Get Work Vantaa -hankkeessa muotoiltu Work First -tuotantomalli kuvaa, miten ja missä maahanmuuttaneille ja työnantajille kehitettyjä palveluita tuotettiin Vantaalla vuonna 2024. Mallissa kuvataan myös asiakashankintaa, viestintää ja markkinointia, yhteistyökumppaneita ja hankkeen organisaatio.
Minirekry-tapahtuma Get Work Vantaan palvelupisteessä Kauppakeskus Isomyyrissä lokakuussa 2024. (kuva: Petri Jalovaara)
Work First -toimintamalli valmistui Vantaan kaupungin, Laurea-ammattikorkeakoulun ja Metropolia Ammattikorkeakoulun Get Work Vantaa -yhteishankkeessa kesällä 2024. Toimintamallin kehittämistyöstä oli vastuussa Laurea. Mallin mukaisia palveluita tuotettiin hankkeessa työnantaja- ja työnhakija-asiakkaille. Toimintamallin toinen osa on Work First -tuotantomalli. Tässä artikkelissa kuvataan tuotantomallin osa-alueet sellaisina kuin ne olivat kesällä 2024, kun kolmen toimijan tuottama yhteinen palvelutarjonta asiakkaille oli hankkeessa laajimmillaan.
kuvio 1. Work First -tuotantomallin osa-alueet muodostavat kokonaiskuvan siitä, miten Get Work Vantaa -hankkeessa tuotettiin palveluita maahanmuuttaneille. (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Work First -tuotantomalli pdf-muodossa
Vantaan kaupunki on hankkeessa vastuussa yritysyhteistyöstä ja työnvälityspalveluista (vaaleansiniset Työnvälitys- ja Työnantajat-osiot kuvioissa). Laurea-ammattikorkeakoulun ja Metropolia Ammattikorkeakoulun yhdessä tuottama uravalmennuspalvelu (tummansiniset Uravalmennus-osiot kuvioissa) päättyi hankkeessa 31.12.2024.
Seuraavaksi käydään läpi tuotantomallin osa-alueet.
Yhteistyökumppaneita kaupungin organisaatiossa, muissa hankkeissa ja järjestöissä
kuvio 2. Keskeiset yhteistyökumppanit (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Vantaan kaupungin organisaatiosta keskeisiä yhteistyökumppaneita olivat hankkeen aikana Vantaan työllisyyspalveluiden omavalmentajat ja työnantajapalveluiden henkilökunta sekä elinvoimapalveluiden asiantuntijat. Varia oli keskeinen oppilaitosyhteistyökumppani.
Hankkeista keskeisimpiä kumppaneita olivat Get Work Vantaan ”sisarhanke” Kohtaanto +50 ja Talent Vantaa. Maahanmuuttaneiden kanssa toimivien järjestöjen kanssa tehtiin mm. viestintäyhteistyötä ja välitettiin järjestöjen jäsenille tietoa tarjolla olevista palveluista. Lisäksi yhteistyökumppaneita olivat erityisesti pääkaupunkiseudun muut kunnat sekä ELY-keskusten ja TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskus (KEHA), jonka kanssa käytiin keskusteluja vieraskielisten rekrytointi- ja perehdytysasioista.
Palveluita Vantaalla ja verkossa
kuvio 3. Paikat, joissa Get Work Vantaan palveluita tarjottiin. (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Työnvälityksen palveluita tarjottiin aluksi Vantaan työllisyyspalveluiden toimitiloissa Tikkurilassa, mutta huhtikuun lopussa 2024 asiakastyö siirtyi Myyrmäkeen Kauppakeskus Isomyyriin hankkeen vuokraamaan omaan tilaan.
Yrityskoordinaattoreihin sai yhteyden paikan päällä käynnin lisäksi yleisen sähköpostiosoitteen kautta. Yhteistä asiakaspalvelun puhelinnumeroa ei ollut käytössä.
Uravalmentajat tarjosivat henkilökohtaista ohjausta asiakkaan toiveiden mukaisesti joko Laurean ja Metropolian kampuksilla, Vantaan työllisyyspalveluiden tiloissa Tikkurilassa tai etänä Teamsin kautta. Ennen Isomyyrin palvelupisteen avaamista uravalmennuksen työpajoja pidettiin Laurean Tikkurilan kampuksella. Kumpikin uravalmentaja palveli omia asiakkaitaan myös sähköpostitse ja puhelimitse. Yhteistä asiakaspalvelunumeroa ei ollut.
Verkkosivuille sijoitettiin uravalmentajien Bookings-ajanvarauskalenteri, josta asiakas sai valita itselleen sopivan tapaamisajan. Verkkosivuilla oli tietoa palveluista sekä työnantajille että työnhakijoille. Webinaarit järjestettiin Teamsissä.
kuvio 4. Kauppakeskus Isomyyrissä Myyrmäessä oli palvelupiste ja hankkeen yrityskoordinaattoreiden työtila. (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Kauppakeskus Isomyyrin tila toimi työnvälityksen ja työnhakijoiden itsenäisen työnhaun lisäksi asiakaspalvelupisteenä, joka palveli ilman ajanvarausta. Palvelupisteessä rekisteröitiin työnvälityksen henkilöasiakkaat hankkeen asiakkaiksi, pidettiin alkuinfoja, järjestettiin Sparrauspajoja, Minirekryjä ja muita tapahtumia. Samassa monitoimitilassa sijaitsivat myös yrityskoordinaattoreiden työskentelytilat ja neuvottelutila. Palvelupisteessä kokeiltiin erilaisia aukioloaikoja. Syksyllä 2024 viikoittainen aukioloaika supistettiin kahdesta päivästä yhteen.
Asiakashankintaa monin eri keinoin
kuvio 5. Asiakkaita hankittiin työnvälitykseen ja uravalmennukseen eri tavoin. (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Yrityskoordinaattorit kontaktoivat työnantaja-asiakkaita kylmäsoitoin, yritys- ja tapahtumakäynneillä, sähköpostikampanjoilla ja järjestöyhteistyön kautta. Työnhakijoita työnvälitykseen saatiin omavalmentajilta, jotka ohjasivat sopivat asiakkaat hankkeeseen. Asiakkaita rekrytoitiin myös tapahtumissa ja järjestöyhteistyön kautta.
Työnvälitystä ja uravalmennusta markkinoitiin yhteisin ja osin erillisin materiaalein. Osa kohderyhmän asiakkaista ei ollut työttömänä työnhakijana, joten uusia työnhakija-asiakkaita tavoiteltiin myös esimerkiksi sosiaalisen median, järjestöjen, hanketiimiläisten ja osatoteuttajien omien kontaktien ja kanavien kautta tapahtuneella markkinoinnilla.
Omat tietojärjestelmät työnvälityksessä ja uravalmennuksessa
kuvio 6. Työnvälityksessä ja uravalmennuksessa käytettiin asiakastyössä eri järjestelmiä. (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Työnvälityksen ja uravalmennuksen asiakastyössä käytettiin eri järjestelmiä, sillä Vantaan kaupungin tietosuojalinjausten takia Laurean ja Metropolian uravalmentajat eivät saaneet pääsyä Vantaan kaupungin käyttämiin asiakastietojärjestelmiin.
Yrityskoordinaattorit ovat käyttäneet työssään valtakunnallista TE-toimistojen asiakaspalvelun URA-tietojärjestelmää (Työ- ja elinkeinoministeriö 2024a), Hakosalo-järjestelmää, Työmarkkinatoria (TMT) ja Asiantuntijan Työmarkkinatoria (A-TMT) osana tyomarkkinatori.fi-palvelua.
Uravalmennuksen asiakkaat varasivat henkilökohtaiset ohjausajat uravalmentajien Outlook-kalentereista Bookings-sovelluksen kautta. Uravalmennuksen asiakastiedot tallennettiin Metropolian suojattuun tietojärjestelmään.
Kaikki henkilöasiakkaat rekisteröityivät itse tai hankkeen asiakaspalveluhenkilöstön opastuksella EURA2021-järjestelmään.
Monikanavaista asiakasviestintää
kuvio 7. Asiakkaiksi rekisteröityneille työnantajille ja työnhakijoille viestittiin monikanavaisesti. (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Hankkeen asiakkaiksi saaduille työnhakijoille ja uravalmennuksen asiakkaille lähetettiin säännöllisesti uutiskirjeitä. Asiakkaille viestittiin ajankohtaisista tapahtumista ja muista palveluista sähköpostitse. Sosiaalisessa mediassa hanke tuotti alkuvaiheessa aktiivisesti sisältöä LinkedInissä Vantaan ja Keravan työllisyyspalvelut -sivulle.
Palveluista viestittiin myös valikoiduissa Vantaan kaupungin Facebook-profiileissa, joihin työllisyysaiheet soveltuivat. Esitteisiin koottiin tietoa palveluista ja tulevista tapahtumista. Esitteet toimivat myös asiakashankinnan tukena.
Yritysasiakkaiden suuntaan viestintä tapahtui sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa.
Kolmen toimijan yhteishankkeen organisaatio
kuvio 8. Hankkeen organisaatio ja keskeisiä johtamiskäytänteitä. (Kaljunen, R. 2024. visualisointi: Iida Panula)
Get Work Vantaan työnvälityspalveluita työnantajille ja työnhakijoille tuotti seitsemän päätoimista, määräaikaista yrityskoordinaattoria, jotka palkattiin hankkeeseen elokuussa 2023. Vantaan hanketiimiin kuuluivat lisäksi projektipäällikkö ja projektikoordinaattori.
Uravalmennuspalveluita tuotti kaksi uravalmentajaa, joista Metropolian työntekijä päätoimisesti ja Laurean työntekijä lähes päätoimisesti. Laurean hanketiimiin kuului osa-aikainen projektipäällikkö-palvelumuotoilija. Metropoliassa osa-aikainen projektipäällikkö oli organisoitu hankkeeseen sisäisenä asiantuntijana.
Hankkeen ohjausryhmä kokoontui 3–4 kertaa vuodessa. Projektipäälliköt tapasivat säännöllisesti, Vantaan ja Laurean projektipäälliköt lähes joka viikko. Koko hanketiimin kuukausipalaverin lisäksi oli muita eri kokoonpanojen palavereja.
Tuotantomalliin jätettiin paikka täydennyksille
Jos työnvälityspalvelussa syntyy vielä ennen palvelun päättymistä jokin selkeästi erillinen, dokumentoitava osa-alue, se voidaan visualisoida uutena korttina osaksi tuotantomallia.
Pohdintaa tuotantomallista ja sen kehittämisestä
Get Work Vantaan palvelut ja Work First -toimintamalli tuotantomalleineen kehitettiin palvelumuotoillen samaan aikaan, kun Suomessa valmisteltiin mittavaa valtakunnallista TE-palveluiden uudistusta (Työ- ja elinkeinoministeriö 2024b). Työllisyyspalveluiden lisäksi myös kotoutumispalvelut siirtyivät valtiolta kunnille 1.1.2025 (Vantaan kaupunki 2025). Kaksivuotiseen hankkeeseen sisältynyt asiakastyövaihe oli suhteellisen lyhyt, eikä palvelukokonaisuuksia ja tuotantoprosesseja ollut mahdollista rakentaa ja kehittää kovin pitkäjänteisesti tai pysyviksi. Määräajan tarjolla olleita palveluita tuotettiin hankkeessa kolmen eri organisaation yhteistyönä ilman yhteistä asiakastietojärjestelmää, mikä aiheutti päällekkäisyyksiä käytännön asiakastyössä. Haastetta palvelutuotantoon toi myös se, että asiakastyön päättymisajankohta oli eri uravalmennuksessa ja työnvälityksessä.
Tuotantomalli dokumentoitiin artikkeliksi vastaavasti kuin Work First -toimintamalli, jotta hankkeessa kehitettyjen palveluiden tuottamisesta on mahdollista muodostaa kokonaiskuva. Alkuvuonna 2025 hanketiimi dokumentoi mahdollisesti joitakin osa-alueita yksityiskohtaisemmin, jos Vantaan kaupungin työllisyyspalveluissa tällaisille materiaaleille nähdään tarvetta.
Kuten palvelumuotoilussa aina, tämäkin kehittämisprojekti oli ainutkertainen. Work First -toiminta- ja tuotantomallien visualisointiin piti kehittää muotoiltuun konseptiin soveltuva formaatti, eikä sellaisenaan soveltuvaa valmista pohjaa löytynyt. Palvelumuotoilijana haen paljon inspiraatiota ja parhaita käytänteitä eri lähteistä: kirjallisuudesta, verkosta ja keskusteluista kollegoiden kanssa. Niin tein tässäkin hankkeessa. Ensimmäiseen ja jatkokehittämisen jälkeen muotoiltuun lopulliseen kaksiosaiseen Work First -konseptiin poimin useita ideoita ja elementtejä Operating Model Canvas -kirjasta (Campbell, Gutierrez & Lancelott 2017). Maininnan arvoinen benchmarkaus-kohde oli myös Innokylä.fi-sivuston Toimintamallit.
Kirjoittaja
Kirjoittaja työskenteli Get Work Vantaa -hankkeessa Laurea-ammattikorkeakoulun osatoteutuksen projektipäällikkönä ja ainoana palvelumuotoilijana syyskuusta 2023 joulukuuhun 2024. Laurea vastasi hankkeessa palvelumuotoilusta ja Work First -toimintamallin kehittämisestä.
Kiitokset
Lämmin kiitos yhteistyöstä Work First -tuotantomallin muotoilun viimeistelyssä päätoteuttaja Vantaan projektipäällikkönä työskennelleille Janis Cukursille ja Petra Yedidağille sekä yrityskoordinaattori Iida Panulalle, joka hankkeen viestintävastaavana toteutti lopulliset, hankkeen ilmeen mukaiset visualisoinnit.
Get Work Vantaa -hanke
Kaksivuotisen Get Work Vantaa -hankkeen päätoteuttaja on Vantaan kaupunki. Laurea-ammattikorkeakoulu ja Metropolia Ammattikorkeakoulu ovat hankkeen osatoteuttajia.
Hankkeen toteutusaika on 1.6.2023–31.5.2025. Get Work Vantaa on Euroopan sosiaalirahaston osarahoittama.
Lähteet
