Sosiaali- ja terveysalan uudistus (sote-uudistus) on muuttanut toimialan vaatimuksia palveluiden yhtenäistämisestä, laadusta ja saatavuudesta. Lisäksi omat haasteensa toimialalle tuo väestön ikääntyminen, syntyvyyden lasku ja työvoiman saatavuuden heikkeneminen. (HE 241/2020 vp). Uudistukset ja muutokset sote-alalla ovat johtaneet kehittämisprojektien määrän kasvuun hyvinvointialueilla. Siitä huolimatta, että projekteja on alueilla tehty ennenkin, uusi tilanne edellyttää parempaa projektinhallintaa. Projektin onnistuneella käyttöönotolla tässä kontekstissa tarkoitetaan, että kehitysprojekti on muuttanut organisaation päivittäistä toimintaa ja sen palvelutuotannon prosesseja.

Laurean Tulevaisuussuuntautunut projektijohtaminen –koulutuksessa tehty opinnäytetyö avaa näkökulmia projektin onnistuneeseen käyttöönottoon vaikuttavista tekijöistä sosiaali- ja terveysalalla. Työ kohdentuu Kanta-Hämeen hyvinvointialueella vaikuttaviin tekijöihin (Kytömäki 2025).

Laajaa arviointitapaa suositellaan julkisille projekteille

Koska projektitoiminta sisältää monipuolista tekemistä, projektin projektitiimillä, eri sidosryhmillä ja organisaation ylemmällä johdolla voi yhteisen näkemyksen muodostaminen onnistuneesta projektista olla haastavaa. Projektin onnistumiseen vaikuttavien tekijöiden tunnistaminen, mittaaminen sekä arviointi ovat perusedellytyksiä onnistuneille projekteille. Tutkijoiden mukaan huomiota on kiinnitettävä enemmän projektin tarkoitukseen ja tavoitteisiin sekä niiden saavuttamiseen liittyviin hyötyihin (Chasanah, Gunawan & Baroudi 2024). Perinteisen kustannus-hyötyanalyysin rinnalle tutkijat suosittelevat otettavan käyttöön OECD:n projektin-arviointiperusteita, joissa huomioidaan projektin toiminnallinen ja taktinen tehokkuus, sen muut strategiset vaikutukset, kestävä kehitys sekä projektin merkitys sidosryhmille. Varsinkin julkisia projekteja tulisi siis arvioida laajempien arviointien kautta (Volden & Welde 2022). Erityisesti terveysalan projekteissa kannattaa organisaatiolle pysyvää ja mitattavaa hyötyä arvioida mm. sidosryhmien sitouttamisen, teknisen suorituskyvyn, kestävän käytön ja palvelujen käyttöönoton mukaan (Scheinker & Brandeau 2020). Projektinhallintamenetelmän valinnalla on myös merkitystä projektin onnistumiseen, ja valinnassa tulee huomioida organisaation toimiala, projektityyppi ja projektin monimutkaisuus (Ciric, Lalic, Delić, Gracanin & Stefanovic 2022).

Johdon tuki ja sitoutuneet sidosryhmät edistävät projektin onnistumista

Kanta-Hämeen hyvinvointialueella toteutetussa tutkimuksessa (Kytömäki 2025) nousi esiin seitsemän keskeistä tekijää, jotka edistävät projektin tulosten onnistunutta käyttöönottoa:

1. johdon tuki
2.  projektin suunnittelu ja hallinta,
3.  sidosryhmien sitouttaminen,
4.  viestintä ja yhteistyö,
5.  hallitun käyttöönoton suunnittelu,
6.  projektipäällikön ominaisuudet ja
7. motivoitunut projektitiimi.

Johdon tuki

Ylemmän johdon sitoutuminen on ratkaisevaa projektin onnistumiselle. Johdon tuki voidaan karkeasti jakaa kahteen eri kokonaisuuteen: johdon sitouttaminen ja johto sitouttaa. On tärkeää, että johto ymmärtää projektin kokonaisuuden, muodostaa yhtenäisen johtamis- ja viestinnänketjun projektin ympärille, sekä sitouttaa työyhteisön jäsenet projektin käyttöönottoon.

” Varsinkin isosti johdon tuki tarkoittaen sekä lähijohtoa, että johtamisen johtamista. Sitten siellä käytännössä ei sitouduta siihen projektiin ja käyttöönottoon, kun sitä tukea ei tule tai se tuki tulee vääriltä ihmisiltä, kun se tulee projektipäälliköitä versus se, että se tulisi niiltä omilta esihenkilöiltä, jotka ymmärtävät sitä käytännön työtä.” (H6) (Kytömäki 2025.)

Projektin suunnittelu ja hallinta

Selkeä projektisuunnitelma on avain onnistumiseen: oikein mitoitetut resurssit, aikataulu ja budjetti; selkeät tavoitteet, projektin toimenpiteiden määrittelyt sekä projektin roolien ja vastuiden määritteleminen. Toisena kokonaisuutena tuloksissa nousi esiin projektinhallintamenetelmien monipuolinen käyttö koskien riskienhallintaa, tehtävien seurantaa, etenemisen arvioimista, dokumentointia ja raportointia. (Kytömäki 2025.)

Sidosryhmien sitouttaminen

Loppukäyttäjien ja palvelutuotannon osallistaminen projektiin on välttämätöntä projektin onnistumisen kannalta: sekä sidosryhmien sitouttaminen että hallinta. Sidosryhmien hallinnassa korostuivat verkostot, sidosryhmien tunnistaminen, palvelutuotannon resursointi sekä yhteistyö. Sidosryhmien sitouttamisessa tärkeimmäksi nousivat sidosryhmien osallistaminen ja sitouttaminen projektiin sekä projektitiimiin.

”Jotenkin mä ajattelin, että mitenkään ei voi liikaa korostaa sitä, että se toiminta minne se projekti on tulossa niin he on osana sitä projektitiimiä.” (H2) (Kytömäki 2025.)

Viestintä ja yhteistyö

Viestinnän kokonaisuudessa tärkeinä asioina toistuivat projektiviestintään liittyvät periaatteet, kuten viestinnän toistuvuus, avoimuus, oikea-aikaisuus ja ennakoivuus, sekä se, että viestintä kohdennetaan sekä sidosryhmille että johdolle. Projektin osana tehdään viestintäsuunnitelma, jossa määritellään viestin tavoitteet eri tasoille.

” Onnistumiseen liittyy tosi vahvasti se, että on viestitty riittävästi.”  (H4) (Kytömäki 2025.)

Sujuva ja hallittu käyttöönotto

Tämä kokonaisuus koostui tutkimuksessa kolmesta kokonaisuudesta, jotka ovat käyttöönoton hallinta, koulutuksen ja osaamisen varmistaminen ja muutosjohtaminen. Käyttöönoton hallinta kattaa palvelutuotannon omistajan määrittelemisen, prosessikuvauksen, käyttöönoton suunnitelman, onnistumisen mittaamisen, sekä vakioitujen toimintatapojen määrittelemisen. Tärkeää on, että tulosten käyttöönottoa ei viedä palvelutuotantoon liian varhaisessa vaiheessa. Koulutuksen ja osaamisen varmistaminen sisältää koulutussuunnitelman sekä koulutuksen ja tuen toteuttamisen palvelutuotannossa, kun käyttöönotto aloitetaan. Muutosjohtaminen sisältää muutosagenttien nimeämisen palvelutuotannossa, projektin muutosvastarinnan hyväksymisen ja sen ennakoinnin.

”Käyttöönotossa mun mielestä aina tulee yllätyksiä, on joku mitä ei ole huomattu. Ei ole vaan niin kun kenellekään tullut mieleenkään, että tämmöinen voi niinku nousta sieltä.” (H3) (Kytömäki 2025.)

Projektipäällikön ominaisuudet

Projektipäällikön sosiaaliset taidot ja kyky muutosjoustavuuteen ovat avain onnistuneeseen projektiin (vrt. Belout 1998). Tässä kokonaisuudessa korostuivat projektipäällikön rohkeus, muuntojoustavuus, oppiminen, resilienssi, sosiaaliset taidot, tekniset valmiudet, itsensä johtaminen ja ajankäytön suunnittelu sekä projektipäällikön projektiosaaminen (Kytömäki 2025).

” Kyllähän siinä on hyvin tärkeä rooli projektipäällikkönä olla se johtaja ja olla sillä tavalla niin kun uskalias ja rohkea.”(H1) (Kytömäki 2025.)

Toimiva ja motivoitunut projektitiimi

Hyvin toimiva tiimi, jossa on yhteinen ymmärrys projektin tavoitteista, edistää onnistumista (vrt. Belout 1998). Projektitiimin tulee olla sitoutunut ja yhteistä päämäärää tavoitteleva joukko. Projektitiimi muodostetaan tehtävään soveltuvista henkilöistä ja tiimin koko rajataan sopivaksi (esim. viisi henkilöä). Projektitiimi tarvitsee myös riittävästi valtuutuksia tehdä projektiin liittyviä päätöksiä (Kytömäki 2025).

Tulosten realistinen mittaus johtaa onnistuneeseen käyttöönottoon

Aiemman tutkimuksen mukaan (Al Jarrah, Jarah, & Altarawneh 2022) projektin riskienhallinnan ja projektinhallintaprosessin yhdistämisellä ja niiden mittaamisella voi parantaa ja ennakoida projektipäälliköiden mahdollisuuksia onnistua projektin toteuttamisessa. Erityisesti sairaalaympäristössä projektien käyttöönotto vaatii usein huomattavia ponnisteluja, joten hankkeiden priorisointi on edellytys onnistumiselle ja johdon rooli tässä on tärkeä. Projektien vaiheistaminen ja käyttöönoton toteuttaminen eri vaiheissa yhden palvelun, potilasryhmän tai yksikön osalta on myös todettu edistävän onnistunutta käyttöönottoa (Scheinker & Brandeau 2020, 176-189). Lisäksi projektin käyttöönoton jälkeisten vaikutusten ja hyödyn arviointi on tärkeää: projektin aikaansaamia parannuksia tulee seurannan kautta mitata. Silloin kuin projektin tuloksia pystytään realistisesti mittaamaan, on projektin käyttöönoton onnistuminen todennäköisempää (Chasanah, Gunawan & Baroudi 2024; Scheinker & Brandeau 2020). Kanta-Hämeen hyvinvointialueella toteutettu tutkimus vahvistaa näiden aiempien tutkimusten tuloksia (Kytömäki 2025).

Johtopäätökset

Opinnäytetyössä tunnistetut tekijät Kanta-Hämeen hyvinvointialueen projektityön kehittämiseksi projektien eri vaiheissa edistävät tulosten onnistunutta käyttöönottoa. Kytömäki (2025) suosittaa Kanta-Hämeen hyvinvointialuetta kehittämään strukturoidun mallin projektinhallinnan tueksi, joka huomioi asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeet, sekä panostaa johdon sitoutumiseen ja viestintään. Erityisesti sosiaali- ja terveysalaa koskevia projekteja arvioitaessa Scheinker & Brandeau (2020) ehdottavat, että projekteja arvioivassa mallissa otettava huomioon sidosryhmien sitouttaminen, tekninen suorituskyky, käyttöönotto ja kestävä mitattava käyttö. Lisäksi Kytömäki (2025) esittää, että Kanta-Hämeen hyvinvointialueella kiinnitetään yhä enemmän huomiota siihen, että kehitysprojektien tulosten hyötyjä arvioidaan myös sidosryhmien kanssa.

Kirjoittajat

• Kirsi Kytömäki on valmistunut Laurean YAMK-koulutuksesta Tulevaisuussuuntautunut projektijohtaminen.
• Taina Vuorela, yliopettaja, Laurea, ohjasi opinnäytetyön ja yhteiskirjoitti tekstin sekä lisäsi siihen mm. henkilöstöjohtamisen näkökulmaa.

Lähteet

• Al Jarrah, M., Jarah, B. & Altarawneh, I. 2022. Toward successful project implementation: Integration between project management processes and project risk management. Problems and perspectives in management. Vol.20 (3), pp.258-273
• Belout, A. 1998. Effects of human resource management on project effectiveness and success: toward a new conceptual framework. International Journal of Project Management. Vol.16 (1), pp. 21-26.
• HE 241/2020 vp Hallituksen esitys eduskunnalle hyvinvointialueiden perustamista ja sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisen uudistusta koskevaksi lainsäädännöksi sekä Euroopan paikallisen itsehallinnon peruskirjan 12 ja 13 artiklan mukaisen ilmoituksen antamiseksi.
• Chasanah, N., Gunawan, I. & Baroudi, B. 2024. International development project success: A literature review. Journal of international development. Vol.36 (1), pp.146-171
• Ciric L., Lalic, B., Delić, M., Gracanin, D. & Stefanovic, D. 2022. How project management approach impact project success? From traditional to agile. International journal of managing projects in business. Vol.15 (3), pp.494-521
• Kytömäki, K. 2025. Projektin onnistunut käyttöönotto sosiaali- ja terveysalalla. Yamk opinnäytetyö, Laurea ammattikorkeakoulu.
• Scheinker, D. & Brandeau, M. 2020. Implementing Analytics Projects in a Hospital: Successes, Failures, and Opportunities. INFORMS journal on applied analytics. Vol.50 (3), pp.176-189
• Volden, G.H. & Welde, M. 2022. Public project success? Measuring the nuances of success through ex post evaluation. International journal of project management. Vol.40 (6), pp.703-714