Helposti ajatellaan, että pienhankinnat, jotka jäävät alle 60 000 euron, voidaan hankkia miten vain, sillä niitä ei sitoisi ohjeet tai säännöt. Näin ei kuitenkaan ole. Julkishallinnon ohjaava lainsäädäntö, kuten hallintolaki ja hyvä hallintotapa on huomioitava myös pienhankinnoissa. Lisäksi hankintalain yleisiä periaatteita, kuten avoimuutta, tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja suhteellisuutta, tulee noudattaa, vaikka itse hankintalakia ei pienhankintoihin suoraan sovelleta. (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 2024a.) Näin ollen pienhankintaa ei voi tehdä miten vain ja senkin kohdalla saattaa tulla tarve tehdä kilpailutus.

Miksi pienhankintaa pitäisi kilpailuttaa?

Laureassa on käytössä palvelusopimuksia (Laurean henkilöstöintranet 2024), mikä tarkoittaa, että monet palvelut, kuten kieltenkääntäminen ja lakipalvelut, on jo kilpailutettu. Jos sopimus on olemassa, tulee sitä käyttää. Jos pitää hankkia jotain, mistä olemassa olevaa sopimusta ei ole, tulee miettiä hankintamenettely, eli miten hankitaan. Usein ajatuksena on hankkia suorahankintana ensimmäiseltä mieleen juolahtavalta yritykseltä. Näin ei kuitenkaan tulisi toimia. Etenkin TKI (Tutkimus-, Kehittämis- ja Innovaatiotoiminta) -hankkeelle tulevissa hankinnoissa rahoittaja saattaa vaatia, että hankinnan hintataso on kohtuullinen, ja että hintatason kohtuullisuus voidaan todistaa. Kilpailuttamalla saadaan selville tietyn palvelun tai tavaran hintatasoa, jolloin kohtuullisuus on mahdollista näyttää toteen rahoittajalle. Samalla riski kustannusten hylkäämisestä hankkeella pienenee. On myös Laurean etu tehdä kilpailutus, sillä tällä tavoin hankinta saatetaan saada edullisempaan hintaan kuin vain tilaamalla ensimmäiseltä vastaan tulevalta toimijalta. Tietysti hinnan lisäksi on mahdollista selvittää esimerkiksi laatuun liittyvää tietoa, jolloin voidaan varmistua, että tilataan varmasti laadunkin puolesta paras palvelu tai tavara. Lisäksi kilpailutuksen järjestäminen tuo useammalle toimijalle mahdollisuuden päästä mukaan, mikä lisää avoimuuden ja tasapuolisuuden periaatteita, joita myös pienhankinnoissa tulisi noudattaa (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 2024a). Kilpailutusta ei siis kannata pelätä, ja pienhankinnassa kilpailutus on kevyempi kuin kansallisen kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Muutamia asioita tulisi kuitenkin pienhankintojen kilpailutuksessakin ottaa huomioon.

Mitä pienhankinnan tarjouspyynnössä täytyy esittää?

Hankittiin sitten palvelua tai tavaroita, kaikki alkaa siitä, että hankinnan kohde on yksiselitteisesti ja tarkasti määritelty. Tuotetta voidaan kuvata hyvinkin tarkasti esimerkiksi teknisten ominaisuuden suhteen, mutta palveluiden kuvaaminen voi olla hankalampaa. Silloin tulee miettiä vähintään se, mitä palvelun tuloksena halutaan. (Nieminen 2016, luku 3.) Kun tiedetään, mitä halutaan hankkia, saadaan laadittua selkeä tarjouspyyntö. Se helpottaa tarjousten läpikäymistä ja lopullisen valinnan tekemistä. Toisinaan tulee kysymyksiä, voiko potentiaalisten tarjoajien kanssa keskustella hankinnasta etukäteen. Myös Nieminen (2016, luku 3) kehottaa heittäytymään aktiiviseen yhteistyöhön ja vuorovaikutukseen toimittajien kanssa, jolloin voi syntyä myös uusia ratkaisuja ja uutta osaamista. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, ettei jo julkaistu tarjouspyyntö kestä suuria muutoksia.

Julkisten hankintojen neuvontayksikön (2024b) mukaan tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisena. Keskeisenä tarjouspyynnössä voidaan pitää asioita, jotka ovat myös yli kansallisen kynnysarvon menevän hankinnan tarjouspyynnössä. Julkisten hankintojen neuvonta yksikkö (2024b) kertoo, että oleellista on esittää seuraavat asiat:

• Kuvaus hankinnan kohteesta. On tärkeää kuvata hankinnan kohde tavalla, joka ei syrji ketään. Kilpailutuksen pitää olla avointa ja syrjimätöntä.
• Tarvittavat liitteet. Jos halutaan tietää lisää tarjoajien taloudellisesta tilanteesta, teknisestä kelpoisuudesta tai ammatillisesta pätevyydestä tms. on näiden todisteeksi vaadittavat asiakirjat listattava tarjouspyyntöön.
• Millä perusteella valinta tehdään sekä mahdolliset vertailuperusteet.
• Määräajan esittäminen tarjousten tekemiselle huomioiden riittävä aika.
• Osoite, johon tarjoukset on toimitettava.

On hyvä huomata, ettei tarjousten laskeminen välttämättä onnistu hetkessä. Siksi on hyvä varata riittävästi aikaa tarjousten jättämiselle. Ei ole kenenkään etu lähettää tarjouspyyntöä ja pyytää tarjouksia parin päivän sisällä. Toki paljon on kiinni siitä, mitä hankintaan. Esimerkiksi tavaran hinta toimituksineen voi olla nopeampi laskea, mutta jos halutaan esimerkiksi työsuoritetta sisältävää palvelua materiaaleineen, tarjouksen laskemisessa saattaa kestää kauemmin. Kaikissa pienhankinoissa olisi tärkeää antaa aikaa muutama viikko aikaa, huomioiden myös loma-ajat. Heinäkuussa voi olla hankala saada tarjouksia edes parin viikon määräajalla. Tarjoukset voi pyytää esimerkiksi omaan sähköpostiin, mutta tulee pitää huolta siitä, että kaikki tarjoukset tulevat huomioiduksi sähköpostitulvan keskeltä, eikä mitään jää vahingossa esimerkiksi roskapostikansioon. Siksi voi miettiä myös vaihtoehtoa, että käyttäisi kahta sähköpostiosoitetta. Tällöin voi yhdessä jonkun kanssa varmistaa, että kaikki tarjoukset tulevat huomioiduksi.
Tähän asti ohjeistus on varmasti selkeää, mutta usein tarjouspyynnöissä mietityttää, miten esittää valinta- ja vertailuperusteet.

Mitä huomioida pienhankinnan tarjouspyynnön valinta- ja vertailuperusteista?

Kansallisissa hankinnoissa valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tämä tarkoittaa tarjousta, joka on hankintayksikön kannalta halvin hinnaltaan, edullisin kustannuksiltaan tai paras hinta-laatusuhteeltaan. Valinta näiden perusteiden välillä on täysin hankintayksikön päätettävissä. (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 2024b.) Mahdollinen hankintalain uudistus saattaa tuoda painotusta laatutekijöihin valintakriteerinä ja pelkästään hintaa voisi käyttää valintaperusteena hieman rajatummin, mutta tämä mahdollinen uudistus on vasta tekeillä. Lisäksi on hyvä muistaa, että kansallisen hankinnan säännöt ovat tiukemmat kuin pienhankintoja koskevat säännöt. Pelkkä hinta valintaperusteena pienhankinnassa voi siis olla riittävää. Valintaperusteena halvin hinta saattaa kuulostaa ikävältä, mutta jos ajatellaan, että kaikki vaihtoehdot ovat samanarvoisia ostavalle organisaatiolle, miksi pitäisi maksaa enemmän kuin halvin hinta. Toki, jos hankinnan kohde ei ole yksiselitteinen, kokonaistaloudellinen edullisuus saattaa olla parempi valintaperuste. (Nieminen 2016, luku 11.)

Joissain pienhankinnoissa saattaa tulla tarve tietää lisää laatuun liittyvistä tekijöistä. Yrityksen toiminnassa olon aikaa ei voi käyttää laatutekijänä. Jos halutaan käyttää kokemusta laatutekijänä, tulisi katsoa työtä tekevän henkilön ansioluetteloa ja kokemusta. Tällaisten laatupisteiden laskeminen vaatii kuitenkin selkeän laskukaavan ja saattaa olla jopa turhan työlästä pienhankinnassa. Valinta- ja laatuperusteita miettiessä kannattaa suhteuttaa työhön käytettyä aikaa. Jos tarjouspyynnön laatimiseen ja lopulta valinnan tekemiseen menee hurja määrä työtunteja, saattavat kilpailutuksen kustannukset ylittää siitä saatavan hyödyn.

Jos päädytään kuitenkin valintaperusteissa sekä hintaan että laatuun, on oleellista kertoa, miten vertailu tarjousten välillä tehdään. Hinta-laatusuhdetta arvioitaessa vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen. Lisäksi niiden tulee mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi. Vaikka hankintayksikkö saa itse määrittää nämä vertailuperusteet, edellyttävät avoimuus ja tasapuolisuus sitä, että tarjoajat tietävät tarjouksia laatiessaan, millä asioilla on merkitystä tarjouskilpailua ratkaistaessa. (Julkisten hankintojen neuvontayksikkö 2024c.)

Jos käytetään sekä hinta- että laatutekijöitä, pisteytykset ovat oleellisia. Usein hintapisteiden laskussa käytetään laskelmaa suhde pienempään. Jos paras hinta saa parhaat pisteet, esimerkiksi 50 pistettä, muut saavat sitten pisteet suhteessa tähän parhaaseen tarjoushintaan, eli paras hinta/ tarjoajan hinta x annettu maksimimäärä pisteitä hinnasta. Samoja periaatteita voi käyttää myös laatutekijöissä, mutta se, mitkä laatutekijät kriteereiksi määritellään, riippuu jälleen hyvin paljon tehtävästä hankinnasta.

Mitä vielä pitäisi muistaa tarjouspyynnöstä ja pienhankinnasta?

Tarjouspyynnöstä ei kannata tehdä liian vaikeaselkoista. Tällöin valinnan tekeminen saattaa olla haastavaa, ja johtaa epätasa-arvoiseen kohteluun tarjousten jättäneiden välillä. Tärkeintä on muistaa, ettei valinta- tai vertailuperusteita voi alkaa keksiä päätösvaiheessa, vaan niiden tulisi olla peräisin tarjouspyynnöstä. Valinta ja siihen johtaneet perusteet kirjataan hankintapäätökseen, joka sitten lähetetään kaikille tarjouksen jättäneille. Huolimatta siitä, että kyseessä on pienhankinta, eikä miljoonaluokan sopimus, tarjoaja ei varmasti halua tulla kohdelluksi epätasa-arvoisesti. Näin saattaa käydä esimerkiksi silloin, jos valinta tehtäisiin eri kriteereillä, mitä on esitetty tarjouspyynnössä. Vaikka pienhankinnasta ei voi tehdä valitusta markkinaoikeuteen, tarjoajalla on mahdollisuus tehdä oikaisuvaatimus hankintayksikölle, jos hän kokee tulleensa kohdelluksi väärin. Oikaisuvaatimus käsitellään hankintayksikössä ja jos todetaan, että on toimitettu virheellisesti, voidaan koko kilpailutus joutua tekemään uudelleen. Ajan säästämisen kannalta mahdollisimman tarkka tarjouspyyntö pienhankinnassakin tuo turvaa ja helpotusta hankintoihin, ja siksi siihenkin kannattaa käyttää sekä aikaa että harkintaa.

Lähteet

• Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, 2024a. Mikä on julkinen hankinta? Pienhankinnat. Viitattu 24.1.2024. Pienhankinnat | Hankinnat
• Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, 2024b. Tarjouspyyntö. Viitattu 13.12.2023. Tarjouspyyntö | Hankinnat
• Julkisten hankintojen neuvontayksikkö, 2024c. Tarjouspyyntö. Viitattu 13.12.2023. Tarjousten valinta | Hankinnat
• Laurea intranet 2024. Viitattu 13.12.2023. Palvelusopimukset kategorioittain (sharepoint.com) Vaatii Laurean henkilöstötunnukset.
• Nieminen, S. 2016. Hyvä hankinta – Parempi bisnes. E-kirja. Helsinki: Talentum Pro.