Laurea-ammattikorkeakoulun 1.1.2025 voimaan astuneen organisaatiomuutoksen myötä opintoihin ilmoittautumisen ohjetta oli tarpeellista päivittää. Samalla hyödynnettiin mahdollisuus muuttaa opintoihin hyväksymisen kriteereitä siten, että täydentävän osaamisen opintojen osalta poistettiin kriteeri ”opinto ajoitettuna hyväksytyllä HOPSilla”. Avaan seuraavassa kehittämistyötä, johon pohjaten tähän ratkaisuun päädyttiin sekä millaisia mietteitä itselläni muutoksesta on Laureassa pitkään koulutusprosessin kehittämisen parissa työskennelleenä asiantuntijana. Avaan lisäksi sitä, miten nyt tehty ratkaisu liittyy tavoitteisiin saada opintoihin ilmoittautumisen käsittelyä automatisoiduksi sekä suunnitella koulutusta kysyntälähtöisesti.
Kuva: Summit Art Creations / Adobe Stock (Laurean Education-lisenssi)
Pohdinnassa oli HOPSien hyväksyntäaikataulun muuttaminen
HOPSin eli henkilökohtaisen oppimissuunnitelman ja opintoihin hyväksymisen välinen suhde on mietityttänyt viime vuosina monesta näkökulmasta. Koulutussuunnittelun näkökulmasta tavoite, että koulutustarjontaa pystytään suunnittelemaan opintosuunnitelmien perusteella, on korkeakoulun toiminnan näkökulmasta tärkeä. Haastavaksi tavoitteen on tehnyt se, että osa opiskelijoista ja yksittäiset opettajatuutorit eivät ole noudattaneet HOPSin päivittämiseen liittyvää aikataulua. Opintoja on ajoitettu HOPSiin vasta ilmoittautumisen alkaessa. Tästä taas on seurannut se, että opintotoiveita koskeva tieto ei ole oikea-aikaisesti käytettävissä opintotarjonnan suunnitteluun ja tarkentamiseen. Toinen ongelma on ollut, että osalla opiskelijoista sekoittuu asioina HOPSin päivittäminen ja opintoihin ilmoittautuminen.
Näistä syistä johtuen pohdimme koulutuksen tukipalveluissa, jos HOPSien hyväksyntäaikataulu olisi voitu siirtää marras- ja maaliskuun alkuun eli heti sen ajanjakson päätteeksi, jolloin HOPSeja pyydetään ajantasaistamaan . Tätä vaihtoehtoa Opetuksen ja ohjauksen kehittämisryhmässä miettiessämme esille nousi muitakin ajatuksia HOPS-prosessiin liittyen, joita tulisi tarkastella, sekä HOPS-osaamisen vahvistamisen tarve.
Työryhmä tarkastelemaan HOPS-prosessia ja sen yhteyttä opintoihin hyväksymiseen
Edelliseen valmisteluun ja keskusteluun perustuen päätettiin, että HOPS-prosessia ja sen suhdetta opintoihin hyväksymiseen tarkastellaan niiden kanssa, jotka prosesseissa ovat osallisia eli opiskelijoiden ja ohjaustyötä tekevien. Kevätlukukaudella 2024 työstimmekin johdollani yhdessä opiskelijakunnan edustajien sekä kolmen opettajatuutorin ja kahden opintopäällikön kanssa tätä teemaa kolmessa työpajassa.
Paneuduimme aluksi syihin, miksi HOPSin suunnitteleminen on tärkeää. Tämän jälkeen teimme ehdotetusta aikataulumuutoksesta SWOT-analyysin ja arvioimme sen hyvinvointivaikutuksia. Tästä katselmuksesta välittyi se, että ehdotettu muutos ei ehkä ole oikea kehityssuunta. Tästä syystä ideoimme sitä, miten HOPSin laadintaan edelleen motivoitaisiin ja miten sen tekoa ohjattaisiin, jos opiskelijan motivaation kannalta yksi tärkeä tekijä eli vaikutus opinnolle pääsyyn poistettaisiin. Tongimme myös yleisesti kehittämistarpeita, jotta HOPS-suunnittelu toteutuisi sekä opettajatuutoreiden osaamisen kehittämisen tarpeita ja tapoja vastata tarpeisiin. Otimme kantaa yhdessä nykyiseen HOPSin rakenteeseen ja mahdollisuuteen, että täydentävän osaamisen opinnoista olisikin opetussuunnitelmassa ja HOPSissa vain moduuliotsikot – ei tuntunut nykykäytännettä paremmalle. Lisäksi sivusimme keskustelussa laadullista HOPSia eli opiskelijan opintosuunnitteluun liittyvää laajempaa tarkastelua, emme ainoastaan opiskelijan HOPSiin Pakkiin konkretisoituvaa suunnitelmaa opiskelijan opintovalinnoista.
Kolmannella tapaamisella olimme valmiita kiteyttämään muutostarpeen: opintojen ajoittaminen tulisi poistaa opintoihin hyväksymisen kriteereistä, vaikka HOPS on edelleen tärkeä työkalu ja sen roolia ei siksi saa unohtaa. Ehdotetun muutoksen vaikutuksia arvioitiin sekä SWOT- että hyvinvointivaikutusanalyysiä tekemällä (ks. kuva 1).
Kuva 1. SWOT-analyysi ja hyvinvointivaikutukset, jos opintoihin hyväksymisestä poistetaan kriteeri ”opinto ajoitettuna hyväksytyllä HOPSilla”. Analyysissä eri väreillä eroteltu opiskelijan, ohjaajan ja korkeakoulun näkökulmat. Kuvakaappaus on työryhmän Miro-taululta.
Muutosehdotuksen valmistelussa huomioitiin Laurean tukipalveluiden asiantuntemus
Edellä mainitussa osallistavassa työskentelyssä tavoitteeni oli mahdollistaa prosessin osapuolten osallisuus muutostarpeista päättämisessä ja saada dokumentoidusti ylös osallistujien ajatukset kehittämistarpeista ja vaikutuksista. Kesän 2024 aikana valmistelin muutosehdotuksen Miroon tehtyjen kirjausten pohjalta.
Perusteluiksi päätöksentekoa varten kirjattiin, että muutos tukee yhteisömme hyvinvointia, sillä vaateen opinnon ajoittamisesta ja hyväksyttämisestä on koettu
- lisänneen opettajatuutorin työtä aiheuttaen ”ohjauspiikin”,
- stressaavan opiskelijaa ja ohjaajaa, kun tunnolliset haluavat varmistaa opiskelijan etenemismahdollisuuden halutulla opintopolulla,
- aiheuttavan huolta opinnolle pääsemisestä tilanteessa, jossa opinto ei ole hyväksyttynä ajoitetulla HOPSilla,
- tuottavan painetta tehdä opintovalintoja todella aikaisin, jotta opinnot toteutuisivat ylipäätään tai opiskelijan kannalta sopivana lukukautena – jälkimmäiseen liittyy myös odotuksia, joihin ei voida vastata sekä
- aiheuttavan pettymystä, kun opiskelija on toiminut oikein, mutta ei silti ole päässyt toteutukselle.
Perustelujen tarkastelin lisäksi valmistelutyössä, miten muutosehdotus vastaa nykyisen toimintamallin haasteisiin. Lopputulema oli, että muutos vastaa tunnistettuihin haasteisiin hyvin. Tähän perustuen haluan nostaa muutaman johtopäätöksen yleiseen tietoisuuteen:
- Keskeistä on, että HOPS-keskustelun käymisen ja opintojen varhaisen ajoittumisen hyödyt sanoitetaan opiskelijalle: HOPSia päivittäen vaikutat omiin opintomahdollisuuksiisi. Ensisijaiset opintotoiveet tulee ajoittaa tulevaisuuteen – tarkkaa suoritusajankohtaa ei tarvitse tietää.
- Muutoksen arvioitiin olevan tervetullut, koska se vapauttaa HOPS-hyväksymisiin käytetyn työajan muuhun työhön.
- Kun yhteiselle HOPSien hyväksynnälle ei ole tarvetta, ja jatkossa HOPS hyväksytään ohjauskeskustelujen yhteydessä, kertoo HOPSin hyväksymisajankohta jatkossa siitä, onko opiskelija osallistunut ohjaukseen ja että HOPS on tosiasiallisesti käyty läpi. Näin ollen jatkossa voidaan seurata siis ohjausten toteutumista. Laureassa käytössä olevalta ohjaajan työpöydältä Fokuksesta näkee myös tilanteen, miten hyvin opiskelija on ajoittanut opintoja HOPSillaan. Tämä työväline olisi tärkeä ottaa käyttöön.
Muutosehdotuksen osalta oli lisäksi tarpeen analysoida muutoksesta aiheutuvat riskit. Tässä hyödynsin sekä työpajatyöskentelyymme että koulutusprosessin ja opintoasiainhallinnon asiantuntijoiden kanssa käytyjä keskusteluja. Keskeistä oli analysoida, miten voimme vaikuttaa siihen, että riski ei toteutuisi. Riskejä tunnistettiin niin HOPS-prosessin, opintoihin ilmoittautumisen ja hyväksynnän kuin kysyntälähtöisen tarjonnan suunnittelun osalta useita.
Suurin riski Laurean tulosten heikkeneminen – riski tulosten heikkenemisestä selätetään opinto-ohjausta antaen ja kehittäen
Katsoessani taaksepäin HOPSin ja opintoihin ilmoittautumisen välisen linkittymisen kehitysvaiheita, ajattelen, että aika on nyt kypsä muutokselle. Haluan uskoa, että me kaikki ohjaustyötä tekevät ymmärrämme sen, että HOPS-ohjaus vaikuttaa moninaisesti opiskelijan opintojen etenemiseen ja siten Laurean tuloksiin, jotka vaikuttavat rahoitukseemme. Näitä tuloksia ovat valmistuminen tutkinnon tavoiteajassa, AVOP-palaute sekä työllistyminen ja sen laatuun. Toivon, että voimme yhdessä sitoutua siihen, että kun HOPSin päivittämistä pyydetään yhteisen aikataulun mukaisesti, kaikki tekevät parhaansa, jotta opiskelijat tarttuvat toimeen. AVOP-palautteen kehitys onkin yksi mittari (ks. kuva 2), jolla voimme jatkossa seurata sitä, että opiskelijat kokevat HOPSin edelleen opintojensa näkökulmasta merkitykselliseksi työkaluksi.
Kuva 2. Laureasta valmistuneiden amk-opiskelijoiden AVOP-palaute ammattikorkeakoulujen rahoitukseen vaikuttavaan väittämään ”Henkilökohtainen opiskelusuunnitelmani (HOPS) ohjasi ja edisti oppimistani” vuosina 2016–2023 (Lähde: Tilastopalvelu Vipunen 2025).
Näen, että nykytuloksissa ja Laurean opinto-ohjauksen historiassa aiemmalla ja sitä edeltäneellä opintoihin hyväksymisen ohjeistuksella on ollut erittäin tärkeä rooli. Kun aikoinaan vuonna 2019 otettiin käyttöön kriteeri ”opinto hyväksytyllä HOPSilla” – jota myöhemmin vasta seurasi nyt pois jäävä vaade ”opinto ajoitettuna hyväksytyllä HOPSilla” vuonna 2021 – ei HOPS ollut työkaluna aktiivisessa, jos ylipäätään minkäänlaisessa käytössä. Tuutorointia kehitettiin vahvasti urasuunnittelua tukemaan opinto-ohjauksen sijaan. Opintojen etenemisen kannalta esimerkiksi opiskelijan opintosuunnitelman päivittäminen opintojen viivästyessä oli nähdäkseni lähes yksinomaan opintopäällikön työtä ja perustui siihen, että opiskelija hakeutui opinto-ohjaukseen. Matkanvarrella tähän haasteeseen on herätty ja kehitetty HOPSien massamuokkausta, jotta opinnot eivät viivästyisi opetussuunnitelmien muututtua (ks. Nykänen 2021).
Nyt HOPS on ohjaustyön luonnollinen työväline ja on aika löytää tasapaino opinto-ohjauksen ja uraohjauksen välille. Opettajatuutorin sanoin tehdään ”toiveet käytännön ratkaisuksi”. HOPS-suunnittelu ei jatkossakaan ole kertaluonteinen tehtävä, sillä omien opintotoiveiden hahmottaminen vie aikaa ja siksi pohdinta on hyvä aloittaa ajoissa HOPSia alustavasti suunnitellen ja tarkentaen matkanvarrella. Opiskelijoille opintosuunnitelman tekeminen tuo varmuuden tunnetta, että ”näin tämä etenee” ja helpottaa työkuorman ja vielä suorittamatta olevien opintojen hahmottamista sekä opintoihin ilmoittautumista.
Kriteereiden yksinkertaistaminen auttaa opintoihin ilmoittautumisten käsittelyn automatisointipyrkimystä
Samaan aikaan, kun olemme tarkastelleet HOPS-prosessia ja sen yhteyttä ilmoittautumisten hyväksyntään, on keskusteluissa pyörinyt toive, että teknologiasta olisi apua opintoihin ilmoittautumisten käsittelyssä. Näitä mahdollisuuksia on tarkasteltu, mutta todettu toistaiseksi käytettävissä olevan automatisoinnin olevan tarpeisiimme nähden lapsen kengissä. Kun automatisointiin liittyviä määrittelytarpeita miettii tarkemmin, näyttäytyy arkemme kovin monimutkaiselta – pelkkä opintoihin hyväksymisen kriteerienkään yksinkertaistaminen ei riitä. Paikkoja opintototeutuksilta on varattu eri kiintiöille (avoin amk, ristiinopiskelijat ja vaihto-opiskelijat). Oleellista on myös, että ilmoittautumisen päätyttyä kokonaistilannetta halutaan vielä tarkastella ja miettiä muita ratkaisuja kuin automaattisesti hylätä ilmoittautumisia.
Näistä haasteista huolimatta automatisointitoiveen edistymisen kannalta opintoihin hyväksymisen kriteereiden yksinkertaistuminen ei ole pahasta. Käytännön tasolla asiassa voitaisiin päästä eteenpäin yhden askelen verran, jos vaatimusmääritysten tekemisestä innostuisi vaikkapa joku opiskelijamme. Automatisoinnin ei välttämättä tarvitsisi koskea kaikkia opintototeutuksia. Esimerkiksi itsenäisesti omaan tahtiin opiskeltavien MOOCien osaltakin, joihin opiskelija voi ilmoittautua ympäri vuoden, voisi uudesta toiminnosta olla iso apu.
Uskon myös, että ohjeiden yksinkertaistaminen on tervetullut uudistus jokaiselle ilmoittautumisia käsittelevälle opettajalle. Näin tässä työssäkin säästyvä aika on käytettävissä itse opetukseen.
Tavoite kysyntälähtöisestä tarjonnasta edelleen olemassa – ops-uudistuksessakin tarkastellaan opintojen valinta- ja suoritustietoja
Tavoite kysyntälähtöisestä tarjonnasta haastaa meitä edelleen pohtimaan tarjonnan laajuutta sekä tietoja, joihin perustuen koulutussuunnittelua tehdään. Jatkossa näitä tietoja tutkimaan pääsevät tiimivastaavat Laurean organisaatiouudistuksen vastuiden mukaisesti heidän suunnitellessaan opintotarjontaa.
Organisaatiouudistuksen myötä koulutussuunnitteluun saattaa tulla jotain muutoksia, joita emme vielä kykene hahmottamaan. Tavoitteemme on kuitenkin jatkossakin julkaista alustava opintotarjonta seuraavalle vuodelle aina syyslukukauden alussa. Tämä tukee opintojen suunnittelua ja opinto-ohjausta.
Jatkossa meidän tulee miettiä, miten saamme korostettua opiskelijoille HOPSin päivittämisen tärkeyttä. Valinnaiset täydentävän osaamisen opinnot tulee ajoittaa HOPSille siten, että valinnat ovat opintotarjonnan suunnittelijoilla tiedossa oikea-aikaisesti. HOPS-toiveet tulisi olla tarkasteltavissa erityisesti keväällä aloittaneilla opiskelijoilla 3. lukukaudella ja syksyllä aloittaneilla opiskelijoilla 4. lukukaudella. Tähän voidaan pohtia uusia Laurea-tasoisia tukitoimia aina maaliskuuhun ja juuri näille kohderyhmille.
Opetussuunnitelmauudistus on myös Laureassa ajankohtaista. Opetussuunnitelmia uudistetaan vuodelle 2027. Tällöin opintotarjontaamme on tarkasteltava sekä työelämäntarpeista että opintojen kysynnästä käsin. Tärkeää olisi, jos meillä olisi käytössä osallistujamäärien lisäksi opiskelijoiden opintotoiveet HOPSilta poimittuna.
Lähteet
