Tiedolla johtaminen on avain menestykseen organisaatioissa, ja sen ytimessä on tehokas tiedon kerääminen, hallinta, jakaminen sekä hyödyntäminen. Tiedolla johtaminen ei ole vain ylimmän johdon vastuulla, vaan siitä vastaa omalta osaltaan jokainen organisaation jäsen. Laureassa hankkeiden tiedon hallinnan tukena on Reportronic-järjestelmä eli Repo. Hyödyntämällä Repoon tallennettua tietoa hankkeista, järjestelmän integrointeja sekä pitämällä tiedot Repossa ajan tasalla, kaikki organisaation jäsenet voivat osallistua tiedolla johtamiseen.

Tietojohtamisesta tiedolla johtamiseen

Tietojohtaminen keskittyy tiedon keräämiseen, hallintaan ja tallentamiseen sekä sen jakamiseen organisaation sisällä. Tietojohtamiseen kuuluu tiedon hallinnan tukemiseksi myös teknologiat ja järjestelmät, kuten Laureassa projektinhallintajärjestelmä Reportronic eli tuttavallisemmin Repo. Tiedolla johtaminen puolestaan on päätöksentekoa analysoidun tiedon perusteella. Toisin sanoen tiedolla johtamisessa tietoa jalostetaan ja analysoidaan, jotta päätöksenteon laatua ja tehokkuutta voidaan tehostaa. Tiedolla johtaminen ei ole vain organisaation johdon tehtävä, vaan siihen osallistuvat kaikki organisaation jäsenet, muun muassa huolehtimalla tiedon avoimesta saatavuudesta ja sen hyödyntämisestä. (Andreeva & Kianto 2012; Hanisch, Lindner, Mueller & Wald 2009.)

Hankkeet ovat yksi organisaation keino oppia, uudistua, pysyä kilpailukykyisenä ja toteuttaa strategiaansa. Ne tuottavat suuren määrän tietoa, mutta jotta siitä olisi hyötyä, pitää tieto tallentaa myöhempää käyttöä varten, jakaa avoimesti kaikille ja sitä on pystyttävä myös analysoimaan päätöksenteon tueksi. (Pereira, da Costa, Dias & Gonçalves 2022.)

Mikä ihmeen Repo?

Laurean hankkeita hallinnoidaan projektinhallintajärjestelmä Repon avulla. Järjestelmästä löytyy TKI-hankkeiden lisäksi mm. liiketoiminnan projekteja, Laurean sisäisiä projekteja sekä muita työajanseurantakohteita. Järjestelmän kehitystyötä pidetään Laureassa tärkeänä, sillä se on olennainen osa esimerkiksi hankehaun valmistelijan, projektipäällikön sekä hanketalouden hankesuunnittelijan jokapäiväistä työtä. Laureassa vastuuvalmistelija ja projektipäällikkö vastaavat Repon tietojen ajantasaisuudesta valmistelu- ja toteutusvaiheissa (Laurea 2024a).

Repoa käytetään niin hankevalmisteluissa kuin käynnissä olevan hankkeen hallinnointiin. Järjestelmä tarjoaa alustan hankkeista saatavan tiedon tallentamiselle yhteen paikkaan. Kun tieto on sovitussa paikassa, se ei jää niin sanotusti hiljaiseksi tiedoksi, vaan se on avoimesti kaikkien organisaation jäsenten saatavilla ja lisäksi sen jakaminen ja hyödyntäminen on helpompaa. (Hanisch ym. 2009; Pereira ym. 2022.) Lisäksi Repon ja muiden järjestelmien välillä on integraatioita, jotta muun muassa hankkeiden taloutta ja resursointia voidaan seurata.

Tiedolla johtamisessa Laureassa hyödynnetään mm. Microsoftin Power BI -raportointi- ja analysointipalvelun raportteja, joihin Repo integraatioineen tuottaa paljon tietoa. Jotta hankkeisiin liittyviä päätöksiä voidaan tehdä tietoon perustuen, on tärkeää, että Repossa on hankkeista riittävät tiedot ja ne ovat ajan tasalla. Hanketietojen avulla voidaan muodostaa aineistoa myös esimerkiksi lakisääteistä raportointia varten. Tietojen ajantasaisuus parantaa yhtenä osa-alueena Laurean tiedolla johtamista varmistaen sen, että päätöksenteko perustuu aina viimeisimpään tietoon.

Etsi tietoa hankevalmistelun tueksi

Hankehakemusten valmisteluvaiheessa tarvitaan paljon erilaista tietoa. Lähetetty hankehakemus tallennetaan kaikkien laurealaisten hyödynnettäväksi projektinhallintajärjestelmä Repon dokumentteihin. Samoin rahoittajalta tullut päätösdokumentti ja erityisesti hakemuksesta saatu palaute on arvokasta, jos hylätyn hakemuksen pohjalta lähdetään tekemään uutta hakemusta. Pelkkä projektinhallintajärjestelmään tallennettu hankkeen nimi ei vielä anna tietoa siitä, mihin teemaan hanke liittyy tai mitä tuloksia hankkeessa on saavutettu. Siten Repoon syötetyt hankekuvaustiedot, asiasanat sekä hankkeeseen liittyvät luokitukset tuottavat arvokasta lisätietoa hankkeesta.

Reposta voi myös tarkistaa, millaisia hankekumppaneita meillä on aiemmin ollut mukana hankkeiden toteuttamisessa ja miettiä, voisivatko ne olla partnereita uudessakin hankkeessa. Uutta hankeideaa voi peilata jo haettuihin hankkeisiin ja niistä saatuihin palautteisiin – onko jokin katvealue, johon hankkeen idea sopisi tai onko vastaavanlainen hanke kenties jo rahoitettu? Toki hanketta suunniteltaessa pitää aina hyödyntää myös ulkopuolisia hankekantoja, sillä rahoittaja ei rahoita samanlaisia, jo aiemmin toteutettuja hankkeita.

Hyödynnä Repoa hankkeen käynnistämisessä ja toteutuksessa

Repo tukee uusia käynnistyviä hankkeita tarjoten hankekannan tiedot kaikkien hyödynnettäviksi. Käynnissä olevista ja päättyneistä hankkeista saatua tietoa sekä niiden tuloksia voidaan hyödyntää ja hankkeet voivat tehdä myös yhteistyötä keskenään. Hankkeet eivät toteudu ilman asiantuntijoita, ja hanketiimi ei aina ole tiedossa vielä käynnistymisvaiheessa. Laurean teematiimitoiminnan lisäksi Repoon täytetty Osapuolet-kenttä voi auttaa hanketiimin kokoamisessa.

Hankkeet voivat toimia myös väylänä organisaation strategian toteuttamiselle (Pereira ym. 2022). Laureassa käynnistyville hankkeille tehdään Kestävän kehityksen tavoitteiden (eng. Sustainable Development Goals (SDG)) -arviointi, jonka tulokset tallennetaan Repoon. Näin voidaan osoittaa, miten hankkeet tukevat Laurean kestävän kehityksen ohjelman 2030 toteutumista. Lisäksi SDG-arviointi antaa tietoa hankkeiden yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. (Laurea 2024b.)

Hankkeen toteutusvaiheessa Repo toimii projektinhallinnan työkaluna, jonka avulla projektin aikataulu, resursointi, budjetti ja laatu pysyvät hallinnassa ja niitä voidaan helposti seurata. Erilaisia raportteja saa luotua suoraan Reposta, mutta Power BI -raportit tuovat tiedon näkyviin visuaalisesti, mikä helpottaa tiedon hyödyntäjiä tekemään tarvittaessa muutostoimenpiteitä. (Secundo, Elia, Margherita, & Leitner 2022.) Raporttien avulla voidaan seurata mm. resurssien käytön toteutumista sekä hankkeen taloustilannetta. Hankkeista kerätyistä aineistoista laitetaan Repoon tieto, jotta aineistoa voidaan hyödyntää myöhemmin muissakin yhteyksissä. Järjestelmän kautta julkaistaan myös hankesivu Laurean ulkoisille verkkosivuille, mikä puolestaan tuo näkyvyyttä hankkeille.

Jaa tulokset ja muu hyödynnettävä dokumentaatio hankkeen päättyessä

Kun hanke päättyy ja siinä on syntynyt aineistoa, aineiston kuvailutiedot julkaistaan Repon avulla Laurean verkkosivuilla. TKI-aineistoa voidaan myös mahdollisuuksien mukaan avata avoimeen data-arkistoon. Avoimuudella tarkoitetaan sitä, että data on toisten löydettävissä ja käytettävissä. Laureassa on sitouduttu edistämään avointa TKI-toimintaa, sisältäen myös aineistojen avaamisen aina silloin kun se on mahdollista. Aineistot avataan CC-lisenssejä hyödyntäen. Datan tulisi olla ”niin avointa kuin mahdollista, niin suljettua kuin tarpeen”. (Laurea LibGuides 2024.)

Laureassa pyritään tarjoamaan hankkeiden käyttöön valmiita työkaluja ja dokumentteja. Nämä ovat saatavilla hankehenkilöstölle tarkoitetussa Teams Laurea RDI -työtilassa, joka Repon ohella toimii hankkeiden tietojohtamista tukevana järjestelmänä. Siten hyviksi todetut työkalut ja dokumentit ovat helposti kaikkien saatavilla, eivätkä jää piiloon yksittäisen hankkeen tietoihin. Alla olevassa kuviossa on tiivistetty, millaista tietoa hyödynnetään hankkeen eri vaiheissa. Suuri osa näistä tiedoista on sellaista, joka on saatavilla Reposta tai Teams Laurea RDI -työtilasta.

Hankkeissa tehtävät loppuraportit ja tieto hankkeen konkreettisista tuloksista hyödyttävät paitsi hankesuunnittelua myös muiden hankkeiden toteuttamista. Ne helpottavat hankkeista viestimistä myös ulospäin. Uutena käytäntönä laurealaiset esittelevät hankkeen päättyessä Lessons learned -tilaisuuksissa hankkeen oppeja, kokemuksia ja tuloksia henkilöstölle. Siten hankkeissa opittua voidaan jakaa laajalle joukolle, niillä voidaan luoda uusia toimintamalleja ja tuloksista taas kasvattaa uusia hankeideoita. (Hanisch ym. 2009.) Tilaisuuksien tallenteet ja materiaalit kerätään Teams Laurea RDI -työtilaan, kuten myös muiden TKI-henkilöstölle tarjolla olevien tilaisuuksien ja koulutusten materiaalit.

Meillä Laureassa olisi kuitenkin vielä parannettavaa siinä, että hankkeiden tulokset olisivat löydettävissä yhdestä paikasta. Hankkeiden tulosten löydettävyyttä helpottaa, jos esimerkiksi organisaation projektinhallintajärjestelmään (Laureassa Repo) kirjataan jokaisen hankkeen osalta tieto siitä, mitä tuloksia hankkeessa saavutettiin, mitä julkaisuja tehtiin ja mistä nämä ovat löydettävissä. Muistatko sinä tuoda hankkeen tulokset kaikkien tietoon? Entä antaa omassa hankkeessa hyväksi todetun prosessikuvauksen, dokumenttipohjan tai työkalun muiden hyödynnettäväksi?

Lähteet

• Andreeva, T. & Kianto, A. 2012. Does knowledge management really matter? Linking knowledge management practices, competitiveness and economic performance. Journal of knowledge management. VOL. 16 NO 4, 2012, pp 617-636. https://doi.org/10.1108/13673271211246185
• Hanisch, B., Lindner, F., Mueller, A. & Wald, A. 2009. Knowledge management in project environments. Journal of Knowledge management. VOL. 13 NO 4, 2009, pp. 148-160. https://doi.org/10.1108/13673270910971897
• Laurea 2024a. Menettelytapaohje. Viitattu 30.9.2024
• Laurea 2024b. Laurea-ammattikorkeakoulun kestävän kehityksen ohjelma 2030. Viitattu 7.10.2024. https://www.laurea.fi/globalassets/laurea/documents/kestavan-kehityksen-ohjelma-2030_a4.pdf
• Laurea LibGuides 2024. Aineistonhallinta TKI-hankkeissa. Viitattu 10.10.2024. Home – Aineistonhallinta TKI-hankkeissa – Laurea LibGuides at Laurea University of Applied Sciences
• Pereira, L. F., da Costa, R. L., Dias, Á., & Gonçalves, R.  2022. Knowledge management for project management: a model proposal based on a learning system. International Journal of Knowledge Management Studies, Vol 13, Issue 2, 2022. https://doi.org/10.1504/IJKMS.2022.121873
• Sebitti Oy 2024. Työajanseuranta ja hankehallinta | Reportronic Viitattu 30.9.2024. https://reportronic.fi/
• Secundo, G., Elia, G., Margherita, A. & Leitner, K-H. 2022. Strategic decision making in project management: a knowledge visualization framework. Management Decision. Vol. 60 No. 4, 2022, pp. 1159-1182.  https://doi.org/10.1108/MD-02-2021-0196

Ingressitekstissä on käytetty apuna ChatGPT:tä.