Keväällä 2020 oli tarkoitus järjestää Palvelumuotoilun Sprint-viikko Lohjan kampuksella. Toimeksiantaja oli valmiina ja viisipäiväinen intensiiviviikko oli suunniteltu fyysisesti Lohjalle. Koronarajoitusten vuoksi tilanne muuttui ja kampukset menivät kiinni. Tilanteesta johtuen myös aiemmin suunniteltu toimeksianto oli muuttuneessa tilanteessa mahdoton. Tilanne vaati ketterää toimintaa ja nopeita ratkaisuja. Vielä maaliskuun alussa ei ollut ajateltu Sprint-viikon olevan mahdollista toteutua reaaliaikaisena verkossa. Nyt se oli tapahduttava. Sprintissä testattiiin uutta online-työkalua Miroa, joka on verkossa oleva visuaalinen yhteiskäyttöalusta. Miron alustalla opiskelijoiden oli tiimeissä mahdollista nähdä toistensa toiminta täysin reaaliaikaisesti ja toimia tiiminä yhdessä. Sprintissä hyödynnettiin lisäksi Canvas LMS, Teams sekä Padlet -yhteiskäyttöalustoja. Ilman näitä työkaluja, Sprint ei olisi onnistunut.
Design Sprint verkossa
Design Sprint (Knapp 2016) on viisipäivänen yhteiskehittämisen työpaja, jossa edetään päiväkohtaisten teemojen ja menetelmien kautta asiakasymmärryksen syventämisestä ideointiin, prototyypin valmisteluun ja prototyypin testaukseen. Viisipäiväisen viikon jälkeen opiskelijatiimit esittävät ideansa pitchaus-tilaisuudessa toimeksiantajille. Viikon Design Sprintin aikana opiskelijat pääsivät tutustumaan jokaisen päivän teemaan klo 8.00 Canvasissa ja päivän tehtäviin yhteisessä Teams-infossa klo 9.00. Päivän tehtävät tuotiin Miroon aamuinfon aikana, jotta opiskelijat pystyivät keskittymään aina kyseisen päivän tehtäviin. Joka päivä pidimme yhteiset Check point-tapaamiset Teamsissä, joissa käytiin läpi jo päivän aikana tehtyjä tehtäviä sekä tulossa olevat tehtävät. Seuraavissa kuvissa on ensiksi koko viikon näkymä ja kaikki tehtävät Mirossa. Jälkimmäisessä kuvassa on Miron ensimmäisen päivän näkymä opiskelijoille. Opiskelijat pitivät siitä, ettei koko viikko ollut heti näkyvillä. Päiväkohtaisiin tehtäviin oli helppo keskittyä.
Kuva 1. Remote Design Sprint viikon tehtävät Mirossa (Screenshot yksityinen Miro board 15.5.2020 mukaillen Remote Design Sprint Template).
Muovituotteiden kierrätys Design Sprintin haasteena
Tavoitteena opintojaksolla oli kehittää uusia, asiakaslähtöisiä konsepteja muovituotteiden kierrätykseen. Toimeksiantajina projektissa olivat pääosin muovista käyttötavaroita valmistava Orthex, jätehuollon palveluita Uudellamaalla tarjoava Rosk’n Roll sekä Novago Yrityskehitys. Novago ja Laurea toimivat yhteistyössä Tutka-hankkeessa, johon tämä Sprint-haaste kuuluu.
Oheisessa kuvassa on nähtävissä artikkelin opiskelijatiimin jo aloittamaa hahmotusta palvelukonseptista.
Kuva 2. Map-tehtävä Mirossa (Screenshot yksityinen Miro board 15.5.2020).
Design Sprint-viikon päätteeksi opiskelijat toivat Padlet-alustalle tallenteet omista pitchauksista. Pitch on viiden minuutin mittainen kiteytetty esitys opiskelijatiimin ideasta. Pitchaus-tilaisuus järjestettiin Teams-kokouksena siten, että kaikki katsoivat opiskelijatiimien esitykset synkronoidusti ja itsenäisesti. Sen jälkeen sekä toimeksiantajat että opiskelijat pystyivät esittämään kysymyksiä ja kommentteja videolinkin alle Padletissä. Padlet oli työkaluna erityisen hyvä, koska näin yhteinen aika voitiin käyttää tehokkaammin muuhun, kuin videoiden katsomiseen. Esitysten jälkeen toimeksiantajat pääsivät kysymään tiimeiltä tarkentavia kysymyksiä. Videon alle jokainen tiimi toi myös koko Sprint-viikosta toteutetun portfolion, jonka toimeksiantajat saavat käyttöönsä. Padlet-seinälle jää dokumentoinniksi videoesitys, keskustelu sekä lopullinen Palvelumuotoilun portfolio.
Kuva 3. Pitch-esitykset ja kommentointi Padlet-seinällä (Screenshot yksityinen Padlet-seinä 15.5.2020).
Toimeksiantajayritysten edustajat kommentoivat Design Sprint kokemusta ja tuotoksia seuraavasti:
Opiskelijat suoriutuivat sprinttiprojektista muuttuneissa olosuhteissa loistavasti. Uuden sukupolven ajattelua kuvastaa se, että monet tiimit olivat lähteneet rakentamaan ideoitaan sovelluksen pohjalle, kuvaili Orthexin Tom Ståhlberg.
Nämä olivat todella innovatiivisia ideoita, joita emme olisi itse pystyneet kehittämään, kertoi Esa Viitamo Novago Yrityskehityksestä.
Design Sprintistä opiskelijoiden äänellä
Osallistuimme tiiminä huhtikuun 2020 loppupuolella palvelumuotoilun virtuaaliseen Design Sprintiin. Viikon aikana olisimme voineet kohdata moniakin digitaalisia haasteita, mutta onneksi niiltä vältyttiin hyvin. Digitaalisuus osoittautuikin tiimillemme eduksi, sillä se lisäsi tehokkuuttamme ja fokusointia yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Koko prosessi toteutettiin tiimin yhteisellä työskentelyalustalla, tällä hetkellä pilotointikäytössä olevalla Mirolla. Lisäksi käytössämme oli tuleva oppimisalustamme Canvas. Viestintä- ja ryhmätyöskentelytilana käytimme Teamsia, joka toimi myös kurssin sisäisenä kohtaamispaikkana. Myös WhatsApp piippasi ahkerasti vielä iltaan asti ja siellä palattiinkin moneen otteeseen siihen, mitä päivän aikana olimme saaneet aikaan. WhatsAppin kautta on helppo laittaa ideat muistiin nopeasti ja tiimikin näkee viestin saman tien.
Design Sprint vaatii kaikilta osallistujilta 110 prosenttista keskittymistä sekä perehtymistä jokaiseen tehtävään ja vaiheeseen. Sprintti kesti ainoastaan viikon, niin läsnäolo oli ehdottoman pakollista, koska päätöksiä oli tehtävä hyvin nopeasti. Se, että kaikkiin vaiheisiin paneuduttiin huolellisesti ja palattiin uudelleen ja uudelleen, helpotti huomattavasti meitä viikon loppupuolella olevissa tehtävissä. Viikon aikana tunteemme koki melkoista vuoristorataa; innostuneisuudesta ärtymykseen ja väsymykseen. Varsinkin viikon loputtua huomasimme kokevamme jonkinlaista turnausväsymystä, ihan kuin kaikki energiavarastot olisi käytetty tämän sprintin aikana. Design Sprint vei sen verran voimavaroja sekä aikaa, että sprintin aikana oli vaikeaa keskittyä muihin koulutehtäviin.
Kuva 4. Empatiakartta-tehtävä Mirossa (screenshot yksityinen Miro board 15.5.2020).
Tiimityöskentely mahdollisti luovan ajattelun ja innovoinnin maksimoinnin. Kaikki tiimin jäsenet antoivat suuren panoksen, joka oli erityisen tärkeää työskentelyn onnistumisen kannalta. Onnistumisen kannalta myös vuorovaikutustaidot olivat äärimmäisen tärkeitä. Uskalsimme ilmaista omia mielipiteitämme rohkeasti sekä olla erimieltä muiden kanssa ja kyseenalaistaa toisten ajatuksia. Ajatusten kyseenalaistaminen positiivisessa mielessä toimi keihäänkärkenä ajattelun haastamiseen ja argumentointiin. Yksilöiden vahvuudet värittivät ideointiamme ja uusia ideoita syntyikin jatkuvasti pitkin viikkoa. Jokainen tiimimme jäsen johdatti meitä kohti ratkaisua, joka oli mielestämme paras mahdollinen tulevaisuutta ajatellen.
Aihe ja koko prosessi vei mukanaan. Huippua, että saimme olla mukana tällä erittäin mielenkiintoisella kurssilla. Kurssin aikana opimme paljon palvelumuotoilusta sekä intensiivisestä työskentelystä, että tiimitaidoista.
Verkkomuotoisessa Design Sprintissä opettajakin oppi aimo annoksen uutta
Sprint-muotoisen intensiiviviikon toteuttaminen verkossa edellytti meiltä lehtoreiltakin ennakkoluulotonta heittäytymistä tilanteeseen sekä ketteryyttä. Toimeksianto ja toimeksiantajat vaihtuivat, samoin toteutustapa. Mirosta kummallakaan ei ollut ennen tätä kokemusta. Siihen pääsi kuitenkin hyvin nopeasti sisään ja se taipui erinomaisesti yhteiskehittämiseen.
Design Sprint on nopeatempoinen ja rankka, missä muodossa tahansa sen suorittaa. Meille lehtoreille toki tuli lisäpainetta siitä, että olimme tekemässä jotain ihan uutta ja ensimmäistä kertaa. Kaiken kaikkiaan viikko onnistui erinomaisesti. Yhteiskehittäminen ja tiimityöskentely sujui hyvin ja usean tiimin fasilitoinnissa Miro toimi joustavasti ja ketterästi. Opiskelijatiimien kanssa oli Teams-kokoukset kolme kertaa päivässä ja muuna aikana olimme valmiina samassa Teams-tilassa opiskelijoita varten vastaamassa kysymyksiin. Sprint-viikon aikana opiskelijatiimit hyödynsivät tätä mahdollisuutta kuten olisivat kysyneet ohjausta lähiopetuksessa. Monesti koko tiimi tuli Teamsiin yhtä aikaa kysymään kommenttia. Keskustelun ja ohjauksen aikana pystyimme seuraamaan reaaliaikaisesti muutoksia tiimin Miron työtilassa kuten olisimme olleet valkotaulun äärellä. Opiskelijoiden työtiloissa Mirossa oli helppo käydä katsomassa tilanteen etenemistä ilman, että opiskelijoiden luova työskentely katkesi.
Kevään 2020 poikkeuksellinen tilanne kääntyi lopulta hienoksi uudeksi mahdollisuudeksi oppia uutta ja kehittää opetusta. Toimivilla, ketterillä ja uusilla työkaluilla toteutus oli mahdollinen. Verkossa opettaminen tehosti toimintaa ja antoi uusia tapoja ohjaukselle. Opettajalta toteutus vaati paljon, mutta se oli hyvin palkitsevaa.
Lähteet:
