Pelaa budjetti –suunnittelupeli auttaa ymmärtämään hankkeen budjetin seurannan merkitystä

Teksti | Mirkka Pirilä

Pelaa budjetti -suunnittelupeli kehitettiin Laurean Hankepalveluissa uudenlaiseksi työvälineeksi projektipäällikköjen koulutukseen. Pelin avulla luodaan keskusteleva ja hauska koulutushetki hankkeiden talousasioista. Tavoitteena on ymmärtää hankkeen budjetin suunnittelun ja seurannan merkitys. Budjetti antaa raamit, joiden puitteissa mahdollisille ongelmatilanteille voi etsiä ratkaisuja.

Pienet ja suuret tki-hankkeet ovat osa koko organisaation taloutta. Kun projektipäälliköt ymmärtävät roolinsa hankkeensa talouden seurannassa ja suunnittelussa, koko organisaation talous on paremmin ennustettavissa.

Pelaa budjetti -suunnittelupeli auttaa etenkin uusia projektipäälliköitä käsin kosketeltavalla tavalla kokemaan hankkeen budjetin seurannan merkityksen. Jos jotain kuluja tulee liikaa, pelilaudan palikat uhkaavat loppua kesken, ja silloin jotain hankkeesta jää toteutumatta. Pelissä  tasapainotellaan hankesuunnitelman, yllättävien tapahtumien sekä budjettia kuvaavien ”kustannuspalikoiden” kanssa niin, että ongelmista selvitään.

Peli avaa budjetoinnin merkitystä

Pelin tavoitteena on ymmärtää budjetin suunnittelun ja seurannan merkitys. Pelissä huomataan, että

  1. hankkeen toteutusta suunniteltaessa pitää suunnitella myös budjetin käyttö vuositasolla
  2. suunnitelmaa pitää hankkeen kuluessa tarvittaessa päivittää; yllättävät tilanteet ovat tavallisia, ja niistä selviää
  3. budjetissa pitää pysyä..

Peli on luonteeltaan keskusteleva ja sitä pelataan ryhmissä. Aluksi ryhmä lukee humoristisen hankesuunnitelman. Sen perusteella ryhmä suunnittelee budjetin käytön ja jakaa eri kustannuslajeja (esim. palkat ja ostopalvelut) kuvaavat palikat pelilaudalla olevalle aikajanalle. Tämän jälkeen kuvitellaan hankkeen edenneen 12 kk ja luetaan ensimmäinen tilannekortti. Tilannekortteihin on kuvattu tavallisimpia hankkeissa eteen tulevia ongelmia, jotka vaikuttavat budjettiin.

Kuva 1 Pelissä käytetään erivärisiä palikoita kuvaamaan budjetin eri kustannuslajeja.

Ryhmässä pohditaan yllättävien tilanteiden vaikutusta budjettiin

Tilannekortit toimivat keskustelun herättäjinä; pelaajat pohtivat yhdessä, miten tilanne mahdollisesti vaikuttaa pelilaudalle jaettuun budjettiin. Tilannekortissa pelaajien eteen voi tulla esimerkiksi tarpeellinen hankinta, jota ei ole kuitenkaan budjetoitu. Tällöin voidaan keskustella vaikkapa siitä, voiko jostain muusta hankinnasta tinkiä tai löytyisikö sittenkin tapa selvitä ilman kyseistä hankintaa.

Jos tilannekortin ratkaisu vaatii muutoksia budjetin jakautumiseen esim. vuositasolla, palikoita siirretään pelilaudalla vastaavasti. Ryhmä kirjoittaa vastauksensa myös muistiin tilannekorttiin, jotta pelin jälkeen on mahdollista helposti käydä läpi ryhmien kohtaamat ongelmat ja niiden ratkaisut.

Tilannekorteilla pelataan kaksi kierrosta. Viimeisenä nostetaan lopetuskortti, jossa on kerrottu lopputilanteen lisäksi vielä yksi hankkeen päätösvaiheen ongelma, mutta pelin nopeuttamiseksi sille annetaan vastaus jo valmiina.

Pelin aikana koetuista ongelmista huolimatta kaikki hankkeet päättyvät onnellisesti. Tarkoituksena on auttaa uusiakin projektipäälliköitä ymmärtämään, että pienet ja isommatkin vastoinkäymiset ovat hankkeissa hyvin tavallisia. Aina kaikki ei mene alkuperäisten suunnitelmien mukaan, mutta pienellä pohdinnalla asiat yleensä selviävät ja hanke etenee.

Ensiesittelyssä Laurean projektipäällikkökoulutuksessa

Nopean kehitysvaiheen jälkeen peliä pilotoitiin ensimmäistä kertaa hankkeiden talouskoulutuksessa, joka toteutettiin osana Laurean Certified Project Manager -koulutusta. Koulutus on avoin kaikille Laurean projektipäälliköille sekä projektipäälliköiksi mahdollisesti haluaville.

Peliä pelattiin noin viiden hengen ryhmissä ja keskustelu lähti käyntiin saman tien. Ryhmät ymmärsivät hyvin projektisuunnitelman läpikäymisen merkityksen, jotta budjetin voi jakaa oikein vuositasolle. Tämä olikin selkeästi eniten aikaa vievä vaihe pelissä. Kun budjetin alkuasetelma saatiin kuntoon pelilaudalle, tilannekorttien tuomat aiheet keskusteltiin sujuvasti läpi erilaisia vaihtoehtoja pallotellen. Koulutustilaisuus oli tunnelmaltaan rento.

Kuva 2 Pelaamassa oli sekä tulevia että kokeneita projektipäälliköitä, joten saimme monenlaisia hyviä vinkkejä pelin jatkokehitykseen.

Pelin saama palaute kannustaa jatkokehitykseen

Pelin jälkeen saimme kannustusta kehittää peliä eteenpäin ja käyttää sitä jatkossakin hankkeiden talouskoulutuksessa. Palautekyselyssä peli sai myönteisen arvion, esimerkiksi väittämän ”Pelaaminen oli mukavaa” kanssa täysin samaa mieltä oli 67 % (n=12) vastaajista, ja loput (n=6) olivat melko samaa mieltä.

Eniten hajontaa vastauksissa tuli väittämään ”Budjetin hahmottaminen palikoiden avulla oli helppoa”, tämän väitteen kanssa täysin samaa mieltä oli 28 % (n=5) vastaajista. Ymmärrettävästi budjetin hahmottaminen niille henkilöille, joilla ei vielä ollut aiempaa kokemusta projektipäällikön tehtävästä.

Pelatessa tuli esiin tarve käydä ohjeistus ja termit tarkemmin läpi ennen pelin aloittamista, jotta budjetin hahmottaminen palikoiden avulla olisi selkeämpää. Henkilöille, joilla ei ollut aiempaa kokemusta hankkeiden budjeteista, esim. flatrate-käsite ei ollut ennalta tuttu.

Pelaajilta saimme myös jatkokehitysideoita. Pelistä voisi olla oma versionsa kokeneemmille projektipäälliköille. Olisi myös mahdollista rakentaa koko hankkeiden talouskoulutuksen sisältö pelin ympärille niin, että pelissä otettaisiin kantaa esimerkiksi siihen, milloin tehdyt muutokset vaativat muutospäätöksen rahoittajalta tai pelin lopussa käytäisiin myös läpi hankkeen päättämiseen liittyvät toimenpiteet.

Toivomme, että pelillinen lähestymistapa auttaa ymmärtämään budjetin seurannan merkitystä. Oikeilla peliliikkeillä projektipäällikkö saa hankkeensa pysymään budjetissa – myös oikeassa elämässä!

Jaa sivu