut valittiin haastatteluissa, havainnoinneissa, organisaatiokohtaisissa tapaamisissa ja tiimipalavereissa esille tulleiden yhdessä valittujen teemojen perusteella. Yleisenä tavoitteena 1. työpajalle oli tunnistaa ja muotoilla uusia työnkuvia tai tehtäviä. Organisaatioiden kanssa sovittiin myös erilaisia painotuksia.

Uusien työtehtävien pilottien rakentaminen

Työtehtävien tunnistamisen jälkeen niistä muotoiltiin erilaisia uusia työtehtäväaihioita. Näistä aihioista käytimme nimitystä työtehtäväpilotti. Myös tähän vaiheeseen liittyi yhteiskehittämisen työpajoja. 2. työpajassa käytetyt menetelmät ja työkalut valittiin aikaisemman taustatiedon sekä 1. työpajan(-pajojen) työskentelyn perusteella. Yleisenä tavoitteena 2. työpajalle oli pilottien valitseminen ja niiden toteutuksen suunnitteleminen. Suunnittelussa käytettiin pilotin suunnitelmapohjaa (keikkasuunnitelma), jossa huomioitiin muun muassa pilottien toteuttamiseen tarvittavaa ohjausta ja tukea. Tuotoksena syntyi pilottien toteutussuunnitelmat.

Uudet työtehtävät kohdeorganisaatioissa

Tällä hetkellä olemme hankkeessa uusien työtehtävien pilotointivaiheessa. Tämän vaiheen tavoitteena on pilotoida tuotettuja uusia työtehtäviä organisaatioissa. Pilottien määrä, työntekijät sekä pilottien pituus on suunniteltu yksikkökohtaisesti. Työpajatyöskentelyn jälkeen jatkettiin organisaatiokohtaisissa tapaamisissa pilottien toteutussuunnitelmien tarkentamista. Uusien työtehtävien pilottien rakentamisen näkökulmasta tapaamisissa selvitettiin mm. erilaisia resursseja (henkilöt, perehdytysmateriaalit, pilottien kuvaukset jne.), pilotin ajankohtaa ja kestoa. Lisäksi pohdittiin yhdessä sitä, miten pilotin onnistumista mitataan.

Pilotteihin menetelmänä päädyttiin, koska se on toiminnallista ja osallistavaa. Pilottien avulla pystytään esimerkiksi keräämään kokemuksia työtehtävistä eri näkökulmista, arvioimaan niiden vaikuttavuutta kokonaisuuteen ja hiomaan uusien työtehtävien toteuttamista.

Palaute kehittämistyöstä

Keräsimme kaikista työpajoista palautetta osallistujilta. Palaute työpajoista on ollut pääsääntöisesti kannustavaa ja myönteistä. Osallistujat ovat kokeneet, että kehittämistyö on auttanut heitä tunnistamaan oman työyhteisönsä voimavaroja ja vahvuuksia sekä auttanut tarkastelemaan ammattilaisten keskinäistä työnjakoa uudella tavalla. Työskentely koettiin sujuvana ja selkeänä, sekä työpajoissa syntyi uusia ideoita. Osallistujat ovat kokeneet tapaamiset hyödyllisinä pysähdyksinä tarkastella yhdessä kollegoiden kanssa työn arkea uusista näkökulmista.

Eri organisaatioissa työpajoihin osallistujat määriteltiin kehittämistavoitteen mukaan, mutta pääsääntöisesti osallistujat koostuivat työvuoroissa olevista eri ammattiryhmien edustajista (sairaanhoitajat, lähihoitajat, hoiva-avustajat, laitoshuoltajat jne.). Osallistujat kokivatkin, että työpajoihin osallistui kehittämisen kannalta oikeita ihmisiä ja että kaikki saivat äänensä kuuluville. Kiitosta tuli myös siitä, että työpajat auttoivat työntekijöitä hahmottamaan hoidon kokonaisuutta ja kaikkien työvuorojen työtehtäviä. Osa työntekijöistä ei tee kaikkia työvuoroja, jolloin kokonaiskäsitys koko vuorokaudesta tai viikonlopuista oli ennestään hahmottumaton. Myös välillisen työn suuri määrä, joka tuli näkyväksi, yllätti osan työntekijöistä.

Kehittävänä palautteena toivottiin enemmän aikaa yhteisiin tapaamisiin. Osallistujamäärät ovat olleet rajoitettuja, minkä myös osallistujat itse ovat kokeneet kehittämisen haasteena. Toisena haasteena kehittämiselle on olleet muut yksikön arjen priorisoitavat tehtävät ja reagointia vaativat muutokset.

Työyhteisöjen moninaistuminen ja monikielisyys tulivat esille myös tässä kehittämisprosessissa. Miten osallistaa kaikki työyhteisön jäsenet mukaan kehittämiseen esimerkiksi kielitaidosta riippumatta. Miten sisäinen viestintä työyhteisössä hoidetaan ja mitä välineitä työyhteisöillä on tähän käytettävissä. Halusimme hankkeessa varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja siksi osassa työpajoista käytettiin esimerkiksi englannin kieltä työskentelyn tukena tai Google Lens translator -työkalua työskentelyohjeiden kääntämisessä.

Jatkossa vastaavissa kehittämisprosesseissa onkin syytä huomioida riittävän joustava aika- ja henkilöresursointi, työyhteisöjen moninaisuus (kielitaito) ja muutoksiin sopeutuva toteutussuunnitelma sekä oikein mitoitettu kehittämisen kohde ja tavoite suhteessa yksikön osallistumisen mahdollisuuksiin.

Kehittämistyön tuloksena ammattilaiset tunnistivat hoiva- ja hoitotyön arjessa tehtäviä, joihin ei välttämättä tarvita SOTE-ammattilaisten osaamista. Uusien terveydenhuollon mitoitusvaatimusten myötä tehtävien ja työnjaon tarkastelu ammattilaisten kesken on koettu ratkaisevan tärkeänä varautumisen menetelmänä tulevaan.

Työtä, tekijöitä ja osaamista ikääntyneiden palveluihin (TEOS) -hanke on käynnissä 1.10.2023 – 30.9.2025. Hanketta koordinoi Työterveyslaitos ja hankekumppaneina ovat Laurea-ammattikorkeakoulu ja Helsingin yliopisto.

Lähteet

• Aaltonen, S., Hytti, U., Lepistö, T. & Mäkitalo-Keinonen, T. 2016. Yhteiskehittäminen: kaikki siitä puhuu, mutta mitä se on ja miten siinä onnistua? Turun yliopisto. Viitattu 13.12.2024. https://www.utu.fi/fi/ajankohtaista/uutinen/yhteiskehittaminen-kaikki-siita-puhuu-mutta-mita-se-on-ja-miten-siina
• Keskitalo, E. ja Vuokila-Oikkonen, P. (toim.). 2021. Yhteiskehittämällä ratkaisuja sote-palveluihin – kansalaiset ja palvelunkäyttäjät mukaan kehittämiseen. Diakonia-ammattikorkeakoulu. Viitattu 13.12.2024. https://urn.fi/URN:ISBN:978-952-493-392-6
• Laurean pedagogiikka ja LbD 2024. Laurealainen pedagogiikka ja kehittämispohjaisen oppimisen malli. Viitattu 13.12.2024. https://www.laurea.fi/tietoa-meista/korkeakouluna/Laurean-pedagogiikka-ja-Lbd/
• Nieminen, V., Kirjavainen, H., Lang, M. & Jäppinen T. 2021. Kuinka onnistua yhteiskehittämällä? Case: Vaikeasti tavoitettavat nuoret ja heidän palvelunsa. Kuntaliitto. Viitattu 13.12.2024. https://www.kuntaliitto.fi/julkaisut/2021/2110-kuinka-onnistua-yhteiskehittamalla