Kevät 2020 toi muutoksia niin organisaatioiden toimintaan kuin yksittäisten työntekijöiden työhön. Monien muiden tavoin Urbaania kasvua Vantaa -hankkeen toimijaorganisaatiot siirtyivät etätöihin ja yhteiskehittäminen muuttui etänä tapahtuvaksi. Miten hankkeessa onnistuttiin luomaan vaikuttavaa ja tuloksellista yhteistyötä etänä? Ja miten voidaan edelleen kehittyä siinä?
Fasilitointivalmennuksiin erikoistunut Grape People järjesti elokuun 2020 lopussa webinaarin, jonka teemana oli etätyö ja vaikuttava vuorovaikutus. Webinaarissa käytiin läpi fasilitoivaa johtamista etätyöskentelyssä, ja siihen liittyen osallistamista, läsnäolon esteitä, tulosten visualisointia ja vaikuttavuutta. Webinaarin asiantuntija, fasilitaattori Joonas Rajannon mukaan niin etänä kuin kasvotusten tapahtuvassa kohtaamisessa ja työskentelyssä on samanlaiset tavoitteet. Molemmissa tapauksissa pyritään rakentamaan vaikuttavaa vuorovaikutusta toimijoiden kesken, yhdistämään eri ammattilaisten osaamista ja sitä kautta pääsemään parempiin tuloksiin. Lisäksi pyritään luomaan suotuisat olosuhteet toimiville tiimeille ja samalla uudistuvalle organisaatiolle. (Grape People 2020.) Kuten Rajantokin webinaarissa totesi, aina näiden tavoitteiden saavuttaminen ei onnistu kasvotustenkaan, saati sitten etänä.
Ennen koronaa Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa oli ollut yhteisiä projektitapaamisia parin viikon välein muutaman tunnin sessioissa. Etätyöhön siirryttäessä kokoukset vaihtuivat viikoittaisiin, reilun tunnin mittaisiin Teams-tapaamisiin, joiden asialista oli aluksi hieman hukassa. Lisäksi hankepäällikön vaihtuminen ja hankkeen sisäisen uuden toimintakauden alkaminen vaikuttivat kaikki osaltaan siihen, että uusia työskentelytapoja piti kehittää ja omaksua nopeasti.
Kun monitoimijainen hankeorganisaatio siirtyy verkkoon, vaarana ovat puuduttavat kokoukset, joista jälkikäteen ajateltuna ei ole jäänyt mitään konkreettista lopputulemaa. ”Mistä me oikeastaan puhuttiin, päätettiinkö jotain, miten nyt edetään?” Mitä suuremmaksi kokouksen osallistujamäärä kasvaa, sitä helpommin osa jättäytyy taka-alalle kuuntelijaksi. Ison ryhmän etäkokouksessa voi tulla tunne, ettei kukaan ole kunnolla läsnä tai osallistu keskusteluun ja asioiden eteenpäin viemiseen. Ilman videokuvaa oleva palaveri mahdollistaa entisestään taka-alalle jättäytymisen.
Huonosti johdettujen etätilaisuuksien hintana Rajannon mukaan on, ettei riittävää kohtaamista synny, jolloin myös ideat jäävät syntymättä ja kaikkien osaaminen hyödyntämättä. Ei synny keskustelua, päätöksiä eikä toimenpiteitä. Junnataan paikallaan, eikä kehitytä. (Grape People 2020.)
Tämän hetkinen maailmantilanne näyttää siltä, että etätöitä jatketaan vielä pitkään. Toimintaa ja tekemisen tapoja on siis muutettava ja sopeutettava pitkäjänteisemmin. Rajanto totesi webinaarissa osuvasti, että jokainen työntekijä haluaa olla osa toimivaa ja hyvinvoivaa tiimiä ja siksi uudistuminen on tärkeää. Jokaisen on kehitettävä vuorovaikutustaitojaan etätyöskentelyn onnistumiseksi. Tämä ei koske vain osallistujia vaan myös vetäjiä, oli kyse sitten yksittäisestä tapaamisesta, laajasta koulutuksesta tai monialaisesta hankeorganisaatiosta. Tilaisuuksien vetäjien täytyy panostaa etätilaisuuden suunnitteluun, informointiin ja toteutukseen (Grape People 2020). Alla on käyty läpi muutamia käytännön asioita, joilla fasilitoija pystyy parantamaan vuorovaikutusta etätapaamisissa ja siten luomaan onnistuneen tilaisuuden.
Selkeytä tavoite, roolit ja olosuhteet
Vaikka ollaan etänä, tietyt perusasiat eivät Rajannon mukaan ole muuttuneet. Ne itse asiassa korostuvat entisestään. Tapaamisen järjestäjän tulee selkeyttää tilaisuuden tavoite ja luonne sekä osallistujien roolit. Lisäksi tulee luoda turvalliset ja innostavat olosuhteet, joissa on helppo ja hyvä työskennellä. Hyvillä olosuhteilla ja jaetulla ymmärryksellä on merkitystä siinä, miten osallistuja kokee osallistumisensa ja sen hyödyt. (Grape People 2020.)
Reilut puoli vuotta etänä hanketyötä tehneenä huomaa, että työskentelytavat ovat muuttuneet. Jos koko työpäivä vierähtää Teams-palavereissa, niiden sisällölle ja niihin valmistautumiselle antaa enemmän aikaa ja arvoa. Myös asioiden sanoittamisella on suuri merkitys. Vaikka välillä turhauttaa pyörittää samoja asioita uudelleen ja uudelleen, on pitkäjänteisellä keskustelulla tärkeä merkitys niin omassa toiminnassa kuin yhteisessä päämäärän tavoittelussa. Toki toisinaan tarvitaan myös nopeaa ja ketterää, kokeilumaisempaa työskentelyä, mutta senkin pohjana on yhteinen ymmärrys taustatekijöistä.
Tilaisuuden luonteen selkeyttämisellä on suuri merkitys osallistujan innostamisen ja asennoitumisen kannalta. Laaja hanke koostuu monista työpaketeista ja päällekkäisistä työvaiheista. Tällöin on tärkeää pitää kirkkaana mielessä, mitä ollaan juuri kyseisessä kohdassa tekemässä. Ollaanko nyt luomassa ja innovoimassa uutta, analysoidaanko jo tehtyä vai informoidaanko tilanteiden etenemisestä? Ja ennen kaikkea: mihin kohtaan hanketta tämä asia liittyy ja mihin muihin osioihin se kiinnittyy? Selkeyttäminen auttaa myös työskentelymenetelmien valinnassa.
Hanketoimijoiden työnjako ja roolitus on järkevää, mutta ajoittain myös haastavaa yhteiskehittämisen periaattein toimivassa hankkeessa. On hyvä, että kaikki hanketoimijat ovat tietoisia laajan hankkeen etenemisestä, jottei oma näkökulma rajautuisi liian kapeaksi. Toisaalta tiedon määrä on valtava ja asiat muuttuvat todella nopeaan tahtiin, joten perässä pysyminen on välillä haastavaa. Tähän auttaa selkeästi tietyin aikavälein pidettävä kaikkien yhteinen hanketapaaminen, jossa käsitellään hankkeen sen hetkiset kuulumiset ja eteneminen. Näin kaikki saavat tiiviin tilannekatsauksen hankkeen toiminnasta ja etenemisestä.
Etäkohtaamisessa on tärkeää huomioida erilaiset yksilöt ja persoonat. Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa on toimijoita useista erilaisista organisaatioista, joilla kaikilla on omat kulttuurinsa ja toimintatapansa. Tähän lisättynä jokaisen oma persoona, osaaminen ja esimerkiksi reagointitavat syntyy rikas toimijakunta. Hankkeesta voi löytyä introverttiä ja ekstroverttiä, ideanikkaria ja käytännönläheistä toteuttajaa, dokumentoivaa tekijää, visuaalista taitajaa, kysymysten esittäjää ja kuuntelijaa. Kun ollaan tietoisia ihmisten osaamisista, vahvuuksista sekä tavoista toimia ja vuorovaikuttaa, syntyy arvostusta ja arvostus taas lisää luottamusta (Vilkman 2020).
Väistämättömät etäyhteyksien kuormittamat väärinymmärrykset ja ristiriidat on tärkeää ratkaista ja päästä niistä eteenpäin. Yhteiset pelisäännöt esimerkiksi kokouskäytänteistä onkin hyvä luoda jo alussa, jotta kaikilla on turvallinen olo ja selkeä käsitys toimintatavoista. Pelisääntöjen pointti ei kuitenkaan ole siinä, että täytyy olla lisää sääntöjä, vaan siinä, että käydään yhdessä keskustelua odotuksista, toimintatavoista ja hyvistä käytännöistä (Vilkman 2020). Kannattaa siis kysyä yleisesti ”Miten voimme varmistaa, että yhteistyömme sujuu mahdollisimman hyvin myös etäyhteyden kautta?”.
Vuorovaikutuksen avaimet: viritä, etene ja dokumentoi
Etätapaamisten onnistunutta vuorovaikutusta voi edesauttaa virittäytymisellä, selkeällä etenemisellä ja tarkalla dokumentoinnilla. Tilaisuuden voi aloittaa rennommalla kohtaamisella, jolle on varattu selkeä aika ja syöte, kuten valmis puheenaihe, johon jokainen voi osallistua. Kun päästään itse työskentelyn pariin, tulee tilaisuutta vetävän henkilön ohjata ryhmän ajattelua ongelman selkeyttämisestä ja määrittelystä ratkaisujen ideointiin ja ryhmittelyyn. (Grape People 2020.)
Rennolla aloituksella luodaan yhteishenkeä ja osallistetaan kaikki jakamaan ajatuksiaan. Kick off –tapaamisessa aloitimme kahden päivän uurastuksen tutustumalla toisiimme, sillä hankkeeseen oli alkuvuoden jälkeen tullut paljon uusia kasvoja mukaan. Jokainen sai vuorollaan kertoa tarinan omasta nimestään sekä mistä päin Suomea on kotoisin tai minne kokee kuuluvansa. Samantyyppisen esittelyn pystyy tekemään myös etänä. Toinen hyvä aloitus voisi olla kysyä osallistujilta ”Mitä sulle kuuluu ihmisenä?”.
Varsinaiseen työskentelyvaiheeseen on olemassa paljon erilaisia menetelmiä, jotka auttavat ja ryhdittävät etenemistä. Yksi työskentelytapa on Me-We-Us-ajattelu, jossa ensin ideoidaan yksin (Me), sitten pienryhmissä (We) ja lopuksi koko ryhmän kanssa keskustellen (Us). Menetelmästä voi lukea lisää Ideapakan sivuilta. Muita hyviä ideointimenetelmiä löytyy esimerkiksi Blink Helsingin sivuilta. Myös Sitran Erätauko-menetelmä on kokeilemisen arvoinen.
Virittäytymisen ja selkeän etenemisen lisäksi kolmas tärkeä asia on dokumentaatio, jolla yhteistä ajattelua tehdään näkyväksi. Esitettyjen ideoiden, ratkaisujen ja muiden kommenttien kirjaaminen kaikkien nähtäville on ensiarvoisen tärkeää. Se helpottaa asioiden muistamista ja ideoiden jatkotyöstämistä sekä uusien ideoiden esilletuomista. Hyvin dokumentoidun tilaisuuden tuloksiin on helppo palata seuraavilla kerroilla. (Grape People 2020.)
Dokumentointi, visualisointi ja oikeanlaiset viestintävälineet vievät toimintaa eteenpäin. Informatiivinen kokous tai ideointityöpaja ei tuota tulosta, jos tieto jää vain ”ajatuksen asteelle”. Hyviä dokumentoinnin, visualisoinnin ja viestinnän keinoja ovat esimerkiksi kokousmuistiot, tehtävälistat, Twitter-vastuuvuorot, monikymmensivuisen hankesopimuksen avaus visuaaliseen muotoon ja hankkeen yhteinen sekä toimijoiden omat WhatsApp-ryhmät. Kaikki keinot ovat sallittuja ja käytössä yhteiskehittämisen hankkeessa. Toisaalta tulee muistaa myös kohtuullisuus kaikessa. Jos erilaisia viestintävälineitä ja dokumentaatiomenetelmiä on liikaa, voi pääviesti hukkua tietotulvaan. Tässäkin auttavat yhteiset pelisäännöt siitä, mitä tietoja tallennetaan ja jaetaan missäkin kanavassa ja kenen toimesta.
Lisää luovuutta ja virtuaalisten sermien yli huutelua
Sisällöllisten seikkojen ja toteutustapojen lisäksi tulee muistaa huolehtia teknisestä toteutuksesta. Teknisten esteiden raivaaminen on tärkeää, jotta yhteistyö on sujuvaa ja kaikki voivat osallistua. Työkalujen käyttöä eri alustoilla voi ja kannattaa harjoitella etukäteen ja kysyä apua kokeneemmilta – mieluummin etukäteen. Tekniikan kanssa kannattaa aina olla suunnitelma b, oli kyse sitten esitystavasta, esittäjästä tai palvelualustasta.
Kun tekniset esteet on raivattu ja pelisäännöt sekä yhteinen suunta ovat selvillä, on helpompi tehdä työtä, joka ohjaa toimintaa kohti oikeita tuloksia. Erityisesti yhteiskehittämisen hankkeissa selkeät toimintatavat ja pelisäännöt auttavat yksilöitä ja tiimejä toimimaan itseohjautuvasti. Ajantasainen tieto hankkeen etenemisestä ja suuntaviivoista estää päällekkäisen tai turhan työn tekemistä, ja samalla mahdollistaa luovuuden ja ongelmanratkaisukyvyn käytön. Kun kaikilla on sama tahtotila ja käsitys hankkeesta, sen toiminnoista ja tavoitteista, on helpompi innostua ja antaa parastaan. Yhteiskehittämisen hankkeessamme on kehitytty näissäkin asioissa paljon viimeisen reilun puolen vuoden aikana, ja lisää opitaan koko ajan.
Lopuksi vielä kaksi lukuvinkkiä. Metropolia Ammattikorkeakoulun Hiiltä ja timanttia -blogissa on hyvä vinkkilista virtuaalifasilitoinnissa muistettaviin asioihin. Esimerkiksi työergonomia ja tauot työskentelyssä ovat yhtä tärkeitä kuin toimiva tekniikka ja selkeä roolitus. Ulla Vilkmanin 32 vinkkiä yhteisöllisyyteen on etäjohtamisen opas, joka antaa vinkkejä tiimihengen rakentamiseen ja ylläpitämiseen hajautetussa työyhteisössä. Urbaania kasvua Vantaa -hankkeessa aiotaan tulevaisuudessa kokeilla ainakin supersankarikortteja, Dream Boardia sekä virtuaalista sermien yli huutelua pikaviestikeskusteluilla.
Kuva 1: Vaikuttavan vuorovaikutuksen avaimia etähanketyössä. (Honkonen 2020)
Kirjoittaja työskentelee projektityöntekijänä Urbaania kasvua Vantaa –hankkeessa, jossa pohditaan jatkuvan oppimiseen, oppimiseen innostamiseen ja oman osaamistason nostamiseen liittyviä kysymyksiä. Hankkeen tavoitteena on löytää ratkaisuja vantaalaisen työvoiman (niin työssä käyvien kuin työttömien) osaamiseen kehittämiseen sekä tukea vantaalaisten yritysten kehitystä digitalisaation ja automatisaation aikakaudella.
Lähteet:
