Tässä artikkelissa me Poikkeamon toiminnassa mukana olevat Laurean henkilöstön jäsenet kerromme vuoden 2021 aikana OMA OTE – Opiskelijan hyvinvointitoimijuuden ja opintojen edistymisen tukeminen koronatilanteessa Laureassa -hankkeessa kehitetystä uudesta palvelukonseptista, Poikkeamosta. Poikkeamo on ohjauspalvelu, joka tukee opintojen etenemistä ja opiskeluhyvinvointia. Palvelua tarjotaan Zoomissa, jossa Poikkeamon ohjaajat päivystävät. Uudella palvelukonseptilla vastattiin pandemia-aikana kasvaneeseen tuen tarpeeseen. Toivomme, että tämä artikkeli lisää laurealaisten tietoisuutta Poikkeamon toiminnasta ja tarjoaa muille korkeakouluille ideoita oman toimintansa kehittämiseen. OMA OTE -hankkeen toimintamallit on kuvattu aikaisemmin ilmestyneessä artikkelissa. (Akiola, Niemi, Nykänen & Suvisaari 2021)
Mitä kuuluu –Zoomin lanseeraus keväällä
Mitä kuuluu –Zoom lähti käyntiin kevätlukukaudella 2021 sillä ajatuksella, että tarjoamme tukea ja ohjausta yhden luukun periaatteella. Halusimme palvelulla vähentää etenkin opettajatuutoreiden työkuormaa, sillä opiskelijoiden yhteydenottojen määrä pandemia-aikana kasvoi suuresti verrattuna aiempaan ja opettajatuutorit kokivat, ettei heidän aikansa riittänyt enää yhtä hyvin opiskelijoiden tarpeisiin vastaamiseen. Tuen tarpeen kasvu pandemia-aikana näkyi myös opiskelijoiden kasvaneissa yhteydenottomäärissä Laurean opiskelijajärjestölle Laureamkolle.
Esikuvana toiminnalle oli kuntien järjestämä Ohjaamo-toiminta, jossa alle 30-vuotiaille nuorille ja nuorille aikuisille tarjotaan eri palveluita kootusti samassa fyysisessä paikassa. Ohjaamo-toiminnassa on havaittu, että nuoret eivät välttämättä tunnista palveluita niiden nimen perusteella verkossa. Myöskään palveluntarjoajaa ei tunnisteta. (Työn alla Ohjaamo Helsinki 2017, s. 6). Laureassakin on huomattu, että opiskelijat eivät löydä tai tunnista heille tarkoitettuja tukipalveluita. Palveluiden löytäminen ja tunnistaminen on varmasti vaikeutunut entisestään etäopiskeluun siirtymisen myötä.
OMA OTE -hankkeen toimijat päivystivät Zoomissa keväällä neljästi viikossa lähinnä lounasaikaan ja yhtenä päivänä iltapäivisin. Ajattelimme, että lounasaikaan opiskelijoilla on yleensä aikaa piipahtaa opintotoimistossa tai muualla hoitamassa asioitaan, joten se olisi Zoomillekin otollisin aika.
Paikalla päivystämässä oli aina kaksi Laurean opiskelijahyvinvoinnin ja/tai opintojen edistymisen toimijaa. Mukana ovat alusta lähtien olleet Laurean opintopsykologi, erityisopettaja, opettajatuutori, kolme koordinaattoria sekä kaksi suunnittelijaa. Päivystämässä olivat mukana satunnaisesti myös kaksi kampuspastoria. Halusimme tarjota jokaisella päivystyskerralla osaamista vähän eri asioista siten, että opiskelijat saisivat apua ja tukea mahdollisimman kattavasti.
Keväällä opiskelijoita tuli Zoomiin keskustelemaan esimerkiksi harjoittelupaikoista, Laurean opiskelijahyvinvointitoimijoista ja heidän palveluistaan, HOPSista ja kurssivalinnoista sekä läsnäolokäytänteistä. Palvelua käyttäneet opiskelijat olivat iloisia palvelusta ja kokivat saavansa apua. Tästä huolimatta suurimmaksi haasteeksemme muodostui palvelun tavoittavuus ja brändääminen tunnistettavaksi.
Saimme opiskelijoilta palautetta, että Zoom-linkkejämme oli hieman hankala löytää, jos ei käytä opiskelijaintraa. Tämän johdosta lähdimme selvittämään, mitä muuta kautta voisimme tavoittaa opiskelijoita. Intran lisäksi mainostimme palvelua muutaman eri Laurean toimijan Instagramissa, teimme hankkeelle Instagram-tilin ja Facebook-sivun ja teimme Zoom-tuesta suomen- ja englanninkieliset esittelyvideot. Mitä kuuluu -Zoomia markkinoitiin viikoittain hankkeen muitakin tapahtumia esittelevällä tiedotteella opiskelijaintrassa. Lisäksi tietoisuutta palvelusta levitettiin henkilöstön joukossa.
Palvelun kehittämistä vähäisen kävijämäärään vuoksi
Isoista markkinointipanoksista huolimatta Mitä kuuluu –Zoomia ei onnistuttu saamaan opiskelijoiden tietoisuuteen ja ohjattavien opiskelijoiden määrä pysyi vähäisenä läpi kevään.
Laureassa on pandemia-aikana alettu kerätä erityistä palautetta liittyen opiskelijoiden hyvinvointiin ja opintojen edistymiseen. Kevään kyselyssä selvitettiin opiskelijoiden suhtautumista Mitä kuuluu –Zoom -palveluun. Kyselyn tuloksena saimme tietää, että opiskelijat toivovat yksilöllistä ja henkilökohtaista palvelua. Lisäksi palvelun nimi aiheutti hämmennystä. Palautteen perusteella opiskelijat eivät olleet innokkaita kertomaan kuulumisiaan tuntemattomille. Opiskelijoiden ajatuksia ja tuntemuksia Zoomissa tarjottavasta ohjauksesta selvitettiin myös palvelumuotoilutyöpajoissa sekä haastatteluissa.
Kesäpäivystys ja vertaisohjauksen kokeilu
Kesällä 2021 Zoom-tuki toimi tiistaisin ja torstaisin. Päivystäjien joukkoon liittyi sosionomiopiskelija, joka työskentelee hankkeessa projektityöntekijänä. Vertaistuen taustalla oli opiskelijoiden palaute siitä, että vertaiselle on helpompi puhua tietyistä opiskeluun liittyvistä asioista.
Kesällä toimintaa mainostettiin erityisesti Laurean opiskelijoille suunnatussa Facebook-ryhmässä. Käytimme paljon aikaa sen pohtimiseen, mitä kautta opiskelijat lukisivat viestejämme. Intran kautta viestit eivät tunnu menevän läpi opiskelijoiden isompaan tietoisuuteen. Tavoitteena oli mennä sinne, missä opiskelijat ovat eli Laurean oppimisympäristö-Canvasiin. Kesäaikana niin päivystäjiä kuin kävijöitäkin oli vähemmän kesälomista ja kauniista säistä johtuen.
Syksyllä uusi lanseeraus Poikkeamo -nimellä
Keväällä saadun opiskelijapalautteen myötä päätimme muuttaa konseptia ja palvelu lanseerattiin uudella nimellä. Ohjausta antamassa on entistä enemmän ammattilaisia kerrallaan, jolloin pystymme varmemmin tarjoamaan henkilökohtaista ohjausta monenlaisiin ongelmiin.
Nimeä pohtivat ensin hanketoimijat, jonka jälkeen sopivaa nimeä kartoitettiin myös opiskelijoilta Laurean Instagram-tilillä toteutetun kyselyn avulla. Keväällä uutta nimeä ideoidessa keksimmekin Poikkeamon. Nimi sai inspraationsa kuntien alle 30-vuotiaille nuorille tarjoamasta Ohjaamo-toiminnasta, jossa nuori tai nuori aikuinen kohdataan, ja häntä autetaan eteenpäin juuri hänelle sopivien palveluiden äärelle. Halusimme soveltaa tätä samaa ajatusta Laurean opiskelijoille suunnatussa palvelussa. Poikkeamo viittaa myös poikkeavaan opintopolkuun ja tietysti pistäytymiseen eli poikkeamiseen jossain paikassa. Päätimme Poikkeamon englanninkieliseksi nimeksi Popup Guidance.
Syksyn toimintamallissa otettiin käyttöön myös uudenlainen työnjako. Yksi päivystäjistä on ottamassa opiskelijoita vastaan Poikkeamon “respassa” ja kaksi muuta päivystäjää on omissa Breakout-huoneissaan. Respa kartoittaa opiskelijan ohjaustarvetta ja ohjaa tätä itse tai siirtää tämän tarvittaessa Breakout-huoneessa päivystävälle ohjaajalle. Näin olemme saaneet tarjottua henkilökohtaista ohjausta. Respan ja kahden ohjaajan lisäksi Poikkeamon kalenterivaraus on aina yhdellä varaohjaajalla, jonka respa kutsuu tarvittaessa paikalle omaan Breakout-huoneeseensa.
Muutimme myös päivystysajankohtia kolmeen kertaan viikossa, joka kerta eri päivänaikaan. Yksi palveluajoista tuli aiempia myöhemmälle alkuiltaan, jotta opiskelijoilla olisi mahdollisuus tulla Zoomiin, vaikka työ- tai koulupäivän päätyttyä. Tällä haluttiin huomioida erityisesti töissä käyvät monimuoto- ja verkko-opiskelijat. Uudeksi markkinointikanavaksi Poikkeamolle otettiin suora viestiminen uusille opiskelijoille heidän oppimisympäristössään Canvasissa opettajatuutorin opintojaksolla.
Syksyn tuloksia
Syksyllä uuden lanseerauksen jälkeen opiskelijat alkoivat pikkuhiljaa löytää Poikkeamon. Välillä ei ole tullut yhtään opiskelijaa, mutta joka viikolla ohjauksessa on käynyt opiskelijoita ja päiväkohtaisesti tulijoita on ollut 1–4. Suosituksi on osoittautunut erityisesti virka-ajan ulkopuolella klo 16–18 tapahtuva ohjaus.
Syksyllä opiskelijat tulivat Poikkeamoon keskustelemaan muun muassa ajanhallinnasta, opintojen ajoittamisesta ja suunnittelusta, keskittymiskyvyn ongelmista sekä muista opintoihin liittyvistä vaikeuksista. Välillä opiskelijat ovat tulleet Poikkeamoon useamman kuin yhden pulman kanssa, ja olemme pystyneet auttamaan esimerkiksi opintoihin liittyvässä ongelmassa jo respassa, jonka jälkeen on jatkettu henkilökohtaisemman pulman kanssa Breakout-huoneessa sekä hyvinvointitoimijoilta yksilöajan varaamalla.
Tulevaa kehitystä
Poikkeamon päivystystoimintaa jatketaan ensi vuonna ja ideana tulevaisuudessa on myös Poikkeamon jalkautuminen Laurean kampuksille. Poikkeamo vastaa tarpeeseen siitä, että vaikka Laurea tarjoaa opiskelijalle paljon erilaista tukea, opiskelijan saattaa olla hankalaa hahmottaa mihin tahoon juuri hänen kannattaisi ottaa yhteyttä. Lisäksi Poikkeamo on osoittautunut hyväksi toimintamalliksi siinä, että jaamme eri toimijoiden välistä osaamista Laurean sisällä ja siksi on toivottavaa, että Poikkeamon ohjaushenkilöstö laajenisi Laurean sisällä.
Lähteet:
- Akiola, J., Niemi, H., Nykänen, A. & Suvisaari, A-M. 2021. OMA OTE-hankkeessa tuetaan opiskelijoiden hyvinvointia ja opintojen edistymistä korona-aikana. Laurea Journal.
- Työn alla Ohjaamo Helsinki. 2017. Helsingin kaupungin keskushallinnon julkaisuja 2017:16
Lisätietoa:
