Eurooppalaisten kehityshankkeiden yhteistyö on usein haastavaa johtuen kumppaneiden erilaisista organisaatiokulttuureista. Hankkeiden sidosryhmätapahtumat järjestetään usein tiukalla aikataululla rajoitetuin resurssein. Tavoitteet tulosten levittämiselle ovat korkeita, mutta usein tapahtumissa sorrutaan vain referoimaan tehtyjä toimenpiteitä ja tuotettuja julkaisuita ilman vuorovaikutusta yleisön kanssa. Kuinka Laurea tuki NOTIONES – hankekonsortiota suunnittelemaan osallistavaa ohjelmaa hankkeen aloituskonferenssiin?
Kuva: HIVAN ARVIZU / Unsplash
NOTIONES-hanke (iNteracting netwOrk of inTelligence and securIty practitiOners with iNdustry and acadEmia actorS) kehittää tiedusteluviranomaisten kyvykkyyksiä. Niiden toimintaympäristöä leimaa kiihtyvä teknologinen muutos. Viranomaisilla ei ole resursseja tunnistaa uusia innovaatioita parantaakseen omia kyvykkyyksiään tai pitääkseen yllä tilannekuvaa vastustajiensa (esimerkiksi rikolliset, kilpailijavaltiot tai terroristiryhmät) kyvykkyyksistä. (Hershkovitz 2022.) Syyskuussa 2021 perustettu ja Euroopan komission rahoittama viisivuotinen NOTIONES – hanke kokoaa yhteen 29 Euroopan Unionin jäsen- ja kumppanimaiden tiedustelutoimijoita, teknologiatuottajia ja tutkimuslaitoksia. Hankkeen tavoitteena on tunnistaa ja helpottaa sellaisten teknologioiden käyttöönottoa, jotka voisivat parantaa tiedusteluviranomaisten suorituskykyä. Lisäksi tutkimuskonsortio avustaa tiedustelutoimijoita verkostoitumaan ja fasilitoi uusien tutkimus- ja kehitysideoiden kehittämistä. (NOTIONES 2021.)
Laurea-ammattikorkeakoulun tehtävä hankkeessa on johtaa työpakettia, joka keskittyy sidosryhmätapahtumiin. Laurean järjestämissä työpajoissa, työryhmissä ja konferensseissa akateemiset asiantuntijat, teknologiatuottajat ja tiedustelun ammattilaiset perehtyvät uusien teknologioiden mahdollisuuksiin ja uhkiin sekä tiivistävät eurooppalaista yhteistyötä. (NOTIONES 2022.)
Hankkeen ensimmäinen konferenssi luottamuksen rakentajana
Laurean oli vastuussa hankkeen ensimmäisen konferenssin järjestelyistä kesäkuussa 2022. Rahoituspäätöksen mukaan konferenssin tavoitteena oli jakaa hankkeen tuloksia sen ensimmäisiltä kymmeneltä kuukaudelta hankekumppaneille sekä ulkoisille sidosryhmille. Laurean vastuulla olivat tapahtuman käytännön järjestelyt sekä temaattisen ohjelman suunnittelun koordinointi. Todellinen työ tapahtuman järjestämiseksi aloitettiin jo puolta vuotta aikaisemmin. Konferenssin painoarvo oli suuri, sillä johtuen COVID-19 – pandemiasta hankekumppanit eivät olleet aiemmin tavanneet toisiaan kasvotusten. Luottamuksella on erityisen tärkeä rooli hankkeen loppukäyttäjien eli tiedustelutoimijoiden välisessä toiminnassa ja se rakentuu parhaiten sosiaalisissa kohtaamisissa (McDowell 2009).
Hankkeen rahoituspäätöksessä konferenssille asetettiin vain osallistujamäärään liittyvä tavoite (minimissään 35 osallistujaa ja viisi ulkoista osallistujaorganisaatiota). Laurean hanketiimi kuitenkin asetti sisäiseksi laadulliseksi tavoitteekseen tukea partnereita meneillään olevien ja päättyneiden tehtävien tulosten esittelemisestä osallistujakeskeisesti. Laurealla onkin erinomaista asiantuntemusta osallistavien menetelmien ja yhteiskehittämisen soveltamisesta eri tutkimushankkeissa (esimerkiksi Seppänen & Kaljunen 2023; Lähdeoja, Purola & Hannula 2021).
Osallistujakeskeisen ohjelman fasilitointi ei ole itsestään selvää
Konferenssin suunnittelu ja valmistelu kesti puoli vuotta. Jo suunnitteluvaiheessa hankekumppaneita sitoutettiin järjestelyihin säännöllisillä suunnittelukokouksilla ja osallistavalla päätöksenteolla. Konferenssin sijainti oli päätetty rahoitussuunnitelmassa pidettäväksi Brysselissä. Sen ajankohta määräytyi sovitellen yhteen hankepartnereiden näkemyksiä ja vapaita potentiaalisia järjestämispaikkoja. Tärkeä oppi oli, että Brysselin kaltaisessa metropolissa kannattaa olla ajoissa tapahtumapaikkaa varatessa.
Myös konferenssin aihe päätettiin konsensuksella (”How can the existing and emerging technologies enhance or hamper the activities of European intelligence and law enforcement agencies?”), jotta se palvelisi sekä konferenssiosallistujien että -esiintyjien intressejä. Riittävän geneerinen aihe mahdollisti esitellä eri työpakettien ja tehtävien tuloksia. Ulkopuolisen asiantuntijan pääpuheenvuoron lisäksi konferenssissa pidettiin kaiken kaikkiaan kahdeksan esitystä hankkeessa saavutetuista tuloksista. Konsortion päätös pitää konferenssi virallinen osuus yksipäiväsenä asetti reunaehtoja esitysten määrälle.
Laurea on ylpeä yhteiskehittämisen ja osallistavan työskentelyn osaamisestaan (Laurea 2019). Suunnitteluvaiheessa Laurea vakuutti hankekonsortion siitä, että puhuvien päiden sijaan hanketyön tulosten jakaminen on vaikuttavampaa, jos ne esitellään mahdollisimman interaktiivisesti. Esiintyjille haluttiin taata omistajuus esitysten sisältöjen ja esitystavan suhteen. Siksi Laurea ei vaatinut esitysten muotoilua tiettyyn vuorovaikutteiseen muotoon, vaan tarjosi asiantuntemustaan esitysten muotoilemiseksi osallistujakeskeisiksi, esimerkiksi työpajamuotoon.
Osallistavan ohjelman suunnittelu vaatii ymmärrystä ja aikaa
Lopulta konferenssin kahdeksasta esityksestä vain kolme toteutettiin osallistavasti. Näistä työpajamuotoisista esityksistä kaksi oli Laurean järjestämiä. Muiden esitysten interaktiivisuus perustui mahdollisuuteen esittää kysymyksiä esittäjälle hänen puheenvuoronsa jälkeen. Heikkoon osallistavuuden toteutumiseen saattoi vaikuttaa kaksi seikkaa.
Ensimmäiseksi konsortiolla ei todennäköisesti ollut yhteistä ymmärrystä, mitä osallistujakeskeisyys sidosryhmätapahtumissa tarkoittaa. Konsortio ja konferenssin esiintyjätahot olivat suunnittelukokouksissa yhtä mieltä siitä, että interaktiolla ja osallistavilla menetelmillä hankkeen tulokset jäisivät paremmin osallistujien mieleen. Laurean järjestelytiimi saattoi kuitenkaan pitää itsestään selvyytenä, että kansainväliset kumppanit todella ymmärsivät, mitä todellinen monisuuntainen vuorovaikutus tarkoittaa. Kenties Laurean työntekijät olisivat voineet käydä esiintyjätahojen kanssa läpi, mitä yksinkertainen työpajamainen ja vuorovaikutteinen esitys pitää sisällään.
Toiseksi kumppanit suunnittelivat ja valmistelivat esityksensä varsin myöhään. Siksi ne eivät kyenneet tukeutumaan Laurean asiantuntijuuteen osallistavuuden varmistamiseksi. Kenties partnerit siis ymmärsivätkin, mitkä ovat osallistavan työskentelyn, kuten työpajan järjestämisen vaateet. Työpaja vaatii kuitenkin enemmän suunnittelua kuin pelkkä puheenvuoro – etenkin, jos sitä varten täytyy valmistella materiaaleja. Jos konferenssivalmisteluun on vain vähän aikaa tai valmistelu tapahtuu viime tingassa, ei tuen pyytämiseenkään jää mahdollisuutta. Laurean hanketiimi olisi toki voinut pyytää yksityiskohtaisempia tietoja kumppaneiden esitysten sisällöistä ja ohjata niitä osallistavampaan suuntaan suunnitteluprosessin aikaisemmassa vaiheessa.
Vaikka Laurea ei saavuttanut itse asettamiaan laadullisia tavoitteita konferenssin osallistavan työskentelyn painottamisessa, saavutettiin rahoittajan määrälliset tavoitteet varsin hyvin. Konferenssiin osallistui 47 osallistujaa, joista yhdeksän edusti ulkopuolisia organisaatioita. Vielä merkittävämpää oli, että osallistujat antoivat erinomaista palautetta esitysten laadusta (yleisarvosana esityksille 4.31/5). (NOTIONES 2022.) Palautteen perusteella on siis mahdollista tulkita, ettei yleisö edes kaivannut ohjelmasta osallistavampaa. On kuitenkin todennäköistä, että tiiviimmällä yhteistyöllä Laurean ja esiintyjien välillä konferenssin suunnitteluvaiheessa olisi esityksistä saatu vielä vuorovaikutteisempia. Tällöin palaute ohjelmasta olisi ollut mahdollisesti vieläkin positiivisempaa.
Lähteet
