”Tapahtumaan voidaan valita yhtenäinen teema, joka yhdistää koko tapahtumaprosessia ideasta toteutukseen. Tapahtuman teema kertoo paljon järjestävästä organisaatiosta, joten se kannattaa valita huolella.” Viime syksynä satakunta kiinnostunutta kokoontui 3AMK:n vaikuttavan TKI-toiminnan ja sen kansainvälisen vaikuttamistyön äärelle. Tässä kirjoituksessa kerromme tilaisuuden järjestämistä onnistuneena yhteistyönä ja kiinnostavana prosessikuvauksena saavutettuja oppeja unohtamatta.
Kuvaaja Anna Shvets palvelusta Pexels
Osana Uudenmaan liiton rahoittamaa ”Eurooppalaisen TKI-yhteistyön kehittäminen ja vahvistaminen Uudellamaalla” –hanketta järjestettiin 23.9.2021 tilaisuus ”Verkostoidu ja Vaikuta!”. Sekä hankkeen että tilaisuuden päätoteuttajana on kolmen pääkaupunkiseudun ammattikorkeakoulun (Haaga-Helia, Laurea ja Metropolia) strateginen liittouma 3AMK. Heijastelemme tilaisuuden järjestämisen kokemuksia Laurean julkaisusarjassa ilmestyneeseen Tapahtumajärjestäjän oppaaseen (Korhonen, Korkalainen, Pienimäki & Rintala 2015), josta viittaukset ovat.
Hyvästä suunnittelusta
Hankesuunnitelmaa mukaillen tilaisuuden kohderyhmäksi määriteltiin: kaikki EU-vaikuttamisesta, verkostoitumisesta ja rahoituksesta kiinnostuneet Uudenmaan T&K-toimijat. Tämä eroaa Tapahtumajärjestäjän oppaassa kuvatuista ”jo harmaantuneista yksilöistä, keski-ikäisistä herroista vaimoineen, vaiko juhlimista rakastavista nuorista”.
Yksi keskeinen asia onnistuneen tapahtuman järjestämisessä on suunnittelun aloittaminen riittävän ajoissa, mikä toteutui tässä tapauksessa erinomaisesti. Tapahtuma-ajankohta sovittiin niin, että se ei osu päällekkäin toisen kiinnostavan tilaisuuden kanssa. Samalla laadittiin ensimmäinen ohjelmaluonnos sisältäen ehdotukset puhujista, joilta varmistettiin, ovatko he käytettävissä ehdotettuna päivämääränä (”Ota yhteyttä ajoissa kaikkiin haluttuihin esiintyjiin”). Tämän jälkeen päätettiin tilaisuuden nimi ”Verkostoidu ja vaikuta!”. Näiden toimien myötä mahdollistui Save the date –ennakkokutsun laatiminen ja jakelu, mikä käynnisti samalla tilaisuuden ennakkomarkkinoinnin reilu kolme kuukautta ennen tilaisuutta.
Koronapandemian ja vaihtuvien kokoontumisrajoitusten vuoksi tilaisuuden toteuttamismuoto oli pitkään auki, minkä vuoksi suunnittelussa ja ohjelmassa huomioitiin sekä virtuaali- että lähitapahtuman toteuttamismahdollisuus. Lähitapahtuman toteuttamispaikaksi oli varattu keskeisellä sijainnilla oleva Haaga-Helian Pasilan kampuksen suuri luentosali. Tämän valinnassa hyödynnettiin kursorisesti Tapahtumajärjestäjän oppaan muistilistaa:
- Valitse alue ja paikka tapahtumalle
- Määrittele tapahtumapaikan kriteerit
- Kartoita kriteerejä vastaavat tapahtumapaikat
- Vieraile mahdollisissa tapahtumapaikoissa ja selvitä vielä kertaalleen niiden sopivuus
- Valitse tapahtumapaikka
Pandemiatilanteesta johtuen tilaisuus järjestettiin täysin kuitenkin virtuaalisesti Zoomissa.
Kuukautta ennen tilaisuutta ohjelma, puheenvuorot ja puhujat lyötiin lukkoon, ja aloitettiin tapahtuman voimakkaampi markkinointi. Se toteutettiin aktiivisesti yhteistyössä toteuttajatahojen viestintä- ja markkinointitoimijoiden kanssa sekä ottamalla suoraan yhteyttä aiempiin TKI-yhteistyökumppaneihin. Arvokasta näkyvyyttä saatiin, kun tapahtumaa markkinoitiin horisonttieurooppa.fi –tiedotussivustolla.
Onnistuneeseen toteutukseen
Tapahtuma koostui kahdesta toisiinsa yhdistyvästä kokonaisuudesta, jotka kuuluvat hankkeen eri sisältökokonaisuuksiin (kts. tilaisuuden ohjelma ao. kuvassa).
Verkostoidu ja vaikuta! -tilaisuuden ohjelma
Aamupäivän vaikuttamisosiossa keskityttiin erityisesti korkeakoulutoimijoille suunnattuihin strategisiin EU-vaikuttamismahdollisuuksiin ja kumppanuusverkostoihin. Puhujat kannustivat korkeakouluja aktiiviseen otteeseen verkostoitumis- ja vaikuttamistyössä, joka vaatii pitkäjänteisyyttä ja kykyä tunnistaa organisaatiolle tärkeät kumppanit ja vaikuttamisen paikat. Iltapäivän verkostoitumisosio oli suunnattu korkeakoulujen lisäksi erityisesti yrityksille ja muille TKI-toimijoille, ja puheenvuorot käsittelivät EU-rahoitusta, verkostoitumista ja hankeideointia. Puheenvuoroissa nousi esiin konsortiokumppaneiden toisiaan täydentävä osaaminen hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Yhteisen aloituksen jälkeen siirryttiin fasilitoituun Horisontti Eurooppa -hakemusten ideointityöpajaan, jossa pystyi verkostoitumaan muiden samoista teemoista kiinnostuneiden Uudenmaan toimijoiden kanssa. Osallistujat jakautuivat kolmeen työpajaan, joiden aiheet sivusivat eurooppalaisen tutkimus- ja koulutuspolitiikan temaattisia kokonaisuuksia sekä Horisontti Eurooppa –ohjelman pilari 2:n klustereita. Näin verkostoituminen ja hankeideointi toteutui luontevasti, tukien samalla tulevia hankehakuja. Työpajatyöskentelyn tavoitteena oli tutustua osallistujiin yli organisaatiorajojen, vaihtaa kokemuksia ja kiinnostuksen kohteita EU-rahoitusohjelmista, ideoida uusia hankkeita sekä pyrkiä tunnistamaan hankeideoihin soveltuvia rahoitusohjelmia. Lopuksi keskusteltiin mahdollisuuksista jatkaa yhteistyötä tapahtuman päätyttyä.
Virtuaalisena järjestetyn tilaisuuden tärkeä oppi oli huolellisen työpajojen konseptin suunnittelun ja sitä tukevan tekniikan merkitys. Vaikka etänä toteutettavat työpajat luovat helpon mahdollisuuden osallistua tilaisuuteen paikasta riippumatta, kasvokkain tapahtuvaa verkostoitumista ne eivät kuitenkaan korvaa, mikä oli myös yksi työpajojen lopputulema. Työpajoissa virisi silti hyvää keskustelua ja kokemuksien vaihtoa. Onnistunutta oli tilaisuuden tavoittavuus, kun mukana oli laaja edustus kaupungeilta, yrityksiltä sekä EUTI:n että Suomen Akatemian edustajilta tuomassa panosta keskusteluihin. Ulkopuolisten toimijoiden osallistumista olisi voinut olla vielä enemmän, jolloin verkostoitumisessa olisi voitu edetä pidemmälle.
Mitä jäi käteen?
Tilaisuuden onnistumisen mittaamisessa ja jälkimarkkinoinnissa seurailtiin tätä listausta:
- Valitse heti tapahtumaprojektin alussa onnistumisen mittaamistavat
- Kerää palaute
- Analysoi tulokset
- Järjestä arviointipalaveri
- Raportoi tulokset yrityksen sisällä
Jälkitoimina puhujia kiitettiin henkilökohtaisesti, esitysaineistot kerättiin ja jaettiin ladattaviksi tapahtuman sivuille. Lisäksi palautekyselyllä pyydettiin osallistujia arvioimaan tapahtuman onnistuneisuutta, ja 45 % antoi korkeat arviot, 45 % neutraalit ja 9 % matalat arviot. Tilaisuus sai kiitosta erityisesti kattavasta sisällöstä ja puheenvuoroista. Osa osallistujista olisi kuitenkin toivonut vielä enemmän verkostoitumista, vaikka erilainen alustan, kuten Mentimeterin, avulla.
Järjestäjille tilaisuuden järjestämisestä jäi käteen runsaasti positiivisia kokemuksia. Oppina oli, että aikaa on hyvä varata esimerkiksi yhteiseen ideointiin, tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän määrittelyyn Tapahtumajärjestäjän opasta mukaillen. Kommunikaatiolla ja osallistavalla yhteiskehittelyllä on keskeinen rooli, jotta tilaisuus vastaisi hyvin odotuksiin. On hyvä jättää pelivaraa yllättävien tilanteiden ja muutosten varalle, joita ilmeni tämänkin tapahtuman yhteydessä. Lisämausteista huolimatta tilaisuus oli oikein onnistunut kuvaten onnistunutta prosessia ja 3AMK-yhteistyötä parhaimmillaan: ”Eniten tapahtuman sisältöön vaikuttaa sen luonne”.
Viite:
