Työelämän muutosten kiihtyessä, on sen kehittäminen otettava osaksi työyhteisöjen työarkea. Työntekijät ovat jokaisen organisaation tärkein voimavara, joten heidän työnsä sujuvuudesta ja työhyvinvoinnistaan ei pelkästään kannata, vaan pitää huolehtia. Työhyvinvointimuotoilun perusteet -opintojakso tarjoaa tähän oivan mahdollisuuden, jolloin niin opiskelijat kuin työyhteisötkin voivat oppia ja luoda yhdessä jotain aivan uutta.

Työhyvinvointimuotoilun perusteet -opintojaksolla opitaan ja oivalletaan

Työhyvinvointimuotoilulla tarkoitetaan työhyvinvointiin vaikuttavien tekijöiden kehittämistä palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen. Laurea-ammattikorkeakoulun Työhyvinvointimuotoilun perusteet -opintojaksolla opiskelijat pääsevät harjoittelemaan palvelumuotoilun menetelmien ja työkalujen käyttöä työhyvinvoinnin kehittämisen kontekstissa. Opintojakso on tarkoitettu ylemmän ammattikorkeakoulun opiskelijoille. Se on viiden opintopisteen Canvas-oppimisympäristöön rakennettu opintokokonaisuus, jonka ovat suunnitelleen Työhyvinvointimuotoilu -palvelun projektipäällikkö Minna Pietikäinen ja työhyvinvointimuotoilija Jenna Pennanen. He toimivat myös opiskelijoiden ohjaajina kyseisellä opintojaksolla.

Tämä verkko-opinto suoritetaan itsenäisesti tehtäväpalautusten aikataulu huomioiden määräaikaan mennessä. Opiskelijalta vaaditaan itseohjautuvuutta ja erityistä kiinnostuneisuutta niin työhyvinvoinnin kehittämistä kuin palvelumuotoiluakin kohtaan, sillä opiskelijat tekevät opintojen aikana työelämälähtöisen ja työntekijäkeskeisen kehittämistyön hyödyntäen muotoilun menetelmiä. Työntekijäkeskeinen kehittäminen oivalluttaa kuulemaan ja osallistamaan työntekijöitä. Työntekijöiden tarpeiden ja motivaatiotekijöiden huomioiminen sekä työssä esiintyvien haasteiden ratkaiseminen luovat uutta oppia ja mahdollistavat työn sujuvuuden. (Forsman 2018.)

Opintojakson kehittämistyön tekemiseen opiskelija hankkii joko oman työpaikkansa työntekijöitä tai muita työelämässä olevia henkilöitä niin sanotuiksi kohdehenkilöiksi, jotka osallistuvat niin haastatteluihin kuin ideointiinkin. Opiskelijat kirjaavat ja kuvaavat tekemänsä kehittämistyön portfolion muotoon. Opiskelijoiden työhyvinvointimuotoiluosaamisen karttumisen lisäksi useat työyhteisöt hyötyvät kehittämistöiden loppupuolella muodostettavista ratkaisuista, jotka pureutuvat työntekijöiden kokemiin työarjen haasteisiin.

Työhyvinvointimuotoilun perusteet -opintojakson toteutuksia on nyt takana päin kaksi, ja kolmas toteutus alkoi nyt elokuussa 2024. Jokaisella toteutuksella on ollut miltei sata opiskelijaa. Toteutukset ovat saaneet hyvän vastaanoton ja opiskelijat ovat pääsääntöisesti antaneet hyvää palautetta opintojaksosta. Sen kerrottiin olevan opettavainen ja mieluinen, ja lisänneen ajatuksia työhyvinvoinnin merkityksestä ja sen kehittämisen keinoista. Opiskelijat ilmaisivat myös opinnon lisänneen heidän ajankäytönhallintaansa ja projektin johtamisen taitoja. (Kuvio 1.)

Opintojakso koostuu kolmesta moduulista

Opintojakson moduulit ovat:

1. Työhyvinvointi, työntekijäkeskeisyys ja muotoilu (1 op).
2. Työntekijäkokemus ja tiedon kiteyttäminen (2 op).
3. Työntekijäkokemuksesta ratkaisuihin (2 op)

Ensimmäisessä moduulissa käydään läpi työhyvinvointiin vaikuttavat tekijät ja sitä, miten niitä voidaan kehittää muotoilulla. On todettu, että työhyvinvointi on monen tekijän summa. Siihen vaikuttavat organisaation piirteet, johtamiskulttuuri, työyhteisöön liitettävät erinäiset seikat kuten työyhteisötaidot, vuorovaikutus ja ilmapiiri sekä itse työhön kuuluvat asiat kuten työprosessit, työn organisointi tai hallinnan tunne omassa työssään. Yksilötasolla myös terveys, fyysinen kunto, psykologinen pääoma ja asenteet vaikuttavat koettuun työhyvinvointiin. (Manka & Manka 2016.) Kehittämistyönsä alussa opiskelijat pääsevätkin valitsemaan omien mielenkiinnon kohteiden mukaan rajatumman työhyvinvoinnin osa-alueen, josta lähtevät hankkimaan lisätietoa valitsemiltaan kohdehenkilöiltä.

Toisen moduulin aikana opiskelijat muotoilevat haastattelukysymyksiä, toteuttavat 3–5 haastattelua ja analysoivat ja visualisoivat työntekijöiltä saamaansa kokemustietoa. Opiskelijoita ohjataan, miten muun muassa palvelumuotoilusta tuttuja työkaluja ja menetelmiä kuten empatiakarttaa, persoonakorttia tai työntekijäkokemuspolkua voi hyödyntää tiedon kiteyttämisessä.

Kolmannessa moduulissa ideoidaan työntekijöiden kanssa ratkaisua valittuun haasteeseen. Opiskelija luo suunnitelman ratkaisun käytäntöön viemiseksi ja oppii myös tarkastelemaan kriittisesti ratkaisun työntekijäkeskeisyyttä. Whitterin (2019) mukaan työntekijöiden kokemusten huomioiminen edistää jo sinänsä heidän kokemiaan vaikutusmahdollisuuksiaan omaa työtään ja sen kehittämistä kohtaan, joten on tärkeää, että opiskelija ymmärtää ja vie työntekijäkeskeistä kehittämistä organisaatioihin. Portfolio ohjaa opiskelijaa myös keräämään palautetta toiminnastaan kohdehenkilöiltä sekä reflektoimaan omaa oppimistaan jokaisessa muotoilun vaiheessa.

Työyhteisöjä haastaa hyvin samankaltaiset asiat

Käytännönläheisen kehittämistyön myötä opiskelijat saavat käsityksen, mikä juuri tällä hetkellä työelämässä haastaa ja millaiset tekijät vaikuttavat negatiivisesti työyhteisöihin ja työntekijöihin. Etenkin viime kevään (2024) toteutuksen kehittämistöissä toistuivat tietyt kehittämisen kohteet. Alasta tai maantieteellisestä alueesta riippumatta työyhteisöt kokevat:

• oman organisaationsa johdon olevan hyvin etäinen työntekijöille
• työn hallinnan olevan vaikeaa ja vaikutusmahdollisuutensa työhön vajavaisina
• työn määrän olevan suuri ja taukojen olevan olemattomia
• yhteenkuuluvuuden kadonneen osittain ainakin etätyömahdollisuuden lisääntymisen myötä
• saavansa aivan liian vähän palautetta

Tutkimukset tukevat näitä kehittämistöiden myötä löytyneitä havaintoja. Esimerkiksi Tampereen yliopiston ja Aalto-yliopiston tutkimuksen mukaan vuorovaikutuksen avoimuus johdon ja työntekijöiden välillä lisää hyvinvointia. Jos työntekijä koki saavansa äänensä kuuluville ja jos vuoropuhelu esihenkilön ja työntekijän välillä toimi, työntekijän työhyvinvointi oli keskimääräistä parempi. (Ahola, Eskelinen, Heikkilä-Tammi, Kuula, Larjovuori & Nuutinen 2018.) Voidaan siis todeta, että vaikutusmahdollisuudet, avoin toimintakulttuuri ja palveleva johtaminen tukevat ja jopa lisäävät työhyvinvointia työyhteisöissä.

Työstä kuormittuminen on toki normaalia, mutta juuri siitä syystä palautumiseen olisi panostettava, mielellään säännöllisesti. Psykologinen palautuminen tapahtuu, kun ihminen kokee voivansa jatkaa työtään kuormittumisen jälkeen. Palautumista täytyy tapahtua päivittäin, myös työpäivän aikana, sillä juuri ne kasvattavat voimavaroja. (Manka & Manka 2016.) Osa opiskelijoiden kehittämistöiden ratkaisuista olivatkin palautumiseen keskittyviä. He laativat yhdessä työyhteisöjen edustajien kanssa niin uusia taukoetikettejä ja huoneentauluja kuin yhteisesti tehtäviä yhteisöllisiä ja ohjattuja taukohetkiä. Monet kehittämistyöt lanseerasivat työyhteisöjen käytäntöön kasvokkain tapahtuvia temaattisia tai vapaamuotoisempia kohtaamishetkiä, tapahtumia ja tyhy-päiviä me-hengen ja yhteenkuuluvuuden tunteen kasvattamiseksi. Useita toimistoja ja työpisteitä tuunattiin viihtyisimmiksi ja ergonomisimmiksi, jotta etätyötä tekevätkin saataisiin houkuteltua työpaikoille useammin. Myös työhyvinvointilupaus oli toisella opintojakson toteutuksella useasti käytetty työkalu yhteisesti muotoillun tuotoksen ilmentämiseksi.

Kehittämistöiden myötä myös usean työyhteisön työprosesseja selkeytettiin ja työn organisointia hahmoteltiin uudelleen, jotta jokaisen olisi helpompi hallita työtään. Opiskelijat toteuttivat erilaisia visualisointeja mind mapien, blueprintien ja taulukoiden muodossa. Työn ja sen vaiheiden näkyväksi tekeminen saattaa jo sellaisenaan vaikuttaa positiivisesti työn määrän kokemukseen. Palautteenantoon kehitettiin myös erinäisiä konkreettisia ratkaisuja, niin pienempiä kuin suurempiakin. Se onkin erittäin hyödyllistä ja tärkeää, sillä työstä saadun palautteen myötä jokainen yksilö ja kokonaiset työyhteisöt voivat kokea tulleensa nähdyksi. Lisäksi palaute kasvattaa työn imua. (Sarkkinen 2017.) Ja sitähän me kaikki työelämän taitajat tarvitsemme. Eikö?

Lähteet

• Ahola, S., Eskelinen, J., Heikkilä-Tammi, K., Kuula, M., Larjovuori, R-L. & Nuutinen, S. 2018. Digisti työn imuun? Tutkimus työhyvinvoinnin ja tuottavuuden yhteydestä finassialan palveluyrityksessä. Aalto-yliopiston julkaisusarja CROSSOVER 8/2018.
• Forsman, A. 2018. Designing an employee experience concept by applying customer-centricity and service design -Case Terveystalo. YAMK-opinnäytetyö. Theseus.
• Manka, M-L.& Manka, M. 2016. Työhyvinvointi. Helsinki: Talentum Pro.
• Sarkkinen, M. 2017. Palaute on työelämän pienin suurin asia. Työterveyslaitos.
• Whitter, B. 2019. Employee Experience. Develop a happy, productive and supported workforce for exceptional individual and business performance. Kogan Page.