OMA OTE -hankkeessa olemme kokeilleet vuoden 2021 aikana erilaisia etsivän toiminnan tapoja. Keväällä lähestyimme opinnoissaan viivästyneitä opiskelijoita tekstiviestillä (ks. Martikainen, Nykänen, Mäkelä & Aho 2021), minkä toistimme myös syksyllä. Kesällä taas kokeilimme personoitua sähköpostiviestiä (ks. Nykänen, Pyykkö, Viitala & Martikainen 2022).
Kuva: Karolina Graowska / Pexels
Tässä artikkelissa kerromme syksyn kokeiluista, jolloin tavoittelimme opiskelijoita puhelimitse ja Teamsillä. Teimme otannan opintojen edistymiseen perustuvan aineiston perusteella, johon valikoitui 80 opiskelijaa, joiden tilannetta lähdettiin selvittämään ja tavoittelemaan, mikäli opintojen etenemisessä näyttäytyi edelleen ongelmia. Puhelimeen tartuttiin yhteissuunnitteluun perustuen. Toteutustavan tarkensi kuitenkin jokainen kontaktoija itse, jotta näistä kokemuksista voitaisiin oppia. Etsivää toimintaa tehtiin Laurean monitoimijaisen ohjauspalvelun Poikkeamon nimissä (ks. Akiola, Martikainen & Niemi 2021).
Marjutin kokemuksia kontaktoinnista ja ohjauksesta
Poikkeamossa toimiva koordinaattori Marjut pohjusti kontaktointia ensin tarkastamalla opiskelijoiden HOPSien tilanteet ja viimeisimmät opintosuoritukset. Sen jälkeen hän lähetti tekstiviestin niille opiskelijoille, joilla ei ollut suorituksia tänä syksynä. Tekstiviestin sisältö oli personoitu, ja siinä pyydettiin opiskelijalta lupaa soittoon opiskelijalle sopivana aikana. Puolet vastasi samana päivänä tekstiviestiin ja hyväksyi kontaktoinnin puhelimitse ilman aikatoivetta.
Kaikki opiskelijat olivat iloisia ja hiukan yllättyneitä yhteydenotosta. Marjut esitteli itsensä ja kertoi, että osa Poikkeamon toimijoista kontaktoi opiskelijoita, joilla opiskelut ovat hyvällä mallilla, mutta suorituksia ei ole tullut viime aikoina. Korona-aika on mahdollisesti hankaloittanut opiskelun kulkua ja sen tähden päätettiin lähestyä opiskelijoita ja kysyä, voimmeko olla avuksi.
Puheluista selvisi, että monella oli menossa juuri pitkä harjoittelu ja joitain opintoja harjoittelun ohella, joten suoritusmerkinnät olivat vasta tulossa. Puheluissa keskusteltiin lisäksi mm. opinnäytetyön tekemisen mahdollisuudesta nykyisessä harjoittelupaikassa. Eräällä opiskelijalla taas oli vaikeuksia löytää harjoittelupaikkaa, missä soittaja pystyi neuvomaan.
Kahdella opiskelijalla ei ollut suorituksia vuonna 2021, ja heille puhelu oli todella tarpeellinen opintojen edistymisen varmistamiseksi. Toinen heistä kaipasi lukitukea, ja sovittiin, että hän ottaa yhteyttä erityisopettajaan. Opinnäytetyön tekemisen aloittamista pohdittiin molempien kanssa ja sovittiin, että he selvittäisivät, voisivatko tehdä opinnäytetyön nykyiseen työpaikkaansa. Myös vaihtoehtoisista opinnäytetyön teon tavoista sekä työn opinnollistamisesta keskusteltiin. Puheluiden lopuksi kerrattiin vielä yhdessä, mitä toimenpiteitä opiskelijan pitää tehdä seuraavaksi, jotta asiat jälleen edistyisivät.
Katjan kokemuksia kontaktoinnista ja ohjauksesta
Poikkeamon opettajatuutori Katja lähti tavoittelemaan opiskelijoita sähköpostitse, Teams-viesteillä ja puhelimitse. Sähköpostia hän lähetti sekä opiskelijan Laurea-osoitteeseen että henkilökohtaiseen osoitteeseen, ja näistä viesteistä parhaimmin opiskelijan tavoitti henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetty viesti. Viestin hän muotoili niin, että siitä ilmeni selkeästi, että opiskelijan tilanteeseen on paneuduttu. Viestissä viitattiin Korona-ajan haasteellisuuteen ja tarjottiin suoraa tukea kertomalla, että ohjaajalla voi olla “montakin hyvää ässää hihassa opintojen eteenpäinviemiseksi “, jos siihen on tarvetta ja ehdotettiin Teams-tapaamista.
Moni opiskelija vastasi viestiin nopeasti ja Teams-tapaaminen saatiin sovituksi. Osa ohjauksista oli kertaluonteisia kestäen tunnin, osa ohjauksista oli jatkuvaluonteisia sisältäen kolme ohjauskertaa. Ennen jokaista tapaamista Katja tutustui opiskelijan HOPSiin saadaakseen lähtötilanteesta kokonaiskuvaa ja mahdollistaakseen kohtaamisen, jossa opiskelijalle tulisi tunne, että hänen asiaansa on paneuduttu jo alkumetreillä. Kaikki ohjauskerrat toteutuivat Teamsissa kameran ollessa päällä. Teamsissa opiskelija jakoi näyttöään. Näin ohjaavan opettajan oli helppo nähdä, miten opiskelija toimii, mitä tietää ja osaa ja mitä löytää HOPSiltaan. Lukemisen ja kirjoittamisen haasteisiin vastattiin mm. niin, että tehtiin yhdessä sähköpostiviesti erityisopettajalle tuen saamiseksi.
Sekä Katjalla että opiskelijalla oli tapaamisissa kamera päällä, mikä teki tapaamisesta henkilökohtaisemman. Ohjauksen näkökulmasta oli tärkeää nähdä opiskelijan ilmeet ja eleet, joiden merkitys on ilmeinen vaikkapa keskustellessa jaksamisesta, motivaatiosta tai keskenjääneiden tehtävien luonteesta.
Tapaamisessa pyrittiin saamaan konkreettisia asioita aikaiseksi, esimerkiksi lähetettyä sähköpostia, jolloin opiskelijan mahdollinen “jumitilanne” lähti purkautumaan toiminnaksi. Katjan mielestä konkreettiset toimenpiteet auttavat enemmän kuin pelkkä toiminnan suunnittelu. On tärkeää, että opiskelijan asiat edistyivät jo tapaamisen aikana. Esimerkiksi keskeneräisiä tehtäviä käsiteltiin niin, että etsittiin kyseisen opintojakson vastuuopettaja ja lähetettiin opettajalle ohjauksen aikana sähköposti. Seuraavat askeleet jäivät opiskelijan vastuulle, mutta niiden hoitamiselle asetettiin aikaraja.
Keskusteluissa ja ratkaisujen hakemisissa oli monenlaisia aiheita, esimerkiksi opintojen suorittaminen näyttöinä, joka ei ollut kovin monelle tuttua. Lisäksi puhuttiin mm. kirjallisten tehtävien vaihtoehtoisista tekotavoista, esimerkiksi videomuotoisesti. Näistä kysyttiin vaihtoehtoja opintojakson opettajalta.
Yleisenä havaintona Katja huomasi, että monella HOPS oli melko sekaisin. Näitä siivottiin heti ohjauksen yhteydessä, jotta opiskelijan tilanne näyttäisi hänen omiin silmiinsä selkeämmältä. Tästä tuli välitön kiitospalaute. Ohjaustuokioissa pohdittiin myös opintovalintoja, harjoittelupaikkojen etsimiseen liittyviä haasteita, yksinjäämisen tunteita sekä keskusteltiin muutoinkin henkilökohtaisen elämän haasteista. Opiskelijan luvalla Katja otti tarvittaessa yhteyttä joko opettajatuutoriin tai muuhun Laurean tukiverkoston henkilöön sen mukaan, kuka oli sopivin tukemaan opiskelijan polkua eteenpäin.
Kertaluontoinen ohjeistaminen ei vie opiskelijan tilannetta eteenpäin
Kuvatuissa tilanteissa ohjaustuki oli ensiarvoisen tärkeää. On tärkeä huomioida jatkossakin, että kohderyhmäläisillä esiintyi toiminnanohjauksessa merkittäviä puutteita väsymykseen, jaksamattomuuteen ja elämänhallintahaasteisiin liittyen. Näissä ohjauksissa edettiin “kädestä pitäen” ja tehtiin yhdessä joitakin tehtäviä loppuun “käynnistämistukena”.
Tässä yhteydessä todettakoon, että vahvaa tukea edellyttävät opintojen keskeytymisuhan alla olevat opiskelijat eivät pärjää pelkillä annetuilla ohjeilla. He tarvitsevat konkreettista apua ja tukea sekä kaikkineen Laurean moniammatillista tukea, jota Laurean opintoja ja hyvinvointia edistävät palvelut tarjoavat. Tärkeää tässä on nivelvaiheen tiedonsiirto ja informointi toimenpiteistä opiskelijaa jatkossa tukeville ammattilaisille kuten opettajatuutorille ja opintopäällikölle. Opiskelijan luvalla tietoa voidaan välittää suuntaan ja toiseen. Jatkossa voidaan selvittää myös mahdollisuuksia Poikkeamossa tehtyjen opintoihin liittyvien ohjaustoimien ja tarpeiden kirjaamisesta opiskelijatietojärjestelmä Peppiin.
Puheluilla positiivinen vastaanotto
Katja sai yhteyden kymmeneen opiskelijaan, joista seitsemän kanssa hän tapasi Teamsissa ja kahden kanssa sovittiin tapaaminen kasvokkain. Tapaamisissa kiiteltiin siitä, että pidetään huolta ja otetaan yhteyttä opiskelijoihin.
Marjut lähetti tekstiviestin 21 opiskelijalle, joista 11 hyväksyi lähestymisen puhelimitse. Vain kahdella näistä yhdestätoista oli todellisia haasteita opintojen edistymisessä. Muiden kanssa keskusteltiin yleisesti kuulumisista. Kaikissa puheluissa kiiteltiin yhteydenotosta ja huolenpidosta. Vastaanotto oli siis positiivinen, mutta yhdeksän tekstiviestin vastaanottajaa ei reagoinut viestiin mitenkään ja heidän tilanteensa jäi avoimeksi.
Toiminnan jatkuessa huomioitavaa
Puheluita soitettaessa on tärkeää päästä yhteisymmärrykseen opiskelijan kanssa jo puhelun alkuvaiheessa. Opiskelijan tulee saada selkeä käsitys siitä, kuka hänelle soittaa ja miksi häneen otetaan yhteyttä. Puhelun aikana on hyvä saada opiskelija kertomaan tilanteestaan heti puhelun alussa, jotta päästään keskittymään opiskelijaan ja hänen asioihinsa mahdollisimman hyvin. Puhelun voi esittää opiskelijalle vaivattomana keinona päästä kiinni opintoihin ja saada asioitaan eteenpäin.
Pohdimme, että opiskelijalle voi tuntua luontevammalta, että esimerkiksi oman koulutusalan lehtori lähestyy häntä: tämän ensikontaktin jälkeen opiskelijan voi ohjata tarvittaessa eteenpäin esimerkiksi opintopsykologille tai erityisopettajalle. Toisaalta samaan aikaan on tärkeää, että kehitämme käytänteitä, joilla tukipalvelut voivat olla ohjaustoiminnan tukena, sillä opettajatuutoreilla ei aina ole aika etsivään toimintaan. Kuka tahansa opiskelijaan ottaakaan yhteyttä, niin tärkeintä olisi, että puhelun aikana tapahtuisi jonkinlainen nytkähdys eteenpäin.
Toimintamalleja jatkossa kehitettäessä on sovittava siitä, seurataanko tavoitettujen opiskelijoiden tilannetta ja miten tätä tehdään. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi sopia opiskelijan kanssa yksilöllinen ajankohta seurannalle tai ottaa opiskelijaan uudestaan yhteyttä esimerkiksi kolmen kuukauden välein.
Tarpeen on miettiä, miten datan avulla voitaisiin tunnistaa paremmin opiskelun kriittisiin kohtiin liittyviä haasteita. Näitä ovat esimerkiksi harjoittelu ja opinnäytetyö sekä ruotsin kielen opintojen aloittaminen sekä läpäisy. Tarpeen olisi myös miettiä näihin haasteisiin soveltuvat interventiot.
Huomiota tulisi kiinnittää niihin opiskelijoihin, joita ei tavoiteta. Voisiko Poikkeamo pyytää näiden kohdalla opettajaa ottamaan yhteyttä? On mahdollista, että opiskelija vastaa itselleen tutun ohjaajan yhteydenottopyyntöön.
Lähteet:
