Design Sprint on Knappin, Zeratskyn ja Kowitzin vuonna 2016 kehittämä menetelmä, joka optimoi prosessit nopeaan yhteiskehittämiseen. Opiskelijavoimin toteutettuna Design Sprint tarjoaa mahdollisuuden syventyä ongelmanratkaisuun usein työelämässä toteutettua Sprinttiä syvällisemmin. Tämä artikkeli tarkastelee, miten Design Sprintin voi tehokkaasti toteuttaa opiskelijoiden kanssa huomioiden osallistujien taustat ja resurssit sekä sen, miten menetelmää kannattaa räätälöidä. Artikkeli on toinen osa Design Sprint -menetelmää korkeakoulukontekstissa käsittelevää artikkelisarjaamme, jonka ensimmäiseen osaan pääset tutustumaan tästä linkistä.

Design Sprint opiskelijavoimin

Design Sprintin toteuttaminen opiskelijavoimin voi tarjota syvällisempää oppimista ja parempia ryhmäytymismahdollisuuksia verrattuna kiireisen työelämän Sprinteihin. Design Sprint prosessin (Knapp, Zeratsky & Kowitzi 2016) aikana tiimit muotoilevat (design) ongelmaan ratkaisuja mahdollisimman lyhyessä ajassa (sprint). Aikataulutetussa prosessissa määräajat pakottavat tiimiläiset keskittymään itse kehittämiseen jättäessä muut työtehtävät sivuun prosessin aikana. Tärkeässä roolissa ovat ihmiset, joilla on monipuolinen osaamistausta, näin kukin tiimin jäsen lähestyy ongelmaa omasta näkökulmastaan ja jakaa omaa tietotaitoaan toisilleen. (Knapp, Zeratsky & Kowitz 2016, 7- 9.) Design Sprint -menetelmän vaiheet kuvataan kuvassa 1.

Kiireisestä työelämästä voi olla todella haastavaa irrottaa esimerkiksi alkuperäiset Design Sprint -malliin kuuluvat viisi kokonaista työpäivää, jos työ ei liity suoraan kyseisen sprint-osallistujan työkuvaan. Opiskelijavoimin toteutetun sprintin etuna on se, että kehittämiseen voidaan ottaa enemmän aikaa, sillä opiskelija saa opin lisäksi työtä vastaavan opintopistemäärän. Opiskelijoille järjestettävä pidemmälle ajalle jaksotettu Design Sprint antaa paremmat mahdollisuudet osallistujajoukon ryhmäytymiseen, mahdollistaa huolellisemman paneutumisen aiheeseen ja tehtäviin sekä vähentää kiireen tuntua.

Opiskelijasprint voi olla myös ohjeistuksiltaan enemmän soveltamista vaativa, sillä opiskelijoiden oletetaan kykenevän epäselvempiinkin tehtävänantoihin ja ottamaan haltuun esimerkiksi uusia työkaluja, kuten valkotaulualustoja osana työskentelyä. Kokemuksemme mukaan asiantuntijayleisö voi turhautua opiskelijoita herkemmin uuden järjestelmän käyttöön tai epäselvään, ei suoraan kontekstiin soveltuvaan ohjeistukseen. Myös koulutusala tai osallistujien aikaisempi työkokemus voi vaikuttaa voi vaikuttaa merkittävästi siihen, miten tehtävät tulkitaan ja miten niihin tartutaan.

Kutsu mukaan optimaalinen määrä osallistujia eri taustoista

Design Sprintin osallistujamäärä vaihtelee kirjoittajien kokemuksen mukaan tyypillisesti muutamasta kymmenestä vajaaseen sataan henkilöön. Intiimimpi esimerkiksi alle kolmellekymmenelle hengelle järjestettävä Design Sprint mahdollistaa yksilöllisemmän ohjauksen ja helpottaa hyvän ryhmähengen muodostumista. Menetelmänä Design Sprint on kuitenkin pitkälle ohjeistettu ja kehitetty toimimaan esimerkiksi muunkin kuin ammattitaitoisen fasilitaattorin vetämänä. Siksi se skaalautuu helposti isommiksikin kokonaisuuksiksi. Osallistujajoukoltaan isompi Design Sprint tuottaa laajemman joukon ideoita ja näkökulmia kehittämistyöhön, mutta vaatii järjestävältä taholta enemmän organisoimista. Luovan ongelmanratkaisun teorian (Kantojärvi 2017, 26) mukaan määrä johtaa laatuun. On siis tärkeämpää tuottaa alussa iso määrä ideoita, joista valita, kuin liian aikaisessa vaiheessa painottaa ideoiden laatua.

Kuten muussakin yhteiskehittämisessä, Sprintin pienryhmien koko on kokemuksemme mukaan hyvä mitoittaa 3–5 henkilöön (Poussa, Lähdemäki-Pekkinen, Ikäheimo, Dufva, 2021, 5). Menetelmät tulee suhteuttaa ryhmäkokoon, jotta varmistetaan, että kaikki osallistujat pysyvät aktiivisessa roolissa. Tunnelma ja motivaation taso pienryhmässä saattaa laskea, jos osallistumisaktiivisuus ryhmäläisten kesken on epätasapainossa. Tällainen voisi olla esimerkiksi tilanne, jossa osa vie aktiivisesti projektia eteenpäin ja dokumentoi sitä pieteetillä, toisten seuratessa passiivisesti sivussa. Jos ryhmäkoot joudutaan pitämään syystä tai toisesta isoina, kannattaa harkinta osan harjoituksista tekemistä esimerkiksi tuplana pareittain tai roolien jakamista pienryhmän osallistujille.

Fasilitoinnin teoriassa käytetään käsitettä nimeltä ryhmämuisti, joka viittaa siihen, että kaikilla ryhmän jäsenillä on reaaliaikainen näkyvyys yhdessä muistiin kirjoitettuun dokumentaatioon esitettävästä aiheesta (Nummi 2007, 66). Sekä palvelumuotoilussa yleisesti että Design Sprint -menetelmässä hyödynnetään paljon suunnittelupohjia, kuten empatiakarttaa tai Service Blueprintiä. Ryhmämuistin teoriaa soveltaen yhteisten suunnittelupohjien olisi siis hyvä olla kaikkien nähtävillä ryhmien työskentelyn aikana. Canvas-tyyppinen työskentely isommissa ryhmissä niin, etteivät kaikki pysty näkemään ylöskirjattavia ideoita tai huomioita ei ole ideaali.

Suuremmissa Sprint-toteutuksissa fasilitoinnin ja koordinoinnin työtä voidaan vähentää pyytämällä ryhmiä jakamaan Sprinttiin liittyviä rooleja ja tehtäviä esimerkiksi pyytämällä valitsemaan joukostaan pienryhmäfasilitaattori sekä aikataulu- ja dokumentaatiovastaava. Kokemuksemme mukaan roolitukset ryhmissä usein lisäävät ryhmän autonomiaa ja omistajuutta tekemisistään (Ramaswamy 2011, 195).

Osallistujajoukko vaikuttaa Sprintin toteutukseen ja sen soveltamiseen merkittävästi. Yhteiskehittämisen fasilitoinnin teoriassa suositellaan kokoamaan haasteita ratkaisemaan taustoiltaan ja osaamisiltaan mahdollisimman monipuolinen ja monialainen joukko (Sanders & Simons 2009). Design Sprint on helpompi organisoida esimerkiksi tietylle opintojaksolle tai opiskelijaryhmälle, jolloin osallistujajoukko voi olla homogeeninen (sama ikäluokka ja koulutusohjelma). Monipuolisempiin ja laadukkaampiin tuloksiin kuitenkin usein päästään, kun tiimit kootaan eri aloilta tai erilaiset taustat omaavista ihmisistä.

Jos heterogeenistä osallistujajoukkoa ei ole mahdollista koota, voidaan tiimien osaamista monipuolistaa siten, että prosessin aikana osallistujien on mahdollista saada tietoa kehitettävästä teemasta, kuten biokiertotaloudesta tai hävikkityyppien määristä. Design Sprinttiin voi pyytää esimerkiksi eri alojen lehtoreilta videoluentoja, artikkeleita, oppimateriaaleja tai ennakkoon sopia tapaamisia asiantuntijoiden kanssa. Lisäksi on tärkeä huomioida koko sprintin aikana, mutta erityisesti testausvaiheessa, että prosessiin saadaan näkemyksiä myös tämän osallistujajoukon ulkopuolelta.

Räätälöi Sprint-kokemus osallistujajoukolle optimaaliseksi

Pohdittaessa toteuttaako Sprint lähi- vai verkkototeutuksena, kannattaa huomioida osallistujajoukon osaamis- ja kokemustaustat. Verkkototeutus voi olla tapahtuman järjestäjän näkökulmasta kevyempi toteuttaa. Paikasta riippumattomille verkkototeutuksille on myös oletettavasti helpompaa saada osallistujia esimerkiksi eri koulutusohjelmista tai opiskelijoista, jotka asuvat kauempana. Verkkototeutuksiin tottuneet opiskelijat ovat mukautuneet toimimaan digitaalisissa ympäristöissä hyödyntäen erilaisia digitaalisia työkaluja. Osallistujille on kuitenkin hyvä korostaa, että osallistuminen verkkototeutukseen vaatii ryhmän yhtäaikaista tekemistä itsenäisen työskentelyn lisäksi (kuva 2).

Lähitoteutukset sopivat erityisesti opiskelijoille, jotka ovat tottuneet käytännön tekemiseen sekä tutustuvat ensikertaa muotoilun ja yhteiskehittämisen menetelmiin. Lähitoteutuksissa on helpompi kasvattaa ja ylläpitää ryhmähenkeä ja tekemisen meininkiä, kun ohjaajat voivat kannustaa ja tukea ryhmäläisiä työskentelyn aikana. Myös mahdollisista ryhmätyön aikana nousseista haasteista sekä ongelmatilanteista ja ajatusjumeista on helpompi päästä eteenpäin vertaisten ja fasilitaattorien avulla. Design Sprint -toteutus voi myös olla näiden kahden tavan yhdistelmä. Esimerkiksi Food Waste Ecosystem -hankkeen Hävikki-hack -sprint toteutettiin lähityöskentelynä kampuksella, mutta se dokumentointiin virtuaalialusta Mirossa. Tämä helpotti huomattavasti valmistelu- ja dokumentaatiotyötä, sillä sekä ohjeistukset että tuotokset olivat suoraan digitaalisessa muodossa.

Etenkin, jos kyse ei ole osallistujista, joilla on pitkä palvelumuotoilu- tai ketterän kehittämisen tausta, Sprint-menetelmiä ei kuitenkaan kannata ottaa käyttöön pohtimatta, miten ohjeistukset soveltuvat käsiteltävään haasteeseen ja kohdejoukolle. Karrikoiden esimerkiksi Knappin, Zeratskyn ja Kowitzin (2016) menetelmät toimivat kokemuksemme mukaan helpoiten kontekstissa, johon ne on kehitetty: toisensa ja ketterän kehittämisen menetelmät tuntevien sisäisten tiimien yhteissuunnitteluun IT-alalla.

Esimerkiksi yksi Food Waste Ecosystem-hankkeen Design Sprintin haasteista: järjestösektoria, Start up -maailmaa ja kuluttajia yhdistävä yhteistoimintamalli ruoan kiertotalouden edistämiseksi erosi tuosta kontekstista merkittävästi, ja jokaisen Sprint-menetelmän kohdalla piti pohtia, miten ohjeistuksia tulisi soveltaa vastaamaan tähän haasteeseen, jotta ensimmäistä Sprintiään suorittavat opiskelijat pystyisivät keskittymään jo itsessään kompleksista haastetta ratkaistessaan olennaiseen. Sama asia toistui Lyckan-hankkeen bioinnovaatiosprintissä, joka lähti kehittämään Lapinjärven yritysten sivuvirroista uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Esimerkiksi kyseisessä toteutuksessa tarvittiin ulkopuolisia asiantuntijoita jakamaan tietoa biokiertotalouden teknisistä ratkaisuista ja sovellusmahdollisuuksista.

Opintojaksokontekstissa opettajat usein toivovat, etteivät tehtävät ja taustamateriaalit ole liian valmiiksi pureskeltuja ja yksinkertaisia, vaan opiskelijat pääsevät käsiksi mahdollisimman aitoon työelämälähtöiseen kehittämishaasteeseen. Kuitenkin esimerkiksi kompleksisten kiertotaloushaasteiden kanssa opiskelijoiden pohdintoja kannattaa ohjata esimerkiksi kysymysten asettelulla sekä haasteeseen räätälöidyillä menetelmävalinnoilla ja tehtävänannoilla. Tämä on erityisen tärkeätä silloin, kun kyse on osallistujien ensimmäisestä palvelumuotoilu- ja/tai Sprint-toteutuksesta, jossa pitää edetä nopeasti.

Suunnittele tapahtumakokemus palveluna

Sprint-prosessi on tärkeää suunnitella palvelukokonaisuutena, huomioiden kaikki olennaiset sidosryhmät: opiskelijaosallistujat, työelämän edustajat ja oppilaitoksen tai hankkeen edustajat. Luovana ja intensiivisenä prosessina Sprint voi etenkin ensikertalaisille olla tiukka rutistus. Osana luovaa prosessia pitää sietää hähmäisyyttä ja vaikeita hetkiä matkan varrella. Hyvin suunnitellut taustatoiminnot ja onnistunut osallistujakokemus tukee osallistujia keskittymään itse tekemiseen ja motivoi osallistujia antamaan kaikkensa. Sujuvuuteen kuuluvat niin osallistujien polkujen suunnittelu, energiatasoista huolehtiminen, kommunikaatiokanavien suunnittelu, kuin aikataulujen yhteensovittaminenkin.

Kehitettyjen menetelmien ja prosessien, kuten Design Sprintin, ideana on tehostaa prosessia ja tarjota valmis testattu ja helposti käyttöönotettavissa oleva malli kehittämistyöhön. Knappin, Zeratskyn ja Kowitzin (2016) Sprint-mallia on mahdollista soveltaa sellaisenaankin. Sprintiin käytetään runsaasti sekä opiskelijoiden, mahdollisten toimeksiantajayritysten että oppilaitosten ja yhteistyöorganisaatioiden arvokasta aikaa. Tämän vuoksi suunnitteluvaiheessa tehdyt valistuneet pohdinnat ja Sprintin räätälöinti haasteeseen ja osallistujajoukolle johtaa parhaisiin lopputuloksiin ja maksaa itsensä takaisin. Hyvin toteutetut Sprintit ovat myös opiskelijoille mielekkäitä oppimiskokemuksia.

Kirjoittajat

Emilia Risulla on laaja kokemus kansallisista ja kansainvälisistä tutkimus-, kehitys- ja innovaatioprojekteista korkeakoulutuksessa. Hän on taitava ammattilainen, joka toteuttaa projekteissa ihmiskeskeistä ja planetaarista lähestymistapaa, ennakointia, yhteiskehittämistä, luovia menetelmiä ja “Living Lab” näkökulmaa. Emilia on myös pätevä fasilitaattori, luennoitsija, opettaja ja projektipäällikkö, joka nauttii työskentelystä monitieteellisissä tiimeissä pyrkien kestävämpiin tulevaisuuksiin.

Heidi Wallin on palvelumuotoilija (TM, KTM), jolla on laaja kokemus korkeakoulun tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnasta, järjestökentältä ja ajatushautomoista. Hän on työurallaan erikoistunut erityisesti erilaisten yhteiskehittämisprosessien ja -työpajojen suunnitteluun ja fasilitointiin. Heidi on holistisen ja ihmislähtöisen kehittämisen intohimoinen puolestapuhuja, joka syttyy yhteiskunnallisten asioiden edistämisestä ja työstä yhteisen hyvän eteen. Hän nauttii oppimisesta, reflektoinnista ja prosessien jatkuvasta kehittämisestä.

Lähteet

• Kantojärvi, P. 2017. Fasilitointi luo uutta. Menesty ryhmän vetäjänä. 2. painos. Talentum: Helsinki.
• Knapp, J., Zeratsky, J. & Kowitz, B. 2016. Sprint: How to solve big problems and test new ideas in just five days. New York: Simon & Schuster.
• Nummi, P. 2007. Fasilitaattorin käsikirja: tarina siitä miten Ykä Hirvi vie ryhmän tuskasta tulokseen. Helsinki: Edita.
• Poussa, L., Lähdemäki-Pekkinen, J., Ikäheimo, H-P. & Dufva, M. 2021. Tulevaisuustaajuus. Käsikirja työpajan vetäjälle. Työpajamenetelmä toisenlaisten tulevaisuuksien rakentamiseen. Sitran selvityksia 173.
• Ramaswamy, V.,2011. It’s about human experiences … and beyond, to co-creation. Industrial Marketing Management, Vol. 40, pp. 195-196.
• Risu, E., &  Wallin H. 2024. Design Sprint -menetelmän avulla ratkotaan isoja ongelmia nopeasti. Viitattu 15.11.2024.  https://journal.laurea.fi/design-sprint-menetelman-avulla-ratkotaan-isoja-ongelmia-nopeasti/#2e3cfb67
• Sanders, L., & Simons, G. 2009. A Social Vision for Value Co-creation in Design. Open Source Business Resource. Viitattu 14.6.2024. http://timreview.ca/article/310.