Onnistuneen tapahtuman kulmakiviä ovat kohderyhmän tunteminen, oikein kohdennettu ja ajoitettu markkinointi sekä hyvin hoidetut järjestelyt. Tästä ajatuksesta lähdettiin liikkeelle, kun Tikkurilan ensimmäisen vuoden tietojenkäsittelyn opiskelijat toteuttivat keväällä 2023 markkinointiprojekteja Laurean ProjektiTorille. ProjektiTori on Laurea Tikkurilan kampuksella kaksi kertaa lukuvuodessa järjestettävä tapahtuma, jossa tavoitteena on kohtaannuttaa opiskelijat, lehtorit ja työelämä. Tapahtumassa työelämän edustajat pääsevät esittelemään tarjolla olevia yhteistyömahdollisuuksia, kuten kesä- ja keikkatyöpaikkoja sekä harjoittelupaikkoja, projekteja, opinnäytetyöaiheita ja vapaaehtoistyötä.

Tällä kertaa mukana projektissa oli kolme opiskelijatiimiä, joista yksi toimi ProjektiTori-tapahtuman järjestäjätiiminä, toinen vastasi markkinoinnista ja kolmas toteutti opiskelijakyselyn. Tässä blogitekstissä järjestäjä- ja kyselytiimi kertovat omista projekteistaan ja oppimisestaan markkinointiprojektin aikana. Lopuksi pohditaan hieman ProjektiTori-toiminnan tulevaisuutta opiskelijoiden kyselyn tulosten perusteella.

Tilavarauksista palautteenkeruuseen – järjestelytiimi

Ryhmämme tehtävänä oli itse ProjektiTori-tapahtuman järjestäminen, eli meidän vastuullamme oli pitää huoli tapahtuman tilojen ja pöytien varauksesta, ja tapahtumapäivänä olimme paikan päällä muuntamassa tapahtumapaikkaa ProjektiToriksi. Lisäksi suunnittelimme palautteenkeruun, kutsuimme muutamia yrityksiä mukaan ja otimme heitä vastaan tapahtumapäivänä. Tilojen ja pöytien varaaminen oli aika suoraviivainen prosessi, jossa piti vain ilmoittaa Tikkurilan korkeakouluisännille tapahtumapaikka ja -aika, ja se hoitui ilman sen kummempia keskusteluja. Yritysten kutsumisessa isoin kysymys oli se, että mitä yrityksiä kutsuisimme. Konsultoituamme lehtoreita saimme muutamia hyviä ideoita mahdollisista kutsuttavista yrityksistä, ja lopputuloksena saimme mukaan yhden uuden yrityksen tapahtumaan. Yhteensä tapahtumaan osallistui kymmenen työelämänedustajaa, jotka olivat yrityksiä, kolmannen sektorin toimijoita tai Laurean omia hankkeita.

Palautteenkeruu oli otettu tämänkertaiseen ProjektiToriin mukaan uutena komponenttina, joten meidän suunnitelmamme oli ensimmäinen versio siitä. Tämä oli varmaan kaikista vaikein tehtävä koko järjestelytoiminnassa, koska keinoja miettiessä tuli väkisin mietittyä itseään palautteen antajana. Lähtökohtaisesti, kun joku pyytää palautetta, voi olla ensimmäisenä tunteena ärsytys tai turhautuminen, koska siinä kohtaa yleensä tapahtuma on jo ohi. Kuinka saada kävijä vielä kerran pysähtymään ja miettimään omaa kokemustaan? Yleensä tämä on ratkaistu siten, että joko itse kysely on todella lyhyt ja yksinkertainen, tai kyselyyn osallistumisesta tarjotaan joko jokin pieni palkinto tai lupaus isommasta palkinnosta esimerkiksi arvonnan muodossa. Meidän tapauksessamme kävijät palkittiin palautteen antamisesta karkilla, joka kyllä vähän menetti toimintatehoaan, kun lähes kaikki esillepanijat olivat saaneet täsmälleen saman idean. Ensi kerralla pitää keksiä jokin toinen syötti, jolla saada kala koukkuun.

Tämä projekti on opettanut meille ainakin sen, että pienikin tapahtuma voi vaatia yllättävän paljon järjestelyitä. Tapahtumassa on yleensä monta liikkuvaa osaa, joiden täytyy kommunikoida keskenään, ja yksikin kommunikaatiovirhe voi vaikuttaa koko tapahtuman kulkuun. Näin ei kuitenkaan onneksi käynyt, vaan saimme tapahtumapaikan rakennettua ajallaan, yritykset löysivät paikalle ja pääsivät paikalleen, ja loppu oikeastaan meni kuin itsestään.  Kaiken kaikkiaan ProjektiTorin järjestäminen oli todella opettavainen kokemus, jossa pääsi kehittämään omia viestintätaitojaan ja verkostoitumaan yritysten kanssa tapahtumajärjestäjän näkökulmasta. Tapahtuman järjestäminen voi tuntua kokemattomana vähän mystiseltä, mutta suurin osa järjestelyistä on oikeastaan vain kommunikointia eri tahoille, ja tapahtumapäivänä kaiken työn jälkeen on aika hienoa ihastella oman työn hedelmiä.

Kohderyhmään tutustuminen – kyselytiimi

Tehtävämme projektissa oli luoda kysely, jolla kartoitimme opiskelijoiden tietoisuutta ja toiveita ProjektiTorista. Ryhmämme suunnitteli ja toteutti kyselyn sekä haki tutkimusluvan sitä varten. Perehdyimme Laurean tietosuojakäytäntöihin, ja päätimme tehdä kyselyn Microsoft Formsilla. Jaoimme kyselyä sähköpostitse ja keräsimme vastauksia luentovierailuilla sekä itse ProjektiTori-tapahtumassa.

Projektissa ilmeni se, kuinka haastavaa on saada opiskelijoita vastaamaan kyselyihin, jotka eivät suoraan koske heitä. Opimme työskentelemään yhteistyössä toimeksiantajan kanssa, tutkimusluvan hakemisprosessista sekä kyselyn tekemisestä ja markkinoinnista.

Mihin suuntaan ProjektiToria kehitetään? Kyselyn tulokset

Opiskelijatiimin tekemän ProjektiTorin kehittämiseen liittyvän kyselyn kohderyhmänä olivat suomenkieliset ensimmäisen ja toisen vuoden liiketalouden, tietojenkäsittelyn sekä sosiaali- ja terveysalojen opiskelijat eli yhteensä 1124 opiskelijaa. Vastauksia kyselyyn saatiin 158 eli vastausprosentti oli 14 %.

Vastaajista kolme neljäsosaa ei ollut aikaisemmin kuullut ProjektiTorista. Kyselyyn vastanneet haluaisivat saada tietoa ProjektiTorin toiminnasta ja tarjonnasta uutiskirjeenä sähköpostiin, mainoksina kampuksilla, Laurean sisäisestä opiskelijaintranetistä sekä suoraan tiedotuksina opettajilta. Eniten opiskelijoita kiinnostivat rekrytoinnit (avoimet työpaikat, kesä- ja keikkatyöt) ja opinnäytetöiden aiheet, jonkin verran vähemmän projektit sekä vapaaehtoistyö. Tapahtumaan toivottiin kutsuttavan mukaan myös täysin uusia toimijoita. Toteutusmuodoltaan ProjektiTorin toivottiin olevan fyysinen tapahtuma kampuksella, joskin myös verkkotapahtuma herätti jonkin verran kannatusta. Sekä ProjektiTorin viestintään että toteutukseen liittyen nostettiin esille myös ProjektiTorin nettisivujen kehittäminen.

ProjektiTorin mainontaa tulee kehittää jatkossa entistä kohdennetummaksi ja painottaa useita kanavia tiedon jakamisessa. Samoin tapahtuman sisältöä eli työelämän edustajien kirjoa tulee laajentaa, jotta tapahtuma kohdentuisi laajemmalle opiskelijajoukolle. Toteutusmuodoltaan ProjektiTori-tulee pysymään fyysisenä tapahtumana Tikkurilan kampuksella. Seuraava ProjektiTori järjestetään syyskuussa 2023. Opiskelijayhteistyötä ProjektiTori-toiminnan toteuttamisessa ja kehittämisessä jatketaan tulevaisuudessakin.

Järjestelytiimi: Pinja Auer, Feeli Franssila, Vilma Lind, Emma Luukkonen, Vanootit Muyau

Kyselytiimi: Christian Gestrin, Jenna Kosunen, Elo Mertanen, Julius Mäki, Katariina Mäntylä