Tehdäänpä hankebudjetti – tk-hankkeen budjetoinnissa huomioitavia asioita

Teksti | Mirkka Pirilä

Kun mielessä on mahtava idea tk-hankkeelle ja jonkinlainen ajatus hankesuunnitelmastakin jo pyörii päässä, on aika löytää rahoitus idean toteutukseen. On tärkeää löytää juuri oikea rahoituskanava, sillä rahoitushakemuksen tekeminen ”vähän sinne päin” olevaan hakuun on turhaa. Rahoittajien hakuilmoituksiin on syytä perehtyä huolella, jotta voi olla varma, että oma idea vastaa rahoittajan kriteereitä.

Suo ajatus rahoituksen ehdoille heti alkuun

Rahoitushakujen sisällöllisten kriteerien lisäksi tulee aina perehtyä muihin rahoitukseen liittyviin ehtoihin. Vaikka hankesuunnitelman tavoitteet vastaisivatkin rahoitushaun tavoitteita, voi olla, että muut ehdot eivät täytykään. Rahoituksessa saatetaan määritellä, minkälaisella konsortiolla rahoitusta pitää hakea tai rajoittaa vain osa kustannuksista tukikelpoisiksi. Jos rahoituskanava tukee vain matkakuluja, on turha suunnitella hakuun paljon työllistävää tutkimushanketta. Kannattaa myös vilkaista, minkä kokoisia hankkeita kyseisestä rahoituskanavasta on aiemmin rahoitettu, jotta osaa muokata hankeidean sopivan laajuiseksi kokonaisuudeksi.

Huomioi, millä tavalla rahoitushaku korvaa kuluja

Eri rahoituskanavilla on hyvinkin erilaisia budjetointikäytäntöjä. Sen vuoksi on hyvä, että hankehakemuksen valmistelussa on mukana hankebudjetoinnin asiantuntija. Laureassa kaikissa hankevalmisteluissa on mukana talousvastaavat, joilla on laaja kokemus erilaisista rahoituskanavista. Talousvastaavat kokoavat hankebudjetin yhteistyössä hankkeen sisällöllisen vastuuvalmistelijan kanssa.

Rahoitushaun ohjeista tai muista taustamateriaaleista löytyy aina tieto, mitä kuluja kyseinen rahoitus korvaa. Kuluja voidaan korvata joko toteutuneiden kustannusten mukaisesti, prosenttiperusteisesti tai yksikköhintoina. Tavallinen tapa on korvata esimerkiksi henkilöstökulut toteutuneiden palkkakustannusten mukaisesti.

Flatrate-kulut kuuluvat prosenttiperusteisesti korvattaviin kuluihin. Tällöin rahoittaja on määritellyt, että osa hankkeen kustannuksista korvataan prosenttimääräisenä osuutena esim. hankehenkilöstön palkkakuluista. Jos rahoitusmallissa on käytössä 17 % flatrate, joka lasketaan henkilöstökulujen perusteella, niin 100 000 euron henkilöstökuluista muodostuu flatrate-osuudeksi 17 000 euroa. Rahoittajan ohjeissa on määritelty melko tarkkaan, mitkä kustannukset sisältyvät flatrate-osuuteen, ja näitä kuluja ei voi merkitä hankkeen suoriksi kuluiksi budjettiin.

Lisätietoa flatratesta Rakennerahasto-hankkeissa

Yksikköhintoja käytetään esimerkiksi osassa Erasmus-hankkeita, joissa budjetti muodostuu hyvin konkreettisesti hankesuunnitelman perusteella. Rahoittaja on määritelty valmiiksi kiinteän korvaussumman päivän työlle, joten budjetin tekijän rooliksi jää arvioida mahdollisimman hyvin montako päivää tietyn tehtävän toteuttaminen vaatii. Mikäli todellinen palkkataso on korkeampi kuin budjetissa käytettävä yksikkökustannus, erotus jää organisaation omavastuuosuudeksi.

Hankesuunnitelmasta budjetiksi

Kun budjetille on selvitetty raami ja on näkemys siitä, paljonko työtä budjetilla on mahdollista toteuttaa, on aika jatkaa hankesuunnitelman parissa. Hankesuunnitelma tulee saada hyvin selkeäksi ja konkreettiseksi, jotta sen lukija ymmärtää helposti, mitä hankkeessa tehdään. Hyvästä hankesuunnitelmasta on helppo koostaa budjetti. Jokaisen suunnitellun työvaiheen osalta mietitään, mitä kustannuksia siitä aiheutuu: paljonko työtä asia vaatii ja mitä muita mahdollisia kustannuksia tulee. Monissa rahoituskanavissa pitää jo hakuvaiheessa määritellä, montako henkilöä hanketyön tulee toteuttamaan, joten on tarpeen miettiä myös toteuttajien määrä.

Suunnitteluvaiheessa pitää huomioida, sisältyykö toteutukseen tehtäviä, jotka toteutetaan ostopalveluiden avulla. Tällaisia kuluja voi tulla esimerkiksi viestinnän osalta. Ostopalveluita suunniteltaessa pitää aina selvittää rahoituskanavan kilpailutukselle asettamat ohjeet. Varsinkin jos ylitetään hankintalain kilpailutukselle asettamat rajat, hankesuunnitelmassa pitää jättää riittävästi aikaa kilpailutuksen toteutukseen. Myös pienemmät hankinnat tulee ainakin vähintään vertailla hintojen suhteen.

Budjetoinnissa on tärkeää muistaa hankkeen hallinnoinnin vaatima työ sekä se, että hankerahoitusta voi vain harvoin käyttää hankkeen päättymisen jälkeisiin kustannuksiin. Hyvä hankesuunnitelma valmistautuukin jo hankkeen jälkeiseen aikaan; kuka maksaa esimerkiksi hankkeessa kehitetyn järjestelmän ylläpitokulut hankkeen päätyttyä.

Hankkeen budjetti kannattaa aina työstää Excel-lomakkeella, joka on muotoiltu saman mallin mukaiseksi kuin mitä rahoittajan lomakkeessa tai järjestelmässä käytetään, ja joka hyödyntää mahdollisimman paljon kaavoja laskennassa. Tällöin budjettia on helppo muokata suunnitteluvaiheessa ja lopullisen version luvut saa kopioitua suoraan järjestelmään. Laurean Hankepalveluissa olemme kehittäneet yleisimpiä rahoituskanavia varten valmiit lomakkeet, joiden avulla budjetointi lähtee käyntiin joutuisasti.

Muista myös omarahoitusosuus

Hyvin usein rahoittajat vaativat omarahoitusosuutta hankkeelle. Tämä tarkoittaa sitä, että rahoitus kattaa esimerkiksi 70 % toteutuneista kustannuksista ja loppu jää toteuttajaorganisaation omaksi kustannukseksi. Omarahoitusosuus kannattaa huomioida heti hankkeen suunnittelun alkuvaiheessa etenkin, jos hankekumppaneiksi on tulossa pieniä yrityksiä tai järjestöjä, joille omarahoitusosuus voi olla ongelmallista.

Hyvin valmisteltua hanketta on ilo toteuttaa!

Rahoituksen saaneet hankkeet toteutetaan hankesuunnitelman ja budjetin mukaisesti. Jos jokin kulu on budjetoidessa unohtunut, sitä ei kovin helposti saa budjettiin lisättyä jälkikäteen. Varaa hankkeen suunnitteluun ja budjetointiin aina riittävästi aikaa, jotta kaikki tulee huomioitua: montako työpajaa pidetään ja mitä kuluja niistä tulee, tarvitaanko painettuja viestintämateriaaleja, montako matkaa ulkomaille on suunniteltu jne. Huolella suunniteltua ja budjetoitua hanketta on ilo lähteä toteuttamaan rahoituksen varmistuttua!

Hankebudjetointi Laureassa

Laurean Hankepalvelutiimi toimii kaikkien tk-hankevalmistelujen budjetoinnin tukena. Mutta vaikka hankevalmisteluissa on aina mukana budjetoinnin ammattilainen, pyrimme kehittämään koko tk-henkilöstön osaamista hankkeiden talousasioissa. Hankepalvelutiimi tarjoaakin osana Laurean Certified Project Manager -koulutusta sekä hankebudjetointiin että hankkeiden talouden seurantaan liittyvää koulutusta henkilöstölle. Kun hankkeen budjetoinnissa on mukana sekä hankkeen sisällön että talouden asiantuntijat, jotka myös ymmärtävät toistensa näkökulmia, pääsemme parhaaseen mahdolliseen tulokseen.

Jaa sivu