Näin koronaviruksen aikoihin etänä työskentely ja opiskelu haastavat meidät ihmisinä, koska meissä on sisäänrakennettu tarve olla yhteydessä muihin. Verkkotapaamisten videoyhteys mahdollistaa nähdyksi ja kuulluksi tulemisen. Tarjoamme tässä artikkelissa vinkkejä verkkotapaamisen suunnitteluun ja toteutukseen.
Verkkotapaamiset voivat olla ohjaustuokioita, miniluentoja, tehtävien purkutilaisuuksia, tiimikokouksia tai keskustelusessioita. Verkkotapaaminen mahdollistaa reaaliaikaisen vuorovaikutuksen opiskelijaryhmän sisällä ja sitä kautta yhteisen tiedonrakentelun sekä jaetun asiantuntijuuden. Se on myös vahva ohjauksen työkalu. Opiskelijalle verkkotapaaminen tarjoaa väylän kohdata opettaja, ryhmän muut opiskelijat ja työelämäkumppanit reaaliaikaisesti. Tästä artikkelista löydät vinkkejä onnistuneen verkkotapaamisen suunnitteluun ja toteutukseen.
Verkkotapaamisen suunnittelu
Määrittele kullekin verkkotapaamiselle konkreettinen tavoite, joka sanelee sen toteutustavan. Se voi olla esimerkiksi opintojakson esittely, tehtävänannon antaminen, miniluento, opiskelijoiden tekemien tehtävien/hankkeen esittely, palautekeskustelu, tiimikokous, opinnäytetyön ohjaus jne.
Kerro opiskelijalle etukäteen kunkin verkkotapaamisen tavoitteet ja sisältö. Tämä lisää heidän sitoutumistaan osallistua siihen.
Mieti, kuinka voisit tehdä verkkotapaamisesta mahdollisimman vuorovaikutteisen. Opiskelijoiden jakaminen pienryhmiin on usein toimiva käytäntö. Opiskelijat pitävät pienryhmissä työskentelystä, koska heillä on sellaisessa suurempi mahdollisuus vaikuttaa keskustelun sisältöön. Joukkoon kuulumisen tunne on myös vahvempi – opiskelija ei ole vain yksi kasvo osallistujien meressä – ja osallistumisen kynnys keskusteluun on myös matalampi kuin koko opiskelijajoukon kattavassa keskustelussa. Esimerkiksi Zoom -verkkokokoustyökalun avulla voit jakaa opiskelijat kätevästi pienryhmiin, joiden suositeltu koko on 3-4 opiskelijaa per ryhmä. Pienryhmäkeskusteluja ei tarvitse aina purkaa yhdessä. Osallistujien aktivointiin voit käyttää verkkokokoustyövälineen omia kysely- ja ideointityökaluja tai voit jakaa tapaamisessa linkin jossakin muussa alustassa aiemmin valmiiksi tekemääsi kyselyyn, äänestykseen tai viestiseinään.
Verkkotapaamisissa voit myös hyödyntää käänteisen opetuksen menetelmää: ohjeista opiskelijoita perehtymään etukäteen tilaisuuden aiheeseen niin, että he pystyvät keskustelemaan siitä ja/tai työstämään siihen liittyviä tehtäviä pienryhmissä. Voit esimerkiksi antaa opiskelijoille tehtäväksi asettaa kysymyksiä opiskeltavasta aineistosta, mikä auttaa heitä prosessoimaan uutta tietoa. Mikäli haluat sisällyttää tapaamiseen miniluennon tai tietoiskun, huolehdithan siitä, että mahdollisille kysymyksille ja keskusteluille jää riittävästi aikaa.
Vinkkejä verkkotapaamisen valmisteluun ja toteutukseen
Ennen tapaamista
Säädä ennen tapaamista verkkokokoushuoneen asetukset halutulle tasolle ja anna tarvittaessa muille opettajille oikeudet huoneeseen. Ilmoita opiskelijoille oppimisalustalla tai sähköpostilla tapaamishuoneen osoite ja ajankohta. Ilmoita myös, jos osallistuminen on opinnon kannalta pakollista.
Tiedota etukäteen, jos tilaisuus nauhoitetaan. Kerro nauhoittamisesta myös tilaisuuden alussa. Kerro, miten tallennetta käytetään ja mistä se löytyy. Ilman lupaa videomateriaalia ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen, esimerkiksi markkinointiin tai jakaa muille kuin opintoihin osallistuville. Mikäli opiskelija ei halua kuvaansa tallenteeseen, ohjeista häntä osallistumaan äänen tai chatin välityksellä ja huomioimaan, että ääni tallentuu nauhoitteelle.
Ulkopuolisilta luennoitsijoilta tulee pyytää asianmukainen videointilupa. Kuvauslupa pyydetään myös opiskelijoilta silloin, kun esimerkiksi tiimien esityksiä videoidaan kehittämishankkeiden yhteydessä. Mikäli tapaamiseen osallistuu Laurean ulkopuolisia henkilöitä, järjestä heille etukäteen mahdollisuus testata verkkotapaamiseen liittymistä.
Tapaamisen aikana
Kiteytimme onnistuneen verkkotapaamisen kahdeksaan askeleeseen: 1) Tervehdi ja kiitä, 2) Sovi pelisäännöt, 3) Käytä videota, 4) Jaa puheenvuoroja, 5) Valitse osallistujat, 6) Aktivoi osallistujat, 7) Kierrä ryhmissä ja 8) Kutsu vierailijoita. Askeleet on esitelty Kuviossa 1.
Kuvio1. Verkkotapaamisen aikana
Huomioi verkkotapaamisen alussa osallistujat tervehtimällä ja esittäytymällä. Jos ryhmä on pieni, kannattaa puhutella jokaista henkilökohtaisesti. Voit esimerkiksi pyytää jokaista antamaan ääninäytteen tai kysellä ajankohtaiset kuulumiset. Kun tapaat opiskelijat ensimmäistä kertaa verkossa, sovi pelisäännöistä eli puheenvuorojen pyytämisen tavasta, chatin käytöstä ja nauhoittamisesta. Kiitä tapaamisen lopussa sekä esittäjiä että kaikkia osallistujia.
Videokamerat voivat olla auki tilaisuuden alussa, mutta ne kannattaa sulkea varsinkin, jos osallistujia on paljon. Mikäli verkkoyhteys on hyvä, on suositeltavaa, että esittäjänä pidät oman kamerasi auki koko session ajan. Videokuva lisää läsnäolon tuntua ja välittää ilmeitä ja eleitä. Monet tutkijat kuten neurotieteilijä Diana Kerr ovat osoittaneet katsekontaktin voiman. Sillä voi olla toiseen ihmiseen rauhoittava vaikutus, koska sen on todettu lisäävän dopamiinin määrää aivoissa ja vähentävän stressihormonin tuotantoa. Voit asettaa videokuvaasi taustakuvan tai sumentaa taustan, mikäli et halua näyttää missä tilassa olet.
Mikrofonit pitää olla suljettuina silloin, kun ei ole omaa puheenvuoroa. Tämä ehkäisee äänen kiertoa ja häiritsevien taustaäänien välittymistä tapaamiseen. Tapaamishuoneen omistajana (host) voit tarvittaessa sulkea mikrofoneja. Rohkaise kuitenkin opiskelijoita osallistumaan keskusteluun myös puhumalla, jos aikaa on riittävästi.
Tapaamiseen on turvallista osallistua, kun verkkokokoushuoneeseen pääsevät vain ne henkilöt, joille tilaisuus on tarkoitettu. Tämä on mahdollista, kun säädät verkkokokoushuoneen asetuksia tai poistat ulkopuoliset tai häiriköivät henkilöt tapaamishuoneesta.
Maksimissaan kahden tunnin mittaiset verkkotapaamiset toimivat hyvin, kunhan puolessa välissä pidetään lyhyt tauko. Pidemmissä tapaamisissa kannattaa pitää useampia taukoja ja tiedottaa niistä etukäteen. Tauoille voi myös järjestää kevyttä ohjelmaa, esimerkiksi liikuntaa. Tauon pituus kannattaa kirjoittaa chattiin tai avata ruudunjakoon digitaalinen ajastin, joita löytyy netistä.
Pienryhmiin jakautuminen (esimerkiksi 10 min/ kerta) aktivoi osallistujia. Hostina voit kiertää pienryhmissä ohjaamassa. Ota kuvaruutukaappaus pienryhmäjaosta, jolloin jää muistiin mihin ryhmään kukin opiskelija kuuluu. Silloin sinun on helpompi toimia puheenjohtajana ryhmätöiden purun aikana. Jos opiskelijalta katkeaa jostain syystä yhteys verkkokokousalustaan, hostin pitää palauttaa hänet takaisin oikeaan pienryhmään. Opiskelijat voivat ryhmissä kirjoittaa yhteisiä dokumentteja esimerkiksi OneDriveen, Google Driveen tai Padletiin.
Vierailevat luennoitsijat tai hankekumppanit tuovat mukavaa vaihtelua ja arvokasta osaamista verkkotapaamisiin. Kehittämishankkeen loppuesityksiin kutsutaan yleensä mukana olleet hankekumppanit, mutta esityksiä voi myös striimata tai järjestää webinaareja suuremmalle yleisölle ja näin hakea laajempaa vaikuttavuutta.
Tapaamisen jälkeen
Mikäli verkkotapaaminen nauhoitettiin, jaa tallennelinkki opiskelijoille oppimisalustalla tai sähköpostilla. Tapaamisten nauhoitteita ei kovin usein jälkikäsitellä, vaan linkki jaetaan mahdollisimman nopeasti opiskelijoiden saataville. Huolehdi siitä, että hävität sellaiset nauhoitteet, joilla ei enää ole käyttöä tai joiden sovittu käyttöaika on päättynyt.
Tietoturva ja tietosuoja
Yleisimmin käytössä olevissa verkkokokousalustoissa, kuten Zoomissa, Teamsissa ja Google Hangouts:issa ei ole riittävän tietoturvallista käsitellä luottamuksellisia ja salaisia asioita. Opetuskäyttöön ne sopivat muuten mainiosti. Keväällä 2020 koronaepidemian aiheuttama etäopetuksen ja verkkotapaamisten räjähdysmäinen lisääntyminen toi mukanaan myös häiriköintiä – verkkoalustoilta etsitään nyt tietoturvareikiä ja verkkotapaamisiin saattaa pyrkiä ei-toivottuja vieraita pahat mielessä.
Voit ennaltaehkäistä ulkopuolisten henkilöiden pääsyn tapaamishuoneeseen muokkaamalla huoneen asetuksia niin, että osallistujat eivät pääse huoneeseen ennen hostia, hyväksyt osallistujat yksitellen huoneeseen nk. odotushuoneesta tai vaihdat silloin tällöin tapaamishuoneen id-osoitetta. Tapaamisen aikana voit poistaa häiriköitä ja sulkea huoneen.
Verkkotapaamisissa tulee noudattaa voimassa olevia tietosuoja-asetuksia niin, että henkilötietoja käsitellään huolellisesti osana ammattikorkeakoululaissa säädetyn tehtävän toteuttamista. Tässä hyväksi kokemiamme käytänteitä:
- Osallistujien nimet (etunimi, sukunimi) pitää näkyä, jotta opettaja voi tunnistaa opiskelijat ja opiskelijat toisensa.
- Jokainen osallistuja päättää itse näyttääkö videokuvaansa.
- Valvotussa verkkotentissä videokameran auki pitäminen on välttämätöntä. Jos opiskelija ei suostu tällaiseen tenttiin, hänelle tulee tarjota tenttimahdollisuus kampuksella.
- Opiskelijoita ei saa pyytää näyttämään kameralle henkilökorttia verkkotapaamisessa, jossa on muita opiskelijoita läsnä.
- Opiskelijoille ja muille osallistujille on etukäteen ilmoitettava, jos tilaisuus nauhoitetaan. Nauhoittaminen pitää olla harkittua ja perusteltua.
- Luennoitsijoilta ja muilta esittäjiltä on aina pyydettävä lupa nauhoittamiseen ja sen käyttöön.
- Nauhoitetta saa jakaa vain niille, joita asia koskee ja siten, kun on sovittu.
- Esityksien sisältö on tekijöiden omistamaa, osallistujat eivät saa itse nauhoittaa esityksiä ilman lupaa. Ruudunkaappauskuvia voi ottaa vain omaan käyttöön.
- Kun nauhoitteet eivät ole enää käytössä, ne pitää hävittää.
Opiskelijan ohjeet
Opiskelijoille kannattaa toimittaa etukäteen opiskelijan ohjeet, jotta he voivat valmistautua verkkotapaamiseen hyvissä ajoin ja omalta osaltaan edesauttaa sen onnistumista. Ohessa ohjeita valmistautumiseen ja verkkotapaamisen pelisäännöt.
- Selvitä etukäteen tarvitseeko sinun asentaa tietokoneeseesi verkkotapaamisen ohjelma tai sen lisäosa. Jos käytät kännykkää, asenna tarvittava appi.
- Valmistaudu verkkotapaamiseen opettajan antamien ohjeiden mukaisesti.
- Varaa itsellesi rauhallinen tila ja kuulokkeet.
- Liity hyvissä ajoin verkkotapaamiseen. Näin ehdit tarkistaa, että äänet toimivat ja saat jaettua esityksen, jos sinulla on esitysvuoro.
- Liity istuntoon omalla nimelläsi (etunimi + sukunimi).
- Mikäli et halua kuvaasi tapaamisen nauhoitteeseen, voit osallistua puhumalla ja chatin välityksellä. Huomioi, että ääni tallentuu nauhoitteelle.
- Osallistu aktiivisesti keskusteluun sekä mahdolliseen pienryhmätyöskentelyyn.
- Pyydä puheenvuoroa tapaamisen alussa sovitulla tavalla.
- Älä keskeytä muita.
- Ole läsnä ja kuuntele.
- Esityksien sisältö on tekijöiden omistamaa, joten osallistujat eivät saa itse nauhoittaa esityksiä ilman lupaa. Ruudunkaappauskuvia voit ottaa vain omaan käyttöön.
- Voit myös järjestää verkkotapaamisia oman tiimisi kanssa. Hyödynnä siihen esimerkiksi Teamsiä, Zoomia (maks. 40 minuuttia) tai Google Hangoutsia.
Lähteet:
