Siirtyminen projektityöntekijästä projektipäälliköksi on monelle jännittävä paikka – osaanko vetää hanketta, tiedänkö kaikki minulle kuuluvat tehtävät? Laurean työntekijöilleen järjestämä Certified Project Manager -projektipäällikkökoulutus antaa hyvät lähtökohdat toimia hankkeen vetäjänä. Kun hankkeen vetovastuu napsahtaa omalle kohdalle, on uusi projektipäällikkö silti hieman hukassa – mitä kaikkea vastuulleni kuuluukaan? Jokainen hanke on omanlaisensa riippuen niin tavoitteesta, toteutustavoista, aikataulusta, budjetista, rahoittajasta kuin yhteistyökumppaneista. Tähän tekstiin on koottu kuusi asiaa, jotka ovat saaneet uuden projektipäällikön välillä ahdistukseen, välillä kokemaan onnistumisen riemua.

1) Sopimukset

Konsortiosopimus. Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä. Oikeuksien luovutussopimus kaikille hankkeessa työskenteleville. Yhteistyösopimus ulkopuolisen toimijan kanssa. Hankkeen aloitukseen liittyy paljon hallinnollista tehtävää, eikä vähäisin ole erilaisten sopimusten laatiminen eri osapuolten välillä. Ensimmäistä kertaa sopimuksia tekevälle kymmensivuinen lakitekstiä täynnä oleva sopimuspohja on kieltämättä harmaita hiuksia aiheuttava paperinivaska.

Projektipäällikön helpotukseksi Laureassa on valmiit pohjat hanketyössä vaadittaviin sopimuksiin, mutta aina pelkkä ”täytä keltaisella merkityt kohdat ja valmista tuli” ei riitä. Etenkin jos hankkeessa mukana olevilla yhteistyökumppaneilla on paljon kysymyksiä ja muutosehdotuksia, voi projektipäällikön tietotaito joutua koetukselle. Onneksi sopimuspohjien lisäksi Laureasta löytyy osaavaa väkeä, jonka puoleen voi kääntyä sopimuksen sisällöllisten kysymysten kanssa. He myös lukevat sopimukset ennen eteenpäin menoa, joten projektipäällikkö voi tukeutua heihin luottavaisin mielin.

Sopimusten tekoon liittyy olennaisesti myös sähköinen allekirjoitusjärjestelmä, jota hyödynnetään sekä sisäisten että ulkoisten allekirjoitusten osalta. Enää ei siis tarvitse hankkia puumerkkejä tulostettuihin papereihin, vaan homma hoituu kätevästi sähköisesti.

2) Viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma

Mitä hankkeesta kerrotaan, kenelle, miten ja missä vaiheessa tai kuinka usein? Kuka kuuluu hankkeen kohderyhmään, entä sidosryhmään? Viestintä on tärkeä osa hanketta, joskin se usein jää harmittavan pieneen rooliin varsinaisen toiminnan viedessä leijonan osan työajasta. Jotta viestintä olisi alusta asti näkyvä osa hanketta, on hyvä tehdä viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelmat jo hankkeen alkuvaiheessa.

Näihinkin on Laureassa olemassa hyvät viestinnän ja markkinoinnin tekemät pohjat, joita käyttämällä pääsee hyvin alkuun. Suunnitelmia ei ole tarkoitus saada heti alkuvaiheessa valmiiksi, vaan ne elävät hankkeen mukana. Hyvin tehty pohjatyö auttaa niin alkuun pääsemisessä, viestinnän tehtävien mitoittamisessa kuin muutosvaiheissa. Viestinnän osalta vanha sananlasku oikeasti toimii – hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Toisaalta viestintä ei todellakaan ole vain hyvä suunnitelma, sitä pitää myös konkreettisesti toteuttaa ja viedä aktiivisesti eteenpäin sekä päivittää. Oli kyse sitten päivittäisestä somettamisesta, laajempien tekstien kirjoittamisesta, kohderyhmän informoimisesta tai tulosten kokoamisesta ja levittämisestä, on suunnitelmalla ja siihen sitoutumisella suuri merkitys. Tehtävälistan palastelu ja erilaiset vuosikellopohjat auttavat hahmottamaan tehtävää työtä ja viestinnän eri muotoja ja keinoja.

3) Repo

Projektinhallintajärjestelmä, tuttujen kesken Repo, on toki tuttu kaikille hankkeita tehneille ainakin tuntikirjanpidon kautta. Projektipäällikölle avautuu kuitenkin ihan uusi maailma hankkeen vetovastuun myötä. Sen lisäksi että projektipäällikkö seuraa toteutuneita hanketunteja, toimii työkalu apuna myös budjetin seurannassa ja dokumenttien hallinnassa sekä viestinnässä. Laurean hanketaloustiimi on koonnut kattavat videoidut tietopaketit Repon käytöstä niin hankkeen työtuntien, budjetin seurannan sekä viestinnän osalta.

4) Suunnitelma ja budjetti

Hankesuunnitelma ja budjetti on laadittu hankehakuvaiheessa. Vaikka projektipäällikkö olisi ollut valmistelemassa hakemusta, on rahoituksen saaneen hankkeen alkaessa silti hyvä perehtyä suunnitelmaan ja budjettiin rauhassa – mitä onkaan luvattu tehdä, missä ajassa ja millaisella rahasummalla.

Tässäkin voisi käyttää vanhaa viisautta – ei hoppu hyväksi, eikä kiire kunniaksi. Tehdyn suunnitelman pilkkominen osiin ja kaikkien vaiheiden läpikäynti yhdessä toteuttajaryhmän kanssa auttaa kaikkia osapuolia, kun jokainen tietää mitä ollaan tekemässä, miksi, miten ja milloin. Hankesuunnitelman avaamisessa kannattaa hyödyntää visuaalisuutta – oli kyseessä sitten koko hankkeen aikajana, yksittäisen työpaketin tehtävät tai vaikkapa hankeorganisaatio ja toteuttajien vastuualueet. Kuvat ja kuviot avaavat kirjoitettua tekstiä ja konkretisoivat suunnitelmia.

Budjetti ja budjetissa pysymisen vastuu on iso, oli kyseessä sitten uusi tai jo kokenut projektipäällikkö ja saadun rahasumman nollien määrä iso tai pieni. Laurean hanketaloustiimi on täynnä osaavaa väkeä ja hankkeelle nimetyn vastuuhenkilön puoleen voi kääntyä myös pienien asioiden kanssa. Budjettiasioissa tiivis ja onnistunut yhteistyö hanketaloudesta vastaavan kanssa on kultaakin kalliimpaa – etenkin jos eurojen pyörittely ei ole uudelle projektipäällikölle tuttua puuhaa.

5) Rahoittajan vaatimukset

Hyvin usein hanketta rahoittavalla taholla on olemassa valmiit kirjalliset ohjeet hankkeen toteuttamista varten. Sisältö ja vaatimukset voivat vaihdella rahoittajan mukaan, joten ohjeisiin kannattaa perehtyä huolella – miten tässä hankkeessa tulee hoitaa raportointi, millä tavoin rahoittajan tulee näkyä hankkeen viestinnässä, mitä velvoitteita toteuttajalla on esimerkiksi hankintojen tai aineiston säilyttämisen suhteen. Moni asia selviää rahoittajan aloituskokouksessa, jossa asiat käydään läpi. Usein hankkeilla on myös nimetty yhteyshenkilö rahoittajan puolelta, jolta voi tiedustella eteen tulevia asioita suoraan. Etenkin uutena projektipäällikkönä kysymyksiä nousee varmasti paljon ja vanhalle konkarillekin tulee uutta tietoa esimerkiksi uusien rahoituksien ja muuttuneiden ohjeiden kautta.

6) Ihmiset

Viimeisin vaan ei todellakaan vähäisin asia ovat ihmiset – tekijät hankkeen takana. Voimavara ja kaiken mahdollistaja. Vaikka projektipäällikkö ei ole hallinnollinen esihenkilö, on hänen vastuullaan silti työn sujumisen onnistumisen varmistaminen niin resurssien kuin työtehtävien jakamisen näkökulmasta.

Hankkeen budjetti sekä suunnitellut tehtävät määrittävät pitkälti sen, millaisia tyyppejä hankkeeseen haetaan ja tarvitaan mukaan. Osaamisen ja kiinnostuksen kohteiden lisäksi henkilökemioilla on suuri merkitys, jotta tiimityöskentely hektisessä hankkeessa sujuu oletetusti. Hankkeiden läpimeno ei ole hakuvaiheessa varmaa, mutta tekijät on silti jossain määrin listattava. Kun hanke sitten saakin rahoituksen, aloitetaan listan läpikäynti ja katsotaan, kenen työtunteihin hanke oikeasti sopiikaan ja kenen tilalle tulee etsiä korvaava tekijä.

On hyvä, jos projektipäälliköllä ja jo hankkeessa mukana olevalla muulla hankeväellä on laajat verkostot tekijöiden löytämiseksi. Sopivien tekijöiden löytämisessä Laurean sisältä ovat kullanarvoisia myös kehittämispäälliköt ja tki-päälliköt – heillä on ajantasaisin tieto alaisistaan ja heidän osaamisistaan sekä ennen kaikkea työtilanteestaan. Projektipäällikön tehtävänä onkin sanoittaa osaajatarve mahdollisimman selkeästi, mikä ei aina ole helppoa etenkään hankkeen alussa.

Bonus: Laurean hanketoiminnan tukitiimi on koostanut myös laajan vinkkilistan TKI-hankkeen toteutukseen liittyen. Sieltä löytyy tässäkin tekstissä mainittujen asioiden lisäksi paljon muutakin hyödyllistä tietoa, jotka projektipäällikön on hyvä muistaa niin hankkeen aloitusvaiheessa, hektisessä toteutusvaiheessa kuin hankkeen päättämisen aikoihin.

Kirjoittaja toimii projektipäällikkönä Elossa! Luovaa alaa ja hoivakoteja elvyttämässä yhteiskehittämällä -hankkeessa, jonka tavoitteena on ikääntyneiden hoivakotien ja luovien alojen uudenlaiseen yhteistyöhön ja ekosysteemiseen ajatteluun pohjautuvan toimintamallin kehittäminen ja validointi. Hanke pyrkii tukemaan luovan alan toimijoiden ja hoivakotien hoitohenkilökunnan sekä ikääntyneiden asukkaiden jaksamista sekä vahvistamaan osallisuuden, merkityksellisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunnetta. Hanketta koordinoi Laurea-ammattikorkeakoulu. Osatoteuttajina toimivat Laurean lisäksi Haaga-Helian ja Metropolian ammattikorkeakoulut. Työelämäyhteistyökumppanina on Helsingin Seniorisäätiö sr. Hankkeen rahoittajana on Uudenmaan liitto ja hanke toteutetaan 1.5.2021-31.3.2023.