Hanketalouden suunnittelijan työhön Laureassa kuuluu pyörittää samanaikaisesti useita hankevalmisteluja sekä käynnissä olevia hankkeita. Yhteistyötä tehdään moneen suuntaan, joten työssä tarvitaan selkeää käsitystä omista vastuista, prosesseista sekä rahoituskanavien erityispiirteistä. Tässä artikkelissa kuvataan, minkälaisilla materiaaleilla pyrimme tukemaan tiimin yhdenmukaisia toimintatapoja sekä helpottamaan uuden henkilöstön perehtymistä tiimissä työskentelyyn. Toivomme, että lukija saa käytännöistämme vinkkejä myös oman tiiminsä kehittämiseen.
Kuva: Kindel Media / Pexels
Laurean hanketaloustiimissä hankesuunnittelijan tehtävät koostuvat TKI (Tutkimus-, Kehittämis- ja Innovaatiotoiminta) -hankevalmisteluista sekä jo käynnissä olevien hankkeiden talousasioista. Hankevalmisteluissa tiimi tukee hankkeen budjetin valmistelua. Hankkeen alkaessa tehdään asettamispäätös ja päivitetään tarpeelliset tiedot järjestelmiin. Käynnissä olevissa hankkeissa hoidetaan hankkeen talouden raportointia. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta tähän kuuluu erilaisia tehtäviä, kuten tietojen keräämistä rahoittajalle, mahdollisten kirjanpitokorjausten laskemista, projektinhallintajärjestelmän päivittämistä ja käytössä neuvomista, rahoittajan ohjeiden tulkintaa ja yhteistyötä useamman tahon kanssa. Käytännössä tiimissä kaikki tekevät kaikenlaisia hankkeita, mutta mukana on kokeneempia rahoituskanavien erikoisosaajia, joilta löytyy käytännön tietoa monenlaisten tilanteiden ratkaisuista.
Hyvän pohjan hankesuunnittelijan tehtävään saa esimerkiksi tradenomin tutkinnosta. Työssä viihtymisen näkökulmasta halu työskennellä numeroiden ja excel-tiedostojen parissa on olennaisen tärkeää. Lisäksi tarvitaan intoa selvitellä asioita, sillä vastaan tulee jatkuvasti uusia rahoituskanavia ja uusia poikkeuksia.
Lähtökohtana tiimin tehtävien selkeä kuvaaminen
Jotta uuden työtekijän aloitus tiimissä sujuisi mutkattomasti, olemme viime vuosien aikana lisänneet ohjaavan materiaalin määrää. Työ aloitettiin määrittelemällä hankesuunnittelijan tehtävät. Kun tehtävä on selkeästi määritelty ja rajattu, oman työn johtaminen on helpompaa. Koska hankesuunnittelijan rooli on tukipalvelu, suunnittelijan vastattavaksi tulee myös sellaisia kysymyksiä, jotka eivät kuulu hänen tehtäväänsä ja nämä on hyvä osata ohjata eteenpäin oikealle henkilölle. Uuden henkilöstön näkökulmasta tämä voi vaatia hieman aikaa, sillä selvästä tehtävänkuvasta huolimatta täytyy hahmottaa laajemmin Laurean toimintaa, muiden tiimien työtä ja myös oppia tuntemaan ihmisiä. Osittain tätä perehtymistä helpottaa läsnätyön tekeminen, sillä ihmisten kohtaaminen muuallakin kuin virtuaalimaailmassa on tärkeää.
Hanketaloustiimin työhön kuuluu vahvasti erilaisten rahoittajien ja heidän ohjeidensa parissa työskentely. Rahoituskanavakohtaiset ohjeet löytyvät rahoittajien omista tukimateriaaleista. Kaikilla isoimmilla rahoittajilla on tarjolla hyvät materiaalit sekä rahoituksen hakemisen tueksi että käynnissä oleville hankkeille. Uudelle henkilölle rahoittajan ohjeet saattavat kuitenkin tuntua hankalilta hahmottaa, etenkin jos rahoittajat eivät ole ennestään tuttuja. Siksi rahoittajan ohjeiden lisäksi on tärkeää, että tiimissä on osaamista erilaisista rahoittajista ja tarkempi ohjeistus esimerkiksi siitä, miten kukin rahoittaja käsittelee palkkoja. Näistäkin ohjemateriaalin määrää on lisätty, mikä on helpottanut etenkin uudempia tiimin jäseniä.
Organisaation omat prosessit ja järjestelmät
Hankesuunnittelijan työssä on muutama järjestelmä, joiden käyttö on olennaisen tärkeää. Olemme toteuttaneet projektipäälliköiden käyttöön ohjevideoita esimerkiksi hankkeen tuntien ja kustannusten seurannasta projektinhallintajärjestelmästä. Nämä videot ovat avuksi myös uudelle hankesuunnittelijalle. Videot ovat hyvä keino perehtymiseen, sillä niihin voi palata uudestaan ja katsoa rauhassa oman aikataulun mukaan. Yleisesti ottaen videot ovat hyvä tapa perehdyttää asioita kenelle tahansa, ja niiden käyttöä voi harkita muissakin tiimeissä. Esimerkiksi Certified Project Manager -projektipäällikköverkkokoulutus, joka on tarkoitettu Laurean hankkeiden uudemmille projektipäälliköille, pitää sisällään aiemmin mainittuja ohjevideoita.
Ohjevideoiden lisäksi olemme koonneet hanketaloustiimin työn tueksi muistilistatyyppisiä ohjeita, joissa käydään läpi tärkeimpiä järjestelmissä tehtäviä asioita eri vaiheissa hanketta. Nämä ohjeet auttavat yhtä lailla kokeneempia kuin uusiakin tiimiläisiä, sillä harvemmin tehtävien asioiden osalta itse kukin joutuu välillä kertaamaan, mitä valintoja järjestelmissä tulee tehdä. Hanketaloudessa on myös työtehtäviä, jotka liittyvät vuodenvaihteessa tehtävään tilinpäätökseen. Tilinpäätöskiireen keskellä voi olla vaikea muistella, miten jonkin asian teki vuosi sitten edellisen tilinpäätöksen yhteydessä, joten on hyvä, että asian voi tarkistaa ohjeesta. Tämä tehostaa työtä. Vaikka ohjeet usein ovat kirjallisia, ei se tarkoita, että niiden tarvitsee pitää sisällään pelkkää tekstiä. Ohjeisiin on hyvä liittää mukana myös kuvakaappauksia, sillä niiden avulla esimerkiksi järjestelmien käyttäminen sujuu helpommin.
Teknisten ohjeiden lisäksi työhön liittyy monia Laurean prosesseja. TKI-hanketoiminnan prosesseja on kuvattu Laurean intranetissä, joten sama tieto yleisistä toimintatavoista on koko organisaation saatavissa (Laurea henkilöstöintranet 2023). On myös hyvä muistaa, vaikka Intra pitää sisällään paljon erilaisia perehtymistä tukevia ohjeita, juuri oikean ohjeen löytäminen voi olla hankalaa. Tietoa on paljon, eikä sanahaku aina vie juuri oikean tiedon äärelle. Tämän vuoksi hyvä tapa on jakaa suoria linkkejä ohjeisiin. Näin saa juuri oikeaa tietoa ja samalla linkit voi tallentaa omiksi suosikeiksi, joten niihin pääsee palaamaan helposti.
Laurean virallisten prosessien lisäksi tiimissä on omia sisäisiä toimintatapoja, kuten hankkeen käynnistämiseen liittyvät toimenpiteet tai minne hankeasiakirjojen työversiot tallennetaan. Nämä käytännön ohjeet on koottu tiimin toimintatapoja kuvaavaan asiakirjaan. Kuka tahansa tiimistä voi päivittää yhteistä asiakirjaa, mutta yleensä olennaiset toimintatapojen muutokset käydään yhdessä läpi esimerkiksi tiimipalaverissa, minkä jälkeen tiiminvetäjä päivittää ohjeet.
Hiljainen tieto näkyviin hankemuistioon
Muutosten myötä käy usein ilmi hiljaisen tiedon määrä. Jokainen hankesuunnittelija tuntee omien hankkeidensa asiat ja muistaa, miksi vaikkapa kirjanpidossa on tehty palkkoihin korjauksia. Jos hankesuunnittelija lähtee tiimistä, myös hiljainen tieto lähtee hänen mukaansa. Kokemuksesta olemme oppineet, että voi olla hieman työlästä jatkaa toisen henkilön aloittamassa hankkeessa. Uudella tiimin jäsenellä kaikki hankkeet ovat pääsääntöisesti toisilta siirtyneitä, ja olisi hankalaa, jos mistään ei saa tietoa hankkeen aiemmista talousasioista.
Jotta tieto olisi tallessa, tavoitteena on, että jokainen hankesuunnittelija pitää hankekohtaista muistiota. Muistioon kerätään tiimin näkökulmasta tärkeimmät muistiinpanot hankkeen tapahtumista. Uuden henkilön näkökulmasta, mutta toki myös tuuraustilanteessa, muistio on erittäin kätevä. Näin roolissa olevan henkilön vaihtuessa hän voi muistioon tutustumalla saada käsityksen hankkeessa mahdollisesti olleista poikkeuksellisista asioista. Mikäli kaikki on sujunut oppikirjan mukaisesti, muistio on erittäin lyhyt. Hankemuistiokäytäntö on ollut vapaamuotoista, mutta voisi olla hyödyllistä kehittää ja yhtenäistää sitä, mitä ja millä tavoin olisi syytä kirjoittaa muistiin, jotta asiat olisi helppo löytää.
Seuraava askel: hyvät käytännöt
Kun hanketaloustiimin tärkeimmät perustoiminnot on saatu kuvattua melko hyvin, vuoroon on tullut hyvien käytäntöjen kerääminen. Aloitimme työn vuoden 2022 lopussa keräämällä yhteen hankevalmistelun budjetointiin liittyviä käytäntöjä ja vinkkejä. Keväällä 2023 on tarkoitus tehdä vastaavaa listaa hankkeen käynnistämisestä. Näin saamme jaettua hyväksi kokemiamme toimintatapoja sekä tiimin kesken että valmisteltua uutta taustamateriaalia perehdytykseen.
Oli kyse sitten intran ohjeista tai tiimissä luoduista ohjeista, niiden tarkoitus ei ole estää yhteistä keskustelua ja pohdintaa. Ohjeiden lisäksi on tärkeää, että tiimissä on avoin ja luottavainen ilmapiiri, jolloin kaikki, myös uudempi henkilöstö, uskaltavat kysyä ja tuoda oman näkemyksensä esiin. Hanketaloustiimissä tämä on toiminut erinomaisesti. Keskustelua tulee etenkin yhteisissä livetiimipalavereissa, mutta hyvänä käytäntönä on ollut myös Teamsissa yhteinen chat, jossa koko tiimi voi esittää kysymyksiä toisilleen. Näin tietoa jaetaan kaikille ja se jää muistiin.
Laurean saaman ulkoisen TK-rahoituksen määrä on kasvanut vuoden 2021 4,7 miljoonasta vuoden 2022 7,3 miljoonaan euroon. Tavoitteena on jatkaa hyvää kasvua, mikä vaatii sujuvia ja tehokkaita työtapoja myös hanketaloustiimiltä. Hyvillä ohjeilla ja perehdyttämisellä tiimi on jo kyennyt tukemaan aiempaa paljon suurempaa määrää hankkeita. Hyvä kehitys- ja ohjetyö hanketaloustiimissä jatkukoon!
Lähteet:
