Hankkeen onnistunut toteutus ja siitä kertominen edellyttävät huolellista dokumentointia. Hyvin suunniteltu ja järjestelmällisesti toteutettu dokumentointi helpottaa seurantaa, arviointia ja raportointia. Se auttaa osaltaan havaitsemaan hankkeen muutostarpeet ajoissa, luo pohjaa toiminnan arvioinnille, säästää aikaa loppuraportin laatimisessa ja tukee hankkeen jatkuvuutta.

Tässä artikkelissa tarkastellaan dokumentoinnin roolia hankkeen elinkaaren eri vaiheissa ja käydään läpi, mitä asioita on hyvä kirjata ylös sekä millaisia työkaluja voi hyödyntää. Lisäksi tarkastelen kahden eri rahoittajan raportointivaatimuksia ja sitä, miten dokumentointi tukee niiden täyttämistä. Hanke-esimerkkeinä on Lempeä hoiva -hanke, jota rahoittaa Uudenmaan liitto ja WorryEscape-hanke, joka saa rahoituksensa Oikeusministeriöltä.

Mitä eroa on dokumentoinnilla, seurannalla ja raportoinnilla osana projektinhallintaa?

Hankkeen dokumentointi tarkoittaa tietojen ja materiaalien tallentamista koko hankkeen ajan. Dokumentointi voi sisältää muun muassa muistiinpanoja ja muistioita, tapahtumakuvauksia, kerättyjä palautteita, julkaisulistauksia, someanalytiikkaa ja muita tilastotietoja, kuten osallistujatietoja, sekä muita hankkeen etenemiseen liittyviä aineistoja.

Jatkuva dokumentointi varmistaa, että hankkeen eri vaiheet, toimenpiteet, tulokset, opit ja vaikutukset tallentuvat selkeästi, jolloin niistä voidaan myöhemmin todentaa hankkeen eri vaiheet ja tulokset. Kattava dokumentointi myös varmistaa hankkeen toiminnan läpinäkyvyyden sekä mahdollistaa tiedon hyödyntämisen hankkeen jälkeenkin.

Seuranta on jatkuva prosessi, jossa hankkeen etenemistä ja edistymistä tarkastellaan suhteessa asetettuihin tavoitteisiin dokumentoidun tiedon pohjalta. Se siis perustuu dokumentointiin, mutta painottaa tiedon analysointia. Seuranta auttaa tunnistamaan muutostarpeet ajoissa ja varmistamaan, että toimenpiteet tukevat hankkeen päämääriä. Seurannalla voidaan parantaa hankkeen vaikuttavuutta, kun toimintaa voidaan kehittää jatkuvasti. Hyvin tehty dokumentointi auttaa arvioinnissa, kun hankkeen koko elinkaari, sen tapahtumat ja tulokset on selkeästi ja monipuolisesti kirjattu. Ilman huolellista dokumentointia on vaikea arvioida, onko hanke saavuttanut tavoitteensa ja miten se on vaikuttanut kohderyhmiinsä. Hankkeen onnistumista arvioidaan usein erilaisten mittareiden ja indikaattoreiden avulla. Ilman säännöllistä dokumentointia on mahdotonta seurata, miten eri indikaattorit kehittyvät hankkeen aikana.

Raportointi on dokumentoinnin ja seurannan lopputuotos, Käytännössä se on hankkeen toiminnan ja tulosten kokoamista, analysointia ja esittämistä esimerkiksi rahoittajalle tai muille sidosryhmille. Raportoinnissa siis vedetään yhteen se, mitä on tehty, saavutettu ja opittu ja sillä varmistetaan hankkeen läpinäkyvyys kaikille osapuolille. Lisäksi raportointi toimii oivallisena oppimateriaalina tuleville hankkeille.

Kuva 1. Dokumentointi, seuranta ja raportointi ovat kolme hankkeen toteutuksen tärkeää osa-aluetta (kuva: Anniina Honkonen 2025).

Hyvin hoidettu dokumentointi auttaa seurannassa ja helpottaa raportoinnin toteuttamista sekä varmistaa, että tarvittavat tiedot ovat käytettävissä oikea-aikaisesti ja selkeässä muodossa. Jos siis dokumentointi jää tekemättä tai siinä on puutteita, ovat seuranta ja raportointi vaikeampi toteuttaa.

Dokumentointia tulee tehdä hankkeen kaikissa vaiheissa

Hankkeen elinkaari koostuu toisiaan seuraavista ja osittain päällekkäisistäkin vaiheista:

1. tarpeen tunnistaminen
2. suunnittelu- ja aloitusvaihe (sisältäen tavoitteen asettamisen)
3. kokeilu- ja toteuttamisvaihe
4. päättämis- ja vaikuttavuuden arviointivaihe
5. projektin sulauttamisvaihe eli tuloksien käyttöönotto ja jalkauttaminen.

Koko hankkeen ajan taustalla kulkevat seuranta, arviointi ja riskien hallinta. (Paasivaara, Suhonen & Nikkilä 2008, 103–104.) Seurantaa voidaan tehdä monella tavoin. Hankkeen ensimmäisessä eli tarpeen tunnistamisen vaiheessa määritellään, mikä ongelma, haaste tai kehittämistarve vaatii ratkaisua. Tässä vaiheessa dokumentoitavaa tietoa ovat esimerkiksi hankkeelle tehty taustatutkimus ja lähtötilanteen kuvaus, sidosryhmien näkemykset ja tarpeet sekä mahdolliset aiemmat kehittämistoimet. Toisessa vaiheessa eli suunnittelu- ja aloitusvaiheessa luodaan hankesuunnitelma. Tällöin dokumentoidaan hankkeen tavoitteet ja mittarit, keskeiset toimenpiteet ja aikataulutus, budjetti ja resurssit, riskienhallintasuunnitelma, viestintäsuunnitelma sekä dokumentoinnin ja raportoinnin käytännöt.

Hankkeen aktiivinen toteuttamisvaihe on dokumentoinnin kannalta keskeinen, koska silloin syntyy eniten aineistoa. Etenkin tässä kohtaa hyvä ennakkovalmistautuminen ja suunnitelma dokumentoinnin osalta on tärkeää, jotta hektisessä toteutusvaiheessa kaikki oleellinen tulee dokumentoitua. Dokumentoitavia tietoja ovat esimerkiksi toteutetut toimenpiteet ja edistyminen suhteessa tavoitteisiin, pidetyt tapahtumat, niiden osallistujamäärät ja saadut palautteet, tehdyt viestintätoimenpiteet ja niiden vaikuttavuus, onnistumiset, haasteet ja opit sekä muutostarpeet. Lisäksi tärkeä osa dokumentointia ovat hankkeen toteuttajien tekemät havainnot omasta, partnereiden ja sidosryhmien toiminnasta ja toimintaympäristöistä. Nämä huomiot ovat merkittäviä niin loppuraportoinnin kuin jalkauttamisen kannalta. Näiden havaintojen pohjalta voidaan tuottaa parannusehdotuksia ja uusia aloituksia jatkohankkeisiin. Lisäksi tehdyistä huomioista voi nousta esiin ne tekijät, jotka edistävät tai estävät hankkeessa kehitetyn toimintamallin tai tuotetun lopputuotoksen lopullista integroitumista pysyväksi osaksi toimintaa. Toki on muistettava, että aina hankkeessa kehitetty hyväkään asia ei päädy osaksi toimintaa. Usein hankkeen vaikuttavuus voi ollakin pienempää, näkymättömämpää tai hitaammin näkyviin tulevaa. Vaikuttavuuden osoittaminen onkin hankkeiden yleinen haaste.

Neljäs vaihe on hankkeen päättämisvaihe, jossa arvioidaan tehtyjä toimenpiteitä ja niiden vaikuttavuutta, asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja matkan varrelta saatuja oppeja. Tässä vaiheessa dokumentoidaan hankkeen tulokset ja vaikuttavuus eli indikaattoritiedot, mahdolliset poikkeamat alkuperäisestä suunnitelmasta, ohjausryhmän antamat arviot sekä muu saatu palaute. Pitkissä hankkeissa tehdään usein loppuraportin lisäksi myös väliraportteja, jolloin maksatushakemuksen yhteyteen kirjoitetaan tietyn aikavälin seurantaraportti. Nämä väliraportit auttavat loppuraportin kokoamisessa. Hankkeiden vaikuttavuuden arvioinnissa on toki huomioitava, että usein hankeajat ovat lyhyitä eikä hankkeessa syntyvän tuotoksen jalkauttamiselle ja integroinnille, saati sen seurannalle ole useinkaan paljon aikaa. Vaikka ohjeena on, että disseminaatiota tulisi tehdä koko hankkeen ajan, on se monesti haastavaa, jos esimerkiksi hankkeen lopputuotos valmistuu vasta hankkeen loppuvaiheessa. Usein vaikutuksetkin nähdään vasta pitkän ajan kuluttua ja siihen taas hankkeessa ei ole resursseja.

Viidennessä ja viimeisessä vaiheessa jalkautetaan hankkeen tulokset eli viedään ne käytäntöön ja varmistetaan niiden jatkohyödyntäminen resurssien mukaan. Tässä kohdin dokumentoidaan hankkeiden tulosten jatkohyödyntämisen mahdollisuudet ja suunnitelmat sekä jo tehdyt toimenpiteet ja annetaan suosituksia jatkotoimenpiteille. Usein toteutus-, arviointi- ja jalkauttamisvaihe menevät limittäin ja lomittain eikä niiden välinen raja ole aina selkeä. Hanketyön jatkuvuus voi näkyä myös niin, että hankkeessa tehtyä työtä jatketaan tai tuloksia hyödynnetään uudessa hankevalmistelussa.

Hanke-esimerkit dokumentoinnista

Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiohankkeita rahoittavilla organisaatioilla on erilaisia ohjeita, vaatimuksia ja lomakepohjia hankkeen dokumentoinnille ja loppuraportoinnille. Toisilla on hyvinkin tarkat vaatimukset raportoinnin suhteen, toisilla taas selvästi väljempi ohjeistus. Eri rahoittajilla on myös erilaisia edellytyksiä hankkeen toteutukselle ja sen onnistumiselle.

Muistisairaiden lääkkeetöntä hoitoa edistävää Lempeä hoiva -hanketta rahoittavan Uudenmaan liiton hanketoteuttajan ohjeessa neuvotaan toimitettavan loppuraportti viimeisen maksatushakemuksen ja sovitun lopputuotoksen palautuksen yhteydessä. Ohjeistuksen mukaan loppuraportissa tulee esittää vähintään seuraavat tiedot:

• kuvaus hankkeen tavoitteista, niiden toteutumisesta sekä keskeisistä toimenpiteistä,
• poikkeamat suhteessa suunniteltuun,
• hankkeen tulokset ja vaikuttavuus, indikaattoritiedot,
• hankkeen henkilöstö, organisaatio ja keskeiset yhteistyötahot,
• hankkeen tulosten hyödyntäminen jatkossa ja selvitys siitä miten hankkeessa toteutettua
• toimintaa tullaan jatkamaan tuen päättymisen jälkeen,
• loppuraportin liitteenä ohjausryhmän tai muu arvio hankkeen toteutuksesta ja tuloksista sekä
• kooste muusta kerätystä ja saadusta palautteesta,
• miten hankkeesta tiedotettiin, miten hanke näkyi julkisuudessa,
• ilmoitus hankkeeseen liittyvän aineiston säilytyspaikasta,
• julkinen tiivistelmä hankkeen toiminnasta ja tuloksista (Uudenmaan liitto 2024).

Hankkeen alussa sovittiin osatoteuttajien ja rahoittajan kanssa, että liki kaksivuotisessa hankkeessa tehdään loppuraportin lisäksi kolme väliraporttia ja maksatushakemusta. Tämä on rytmittänyt hankkeen toteutusta, dokumentointia, seurantaa ja arviointia sekä auttanut valmistautumaan loppuraportoinnin tekemiseen hankkeen päättyessä. Hankkeessa on kerätty ja dokumentoitu erinäisiä tietoja aktiivisesti koko hankkeen ajan, esimerkiksi:

• hankesuunnitelma, hankkeen aikataulu-gantt sekä lyhyempien aikavälien suunnitelmat
• jatkuva muistio hanketiimin kokouksista
• ohjausryhmän kokousmuistiot
• opiskelijaintegraation tiedot (opinnäytetyöt, opintojaksointegraatiot ja opintopisteet)
• toteutettujen webinaarien ja järjestettyjen tilaisuuksien osallistujamäärät
• tehtyjen hankintojen tarjouspyynnöt, vertailut, perustelut ja päätökset
• tuntikirjanpidot
• toteutuneiden kustannusten laskelma
• some-kalenteri ja some-kanavien analytiikka
• hankkeessa tuotetut julkaisut ja niiden lukukerrat
• listaus hankkeen näkyvyydestä muualla mediassa (esim. uutiset, tiedotteet, haastattelut jne)
• hankkeen esittelyt muiden järjestämissä tilaisuuksissa ja niiden (arvioidut) osallistujamäärät
• tehdyt arvioinnit ja niiden tulokset.

Näiden lisäksi hankkeessa kootaan yhteen hankkeessa syntyneet opit ja tuotokset sekä hankkeen seurauksena tapahtuneet muutokset. Myös hankkeen aikana syntyneet uudet yhteistyökuviot, verkostot ja mahdolliset jatkohankkeet sekä kokeilujen tulokset kirjataan ylös. Loppuraporttia ajatellen kerätään yhteen myös keskeiset onnistumiset ja haasteet sekä hankkeen aikana kertyneet kuvat, videot, grafiikat ja muu materiaali.

Nuorten talousosaamisen edistämiseen liittyvää WorryEscape-hanketta rahoittaa Oikeuspalveluvirasto (aiemmin Oikeusministeriö), jonka ohjeistuksen mukaan valtionavustuksen käyttöä koskevassa loppuselvityksessä tulee olla seuraavat tiedot:

• valtionavustuksen kustannusselvitys
• kustannuspaikkaa vastaava pääkirja/kirjanpidon raportit
• selostus tai raportti avustetusta kohteesta/hankkeesta sekä
• tilintarkastajan raportti avustusten käytöstä, jos myönnetty avustus on vähintään 100 000 euroa kalenterivuodessa. (Oikeuspalveluvirasto 2025.)

WorryEscape-hankkeessa on kerätty ja dokumentoitu osittain samoja tietoja kuin Lempeä hoiva -hankkeessa, muun muassa opiskelijaintegraatiota ja viestintää koskevat tiedot. Sen lisäksi kahden toteuttajaorganisaation hankkeessa on tuotettu erillinen aikajana-tekstidokumentti, johon merkitään kuukausitasolla hankkeessa tehdyt toimenpiteet. Näitä toimenpiteitä ovat olleet esimerkiksi erilaiset tapaamiset, testaustuokiot sekä viestinnälliset toimenpiteet. Tämän aikajanan avulla kukin hanketoimija pysyy tietoisena, mitä hankkeessa tapahtuu ja kenen toteuttajan toimesta. Lisäksi hankkeen ajan rakentuva tiedosto helpottaa loppuraportointia.

Kenen vastuulla on dokumentointi?

Molemmissa edellä mainituissa hankkeissa dokumentoinnin toteuttamisen päävastuu on projektipäälliköllä, mutta jokainen hanketoimija osallistuu tiedon keräämiseen ja dokumentointiin omien tehtäviensä ja vastuidensa osalta. Yksi selkeä dokumentoinnin työnjako on, että kukin partneri vastaa niiden työpakettien tai toimenpiteiden dokumentoinnista, joissa ovat muutoinkin päävastuullisena. Yksittäisissä toimenpiteissä, kuten kokouksissa, voidaan sopia, että jokainen on vuorotellen muistion tekijänä. Työn jakoa voi tehdä myös osaamisten mukaan – palautekyselyt tekee hän, jolta kyseisen työkalun käyttäminen sujuu näppärimmin.

Projektipäällikön vastuulla on, että hankkeen hallinnoinnin näkökulmasta kaikki tarpeellinen aineisto kerätään ja arkistoidaan sovitusti. Dokumentointi ei kuitenkaan voi olla vain yhden ihmisen vastuulla, sillä se on osa kaikkia hankkeen toimintoja ja siten se kuuluu osaksi jokaisen hanketoteuttajan työtehtäviä. Vastuut eri asioiden dokumentoinnista kannattaakin sopia jo heti hankkeen alussa, jotta myöhemmin ei tule yllätyksiä.

Dokumentointi haltuun: viisi vinkkiä, työkalua ja valmista pohjaa

Jotta dokumentointi ei jäisi viime hetken kiireiseksi koostamiseksi, kannattaa hyödyntää selkeitä rakenteita, valmiita työkaluja ja hyväksi havaittuja käytäntöjä. Seuraavat vinkit auttavat sujuvoittamaan dokumentointia hankkeen eri vaiheissa:

1. Suunnittele sisällöt ja sovi vastuut: mieti, mitä asioita dokumentoidaan, miten tietoja kerätään ja keiden vastuulla se on
2. Aikatauluta, ennakoi ja muista jatkuvuus: mieti, millaisilla sykleillä dokumentoitua tietoa seurataan
3. Muista rahoittajan raportointiohjeet ja muut vaatimukset
4. Tietojen tallentaminen – mieti, millainen käytäntö sopii tähän hankkeeseen
5. Hyödynnä tekoälyä ja visuaalisia työkaluja – mieti, millaisia apuja saat niin dokumentointiin, seurantaan kuin raportointiin.

Laurea-ammattikorkeakoulussa TKI-hankkeiden suunnittelun, toteuttamisen ja dokumentoinnin tueksi on olemassa erilaisia valmiita dokumentteja ja tiedostopohjia. Lisäksi hanketyötä ja dokumentointia helpottavia työkaluja on todella laaja valikoima (kuva 2).

Kuva 2. Työkaluja ja dokumenttipohjia hankkeen dokumentoinnin tueksi (kuva: Anniina Honkonen 2025).

Suunnitelmallinen dokumentointi säästää aikaa, helpottaa hankkeen seurantaa ja arviointia, nopeuttaa raportointia sekä tukee hankkeen vaikuttavuutta. Kun dokumentointi on osa hankkeen arkea, loppuraportin kirjoittaminen ei tunnu raskaalta, vaan sujuu lähes itsestään. Mahdolliset seurantaraportit helpottavat myös loppuraportointia. Kun nämä eri osa-alueet kulkevat tiiviisti käsi kädessä, saadaan hankkeesta aidosti hyödyllistä, ajan tasaista ja vaikuttavaa tietoa, joka tukee kehittämistyötä paitsi hankkeen aikana, myös sen jälkeen, esimerkiksi uusissa hankehakemuksissa.

Lähteet

• Oikeuspalveluvirasto. 2025. Valtionavustukset talousosaamisen edistämistä toteuttaville hankkeille (erityisavustus). Hakuohje. Viitattu 10.3.2025.
• Paasivaara, L., Suhonen, M. & Nikkilä, J. 2008. Innostavat projektit. Sipoo: Suomen Sairaanhoitajaliitto ry.
• Uudenmaan liitto. 2024. Hankkeen toteuttajan ohje. Viitattu 18.2.2025.