Laurean opintotoimistojen palveluja ja prosesseja on kehitetty viime vuosien aikana isoin harppauksin ja paljon uutta on edelleen tulossa. Peppi-järjestelmän käyttöönotto on mahdollistanut monia jatkouudistuksia ja esimerkiksi sähköiset palvelut ovat lisääntyneet merkittävästi. Opiskelijan ei välttämättä tarvitse tulla käymään opintotoimistossa, vaan lähes kaikki tarpeellinen on saatavilla verkosta ja verkon välityksellä.

Monikanavaista palvelua

Opintotoimistosta opiskelijat ja opettajat saavat neuvoja, ohjausta ja opastusta tiedon lähteille. Opintotoimistoissa työskentelevät koordinaattorit palvelevat chatin, sähköpostin ja puheluiden lisäksi henkilökohtaisesti opintotoimistoissa.

Opintotoimistoilla on yhteinen sähköpostiosoite studentaffairs@laurea.fi
ja jokaisella kampuksella omat kampus.info@laurea.fi -osoitteet.
Sähköpostilaatikoita luetaan myös loma-aikoina.

Laurean ServiceDesk siirtää tikettijärjestelmän tukipyyntöjä opintotoimistojen ratkaistavaksi niissä asioissa, jotka liittyvät mm. Peppiin, ilmoittautumisiin, opinto-oikeuteen ja käyttäjätunnusten aktivoimiseen.

Opintotoimisto opiskelijan mukana valintakokeista valmistumiseen

Opintotoimisto on usein näkymätön mutta keskeinen taustavaikuttaja. Opintotoimisto käsittelee ja ylläpitää kaikkien Laurean opiskelijoiden tietoja Peppi-järjestelmässä opintojen eri vaiheissa.

Opiskelija voi kohdata opintotoimiston koordinaattorin jo hakuvaiheessa tullessaan valintakokeisiin. Kun yhteishaussa valittujen opiskelijoiden opiskeluun liittyvät tiedot on siirretty Peppi-järjestelmään, opintotoimisto ilmoittaa jokaisen tulokkaan ensimmäisen lukukauden opintojaksoille sekä tekee muita valmisteluja opiskelijan opintojen aloitukseen.
Yhteishaun ja useiden erillishakujen kautta valituille sekä avoimen AMK:n opiskelijoille on tehtävä kullekin hieman erilaisia kirjauksia järjestelmään.

Opintojen aikana opintotoimisto auttaa kaikenlaisissa pulmatilanteissa ja solmukohdissa. Opiskelijan kannattaa kääntyä opintotoimiston puoleen esimerkiksi jos:

• ei pysty ilmoittautumaan opinnolle
• on unohtanut vaihtaa salasanansa tai ilmoittautua lukuvuodelle
• on vaihtanut nimensä
• ei löydä ryhmänsä aikataulua tai muuta tärkeää tietoa
• ihmettelee, miksi ei pääse kirjautumaan Canvasiin
• tarvitsee henkilökortin harjoittelua varten tai alennusta juna- tai bussimatkoista
• on pessyt ateriatukikorttinsa pesukoneessa
• on kuluttanut tulostussaldonsa loppuun
• odottaa CampusOnline-suorituksiaan HOPSiinsa
• haluaa ilmoittautua poissaolevaksi lakisääteisellä syyllä

Laurean opiskelija voi valmistua heti, kun kaikki vaaditut suoritukset on kirjattu rekisteriin. Opiskelijan tulee vastata valmistuvan palautekyselyyn ja sen jälkeen täyttää valmistumisilmoitus. Opintotoimisto käsittelee ilmoituksen ja tarkistaa, että opintosuoritukset ovat kunnossa, HOPS ojennuksessa ja todistusmerkinnät oikein. Lopulta opiskelija saa ilmoituksen postista, että todistus on saapunut kirjattuna kirjeenä. Onnea valmistumisen johdosta – mutta ei siinä vielä kaikki!

Palveluja vielä valmistumisen jälkeenkin

Opintotoimisto kutsuu valmistuneet opiskelijat valmistujaisjuhlaan, joka järjestetään normaalisti kahdesti vuodessa. Myöhemmin, jos tutkintotodistus on kadonnut, opintotoimiston kautta voi saada tilalle oikeaksi todistetun kopion maksua vastaan. Myös vanhoja opintojaksokuvauksia tiedustellaan opintotoimistoista, mutta suosittelemme ennakointia ja kuvausten tallentamista itselle ennen valmistumista. Valmistumisen tai eroamisen jälkeen kaikki pyydetyt dokumentit ovat maksullisia.

Sähköistyvät palvelut

Koronapandemian saapuminen Suomeen sai korkeakoulut ympäri maan järjestämään uudelleen sähköisiä palvelujaan. Laurean opintotoimistoissa sähköisiä palveluja oli jo laajalti saatavilla, joten etänä tehtävä työ ei tuonut käynnistymisvaiheen jälkeen suuriakaan muutoksia. Opintotoimistopalvelujen tulee olla helposti saavutettavissa, joten palvelujen kehittämisessä huomioidaan aina opiskelijoiden etu. Joskus tämä tarkoittaa sitä, että palveluja tarjotaan rinnakkain sekä sähköisesti että perinteisesti. Koska verkossa tapahtuvan opiskelun määrä on lisääntynyt ja enää ei opiskella vain päiväaikaan, tulee palvelujakin tarjota huomioiden opiskelijoiden erilaiset tarpeet.

Paperilomakkeista verkkoon

Opintotoimistosta on aina saanut virallisia opintosuoritusotteita ja opiskelutodistuksia postitse tai noudettuna. Sitten niitä alettiin lähettää opiskelijoille skannattuna salatun sähköpostin liitteenä. Molempia tehdään tarvittaessa edelleen, ja tilauksen voi tehdä sähköisesti e-lomakkeella. Suuri parannus oli kuitenkin kokonaan sähköinen palvelu, jossa opiskelija saa milloin tahansa oman Pakki-työpöytänsä kautta haluamansa virallisen asiakirjan sähköisesti. Palvelua on jatkojalostettu,ja nyt sähköisessä opintosuoritusotteessa näkyy myös osasuoritusten kokonaispistemäärä. Opintotoimisto voi nyt myös lähettää sähköisesti allekirjoitetun opiskelutodistuksen tai opintosuoritusotteen opiskelijalle.
Todistusten aitouden voi varmentaa Atomi Validatorilla.

Vielä viime vuonna hakeakseen aiemmin suoritettujen opintojen hyväksilukua opiskelijan tuli täyttää paperinen lomake ja liittää mukaan kopiot todistuksistaan. Kun opintopäällikkö oli tehnyt päätöksen hyväksiluvuista, opintotoimisto kirjasi hyväksiluvut Peppiin. Tänä vuonna heitettiin paperilomakkeille hyvästit, kun Laureassa otettiin käyttöön eAhot, jonne opiskelija tekee Pakki-työpöydällään hakemuksen sähköisesti, opintopäällikkö käsittelee ja hyväksytty opinto tallentuu suoraan opiskelijan HOPSiin. Prosessissa on vielä kehitettävää, mutta nyt verkko-opiskelijoidenkin on helpompi hakea hyväksilukuja.

Moni opiskelija tarvitsee opintojensa rahoittamiseksi selvityksen opinnoistaan Työ- ja elinkeinopalveluille. Peppi-järjestelmään on upotettu TE-palvelujen oma lomake tätä tarkoitusta varten. Opiskelijan tiedot tulevat lomakkeelle valmiiksi järjestelmästä.
Opintotoimiston on näin helppo toimittaa lomake opiskelijalle sähköisesti - pian myös sähköisesti allekirjoitettuna.

ChatBot

Perinteisemmän chatin lisäksi opintotoimiston tiimi on päässyt ottamaan käyttöön ja kouluttamaan Laurean ChatBotia nimeltä Pii. Sen tavoitteena on palvella opiskelijaa opiskeluun liittyvissä asioissa ajasta ja paikasta riippumatta. Jotta Pii osaisi vastata opiskelijoiden kysymyksiin, on tämä edellyttänyt sen ahkeraa kouluttamista – ja koordinaattoreiden kouluttautumista tekoälyn saloihin suorittamalla järjestelmän käyttöä edellyttäviä sertifikaatteja. Pii osaa tänä päivänä vastata jo moniin kysymyksiin, mutta koska asiat myös muuttuvat, kouluttaminen on pitkäjänteistä työtä.

Sähköinen tutkintotodistus ja Valo-valmistumispalvelu

Lähitulevaisuudessa Laureassa otetaan monen muun ammattikorkeakoulun tapaan käyttöön sähköiset tutkintotodistukset paperisten todistusten rinnalle. Tämä palvelee opiskelijan lisäksi opintotoimistoa, joka voi arkistoida todistukset nopeasti, turvallisesti ja tarkasti sähköiseen arkistoon. Sähköisen tutkintotodistuksen aitous voidaan varmentaa opintosuoritusotteen tavoin Atomi Validatorilla.

Parhaillaan opintotoimistoissa valmistellaan valmistumispalvelu Valon käyttöönottoa.
Valon tarkoitus on kirkastaa ja sujuvoittaa valmistumisprosessia ja tuoda valmistumiseen liittyvät ohjeet ja tiedot  sekä prosessin vaiheet helposti nähtäville opiskelijalle ja opintotoimistoille. Opiskelijalle valmistumishakemuksen täyttäminen sujuu tulevaisuudessa helposti Pakin kautta, henkilökunnalle käyttöliittymänä toimii jo tuttu Peppi.

Sähköinen järjestelmä ohjausaikojen varaamiseen

Koronatilanteen lisätessä etäopiskelua tarve varata ohjausaikoja opintotoimistoista on tullut esiin.  Opintotoimistot ovat ottamassa käyttöön sähköisen ajanvarausjärjestelmän, jonka kautta opiskelijat ja opettajat voivat jatkossa varata ajan opintotoimistosta itselleen sopivaan aikaan. Ohjausta on tarkoitus antaa sähköisiä kokousvälineitä käyttäen – monet ongelmatilanteista ratkeavat helpommin, kun ruudun jaon kautta opintotoimiston koordinaattori pystyy neuvomaan täsmällisemmin.

Opintotoimistopalvelujen parantaminen palvelumuotoilun avulla

Opintotoimistossa saattaa näyttää ajoittain rauhalliselta – taustalla tehdään kuitenkin aina työtä opinto- ja opiskelijatietojen ajantasaisuuden ylläpitämiseksi Peppi-järjestelmässä. Tämän lisäksi kehitämme palvelujamme helpommin saavutettaviksi ja käytettäviksi. Tällä ajatuksella opintotoimistopalvelut olivat Laurean Palveluinnovaatiot-opintojakson esimerkkitapauksena. Opintojakson opiskelijat selvittivät palvelumuotoilun keinoin opintotoimistopalvelujen kehittämiskohteita niin opintotoimistojen henkilökuntaa kuin opiskelijoitakin kuunnellen sekä vertaillen muiden korkeakoulujen vastaavia käytänteitä.

Selvitysten pohjalta opiskelijat tekivät ensin ryhmittäin ideakortteja palvelujen kehittämiseen. Ideakortit esiteltiin opintotoimistojen henkilöstölle ja tämän pohjalta valittiin yhdessä jatkotyöstettävät ideat. Lopuksi opiskelijat työstivät ideat laajoiksi manuaaleiksi, joissa kuvattiin palvelujen kehittämistä mm. seuraavissa asioissa:

• opintotoimistojen palvelujen näkyvyyttä eri kanavissa kuten Laurean verkkosivuilla ja somessa
• palvelujen järjestämistä ja ajanvarauksen mahdollisuutta
• opintotoimistotilojen viihtyisyyttä ja opintotoimistojen näkyvyyttä kampuksilla
• opintotoimistohenkilöstön erityisosaamisen esilletuomista palvelujen tarjoamisen näkökulmasta
• Palvelunäytön käyttämistä kampuksilla lisäten palveluiden saavutettavuutta

Palveluinnovaatiot-opintojakson opiskelijoiden tekemä työ ansaitsee suuren kiitoksen! Saimme erittäin arvokkaita ideoita ja jo valmiiksi työstettyjä malleja. Näiden pohjalta on hyvä jatkaa Laurean opintotoimistojen palvelujen kehittämistä edelleen – juuri sinua varten!