Työelämä rakentuu nykyään yhä enenevissä määrin erikokoisista ja vaihtelevista projekteista. Tämä tarkoittaa sitä, että lähes jokainen meistä tarvitsee työssään projektiosaamista, kuten suunnittelua, toteutusta, raportointia, viestintää ja johtamista. Projektiosaaminen on tiimityötä – projekteja ei toteuteta yksin, ainakaan toivottavasti. Projektipäällikkö katsoo, että hommat tulee hoidettua ja, että asiantuntijat ja sidosryhmän jäsenet ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Hommat täytyy pitää hanskassa, vaikkakin välillä saattaa tuntuakin, että hanskat ovat Tanskassa. Tässä keskustelunavauksessa avaan omia kokemuksiani projektipäällikkyydestäni Turvallinen ja yhteisöllinen koulu kaikille -hankkeessa (15.5.2023 – 30.6.2025), joka on nyt kurssin osallistujien opintojen näkökulmasta puolessa välissä.

Lähdin loppuvuodesta 2022 uuteen matkaan kohti haasteita. Olin aloittanut aikaisemmin tohtoriopinnot ja ajattelin, jos kastaisin varpaani syvemmälle hankkeisiin. Teen parhaillaan väitöstutkimusta oppilaitosten turvallisuudesta ja turvallisuusalan lehtorina olen jo pidemmän aikaa ajatellut, että yhteiskunnassamme tulisi kiinnittää enemmän huomiota oppilaitosturvallisuuteen. Joten päätin vuoden 2022 lopussa ottaa yhteyttä TKI-asiantuntija Siiri Jaloon ja kysäisin, voisimmeko alkaa tekemään vielä enemmän jotain oppilaitosturvallisuuden eteen. Siitä se sitten alkoi – hankevalmistelu. Monien eri palaverien jälkeen aihe alkoi tarkentua ja projektisuunnitteluun saatiin muitakin laurealaisia mukaan. Päätimme lähteä hakemaan rahoitusta OPH:lta T urvallinen ja yhteisöllinen koulu kaikille koulutus -hankkeelle ja lupauduin siihen projektipäälliköksi, jos hankehakemus menee läpi.

Hakemuksen jättämisen jälkeen OPH:n päätös tuntui vaan venyvän ja luulinkin, että se ei mennyt läpi. Vastaus piti tulla jo maaliskuussa 2023. Olin toisin sanoen jo ehtinyt orientoitua muuhun ja suunnitellut syksyn töitä pitkälle, sillä en uskonut, että hakemus menisi enää kesällä läpi. Myönteinen rahoituspäätös kuitenkin tuli juuri ennen kesän 2023 opettajien vapaajaksoa. Tämä tarkoitti, että nyt tuli kiire. Piti saada projektiryhmä kasaan toiminnan aloittamiseksi. Onneksi sama porukka, joka oli mukana suunnitteluvaiheessa, oli myös valmis lähtemään itse toteutukseen mukaan – vaikka heilläkin oli jo omat syksyn opetuskuviot lyöty lukkoon. Suuri kiitos kuuluukin kaikille esihenkilöille, jotka olivat valmiina muokkaamaan koko projektiryhmän työaikasuunnitelmia, koska nehän menivät täysin uusiksi kertaheitolla. Kuin ihmeen kaupalla saimme kuitenkin todella nopeasti kaikki kasaan. Harmittavaa kuitenkin oli, että markkinointiviestinnän aloittaminen venyi elo-syyskuulle poiketen alkuperäisestä suunnitelmasta.

Projektin käynnistys

OPH:n päätöksen jälkeen alkoivat projektipäällikön velvollisuudet toden teolla. Ensimmäiseksi valmisteltiin asettamispäätös yhdessä hankesuunnittelijan kanssa. Näin saimme hankkeelle projektinumeron, joka mahdollisti varsinaisen toiminnan käynnistymisen. Luin huolellisesti läpi hankesuunnitelman sekä rahoituspäätöksen ja rahoittajan ohjeet, mukaan lukien viestintäohjeet, jotta kaikki menisi niin kuin pitäisi. Näiden kaikkien eri dokumenttien löytäminen vei aikaa yllättävän paljon ja todellisuudessa ilman tutkimuspäällikkö Liisa Sillanpään tukea, hankkeen aloittaminen olisi venynyt syksylle, vaikka löysinkin ja tutustuin materiaaleihin. Kaikkea uutta tuli paljon kerralla. Voinkin sanoa, että itse projektin aloituksen kanssa tulee, koko ajan uusia välillä pienempiä ja välillä isompia pulmia, joihin kyllä intranetistä löytyy vastauksia -jos vain osaa etsiä. Oikean tiedon löytäminen nopeasti saattaa olla haastavaa, sillä hakutoiminto ei toimi, niin kuin sen olettaisi. Joskus googlettamalla löytää ohjeita paremmin tai ainakin hakusanoja, joita käyttämällä sitten intrasta saattaa päästä oikean tiedon jäljille. Tämän takia jokaisella, joka lähtee projektipäälliköksi kannattaa olla – joku tuttu/ mentori, joka ohjaa ja muistuttaa, mitä pitää tehdä. Itselläni heitä oli onneksi useampiakin.

Kaiken edellä mainitun materiaalin läpikäymisen jälkeen perehdyin tarkemmin vielä hankkeen talouteen. Selvittelin raportointiaikataulut ja budjetin, huomioiden mahdolliset muutokset rahoituksen määrässä. Suunnittelin tarvittavat hankinnat hyödyntäen hankesuunnittelijan valmistelemaa tuntisuunnitelma-exceliä. Sovimme tiimin kesken työtunnit ja tehtävät, jotta jokaisella oli selkeä käsitys omasta roolistaan. Tässä kohtaa täytyy sanoa, että näiden rahoituskuvioiden kanssa hanketaloussuunnittelija Johanna Kokkonen auttoi minua todella paljon. Ilman häntä minulta olisi mennyt tuntikausia intranetin syövereissä pyörimiseen.

Perehdyin myös Reportronicin (Repo) käyttöön, joka on olennainen työkalu projektin hallinnassa. Repo mahdollisti projektin tärkeimpien toimintojen seuraamisen ja raportoinnin tehokkaasti. Lisäksi teimme yhteistyösopimukset hankekumppanien kanssa ja oikeuksiensiirtosopimukset. Järjestin Laurean sisäisen hankkeen aloituspalaverin, jossa kävimme läpi projektin tavoitteet ja aikataulut. Aloituspalaveriin kutsuttiin kaikki esihenkilöt ja TKI-päälliköt. Tämän jälkeen pääsimme teoriassa aloittamaan markkinoinnin suunnittelemisen, johon kuului mm. hankesivun tekeminen Repon avulla. Markkinointiosastolle annettiin myös tietoja, jotta viestintä voitiin aloittaa. Tutkimuspäällikkö Liisa Sillanpää auttoi minua paljon myös internetsivujen tekemisessä, kun itse ensin ”tuhlasin” jälleen aikaa intranetin syövereihin. Näillä toimilla pyrittiin varmistamaan, että hanke eteni mahdollisimman nopeasti tavoitteiden mukaisesti hitaasta aloituksesta huolimatta .

Koska päätös hankkeen läpimenosta tuli myöhään, myös markkinointiviestintä ja koulutusmateriaalin tekeminen viivästyi. Kuvittelimme alussa, että voisimme vain pyytää markkinointiosastoa järjestämään suoramainonnan, mutta jouduimmekin projektiryhmänä tekemään suurimman osan markkinointiviestinnästä itse syyslukukaudella 2023. Laurealla ei ollut valmista listaa aikaisempiin OPH:n turvallisuuskoulutuksiin osallistuneista henkilöistä tai muista, jotka olisivat voineet olla kiinnostuneita tästä mahdollisesta kurssista. He kuitenkin tekivät hienon mainosmateriaalin, jota me projektiryhmäläiset lähettelimme eteenpäin. Omilla kontakteilla oli iso merkitys. Aluksi tuntui, että osallistujien hankkiminen oli haastavaa, mutta lopulta saimme tarvittavan määrän osallistujia kasaan ja projekti pääsi käyntiin hienosti. Suurin osa kurssille ilmoittautuneista tuli itse tekemämme suoramainonnan kautta. Jokainen ryhmäläinen otti oman segmentin ja lähti etsimään internetistä henkilöitä, jotka voisivat olla kiinnostuneita oppilaitosturvallisuudesta. Opettajalehden mainos ja sosiaalinen media eivät odotuksista huolimatta toimineet niin hyvin kuin olisimme kuvitelleet.

Kurssin puoliväli ja tulevaisuuden näkymät

Nyt, puolivälissä kurssia, voin sanoa, että keskustelujen ja työpajojen kautta on tullut selväksi, kuinka suuri tarve riskienhallintamenetelmille ja kouluturvallisuuden kehittämiselle kouluissa on. Tämä kävi valitettavan konkreettisesti ilmi Vantaan Viertolan koulun ikävässä 2.4.2024 tapahtuneessa kouluampumisessa, joka tapahtui juuri ennen meidän opetuspäivää – jossa käsiteltiin väkivaltaa ja kiusaamista.

Projektimme on herättänyt laajaa kiinnostusta ja saanut runsaasti positiivista palautetta, mikä osoittaa, että olemme oikealla tiellä. Tästä on hyvä jatkaa kohti projektin toista puoliskoa entistä motivoituneempina ja tavoitteellisempina.

Projektipäällikön roolin vastaanottaminen on kehittänyt minua ammatillisesti paljon. OPH-hankkeissa työtunnit eivät ole niin sanotusti korvamerkittyjä, joten työn suunnittelu ja muuttaminen on paljon joustavampaa kuin muissa hankkeissa. Tehtävässä on silti ollut monia haasteita, ja varmasti niitä on edessäkin, mutta samalla se antaa myös paljon ja tekee tehtävästä mielenkiintoisen. Tämän takia voinkin lämpimästi suositella projektipäällikön roolia muillekin.

Kirjoittajatiedot:

Turvallisuusjohtamisen (YAMK) Tradenomi ja väitöskirjatutkija Timo Savolainen toimii Laurea-ammattikorkeakoulussa lehtorina. Hän opettaa turvallisuus- ja riskienhallinnan AMK-koulutuksessa mm. markkinointia liiketoiminnan jatkuvuuden varmistamista, turvallisuusjohtamista ja sekä toimii asiantuntijana erilaisissa turvallisuushankkeissa.