Projektin tavoitteen asetanta vuorovaikutuksena

Yksi projektijohtamisen tärkeä ulottuvuus on vuorovaikutus. Vuorovaikutusta on myös projektin tavoitteen asetanta. Tavoitteen asetannalla voidaan myös heijastaa organisaation strategiaa ja arvoja. Projektin tavoitteiden asetantaa voi luonnehtia myös vastuullisuuskysymykseksi. (Oksman 2023.) Projektin tavoitteilla viestitään niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Tavoitteita osana vuorovaikutusta olisi hyvä miettiä yhdessä projektitiiminä ja organisaationa enemmänkin. Tämän artikkelisarjan edellisessä osassa pohdin kolmea väitettä projektijohtamisesta, tässä toisessa osassa pohdin hiljattain päättyneen hankkeen kautta projektin tavoitteenasetantaa vuorovaikutuksena. Seuraavissa osissa pohdin projektin arviointia ja onnistumista sekä projektin tiedonkulkua ja oppimista.

kuvituskuva. — Kuva: RDNE Stock project / Pexels

Tavoitteet ovat myymistä

Tavoitteiden tehtävä ei Oksmanin mukaan ole ennustaa lopputulosta, vaan myydä projekti (Oksman 2023). Projektisuunnitelma on yhdenlainen ja sitten lopuksi nähdään, että mitä siitä tuli. Tavoitteenasetanta on välttämätöntä, jotta saadaan rahaa, eli projekti myydyksi asiakkaalle tai muulle rahoittajalle. Ollakseen menestyksekäs rahanhaussa, on siis kyettävä muotoilemaan ja myymään tavoitteita (Oksman 2023). Tavoitteilla ollaan vuorovaikutuksessa muihin.

Voisi ajatella, että myymisestä on kyse siinäkin, miten ihmisiä rekrytoidaan mukaan rahoituksen saaneeseen projektiin: mitä tässä projektissa on mahdollista tehdä, tutkia tai kehittää. Tai mihin juuri tässä projektissa voisi omaa osaamistaan käyttää ja toisaalta omaa osaamistaan kehittää. Oksmanin (2023) mukaan tavoitteet ovat juuri kommunikoinnin ja kaupankäynnin välineitä.

Hiljattain päättynyt Kokemusasiantuntijat verkossa -hanke oli sikäli ”helppo myydä”, että se oli jatkoa menestyksekkäälle Keijo -hankkeelle, josta oli jo hyviä tuloksia ja näyttöä takana (kts. esim. Lindström ym. 2022). Laurea on profiloitunut kokemusasiantuntijuuden edistäjänä niin tutkien kuin kehittäen, parhaillaan myös VoimaProfi -profilointihankkeessa (kts. Kokemustiedonkeskus.fi; VoimaProfi -verkkosivu) sekä aiemmin esim. jaetun asiantuntijuuden koulutuksissa (kts. esim. Talaskivi-Munther ym.). Kokemusasiantuntijat verkossa -hanke on sopinut hyvin organisaation profiiliin ja osaksi organisaation yhteiskunnallista vuorovaikutusta.

Tavoitteiden muotoilu ja tuunaus

Projekti, jonka kirjoittamiseen projektin työntekijät eivät ole osallistuneet, lienee enemmän nimettyjen tavoitteiden ja aukikirjoitettujen suunnitelmien varassa, ennen kuin laajasta (mahdollisesti satojenkin sivujen kirjallisesta) suunnitelmasta saa kiinni projektin alun ”kaaoksessa” (kaaoksesta kts. artikkelisarjan kolmas osa, tulossa). Tavoitteet suhteessa organisaation arvoihin). Hyvin muotoillut tavoitteet voivat ovat myös ”turvallinen” väline suunnata omaa työtään mahdollisessa alun ”kaaoksessa”.

Oksmanin (2023) mukaan projektien viralliset aikataulu- ja budjettitavoitteet ovat ennen kaikkea kommunikointi- ja vaikuttamisvälineitä. Tietysti niillä suunnataan omaakin tekemistä, mutta myös luvataan joillekin muille jotakin, viestitään siitä mitä on meneillään.

Kokemusasiantuntijat verkossa -hankkeessa tehtiin kaksi muutoshakemusta. Muutoshakemus voi tuntua työläältä, mutta se voi myös olla oiva mahdollisuus saada projekti enemmän omannäköisekseen ja mahdollistaa kesken projektin eteen tulleita parempia, toimivampia tai kestävämpiä toteutusideoita ja -vaihtoehtoja.
Kokemusasiantuntijat verkossa -hanke oli sikäli hyvin kirjoitettu ja tavoitteet järkevästi asetettu, että vaikka kukaan hankkeen toimijoista ei ollut mukana hankekirjoituksessa, tavoitteet oli riittävän selkeästi muotoiltu, että toimeen pystyi tarttua nopeasti. Toisaalta liikkumavaraa oli myös tavoitteiden tulkinnalle, niin että hankkeessa pystyi toteuttamaan myös hanketoimijoiden omia mielenkiinnon kohteita ja hyödyntämään toimijoiden eritystä osaamista ja intressejä, joista ei hanketta kirjoittaessa vielä ollut tietoa.

Tavoitteet suhteessa organisaation arvoihin

Hankkeen nimetyt tavoitteet olivat: (1) vahvistaa kohderyhmän digitaalisia taitoja; (2) lisätä rikos- ja päihdetaustaisten mahdollisuuksia työllistyä ja osallistua koulutukseen ja (3) kehittää ja parantaa kokemusasiantuntijoiden tuottamia matalan kynnyksen verkkoauttamisen muotoja (Kokemusasiantuntijat verkossa hankkeen -verkkosivu).
Hankkeiden ja niiden tavoitteiden kautta tullaan viestineeksi sidosryhmille, opiskelijoille ja organisaation sisäisesti keitä olemme ja millaista maailmaa haluamme olla rakentamassa, millaisiin toimiin ja tavoitteisiin olemme organisaationa sitoutuneet. Läpileikkaava punainen lanka hankkeessa oli kokemusasiantuntijalähtöisyys, eli ”kohderyhmäajattelun” sijaan ihmisten oman toiminnan vahvistaminen ja heidän äänensä kuulluksi tuleminen. Hankkeen nimettyjen tavoitteiden voi nähdä kertovan ainakin koulutuksen arvostuksesta, työelämään pääsyn tärkeydestä ja digitaitojen tarpeellisuudesta nykyajassa.

Laurean nimetyt arvot ovat avoimesti, vaikuttavasti ja vastuullisesti (Laurea n.d.). Näitä arvoja tavoitteilla edistettiin ainakin avoimesti saataville tuotettujen kokemusasiantuntijalähtöisten materiaalien kautta (kts. esim. Kokemustiedonkeskus.fi; Kokemusasiantuntijat verkossa -verkkosivu). Laurea on ainoa rikosseuraamusalan korkeakoulututkintoa tarjoava korkeakoulu, myös tähän erityistehtävään hanke sopi hyvin ja sen kautta pystyttiin edistämään yhteiskunnallista vuoropuhelua rikosseuraamusalan kontekstissa.